Phần mềm năng suất nào tốt hơn cho bạn

Google Documents đã và đang thống trị không gian năng suất trong lĩnh vực giáo dục và các doanh nghiệp nhỏ. Đó là cách tiếp cận dựa trên web và miễn phí với sự cộng tác và chỉnh sửa liền mạch đã mang lại cho họ nhiều người dùng trên khắp thế giới. Gần đây, một người mới gọi là Notion đang thu thập rất nhiều động lực trong số những người đầu tiên áp dụng. Khái niệm tập trung vào việc cung cấp phương pháp tiếp cận mô-đun với kết quả đáp ứng nhu cầu của người dùng cuối. Vậy chúng khác nhau như thế nào và loại nào tốt hơn?

Theo nhiều cách, bạn có thể gọi Notion là Google Documents trên steroid. Cả hai công cụ đều giống nhau về những điều cơ bản nhưng khác nhau về cách triển khai cuối cùng. Google Documents dựa vào các phương pháp đúng và đáng tin cậy để hoàn thành công việc trong khi Notion cho phép tổ chức mọi thứ linh hoạt hơn và có tính mô đun hơn.

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ so sánh Google Docs với Notion và kết luận phần mềm nào phù hợp với nhu cầu và cách sử dụng của bạn. So sánh sẽ dựa trên giao diện người dùng, mẫu, tổ chức, chia sẻ, cộng tác, giá cả và hơn thế nữa. Hãy nhảy vào.

Tính khả dụng trên nhiều nền tảng

Google Docs là một phần mềm dựa trên web. Nó có các ứng dụng gốc dành cho iOS và Android và có sẵn trên tất cả các trình duyệt chính. Tuy nhiên, trải nghiệm được phục vụ tốt nhất trên Google Chrome.

Khái niệm này là khá mới trên thị trường. Và đáng ngạc nhiên, nó có sẵn ở khắp mọi nơi. Bạn có thể truy cập ứng dụng trên iOS, Android, Windows, Mac và Web. Ứng dụng dành cho thiết bị di động của họ là trình bao bọc web, vì vậy tôi sẽ không khuyên bạn sử dụng ứng dụng đó trong một thời gian dài.

Truy cập Notion trên Web

Truy cập Google Tài liệu trên Web

Ghi chú: Tôi khuyên bạn nên sử dụng phiên bản web của cả hai phần mềm để xem và chỉnh sửa không gian làm việc. Về ứng dụng dành cho thiết bị di động, Google Docs có ưu thế hơn Notion vì chúng có nguồn gốc trên cả hai nền tảng và giao diện cũng bóng bẩy so với Notion.

Giao diện người dùng và tổ chức

Cả hai công cụ này đều khá đơn giản để bắt đầu. Theo mặc định, Google Documents sẽ đưa bạn đến trang chủ chứa tất cả các tài liệu và cho phép bạn tạo một tài liệu mới hoặc truy cập thư viện mẫu.

Tất cả các ghi chú sẽ được lưu trong Google Drive và bạn có thể sắp xếp chúng thông qua phần mềm đám mây trong các thư mục.

Nói về giao diện người dùng, nó tương tự như các phần mềm xử lý văn bản khác như Microsoft Word. Dải băng ngang ở trên cùng sẽ cung cấp các tùy chọn chỉnh sửa cơ bản và bạn có thể tìm hiểu thêm các chức năng từ thanh menu.

Notion tạo ra một không gian làm việc mới cho người dùng. Bạn có thể thêm các trang và trang con trong không gian làm việc có liên quan. Notion cho phép bạn thêm bao nhiêu trang con mà bạn muốn trong các trang. Tất cả dữ liệu được sao lưu trên đám mây Notion. Không có cách nào để lưu trữ nó trong các giải pháp đám mây khác.

Bạn có thể bắt đầu một trang bằng cách thêm biểu tượng cảm xúc và ảnh bìa có liên quan. Chính những chi tiết nhỏ này đã làm cho trải nghiệm Notion tổng thể được cá nhân hóa hơn. Phần trang, mẫu và cài đặt nằm ở phía bên trái và phía bên phải cho phép bạn thêm tất cả các chi tiết trong một trang đã chọn.

Mẫu

Cả Notion và Google Docs đều có hỗ trợ các mẫu phong phú để bắt đầu. Google Documents có một thư viện mẫu hấp dẫn để chọn một mẫu có liên quan. Và vì phần mềm có sẵn trong một thời gian dài, nó cũng có một bộ sưu tập các mẫu từ các nhà phát triển bên thứ ba trên web.

Nó có một cái gì đó cho tất cả mọi người. Tôi chủ yếu sử dụng nó để tạo hóa đơn và gửi thư thương mại trông chuyên nghiệp.

Quá trình này rất đơn giản, chọn và tải xuống một mẫu, sao chép nó trong Google Documents và bắt đầu chỉnh sửa.

Các mẫu cũng đóng một vai trò quan trọng trong trải nghiệm Ý tưởng. Không giống như Google Tài liệu, nó có các mẫu được sắp xếp theo các danh mục. Bạn có thể sử dụng nó cho mục đích cá nhân để xây dựng wiki, quản lý tác vụ hoặc chọn các mẫu được thiết kế để quản lý dự án.

Bạn luôn có thể tìm hiểu cộng đồng Notion có các mẫu cho mọi tình huống sử dụng có thể có. Một số trong số chúng bao gồm trình tạo từ vựng, trình theo dõi đăng ký, lập kế hoạch tài chính, trình tạo CV, ghi chú cuộc họp, v.v.

Do cách tiếp cận theo mô-đun của Notion (sẽ nói về điều đó sau một phút), các mẫu mạnh mẽ hơn và được cá nhân hóa hơn so với Google Tài liệu.

Soạn một ghi chú

Google Documents tuân theo cách truyền thống để soạn ghi chú. Đó là một phần mềm xử lý văn bản thích hợp. Bạn có thể thực hiện các tùy chọn chỉnh sửa như kiểu văn bản, kích thước, màu sắc, kiểu đoạn văn và hơn thế nữa. Bạn có thể thêm bảng, tích hợp Google Drawing, v.v.

Notion không cung cấp tất cả các tùy chọn trả trước. Tất cả chúng đều được ẩn trong phím tắt ‘/’. Bạn có thể nhập ‘/’ và menu ngữ cảnh sẽ hiển thị các tùy chọn chỉnh sửa như tiêu đề 2, mã màu, màu nền, v.v. Khái niệm đề cập đến mỗi câu dưới dạng khối và bạn có thể dễ dàng di chuyển nó xung quanh bất kỳ đâu trên trang.

Notion cũng cho phép bạn thêm tệp Google Tài liệu, tệp Figma, tệp Invision, Video YouTube, liên kết Tweet, v.v. Khái niệm vượt trội Google Docs về mặt hình ảnh. Cách nó hiển thị các liên kết và dữ liệu tốt hơn nhiều so với Google Doc đơn giản.

Tôi khuyên bạn nên nắm vững các phím tắt Notion để lướt qua các chức năng chỉnh sửa.

Với sự trợ giúp của mẫu, bạn có thể quản lý các dự án phức tạp theo phong cách. Bạn sẽ cần phải mua phiên bản cao cấp để mời các thành viên kích hoạt chức năng chỉnh sửa giữa các cộng sự.

Nhìn chung, Google Docs hướng nhiều hơn đến việc viết văn bản dài trong khi Notion hữu ích để xây dựng cơ sở kiến ​​thức và tổ chức các khối theo cách bạn muốn.

Chia sẻ và cộng tác

Google Tài liệu đóng vai trò quan trọng trong vấn đề này. Bạn có thể chia sẻ tài liệu chỉ xem, chỉ nhận xét và tài liệu có thể chỉnh sửa cho người khác. Các thành viên trong nhóm cũng có thể để lại nhận xét về một phần cụ thể với quan điểm của họ. Nó phổ biến trong lĩnh vực giáo dục đến mức nhiều nhóm sinh viên đang sử dụng chức năng trò chuyện nhóm trong lớp học.

Notion cho phép bạn chia sẻ toàn bộ không gian làm việc với những người khác. Nó hữu ích trong các dự án dài mà mọi thành viên trong nhóm đều cần thiết trong việc theo dõi các thay đổi trong quá trình này. Bạn cũng có thể gắn thẻ một thành viên trong nhóm trên bất kỳ trang nào và cho họ biết về các nhiệm vụ được giao.

Giá

Google Docs hoàn toàn miễn phí để sử dụng. Đó là một trong những lý do tại sao phần mềm được hàng triệu người ưa thích trong lĩnh vực giáo dục. Ngoài ra, Google Drive, cung cấp 15GB bộ nhớ miễn phí, sẽ không tính dữ liệu Tài liệu trong hạn ngạch.

Notion miễn phí cho tối đa 1000 khối (bạn sẽ nhanh chóng sử dụng hết, tin tôi đi). Sau đó, bạn phải trả $ 4 / tháng để mở khóa số lượng khối không giới hạn. Họ cũng có kế hoạch riêng cho các đội.

Cái nào bạn nên sử dụng

Như bạn có thể thấy từ so sánh ở trên, cả hai ứng dụng đều hướng đến những nhóm người dùng khác nhau. Google Docs có ưu thế hơn trong việc chia sẻ và nó phù hợp hơn cho các dự án viết dài. Ý tưởng là quý giá nhưng hoàn thành công việc như một tủ tài liệu cá nhân. Ngoài ra, hỗ trợ mẫu của phần mềm vượt trội hơn so với Google Tài liệu.

Tiếp theo: Khái niệm cũng hữu ích cho việc quản lý dự án. Đối thủ chính của nó là Coda. Đọc bài đăng dưới đây để hiểu cái nào làm tốt hơn công việc quản lý dự án.