Cách ghi lại quy trình công việc của bạn với tư cách là một Freelancer

Trong hầu hết các môi trường làm việc, các quy trình công việc của bạn thường đã sẵn sàng để bạn theo dõi. Tuy nhiên, với tư cách là một người làm việc tự do, đây là điều mà bạn sẽ phải tự phát triển và thực hiện. Điều này có thể đáng sợ lúc đầu—nhưng sau một số thử nghiệm, tính linh hoạt để chọn tài liệu quy trình công việc của riêng bạn có thể được trao quyền.

Tại sao lại bận tâm ghi lại quy trình công việc của bạn?

Đợi đã—nếu không ai bắt bạn ghi lại quy trình làm việc của mình, tại sao phải bận tâm? Chẳng phải đó là tất cả những gì “làm ông chủ của chính bạn” sao?

Đó là sự thật: là một người làm việc tự do, bạn có thể quyết định không ghi lại nhiều tài liệu nếu bạn không muốn. Nhưng ghi lại quy trình công việc của bạn có thể giúp bạn lập ngân sách thời gian, duy trì mối quan hệ tốt hơn với khách hàng và lập hóa đơn cho công việc của bạn.

Bạn có thể thử thực hiện mà không ghi lại tài liệu trong một thời gian. Nhưng khi sự nghiệp làm việc tự do của bạn tiếp tục, có thể bạn sẽ thấy mình ghi chép ngày càng nhiều tài liệu. Đây có thể là một quá trình lâu dài và đau đớn. Dành chút thời gian để sắp xếp tài liệu của bạn chắc chắn là cách dễ dàng hơn, nhẹ nhàng hơn.

Hình dung quy trình công việc của bạn

Ghi lại quy trình công việc của bạn có vẻ khá trừu tượng và lộn xộn nếu bạn chưa quen với nó. Hơn nữa, nó có thể trông khá khác nhau tùy thuộc vào loại công việc bạn làm. Bạn có thể xem xét việc theo dõi bài viết này bằng cách sử dụng một dự án mà bạn đã hoàn thành. Điều đó có thể giúp bạn hiểu làm thế nào một dự án bị phá vỡ.

1. Chia nhỏ nhiệm vụ của bạn

Bước đầu tiên là chia nhiệm vụ của bạn thành nhiều phần. Là một nhà văn hoặc biên tập viên, đây có thể là đề cương của một cuốn sách hoặc bài báo. Nếu bạn là một nghệ sĩ, đây có thể là các mặt phẳng hoặc thành phần khác nhau của tác phẩm cuối cùng. Dù bạn làm gì, nhiệm vụ thường phải được chia thành các bước có thể định lượng để đi cùng nhau để tạo ra dự án cuối cùng.

Việc chia nhỏ nhiệm vụ của bạn thành nhiều phần rất quan trọng vì một số lý do. Đầu tiên, nó sẽ tạo thành các phần chuyển động cơ bản trong tài liệu quy trình làm việc của bạn. Hơn nữa, nó có thể giúp bạn về mặt tâm lý. Ngay cả khi bạn không giỏi ghi chép tài liệu, việc chia nhỏ nhiệm vụ thành nhiều phần có thể giúp dự án lớn trở nên dễ quản lý hơn.

2. Tạo Danh sách kiểm tra và Lưu đồ trực quan

Khi bạn đã chia nhỏ nhiệm vụ của mình, hãy biến từng phần thành một mục trong danh sách kiểm tra. Giống như việc chia nhỏ nhiệm vụ của bạn ngay từ đầu, việc tạo danh sách kiểm tra phục vụ hai mục đích: giúp bạn theo dõi tiến trình của chính mình và giúp bạn truyền đạt tiến trình của mình cho khách hàng. Bạn cũng có thể thấy hữu ích khi biến danh sách kiểm tra của mình thành một lưu đồ trực quan.

Điều này đặc biệt hữu ích nếu dự án của bạn có nhiều bước. Ví dụ: nếu bạn đang chỉnh sửa một cuốn sách, mỗi chương có thể cần được phác thảo, soạn thảo, trích dẫn và chỉnh sửa. Việc ghi chi tiết những thứ như thế này vào danh sách kiểm tra trên giấy sẽ rất lộn xộn, đặc biệt nếu bạn đang làm việc với nhiều nhiệm vụ cùng một lúc hoặc các nhiệm vụ có thể di chuyển tới lui qua các bước.

Giải pháp mà bạn sử dụng cho kiểu thiết lập này có thể phụ thuộc vào mức độ tự chủ của bạn. Nếu bạn đang làm việc ít nhiều trong môi trường chân không (như một số dịch giả tự do vẫn làm), lưu đồ trực quan của bạn có thể là các ghi chú dán trên bảng trắng. Nếu bạn đang làm việc chặt chẽ với khách hàng của mình hoặc với các nhà thầu khác, thì bạn có thể sử dụng nền tảng quy trình công việc có thể chia sẻ như Trello.

3. Xác định mục đích và mục tiêu

Bước này có vẻ hơi không cần thiết. Tại sao bạn cần mục tiêu và mục tiêu nếu bạn đã có một danh sách kiểm tra?

Ngay cả với một danh sách kiểm tra, bạn không thể thực hiện toàn bộ dự án cùng một lúc. Bạn vẫn cần quyết định bạn muốn hoàn thành bao nhiêu dự án trong một ngày hoặc một tuần, hoặc chỉ giữa các lần đăng ký với khách hàng của bạn.

Để quay lại ví dụ về cuốn sách, bạn có muốn phác thảo tất cả các chương trước khi bất kỳ chương nào được soạn thảo không? Bạn có muốn bắt đầu soạn thảo một chương khi chương trước vẫn chưa được chỉnh sửa không? Đây là những câu hỏi mà chỉ bạn mới có thể trả lời. Tuy nhiên, trả lời chúng trước có thể giúp bạn luôn ngăn nắp.

Một lần nữa, việc có các mục tiêu và mục tiêu rõ ràng có thể giúp bạn luôn cập nhật dự án của mình nhưng cũng có thể giúp bạn giao tiếp với khách hàng của mình về tiến độ của dự án—và cách bạn mong đợi nó sẽ tiến triển.

4. Ngân sách và thời gian theo dõi

Khi bạn đã quyết định mục tiêu và mục tiêu của mình, đã đến lúc bắt đầu lập ngân sách cho thời gian của bạn.

Bạn có bao nhiêu thời gian để hoàn thành toàn bộ dự án? Bạn phải dành bao nhiêu thời gian cho dự án này trong khung thời gian đó? Cần phân bổ bao nhiêu thời gian cho từng mục tiêu? Bạn có tất cả thời gian trên thế giới hay bạn cần sắp xếp thứ tự ưu tiên và có thể không cần làm thêm để đáp ứng thời hạn?

Nếu bạn được trả tiền theo giờ, bạn sẽ tự nhiên theo dõi thời gian của mình. Chỉ cần nhớ lưu ý lượng thời gian đó đã đi vào từng bước của dự án. Bằng cách đó, bạn sẽ biết rõ hơn mình sẽ cần bao nhiêu thời gian, cả về phía trước cho dự án này và khi lập ngân sách thời gian cho các dự án trong tương lai.

Nếu bạn được trả tiền theo dự án hoặc sản phẩm có thể giao được, như một số dịch giả tự do vẫn làm, bạn có thể không theo dõi thời gian. Tuy nhiên, một lần nữa, hiểu cách bạn sử dụng thời gian có thể giúp bạn trở thành một freelancer tốt hơn và hiệu quả hơn. Vì vậy, hãy cân nhắc việc theo dõi và lập ngân sách cho thời gian của bạn—ngay cả khi không ai làm cho bạn.

Đánh giá, giám sát và tối ưu hóa

Trong suốt các dự án riêng lẻ và sau mỗi dự án, hãy dành thời gian để suy nghĩ về tài liệu quy trình công việc của bạn. Có điều gì mà bạn thấy mình suy sụp hơn nữa khi bạn tiếp tục không? Có phải một số nhiệm vụ khiến bạn mất nhiều thời gian hơn hoặc ít hơn bạn dự kiến? Mục tiêu của bạn quá lớn để trở thành hiện thực hay quá nhỏ để hữu ích?

Thực hiện loại công việc này trong một dự án có thể giúp bạn làm việc hiệu quả nhất có thể cho phần còn lại của dự án. Thực hiện loại công việc này giữa các dự án có thể giúp bạn đưa ra báo giá chính xác hơn cho các khách hàng trong tương lai, cùng với việc lập ngân sách cho thời gian của riêng bạn theo những cách có thể quản lý và hiệu quả.

Bạn xứng đáng với công việc

Hầu hết khách hàng không yêu cầu rõ ràng tài liệu quy trình làm việc. Có thể dễ dàng có được “tầm nhìn đường hầm của freelancer”, đó là sự bắt buộc không làm bất cứ điều gì ngoài những gì khách hàng yêu cầu rõ ràng. Nhưng làm thêm một số công việc để tinh chỉnh lịch trình của bạn có thể giúp bạn trở thành một người làm việc tự do hiệu quả hơn. Và điều đó tốt cho tất cả mọi người.