Cách định dạng giá trị trong Google Trang tính

Bạn có thể cần phải định dạng tất cả các mục nhập phủ định trong Google Trang tính để làm cho chúng hiển thị rõ ràng hơn khi điều hướng qua các bảng tính mở rộng. Điều này làm cho chúng nổi bật so với các mục khác và việc xác định chúng trở nên dễ dàng hơn.

Trong Google Trang tính, có hai cách để định dạng số, bao gồm định dạng có điều kiện và định dạng số tùy chỉnh. Hãy xem các phương pháp này hoạt động như thế nào khi định dạng duy nhất một tập dữ liệu trong Google Trang tính.

Thay đổi định dạng của số phủ định bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện

Bằng cách cho phép bạn áp dụng các quy tắc khác nhau cho tập dữ liệu, định dạng có điều kiện sẽ đơn giản hóa quá trình định dạng. Tuy nhiên, mặc dù mang lại cho bạn sự linh hoạt tuyệt vời để định dạng ô với các công thức và điều kiện khác nhau, bạn có thể cần thêm các quy tắc nhiều lần để đạt được kết quả mong muốn.

Hãy áp dụng định dạng có điều kiện cho tập dữ liệu để hiểu rõ ràng hơn. Hãy xem xét danh sách lợi nhuận bán hàng sau trong bảy tuần:

Hãy xem xét trường hợp bạn muốn màu của tất cả các mục phủ định được thay đổi thành màu đỏ. Thực hiện theo các bước dưới đây để xem bạn có thể đạt được điều đó như thế nào trong tập dữ liệu đã cho:

1. Chọn phạm vi ô mà bạn muốn định dạng các mục nhập phủ định.

2. Điều hướng đến Định dạng trong menu và nhấp vào Định dạng có điều kiện trong danh sách.

   
   

3. Làm như vậy sẽ mở Quy tắc định dạng có điều kiện cửa sổ, nơi bạn cần áp dụng các quy tắc Định dạng.

4. Trong cửa sổ này, xác định vị trí Định dạng ô nếu… thả xuống và chọn Ít hơn tùy chọn từ danh sách.

5. đi vào “0” bên trong Giá trị hoặc Công thức hộp.

   
   

6. bên trong Định dạng kiểu, Tô màu sẽ được chọn theo mặc định sẽ thay đổi màu của các ô (có giá trị nhỏ hơn 0) với màu được chọn ở đó.

7. Hướng đến Tô màu và nhấp vào Chủ đề màu trắng. (Điều này sẽ làm cho màu Tô có màu trắng, làm cho nó xuất hiện như thể định dạng đã bị xóa)

   
   

8. Bây giờ, hãy nhấp vào Văn bản màu tùy chọn ngay trước Tô màuvà chọn màu đỏ từ danh sách.

9. Đánh Làm xong.

   
   

Định dạng tập dữ liệu với nhiều quy tắc

Bằng cách thêm một quy tắc khác, bạn có thể định dạng có điều kiện các giá trị khác trong tập dữ liệu, chẳng hạn như thay đổi giá trị dương thành màu xanh lam. Đây là cách bạn làm điều đó:

1. Chọn cùng một tập dữ liệu mà bạn muốn định dạng bằng quy tắc khác.

2. Hướng đến Định dạng> Định dạng có điều kiện.

3. Bấm vào Thêm quy tắc khác.

   
   

4. Lựa chọn lớn hơn trong Định dạng ô nếu… và nhập “1” bên trong Giá trị hoặc công thức hộp.

5. Xóa Tô màu định dạng như bạn đã làm ở trên.

6. Thay đổi Văn bản màu sang màu xanh lam.

7. Sau khi xem trước định dạng, hãy nhấn Làm xong.

   
   

Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Trang tính để định dạng các giá trị cụ thể trong tập dữ liệu nhằm làm cho chúng nổi bật. Bây giờ, chúng ta hãy khám phá cách sử dụng định dạng số tùy chỉnh để đạt được cùng một mục tiêu.

LIÊN QUAN: Cách sử dụng các hàm COUNTIF và COUNTIFS trong Google Trang tính

Thay đổi định dạng số phủ định bằng cách sử dụng định dạng số tùy chỉnh

Định dạng số tùy chỉnh tạo ra kết quả tương tự như định dạng có điều kiện, nhưng nó liên quan đến việc định dạng các giá trị trong tập dữ liệu bằng cách sử dụng các kiểu định dạng khác nhau có sẵn hoặc công thức tùy chỉnh.

Các bước sau sẽ chỉ cho bạn cách định dạng số âm bằng cách sử dụng định dạng số tùy chỉnh:

1. Hãy xem xét cùng một tập dữ liệu như trên.

2. Chọn phạm vi ô bạn muốn định dạng.

3. Hướng đến Định dạng> Số> Định dạng số tùy chỉnh.

   
   

4. Nhập công thức này vào hộp: “Tổng quan;[Red]Chung chung;@”

Đoạn mã trên sẽ định dạng các số trong phạm vi đã chọn của bạn, như được hiển thị trong bản xem trước bên dưới. Nhấp chuột Nộp đơn khi bạn hài lòng với định dạng.

Định dạng số tùy chỉnh hoạt động như thế nào?

Hãy xem cách mã ở trên trong định dạng số tùy chỉnh hoạt động:

General;[Red]General;General;@

Bốn loại dữ liệu (giá trị) tồn tại theo mặc định trong Google Trang tính, đó là “Tích cực”, “Phủ định”, “Không” và “Văn bản”. Trình tự vẫn giữ nguyên khi thay đổi định dạng bằng cách áp dụng công thức.

Bạn có thể thay đổi màu của bất kỳ giá trị nào bằng cách đặt [Color] trước Tổng quan (có nghĩa là giá trị mặc định) trong mã. Các “;” được sử dụng để phân tách tất cả các loại định dạng, trong khi “@” được sử dụng để giữ nguyên các giá trị văn bản. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thay đổi màu văn bản theo cách tương tự.

Trong ví dụ này, chúng tôi chỉ dự định thay đổi màu của số âm, nằm ở vị trí thứ hai trong mã. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã đặt [Red] trước nó. Do đó, nếu bạn muốn thay đổi màu của các giá trị dương, bạn có thể làm như vậy trong một bước. Tương tự như vậy, bạn có thể thay đổi màu của cả giá trị 0 và giá trị văn bản.

Một hạn chế của định dạng số tùy chỉnh là bạn chỉ có thể thay đổi màu của văn bản thay vì toàn bộ ô, điều này có thể dễ dàng thực hiện với định dạng có điều kiện.

Định dạng số tùy chỉnh có một lợi thế so với định dạng có điều kiện là bạn có thể thay đổi định dạng cho tất cả bốn loại giá trị trong một lần. Ngược lại, bạn phải áp dụng từng quy tắc riêng biệt với định dạng có điều kiện.

Các kiểu định dạng này có bản chất là động không?

Có, cả hai kiểu định dạng đều làm cho tập dữ liệu của bạn động. Do đó, định dạng sẽ được áp dụng tự động bất cứ khi nào bạn thay đổi bất kỳ giá trị nào trong toàn bộ tập dữ liệu (nơi định dạng đã được sử dụng).

LIÊN QUAN: Cách chia sẻ và bảo vệ Google Trang tính của bạn

Ngay cả khi bạn xóa một giá trị khỏi một ô mà định dạng đã được áp dụng, ô đó sẽ vẫn giữ nguyên định dạng của nó. Nó định dạng các giá trị mới dựa trên các quy tắc bạn chỉ định vào lần tiếp theo khi bạn thêm chúng.

Hơn nữa, việc sao chép dữ liệu từ các ô này sang các ô khác trong cùng một hoặc các trang tính khác nhau sẽ mang theo các quy tắc định dạng. Do đó, khi bạn áp dụng định dạng, bạn có thể tiếp tục thay đổi dữ liệu trong tập dữ liệu của mình.

Cách xóa định dạng trong Google Trang tính

Làm theo các bước bên dưới để xóa định dạng trong Google Trang tính.

1. Chọn tập dữ liệu bạn muốn xóa định dạng.

2. Hướng đến Định dạng> Xóa định dạng.

   
   

Khi xóa định dạng của một tập dữ liệu cụ thể, chỉ các định dạng có điều kiện bị xóa, cùng với căn chỉnh và các định dạng được áp dụng khác. Để xóa các định dạng số tùy chỉnh, bạn sẽ phải xóa công thức đã áp dụng.

Dễ dàng định dạng giá trị trong Google Trang tính

Việc có các giá trị được định dạng khác nhau trong tập dữ liệu sẽ đơn giản hóa việc điều hướng dữ liệu. Chẳng hạn, việc thay đổi các số âm thành màu đỏ hoặc bất kỳ màu nào khác sẽ giúp bạn dễ dàng phát hiện chúng hơn trong tập dữ liệu.

Mặc dù cả hai loại định dạng đều hoạt động tốt, nhưng chúng có những mặt trái của chúng. Định dạng có điều kiện yêu cầu áp dụng các quy tắc nhiều lần, trong khi định dạng số tùy chỉnh có thể dễ xảy ra lỗi hơn nếu bạn không biết công thức hoặc mã. Bạn có thể chọn một trong những phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Bạn có khó để làm cho bảng tính của mình trông chuyên nghiệp hơn không? Có thể làm cho chúng nổi bật bằng những mẹo đơn giản sau đây. Điều này bao gồm việc sử dụng đúng phông chữ và khoảng cách trong trang tính để sử dụng tiêu đề và đường lưới để giúp thông tin dễ đọc hơn.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả