Cách dễ dàng cộng tác trên Google Drive với chú thích trực tuyến
Google Drive đang nhanh chóng trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất dành cho những người quan tâm đến việc cộng tác trên tài liệu, bản trình bày, PDF và bảng tính.
Google Drive có rất nhiều công cụ tuyệt vời được tích hợp sẵn, như nhận xét, tính năng trò chuyện và các cấp độ chỉnh sửa khác nhau.
Tuy nhiên, cũng có các ứng dụng web chú thích chuyên biệt hoạt động với Google Drive và giúp giao tiếp với người khác về tệp tài liệu, PDF hoặc hình ảnh của bạn dễ dàng hơn. Đây là bảy trong số tốt nhất?
Mục Lục
Điểm chú thích trên Google Drive là gì?
Chú thích cho phép bạn thêm nhận xét cụ thể, của riêng mình vào tài liệu hiện có thông qua văn bản, hình vẽ và tô sáng, nhưng chúng không thay đổi chính tài liệu gốc.
Trong môi trường cộng tác ngày nay, chú thích đã nhanh chóng trở thành một phần phổ biến của hầu hết các ứng dụng web. Tạo chú thích trực tuyến dễ dàng hơn nhiều so với việc chia sẻ tệp qua lại mỗi khi nhận xét mới được đưa ra.
Ngoài ra, làm việc cùng lúc với các cộng tác viên khác có thể đơn giản hóa rất nhiều quy trình cộng tác.
Chú thích có thể được sử dụng trong hầu hết mọi ngữ cảnh, bao gồm:
- Dự án nhóm: Mặc dù Google đã giới thiệu một loạt các tính năng cho sinh viên, nhưng làm việc theo nhóm vẫn có thể là một quá trình khó chịu. Chú thích có thể đi một chặng đường dài hướng tới việc loại bỏ những sự thất vọng đó. Thay vì để mọi người chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc, việc thêm nhận xét và câu hỏi có thể giúp làm rõ các lĩnh vực quan tâm mà không cần thay đổi nội dung vài phút một lần.
- Đọc hiểu: Cô giáo dạy tiếng Anh cấp ba của bạn không hề điên khi cô ấy nói rằng hãy ghi chú vào những tờ giấy nhớ trong khi bạn đọc tiểu thuyết được giao! Ghi chú khi bạn đọc bất kỳ tài liệu nào (dù là bài báo học thuật, bài báo hay tài liệu công việc) có thể giúp nâng cao hiểu biết của bạn về những gì bạn đang đọc và cung cấp cho bạn thêm thông tin để rút ra khi bạn phải đưa ra câu trả lời.
- Giảng bài: Học từ những nhận xét chu đáo do giáo viên để lại sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc cố gắng tìm hiểu những cách sửa sai khó hiểu hoặc một lớp đơn lẻ. Chú thích là một cách tuyệt vời để giúp học sinh mở rộng các điểm, sắp xếp lại cấu trúc bài luận của họ hoặc giao tiếp khi các ý tưởng có vẻ không rõ ràng.
- Đánh giá tài liệu: Chú thích cho phép bạn đi sâu hơn nhiều vào phản hồi của mình so với các nhận xét chung chung và chú thích ít gây khó chịu hơn nhiều so với việc nhiều người dùng chỉnh sửa tài liệu trực tiếp mà không thông báo ý định của họ.
- Đang xử lý hình ảnh: Có thể khó cộng tác chỉnh sửa hình ảnh trực tuyến, nhưng chú thích (đặc biệt là thông qua các công cụ vẽ) cung cấp một cách tuyệt vời để đưa ra phản hồi trực tiếp nhắm mục tiêu vào các khu vực cụ thể của hình ảnh thay vì sử dụng các mô tả mơ hồ để truyền đạt quan điểm của bạn.
- Lập kế hoạch sự kiện: Lên kế hoạch cho một đám cưới, đoàn tụ hoặc các bữa tiệc khác với một nhóm người trực tuyến? Chú thích có thể là một phương pháp lý tưởng để chia sẻ ý tưởng về chủ đề và màu sắc, đưa ra ý kiến về lời mời và cộng tác về các khái niệm trang trí.
Các lợi ích của chú thích là gì?
Có một số lý do gần như không có hồi kết khiến ai đó có thể chọn sử dụng chú thích, nhưng đây là một số yếu tố thúc đẩy phổ biến nhất:
- Bảo mật thông tin: Nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu và có thông tin đầu vào từ người khác nhưng không muốn họ sửa đổi bất kỳ tài liệu hiện có nào, chú thích vượt trội hơn nhiều so với các phương pháp chia sẻ tài liệu khác. Chú thích cho phép đầu vào mà không mang lại bất kỳ cơ hội nào để người xem thay đổi tài liệu của bạn.
- Sự hợp tác: Không có gì đơn giản hóa sự cộng tác như PDF. Thật dễ dàng để thực hiện một số thay đổi nhanh chóng trong Google Tài liệu được chia sẻ, nhưng sẽ có giá trị hơn nhiều đối với nhóm của bạn khi giải thích lý do tại sao bạn muốn thực hiện những thay đổi đó và hỏi ý kiến của người khác!
- Thuyết trình hấp dẫn: Trong một số trường hợp, chú thích thực sự có thể là một phần của bản trình bày thông tin cuối cùng của bạn. Hãy tưởng tượng những lợi ích có thể đến từ một tài liệu học thuật về Beethoven có chú thích chứa các đoạn âm thanh hoặc các góc nhìn bổ sung của một bức tranh sơn dầu dưới dạng PDF về nghệ thuật hiện đại.
- Bao quát: Trong bất kỳ tình huống nào bạn cung cấp nhận xét, điều đó sẽ khiến chúng dễ hiểu hơn rất nhiều khi chúng được đặt trong ngữ cảnh của tài liệu nguồn. Chú thích cho phép bạn đưa nhận xét của mình vào tài liệu gốc, giúp người yêu cầu chú thích hiểu quan điểm của bạn dễ dàng hơn.
- Độ sâu của Học tập: Bằng chứng cho thấy việc chú thích tài liệu có thể giúp bạn nhớ lại trí nhớ trong các tình huống nghiên cứu. Việc chú thích các bài báo cho mục đích sử dụng của riêng bạn làm tăng lượng thời gian bạn dành cho tài liệu, do đó giúp não của bạn lưu trữ nhiều hơn những gì bạn đọc và ghi nhớ sau này.
1. Anh hùng đánh dấu
Markup Hero là một công cụ chụp ảnh màn hình và chú thích với mục tiêu chính là nâng cao năng suất và sự cộng tác. Đó là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đang tìm kiếm một cách đơn giản để chú thích. Để bắt đầu sử dụng công cụ này, chỉ cần mở tài liệu của bạn trong Google Drive và bắt đầu chú thích.
Phần tốt nhất khi sử dụng Markup Hero là bạn có thể chỉnh sửa tài liệu của mình bằng cách thêm các biểu tượng, văn bản độc đáo, hình dạng và thậm chí cả hình ảnh.
Markup Hero hoạt động trên mọi thiết bị hoặc trình duyệt web, cho dù đó là điện thoại thông minh hay máy tính để bàn. Tính năng Lịch sử đánh dấu có thể là một cứu cánh. Nếu bạn vô tình quên lưu các thay đổi của mình hoặc muốn xem các phiên bản trước đây, bạn có thể sử dụng tùy chọn lịch sử.
2. Kami
Kami tiến thêm một bước nữa về chú thích bằng cách cung cấp các tùy chọn chú thích trên nhiều loại tệp phổ biến (bao gồm DOC, PPT, JPG, v.v.).
Nó cũng cho phép nhiều tùy chọn chỉnh sửa – chẳng hạn như vẽ tay, cộng tác trong thời gian thực, truy cập ngoại tuyến và đánh dấu, gạch chân và gạch ngang qua các tùy chọn.
Kami được cung cấp với ba mức giá khác nhau. Tùy chọn cơ bản (2 đô la mỗi tháng) cung cấp tính năng tự động lưu và xóa quảng cáo có trong phiên bản miễn phí của ứng dụng web.
Tùy chọn Work (5 đô la mỗi tháng) cũng cung cấp cho người dùng khả năng chuyển đổi tệp sang PDF, chia nhỏ PDF, có cộng tác viên không giới hạn, sử dụng Chữ ký điện tử, thêm chú thích bằng giọng nói và chèn hình dạng.
3. Lumin
Lumin sẵn có như một công cụ được sử dụng với Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive và cũng có thể được tải xuống dưới dạng tiện ích mở rộng của Chrome để nhanh chóng sửa đổi các tệp đính kèm trong Gmail.
Lumin có các công cụ chú thích cơ bản, cũng như hỗ trợ màn hình cảm ứng giúp bạn vẽ trên máy tính bảng hoặc điện thoại dễ dàng hơn. Nó hoạt động trên nhiều thiết bị và hỗ trợ nhiều người dùng với tính năng đồng bộ hóa theo thời gian thực.
Bạn có thể kiểm soát mức độ truy cập chỉnh sửa của mỗi người dùng và nó cho phép bạn tạo, lưu và chỉnh sửa các biểu mẫu PDF. Rất may, nó cũng cung cấp các công cụ chữ ký điện tử giúp công việc trở nên nhanh chóng và dễ dàng.
4. pdfFiller
pdfFiller là một dịch vụ chú thích dựa trên đám mây cho các tài liệu và biểu mẫu PDF cho phép các nhóm chỉnh sửa, tạo, quản lý và chia sẻ ngay lập tức các tài liệu và biểu mẫu PDF trực tuyến. Mặc dù công cụ này tập trung vào người dùng PDF, nhưng nó cũng hữu ích cho những người thường xuyên thấy mình đánh dấu nhiều biểu mẫu.
Nó cung cấp cho bạn một số tùy chọn cơ bản như đánh dấu, xóa và văn bản tùy chỉnh để chỉnh sửa các tệp PDF của bạn. Tính năng độc đáo của pdfFiller là cơ sở dữ liệu của nó gồm hơn 25 triệu biểu mẫu có thể điền. Do đó, nếu bạn đang tìm kiếm nguồn cảm hứng hoặc sắp hết ý tưởng, bạn có thể tìm một ý tưởng trong thư viện dành riêng của họ và sau đó gửi cho người nhận.
Sau khi chỉnh sửa tệp PDF của mình, bạn có thể chia sẻ tệp đó với đồng nghiệp một cách an toàn bằng một vài cú nhấp chuột. Nhìn chung, nếu bạn đang muốn biến một tệp PDF tĩnh thành một trải nghiệm tương tác, thì pdfFiller là một lựa chọn tuyệt vời.
5. Dochub
Dochub là một cách tiếp cận đơn giản để chỉnh sửa PDF, ký tài liệu và điền biểu mẫu. Bạn có thể mở tệp PDF trực tiếp từ Gmail, Google Drive và Dropbox và chú thích chúng bằng văn bản và hình vẽ.
Dochub có mã hóa SSL 256-bit, xác thực OAuth 2.0 và bộ nhớ được mã hóa, rất phù hợp cho các nhóm thường xuyên làm việc với các tài liệu nhạy cảm.
6. AnnotatePro
AnnotatePro là một trong những công cụ tốt nhất để chú thích ảnh chụp màn hình và hình ảnh và nhanh chóng chia sẻ chúng trên Google Drive. Tuy nhiên, bạn không thể sử dụng nó để chú thích các loại tệp khác, chẳng hạn như PDF hoặc DOCX.
AnnotatePro bao gồm một trình chỉnh sửa hình ảnh cơ bản, các thành phần chú thích, công cụ vẽ và các hiệu ứng đánh dấu như làm mờ, thu phóng và tạo pixel.
Nó cũng tích hợp với Slack, Trello, JIRA và một số ứng dụng quản lý dự án khác ngoài Google Drive. Ngoài ra, nó bao gồm hàng trăm nhãn dán chú thích được tạo sẵn.
7. Lucidpress
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế chú thích nâng cao hơn, thì Lucidpress là một lựa chọn tuyệt vời. Sau khi cài đặt, bạn có thể bắt đầu đánh dấu và nhận xét ngay lập tức trên các tệp PDF trong khi chia sẻ ý kiến của mình với các thành viên khác trong nhóm.
Nó đi kèm với nhiều công cụ khác nhau mà bạn có thể sử dụng để cung cấp cho người khác thông tin đầu vào chi tiết, phong phú thông qua văn bản và hình vẽ.
So với các lựa chọn thay thế miễn phí khác — phiên bản miễn phí của nó chứa khá nhiều tính năng nổi bật như các mẫu miễn phí, các lựa chọn thay đổi kích thước động và bảng. Tuy nhiên, nếu bạn là người chuyên nghiệp, bạn có thể tận dụng các công cụ bổ sung bằng cách nâng cấp lên gói Pro của nó.
Gói Pro có giá chỉ 3 đô la mỗi tháng và đi kèm với các mẫu cao cấp, tài liệu không giới hạn, nâng cấp bộ nhớ và trang không giới hạn. Với chi phí thấp của gói chuyên nghiệp và phạm vi của bộ tính năng, Lucidpress dường như là một công cụ lý tưởng cho tất cả những người đam mê chú thích.
Bạn sử dụng chú thích trên Google Drive như thế nào?
Google Drive đã trở thành một tùy chọn hàng đầu để đọc, lưu trữ và chỉnh sửa các tệp PDF trực tuyến. Các công cụ chú thích này không nhằm thay thế chức năng hiện có của nó, mà là để bổ sung cho các công cụ của nó với nhiều tùy chọn hơn và quy trình nhắm mục tiêu nhiều hơn cho nhu cầu của nhóm của bạn.
Đọc tiếp
Thông tin về các Tác giả
