Cách chuyển đổi tệp Excel sang PDF
Khi gửi tệp, tốt hơn nên gửi tệp đó ở ít nhất hai định dạng để đảm bảo người nhận có thể mở tệp. Nếu bạn đã tạo bảng tính Excel, bạn nên thêm tệp PDF vào email đó, vì đây là một trong những định dạng tệp phổ biến nhất.
Sử dụng các công cụ tích hợp của Excel, bạn có thể lưu bảng tính của mình dưới dạng tệp PDF hoặc thậm chí chia sẻ nó qua email. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng một công cụ trực tuyến để chuyển đổi các tệp Excel của mình sang PDF. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ từng phương pháp.
Mục Lục
Chuẩn bị bảng tính
Khi chuyển đổi tệp Excel sang PDF, bạn có thể bị thiếu thông tin, ô trống không cần thiết hoặc bảng trông kỳ lạ. Để tránh nó, hãy sử dụng Bố trí trang các công cụ để đặt vùng in, chọn hướng trang hoặc thêm ngắt trang.
Nếu bạn dự định gửi tệp cho đồng nghiệp, thì việc dành thời gian và sắp xếp các bảng tính Excel của bạn là điều đáng giá, vì vậy bạn sẽ có các tệp PDF trông gọn gàng.
1. Lưu tệp dưới dạng PDF
Nếu bạn muốn chuyển đổi tệp Excel sang PDF, đây là phương pháp dễ dàng nhất mà bạn có thể sử dụng. Trong Excel, hãy mở Tập tin menu, bấm vào Lưu thànhvà chọn một vị trí. Mở menu thả xuống và chọn PDF (*. Pdf) quyền mua. Sau đó nhấp vào Tiết kiệm.
Trong cửa sổ Lưu dưới dạng, hãy nhấp vào Tùy chọn cái nút. Bạn có thể chọn nếu bạn muốn chỉ lưu trang tính đang hoạt động hay toàn bộ sổ làm việc, phạm vi trang và thông tin Excel sẽ bao gồm khi lưu tệp.
Ghi chú: Trước khi lưu tệp, hãy xóa bất kỳ hàng trống nào trong bảng tính Excel của bạn, vì nó có thể làm hỏng giao diện tổng thể của tệp PDF.
2. Xuất Bảng tính dưới dạng PDF
Tùy chọn này tương tự như tùy chọn đầu tiên, vì bạn có thể xuất tệp dưới dạng PDF bằng các công cụ Excel. Từ thanh công cụ, hãy mở Tập tin chuyển hướng. Sau đó, chọn Xuất khẩu và bấm vào Tạo tài liệu PDF / XPS. Sau khi bạn chọn vị trí tệp, hãy nhấp vào Công bốvà Excel sẽ chuyển bảng tính thành tệp PDF.
Thêm Xuất bản dưới dạng PDF vào Thanh công cụ của bạn
Nếu bạn thường xuyên cần lưu bảng tính Excel dưới dạng PDF, bạn có thể thêm Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS vào thanh công cụ. Đây là cách bạn có thể làm điều đó:
- Đi đến Tệp> Tùy chọn.
- Trong ngăn bên trái, hãy chọn Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh.
- Bộ Chọn lệnh từ đến Tất cả các lệnh.
- Từ danh sách lệnh, hãy chọn Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS và bấm vào cộng.
- Nhấp chuột ĐƯỢC RỒI để thêm lệnh.
3. Chia sẻ tệp dưới dạng PDF
Excel cũng cho phép bạn chia sẻ bảng tính dưới dạng PDF mà không cần phải lưu trên máy tính. Chọn Tập tin tab và nhấp vào Đăng lại.
Để tải tệp lên tài khoản OneDrive của bạn, hãy bấm Chia sẻ với mọi người. Miễn là bạn đã thiết lập tài khoản OneDrive của mình và không sắp hết bộ nhớ, bạn sẽ không gặp bất kỳ vấn đề gì khi chia sẻ tệp. Nếu bạn muốn gửi nó qua email, hãy nhấp vào E-mail nút và chọn Gửi dưới dạng PDF.
Hãy nhớ rằng, bạn có thể sử dụng Gửi dưới dạng PDF nếu bạn đã kết nối tài khoản Outlook của mình.
4. Sử dụng công cụ chuyển đổi trực tuyến
Nếu đang sử dụng máy tính chưa cài đặt gói Office, bạn có thể sử dụng công cụ trực tuyến để chuyển đổi bảng tính Excel thành tệp PDF. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Cleverpdf.com.
Để chuyển đổi tệp, chỉ cần nhấp vào Excel sang PDF xếp, tải lên bảng tính của bạn và nhấp vào Bắt đầu chuyển đổi. Sau khi hoàn tất, bạn có thể tải tệp PDF xuống máy tính của mình.
Phần tốt nhất về Cleverpdf là bạn có thể sử dụng nó cho nhiều hơn nữa, vì nó có hơn 40 trình chuyển đổi miễn phí được sắp xếp gọn gàng.
Chuyển đổi tệp Excel sang PDF trong thời gian nhanh chóng
Bây giờ bạn đã biết cách chuyển đổi tệp Excel sang PDF. Mặc dù không khó để học, nhưng nó trở nên khó khăn hơn khi một trong những đồng nghiệp của bạn yêu cầu một bản PDF và bạn phải nhanh chóng tìm thấy các hướng dẫn chính xác trực tuyến.
Nếu bạn đang muốn nâng cao kiến thức Excel của mình, có một số trang web và khóa học miễn phí mà bạn có thể sử dụng để trở thành một chuyên gia về bảng tính.