Công cụ nào tốt hơn cho quản lý dự án?
Xem xét mức độ bận rộn của nhiều người ngày nay, việc quản lý dự án hiệu quả chưa bao giờ quan trọng hơn thế. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn làm việc hoặc học tập từ xa và hạn chế tiếp xúc thân thể với đồng nghiệp hoặc bạn cùng lớp.
May mắn thay, bạn sẽ tìm thấy nhiều công cụ cho phép bạn quản lý các nhiệm vụ của mình tốt hơn nhiều so với trước đây. Notion và Asana là hai trong số những giải pháp phổ biến nhất mà bạn sẽ tìm thấy trên thị trường. Cái nào tốt hơn cho quản lý dự án? Hôm nay chúng ta sẽ phân tích cả hai công cụ này.
Mục Lục
1. Tạo các danh mục khác nhau
Khi quy trình làm việc của bạn phát triển, bạn có thể cần tạo các danh mục để theo dõi mọi thứ. Notion và Asana khác nhau về mặt này; trong Asana, bạn có thể sắp xếp công việc của mình thành các dự án khác nhau và phát triển các thẻ trong mỗi dự án này. Trên hết, bạn có thể thêm thẻ của mình vào nhiều dự án.
Ngoài những điều trên, Asana cho phép bạn tạo thẻ và thêm chúng vào thẻ của mình. Khi bạn đã thực hiện những điều này, bạn có thể nhấp vào một thẻ để xem tất cả các dự án trong danh mục đó.
Trong Notion, bạn có thể tạo các trang khác nhau cho các tác vụ của mình. Trong số này, bạn có thể tạo thêm những chủ đề phụ cho các chủ đề phụ. Bạn cũng có khả năng thêm các biểu tượng cảm xúc khác nhau để phân biệt giữa chúng.
Khi sử dụng Notion để quản lý dự án, bạn cũng có thể thêm thẻ cho lịch và danh sách bạn tạo trong ứng dụng.
2. Tùy chỉnh bố cục
Các công cụ tùy chỉnh của Notion và Asana khác nhau đáng kể và đặc biệt là công cụ trước đây có rất nhiều công cụ bổ sung mà bạn có thể sử dụng. Bạn có thể chọn từ một số mẫu miễn phí và trả phí khi sử dụng Notion để quản lý dự án. Bạn sẽ tìm thấy nhiều chủ đề, bao gồm nhiều mẫu mà bạn có thể sử dụng nếu bạn là một nhiếp ảnh gia hoặc trong một lĩnh vực sáng tạo khác.
Với Notion, bạn cũng có thể xác định những gì bạn muốn đưa vào mỗi trang. Ví dụ: bạn có thể tạo bảng để tạo danh sách đọc. Ngoài ra, bạn có thể tạo tài liệu quy trình làm việc của dự án và nhiều trang khác.
Asana cứng nhắc hơn một chút khi tùy chỉnh bố cục. Mặc dù bạn có thể tạo nhiều danh mục và dự án, nhưng bạn không thể thay đổi hình thức thẻ của mình quá nhiều—ngoại trừ việc kiểm soát những gì bạn đưa vào.
Trên trang chủ Asana, bạn có thể chọn những gì bạn muốn xem trong phần này. Hơn nữa, bạn có thể tùy chỉnh màu nền.
3. Hợp tác với người khác
Hợp tác là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn giải pháp quản lý dự án. Ngay cả khi bạn không nâng cấp lên gói trả phí, Notion và Asana vẫn có một số tính năng hữu ích.
Vào tháng 12 năm 2022, Notion đã mở rộng số lượng người mà bạn có thể cộng tác trong gói miễn phí. Trước đó, bạn có thể làm việc với tối đa năm người dùng; bây giờ, con số đã tăng lên 10. Bạn cũng có thể xem mình đang cộng tác với ai thông qua không gian nhóm.
Asana cũng giúp bạn dễ dàng cộng tác với những người khác. Bạn có thể thêm cộng tác viên ở cuối trang khi tạo thẻ. Ngoài ra, bạn có thể giao nhiệm vụ cho mọi người trong dự án của mình—nghĩa là họ có thể có được cái nhìn tổng quan đầy đủ về những gì họ cần làm.
Khi sử dụng Asana, bạn cũng có thể nhận xét trên thẻ để thông báo cho những người dùng khác nếu cần. Bạn không cần phải nâng cấp lên gói trả phí để truy cập tính năng này. Trong Notion và Asana, bạn có thể sử dụng phím @ để đề cập đến người dùng trong các trang và thẻ yêu cầu sự chú ý của họ.
4. Tính năng quản lý dự án
Vì chúng tôi đang so sánh Notion và Asana từ góc độ quản lý dự án, nên việc xem xét các tính năng mà cả hai ứng dụng cung cấp về mặt này là điều hợp lý. Asana có một số tính năng quản lý dự án khiến nó trở thành lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm nhỏ cũng như các doanh nghiệp lớn.
Trong Asana, bạn có thể thêm thời hạn cho tất cả các dự án của mình. Khi bạn đã hoàn thành việc này, bạn có thể có được tổng quan đầy đủ bằng cách đi tới phần Nhiệm vụ của tôi. Tại đây, bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ của mình dựa trên thời hạn của chúng bằng cách nhấn vào Ngày đáo hạn chuyển hướng.
Khi bạn tạo một thẻ trong Asana, bạn cũng có thể xem hoạt động mới nhất bằng cách mở nó và đi xuống dưới cùng. Và nếu bạn nâng cấp lên gói trả phí, bạn có thể sử dụng phần Mục tiêu để theo dõi những gì bạn muốn đạt được.
Khi sử dụng Notion, bạn có thể xem những gì đang diễn ra trong không gian làm việc của mình bằng cách chọn Cập nhật > Tất cả. Bạn cũng có thể thêm các trang nơi bạn phác thảo quy trình làm việc của dự án với nhóm của mình.
5. Khả năng tương thích với nhiều thiết bị
Nếu bạn làm việc trên nhiều thiết bị, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý dự án của mình ở nhiều nơi. Tin vui là cả Notion và Asana đều được tối ưu hóa tốt để sử dụng trên nhiều thiết bị.
Notion có sẵn các ứng dụng cho iOS và Android, đồng thời bạn cũng có thể tải xuống công cụ này cho Windows và Mac. Trên hết, Notion được tối ưu hóa cho trình duyệt web.
Tải xuống: Khái niệm cho Windows | Mac | iOS | Android (Miễn phí, mua trong ứng dụng có sẵn)
Asana cũng có các ứng dụng dành cho thiết bị iOS và Android và bạn có thể sử dụng chúng trên điện thoại thông minh cũng như máy tính bảng. Bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ trong trình duyệt web của mình, đồng thời cũng có những ứng dụng có thể tải xuống cho người dùng Windows và Mac.
Tải xuống: Asana cho Windows (64-bit) | Windows (32-bit) | Mac | iOS | Android (Miễn phí, mua trong ứng dụng có sẵn)
6. Tích hợp bên thứ ba
Cho dù bạn làm việc từ xa hay trực tiếp, bạn có thể sử dụng nhiều ứng dụng để hoàn thành công việc của mình. Mọi thứ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn nhóm những thứ này ở một nơi và bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn để thực hiện việc này với Notion và Asana giống nhau.
Notion cho phép bạn tích hợp một số ứng dụng nổi tiếng của bên thứ ba. Slack là một ví dụ—và nếu bạn là nhà thiết kế, bạn có thể xem các dự án Figma của mình trong Notion. Các công cụ khác mà bạn có thể tích hợp bao gồm OneDrive, Dropbox và Google Drive.
Asana cũng tích hợp với một số ứng dụng, bao gồm Outlook và Gmail. Những thứ khác bạn có thể sử dụng trong Asana bao gồm:
- phần mềm Adobe Creative Cloud
- Lực lượng bán hàng
- Nhóm Microsoft
7. Tải lên các tệp khác nhau
Bạn có thể cần tải lên nhiều lựa chọn tệp khi quản lý dự án của mình. Trong Asana, bạn có thể bao gồm các liên kết bên ngoài—chẳng hạn như video trên YouTube. Đối với những thứ này, bạn có thể xem bản xem trước của chúng trong ứng dụng.
Asana cũng cho phép bạn tải tệp lên từ máy tính, Google Drive, Dropbox và nhiều nơi khác. Bạn có thể tải lên các tệp âm thanh, ảnh, PDF và các tệp đính kèm khác.
Trong Notion, bạn cũng có thể thêm các liên kết bên ngoài. Hơn nữa, bạn có thể bao gồm các tệp từ máy tính của mình; nếu bạn không có đăng ký trả phí, kích thước tối đa của mỗi tệp là 5 MB.
8. Định giá
Bất kể bạn sử dụng Notion hay Asana, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều công cụ hữu ích trong các phiên bản miễn phí của chúng. Tuy nhiên, bạn có thể nâng cấp nếu cần thiết.
Nếu muốn nâng cấp lên phiên bản trả phí của Asana, bạn có thể nhận gói Premium với giá 10,99 đô la mỗi tháng với khoản thanh toán hàng năm—và 13,49 đô la nếu bạn thanh toán hàng tháng. Trong khi đó, Doanh nghiệp có giá 24,99 đô la mỗi tháng (hàng năm) và 30,49 đô la nếu bạn thanh toán hàng tháng.
Notion có ba gói trả phí: Plus, Business và Enterprise. Plus có giá 96 đô la mỗi năm và 10 đô la mỗi tháng nếu bạn đăng ký hàng tháng. Trong khi đó, Business là 180 đô la mỗi năm cho đăng ký hàng năm và 18 đô la nếu bạn trả hàng tháng. Bạn sẽ cần liên hệ với nhóm bán hàng của công ty để biết kế hoạch Notion Enterprise.
Notion vs. Asana: Bạn sẽ chọn cái nào để quản lý dự án của mình?
Notion và Asana có danh tiếng lớn trong lĩnh vực năng suất vì những lý do chính đáng. Các ứng dụng này cung cấp nhiều công cụ độc đáo để giúp bạn quản lý các dự án của mình và cộng tác với những người khác. Bạn cũng sẽ thấy dễ dàng tích hợp nhiều ứng dụng yêu thích của mình từ nơi khác.
Ngay cả khi bạn không nâng cấp lên gói trả phí, bạn sẽ nhận được rất nhiều lợi ích từ Notion và Asana. Sự lựa chọn tốt nhất cho bạn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp của bạn, nhưng bạn nên thử cả hai ngay từ đầu.