Cách tạo Danh sách kiểm tra trong Microsoft Excel
Nhiều ứng dụng có thể tạo danh sách kiểm tra, nhưng bạn có cần một ứng dụng khác không? Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng bảng tính, bạn có thể dễ dàng tạo danh sách kiểm tra trong Microsoft Excel.
Ngay cả khi bạn không muốn sử dụng nó như một ứng dụng danh sách việc cần làm đơn giản, danh sách kiểm tra là một cách tuyệt vời để theo dõi những gì bạn vẫn cần làm trong bảng tính của mình trực tiếp trong chính bảng tính đó.
Hãy xem cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel trong năm phút hoặc ít hơn.
Mục Lục
Cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo danh sách kiểm tra Excel với các hộp kiểm mà bạn có thể đánh dấu khi hoàn thành các mục. Nó sẽ cho biết khi nào bạn đã đánh dấu tất cả các mục để bạn có thể biết ngay.
Dưới đây là các bước đơn giản mà chúng tôi sẽ phác thảo dưới đây:
- Bật tab Nhà phát triển.
- Nhập các mục trong danh sách kiểm tra vào bảng tính của bạn.
- Thêm các hộp kiểm và định dạng nâng cao.
1. Bật tab Nhà phát triển
Bạn phải bật tab Nhà phát triển trên dải băng để tạo danh sách kiểm tra. Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào dải băng và chọn Tùy chỉnh Ruy-băng.
Trong danh sách Các tab chính ở phía bên phải của Tùy chọn Excel hộp thoại, đánh dấu vào nhà phát triển hộp và bấm vào VÂNG.
2. Nhập các mục trong danh sách kiểm tra vào bảng tính của bạn
Nhập danh sách việc cần làm của bạn, một mục trên mỗi ô. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi có một ô với Tổng số mặt hàng, và một với tổng mặt hàng đóng góihoặc có bao nhiêu mục được đánh dấu trong danh sách của chúng tôi.
Các Tôi có tốt để đi không? ô sẽ có màu đỏ với KHÔNG nếu tất cả các mục không được đánh dấu.
Sau khi bạn kiểm tra tất cả các mục, Tôi có tốt để đi không? ô chuyển sang màu xanh và sẽ đọc VÂNG.
Nhấn vào nhà phát triển chuyển hướng. Sau đó nhấn vào Chèn bên trong điều khiển phần và nhấp vào Hộp kiểm (Kiểm soát biểu mẫu).
3. Thêm các hộp kiểm
Chọn ô mà bạn muốn chèn hộp kiểm. Bạn sẽ thấy có văn bản ở bên phải hộp kiểm. Chúng tôi chỉ muốn hộp văn bản, không phải văn bản. Trong khi điều khiển hộp kiểm được chọn, đánh dấu văn bản bên cạnh hộp kiểm và xóa nó.
Điều khiển hộp kiểm không tự động thay đổi kích thước sau khi bạn đã xóa văn bản. Nếu bạn muốn thay đổi kích thước, nhấp chuột phải vào ô để chọn hộp kiểm rồi nhấp chuột trái vào ô đó (để làm biến mất menu ngữ cảnh). Nó sẽ được chọn với các vòng tròn ở các góc (như hình trên).
Kéo một trong các vòng tròn ở bên phải về phía hộp kiểm để thay đổi kích thước đường viền thành kích thước của hộp kiểm. Sau đó, bạn có thể di chuyển hộp kiểm đến giữa ô bằng con trỏ bốn đầu.
Chúng tôi muốn sao chép hộp kiểm đó vào phần còn lại của các mục trong danh sách việc cần làm của chúng tôi.
Để chọn ô có chứa hộp kiểm, hãy chọn bất kỳ ô nào xung quanh ô đó mà không có hộp kiểm. Sau đó, sử dụng một trong các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển đến ô có hộp kiểm.
Để sao chép hộp kiểm sang các ô khác, hãy di chuyển con trỏ qua góc dưới cùng bên phải của ô đã chọn bằng hộp kiểm cho đến khi hộp kiểm chuyển thành dấu cộng. Hãy chắc chắn rằng con trỏ KHÔNG phải là một bàn tay. Điều đó sẽ kiểm tra hộp.
Kéo dấu cộng xuống trên các ô mà bạn muốn sao chép hộp kiểm vào đó và nhả nút chuột. Hộp kiểm được sao chép vào tất cả các ô đó.
Định dạng danh sách kiểm tra nâng cao
Tùy thuộc vào mục đích bạn muốn sử dụng danh sách kiểm tra của mình, bạn có thể thêm các thành phần định dạng bổ sung để xác thực danh sách của mình và hiển thị trạng thái của danh sách đó.
Tạo cột Đúng/Sai
Đối với bước này, chúng ta cần sử dụng cột ở bên phải hộp kiểm để lưu trữ THẬT và SAI giá trị cho các hộp kiểm. Điều đó cho phép chúng tôi sử dụng các giá trị đó để kiểm tra xem tất cả các hộp có được chọn hay không.
Nhấp chuột phải vào hộp kiểm đầu tiên (không phải ô có hộp kiểm) và chọn Kiểm soát định dạng.
trên Kiểm soát tab trên định dạng đối tượng hộp thoại, nhấp vào nút chọn ô ở phía bên phải của liên kết di động hộp.
Chọn ô bên phải ô hộp kiểm. Một tham chiếu tuyệt đối đến ô đã chọn được chèn vào liên kết di động hộp trên phiên bản nhỏ gọn của Kiểm soát định dạng hộp thoại.
Nhấp lại vào nút chọn ô để mở rộng hộp thoại. Cuối cùng, bấm vào VÂNG trên hộp thoại để đóng nó.
Lặp lại quy trình cho từng hộp kiểm trong danh sách của bạn.
Nhập Tổng số Mục và Tính toán Mục được Kiểm tra
Tiếp theo, nhập tổng số hộp kiểm trong danh sách của bạn vào ô bên phải của Tổng số mặt hàng tế bào.
Hãy sử dụng một hàm đặc biệt để tính xem có bao nhiêu hộp kiểm đã được chọn.
Nhập văn bản sau vào ô bên phải ô có nhãn mặt hàng đóng gói (hoặc bất cứ điều gì bạn gọi nó) và nhấn đi vào.
=COUNTIF(C2:C9,TRUE)
Điều này đếm số lượng ô trong C cột (từ ô C2 xuyên qua C9) có giá trị THẬT.
Trong trang tính của bạn, bạn có thể thay thế “C2:C9” với chữ cái cột và số hàng tương ứng với cột ở bên phải hộp kiểm của bạn.
Ẩn cột Đúng/Sai
Chúng tôi không cần cột với THẬT và SAI các giá trị đang hiển thị, vì vậy hãy ẩn nó đi. Đầu tiên, nhấp vào tiêu đề cột có chữ cái để chọn toàn bộ cột. Sau đó, nhấp chuột phải vào tiêu đề cột và chọn Ẩn giấu.
Các tiêu đề cột bằng chữ bây giờ bỏ qua Cnhưng một dòng kép biểu thị một cột ẩn.
Kiểm tra nếu tất cả các hộp kiểm được kiểm tra
Chúng tôi sẽ sử dụng NẾU chức năng cho Tôi có tốt để đi không? (hoặc bất cứ tên gọi nào của bạn) để xem tất cả các hộp kiểm đã được chọn chưa. Chọn ô bên phải của Tôi có tốt để đi không? và nhập văn bản sau.
=IF(B11=B12,"YES","NO")
Điều này có nghĩa là nếu số trong ô B10 bằng với số được tính từ các ô được đánh dấu trong B11, VÂNG sẽ được tự động nhập vào ô. Nếu không thì, KHÔNG sẽ được nhập.
Áp dụng định dạng có điều kiện
Bạn cũng có thể tô mã màu cho ô dựa trên việc các giá trị trong ô B10 và B11 đều bằng nhau. cái này gọi là Định dạng có điều kiện.
Hãy xem cách chuyển ô sang màu đỏ nếu không phải tất cả các hộp kiểm đều được chọn và chuyển sang màu xanh lục nếu chúng được chọn. Xem bài viết của chúng tôi về Định dạng có điều kiện để biết thông tin về cách tạo quy tắc.
Chọn ô bên cạnh “Tôi có thể đi được không?”. Đó là B14 trong bảng tính ví dụ này.
Tạo quy tắc cho ô này với Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện hộp thoại. Đi đến Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới. Sau đó, chọn các Sử dụng một công thức để xác định những ô cần định dạng quy tắc.
Nhập văn bản sau vào Định dạng các giá trị trong đó công thức này là đúng hộp.
Thay thế B11 và B12 với các tham chiếu ô cho bạn Tổng số mặt hàng và mặt hàng đóng gói (hoặc bất cứ giá trị nào bạn đặt tên cho các ô này) nếu chúng không giống nhau. (Xem hướng dẫn của chúng tôi về hộp tên Excel nếu bạn cần thêm thông tin về điều đó.)
=$B11<>$B12
Sau đó nhấn vào Định dạng và chọn màu đỏ Lấp đầy màu sắc và nhấp chuột VÂNG.
Tạo một quy tắc mới khác cùng loại, nhưng nhập văn bản sau vào Định dạng các giá trị trong đó công thức này là đúng hộp. Một lần nữa, hãy thay thế các tham chiếu ô để khớp với danh sách kiểm tra của bạn.
=$B11=$B12
Sau đó nhấn vào Định dạng và chọn một màu xanh lá cây Lấp đầy màu sắc và nhấp chuột VÂNG.
trên Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện hộp thoại, hãy nhập tham chiếu tuyệt đối cho ô bạn muốn tô màu xanh lục hoặc đỏ trong Áp dụng đối với hộp.
Nhập cùng một tham chiếu ô cho cả hai quy tắc. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã nhập =$B$13.
Nhấp chuột VÂNG.
Các Tôi có tốt để đi không? tế bào trong b cột chuyển sang màu xanh và đọc VÂNG khi tất cả các hộp kiểm được chọn. Nếu bạn bỏ chọn bất kỳ mục nào, nó sẽ chuyển sang màu đỏ và đọc KHÔNG.
Danh sách kiểm tra Excel hoàn thành? Kiểm tra!
Bạn có thể tạo danh sách kiểm tra trong Excel một cách dễ dàng. Nhưng nó chỉ là một loại danh sách. Bạn cũng có thể tạo danh sách thả xuống trong Excel với các mục tùy chỉnh của mình.
Bạn cũng có thông tin mà bạn thường sử dụng, như tên bộ phận và tên của mọi người? Hãy thử phương pháp này để tạo danh sách Excel tùy chỉnh cho dữ liệu định kỳ mà bạn luôn cần.