Hướng dẫn bắt đầu nhanh cho các mẫu dự án và nhiệm vụ của Notion

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm như ClickUp hoặc Asana là bảng dự án sẵn có của họ yêu cầu tùy chỉnh tối thiểu. Nhưng nếu bạn là người dùng Notion hoặc bạn muốn trở thành người dùng đó, bạn có thể sử dụng nó Dự án & nhiệm vụ mẫu để lập kế hoạch nhanh chóng giống nhau.

Không chắc chắn làm thế nào nó hoạt động? Dưới đây là hướng dẫn bắt đầu nhanh để giúp bạn bắt đầu.

Mẫu nhiệm vụ trong Notion được giải thích

Mẫu nhiệm vụ trong Notion về cơ bản là danh sách việc cần làm được tổ chức theo dự án. Các dự án xuất hiện dưới dạng các nhóm trong cơ sở dữ liệu và các dòng hoặc trang mà bạn thấy trong một nhóm là các tác vụ.

Giữa các trang nhiệm vụ và dự án, đây là nơi bạn sẽ thực hiện phần lớn công việc. Khi bạn thêm các nhóm và nhiệm vụ mới, chúng sẽ hiển thị trên trang dự án của bạn, cùng với bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với dữ liệu và thuộc tính hiện tại.

Các thuộc tính mặc định trên trang nhiệm vụ của bạn là Tên nhiệm vụ, Trạng thái, Giao phó, Quá hạnvà Dự án. Dưới đây là tóm tắt nhanh về những gì mỗi người làm:

Tên nhiệm vụ

Tên nhiệm vụ giúp bạn nhanh chóng xác định nhiệm vụ, vì vậy bạn sẽ muốn mô tả một chút và làm cho chúng trở nên độc đáo. Bạn cũng có thể nhấp vào tên nhiệm vụ để xem hoặc thêm thông tin liên quan. Nếu bạn không muốn nó mở ở chế độ chia đôi màn hình, bạn có thể thay đổi chế độ xem nhanh của trang trong cài đặt bố cục của cơ sở dữ liệu bên cạnh Mở các trang trong. Bạn có thể tìm thấy điều này bằng cách nhấp vào ba dấu chấm ở góc trên cùng bên phải của cơ sở dữ liệu.

Trạng thái

Trạng thái cung cấp một cái nhìn tổng quan tiến độ nhanh chóng. Có nhiều tùy chọn trạng thái, được phân loại theo Làm, Trong tiến trìnhvà Hoàn thành. Hoàn thành các nhiệm vụ như Xong và Lưu trữ sẽ lấp đầy thanh tiến trình trên trang dự án của bạn.

Chỉ định và đến hạn

Giao phó hiển thị ai sở hữu nhiệm vụ. Quá hạn truyền đạt thời hạn và cho phép bạn đặt lời nhắc. Đây là những người giữ nhất định nếu cộng tác với những người khác, giao nhiệm vụ hoặc tạo một bảng nhiệm vụ mở.

Dự án

Dự án là một thuộc tính quan hệ liên kết nhiệm vụ với dự án tương ứng của nó. Một nhiệm vụ chỉ có thể liên kết với một dự án. Nếu bạn thấy cột này không liên quan vì bạn đã nhóm các dự án của mình, hãy nhấp vào tiêu đề của nó và chọn Ẩn trong chế độ xem để nhét nó đi. Xóa nó sẽ phá vỡ giao tiếp giữa các trang.

Chế độ xem mẫu nhiệm vụ của Notion

Ở đầu cơ sở dữ liệu nhiệm vụ của bạn, bên dưới tiêu đề của nó, bạn sẽ thấy các dạng xem Theo dự án, Của tôivà Những người. Theo mặc định, bạn đang ở dạng xem dự án, trong đó bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo dự án.

Các Của tôi dạng xem tạo danh sách việc cần làm cho tất cả các nhiệm vụ của bạn, sắp xếp chúng thành danh sách kiểm tra. Thuộc tính duy nhất dường như không phản ánh ở đây là Trạng thái, nhưng nếu bạn nhìn phía trên cột hộp kiểm của mình, bạn sẽ nhận thấy cột này có cùng biểu tượng với cột trạng thái trong chế độ xem khác. Và khi bạn đánh dấu một việc nào đó ở đây, nó sẽ đánh dấu việc đó đã hoàn thành ở mọi nơi khác.

Các Những người dạng xem cung cấp cho bạn tổng quan nhanh về các nhiệm vụ mà bạn và đồng đội đang thực hiện. Đây là một công cụ tuyệt vời để kiểm tra lẫn nhau và đảm bảo khối lượng công việc của ai đó không quá nặng.

Một cách khác để bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ là sử dụng các bộ lọc. Bạn có thể tìm thấy những thứ này dưới các tùy chọn dạng xem của mình ở đầu cơ sở dữ liệu và sử dụng chúng để sắp xếp theo thuộc tính. Ví dụ, xem mọi thứ với một Chưa bắt đầu trạng thái hoặc chỉ các nhiệm vụ được giao cho những người cụ thể.

Mẫu dự án trong Notion được giải thích

Mẫu dự án là nơi bạn sẽ tìm thấy tổng quan nhanh về tất cả các dự án của mình. Nó sử dụng bố cục bảng trực quan hơn, nơi bạn có thể kéo và thả các mục giữa các trạng thái.

Thoạt nhìn, bạn có thể thấy một số thông số kỹ thuật và tiến độ của các dự án đang hoạt động của mình nhờ các thuộc tính của chúng. Nếu bạn điền vào, chúng sẽ hiển thị trên bảng.

Nếu bạn không thấy thuộc tính mình cần, hãy nhấp vào bảng để mở trang của bảng và bạn sẽ tìm thấy thuộc tính của bảng bên dưới tiêu đề. Tại đây, bạn có thể thay đổi trạng thái của dự án, thêm người vào dự án, xem thanh tiến trình và thêm hoặc chỉnh sửa dòng thời gian.

Trên trang dự án, bạn cũng sẽ thấy nhóm nhiệm vụ của nó, nơi bạn có thể thêm thông tin và dữ liệu khác có liên quan đến dự án.

Cách tùy chỉnh Mẫu nhiệm vụ và dự án

Tất nhiên, bạn muốn tùy chỉnh mẫu và biến nó thành của riêng bạn. Đây là cách bạn có thể làm điều đó.

Thêm Thuộc tính trong Trang Tác vụ

Để thêm thuộc tính vào trang nhiệm vụ của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng thêm ở trên cùng bên phải của nhóm. Làm như vậy sẽ hiển thị một danh sách để bạn chọn và từ đó, bạn nhấp vào danh sách bạn muốn thêm. Khi nó ở trong cơ sở dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào tiêu đề của nó để đặt tên bạn muốn.

Thay đổi Trạng thái trên Trang Tác vụ

Để chỉnh sửa hoặc thêm các tùy chọn khác vào cột trạng thái của bạn, hãy nhấp vào trạng thái nhiệm vụ để kéo menu lên và chọn Chỉnh sửa thuộc tính ở dưới cùng. bên trong Chỉnh sửa thuộc tính menu, bạn sẽ thấy ba danh mục trạng thái—Việc cần làm, Đang tiến hành và Hoàn thành. Bạn có thể nhấp vào các tùy chọn hiện tại để chỉnh sửa tên và màu sắc hoặc chọn biểu tượng thêm bên cạnh tiêu đề danh mục để thêm nội dung mới.

Thêm Thuộc tính trên Trang Dự án

Cách nhanh nhất để thêm thuộc tính vào trang dự án của bạn là nhấp vào một trong các bảng. Ở đầu trang của nó, bạn sẽ thấy tùy chọn # tài sản khác. Nhấp vào đó và tùy chọn Thêm thuộc tính sẽ xuất hiện. Khi bạn thêm thuộc tính vào dự án, bạn cũng sẽ thấy thuộc tính đó trong tất cả các dự án khác của mình.

Thay đổi Trạng thái trên Trang Dự án

Về mặt kỹ thuật, cột thuộc tính đang ẩn trên trang dự án của bạn, vì vậy có thể không rõ cách chỉnh sửa các cột này. Nhưng một khi bạn biết nơi để tìm, đó là một cinch.

Nhấp vào ba dấu chấm ở trên cùng bên phải cơ sở dữ liệu của bạn, chọn Đặc tínhvà lựa chọn Trạng thái. Bây giờ bạn sẽ ở trong Chỉnh sửa thuộc tính menu, nơi bạn có thể nhấp vào các tùy chọn hiện tại để chỉnh sửa chúng và nhấp vào biểu tượng thêm để tạo các tùy chọn mới.

Sắp xếp các nhiệm vụ và dự án của bạn với Notion

Mặc dù lúc đầu nó có vẻ phức tạp, nhưng khi bạn chia nhỏ Notion’s Dự án & nhiệm vụ mẫu thành các phần nhỏ hơn và làm việc với nó, bạn sẽ biết chính xác mình đang làm gì ngay lập tức. Nơi tốt nhất để bắt đầu là tìm hiểu nguyên trạng của mẫu và thêm các tính năng bổ sung sau.