Cách dễ dàng gửi nhiều email được cá nhân hóa bằng Google Trang tính với tính năng kết hợp thư

Sẽ rất mất thời gian nếu bạn cần gửi nhiều email cá nhân hóa theo cách thủ công. Điều tốt là có Mail Merge — một tiện ích bổ sung của Google Trang tính cho phép bạn sử dụng cơ sở dữ liệu để gửi các email tùy chỉnh một cách nhanh chóng. Sau khi thiết lập tiện ích bổ sung trong Google trang tính của mình, bạn chỉ cần chuẩn bị một mẫu email với trình giữ chỗ và bạn đã sẵn sàng.

Hãy tận dụng tính năng này nếu bạn cần gửi một loạt các email được nhắm mục tiêu nhưng không muốn sử dụng một giải pháp tiếp thị tự động. Xem cách thiết lập và sử dụng Kết hợp Thư trong Google Trang tính.

Cách sử dụng Kết hợp Thư trong Google Trang tính

Chúng tôi chia các bước sử dụng Kết hợp Thư trong Google Trang tính thành ba phần, với nhiều bước cho mỗi phần.

Thực hiện theo các hướng dẫn dưới đây một cách cẩn thận để hiểu quy trình và thực hiện thành công.

Phần 1: Cài đặt Mail Merge

Điều đầu tiên bạn cần làm để bắt đầu là cài đặt Mail Merge.

Chỉ cần đi đến Kết hợp Thư trong Thị trường Không gian Làm việc của Google và nhấn vào Cài đặt cái nút. Lựa chọn Tiếp tục trong lời nhắc xác nhận.

Sau đó, chọn tài khoản email ưa thích của bạn và nhấp vào Cho phép để đảm bảo tiện ích bổ sung có quyền truy cập cần thiết. Sau khi quá trình cài đặt hoàn tất, hãy thiết lập tính năng này trong Google Trang tính.

Thực hiện theo các bước bên dưới để tiếp tục điều đó:

1. Khởi chạy Google Trang tính và nhấp vào thẻ các tiện ích mở rộng trong menu ruy-băng.
2. Chọn Mail Merge có tệp đính kèm từ menu ngữ cảnh và nhấp vào Bật kết hợp thư.
3. Sau khi tiện ích mở rộng được bật, hãy điều hướng đến Hợp nhất Thư với Tệp đính kèm > Tạo Trang tính Hợp nhất.

4. Bây giờ bạn sẽ thấy một mẫu hợp nhất với các cột như Tên, Họ, Địa chỉ Email, Dữ liệu đã lên lịch, v.v. trong bảng tính. Bạn có thể nhập thông tin theo cách thủ công để bắt đầu, cũng như thêm các cột khác theo sở thích của mình.

5. Nếu bạn muốn thêm danh bạ Google của mình vào bảng tính, hãy truy cập Hợp nhất Thư với Tệp đính kèm trong tab Tiện ích mở rộng và chọn Nhập Danh bạ Google.
6. Trong hộp thoại sau, hãy chọn một nhóm liên hệ và sau đó nhấn vào Nhập khẩu Liên lạc cái nút.

Sau khi danh bạ được xuất, bạn có thể bắt đầu ngay lập tức. Điều chúng tôi thực sự thích ở tiện ích Kết hợp Thư với Tệp đính kèm là bạn có thể lập lịch gửi email theo sở thích của mình, chẳng hạn như gửi lời nhắc vào Thứ Hai đến một đợt và thứ Tư sang đợt khác. Tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn sử dụng định dạng ngày và giờ dd / mm / yyyy hh: mm cho phần này để tránh lỗi.

Thứ hai, bạn có thể chèn tệp đính kèm dưới dạng liên kết cho những người dùng cụ thể. Chỉ cần truy cập Google Drive của bạn và sao chép liên kết vào tệp bạn muốn chia sẻ. Chèn liên kết đó vào Tập tin đính kèm và bạn đã sẵn sàng. Trong khi sử dụng, bạn cũng có thể sử dụng các màu thay thế trong Google Trang tính hoặc thay đổi toàn bộ chủ đề để làm cho tài liệu của bạn trở nên sống động.

Bước 2: Tạo mẫu

Khi bạn đã chuẩn bị xong Google Trang tính của mình, đã đến lúc tạo một mẫu email cho người nhận.

Chúng tôi sẽ sử dụng {{field name}} làm trình giữ chỗ trong phương pháp này.

Đây là tất cả những gì bạn cần làm:

1. Đi tới tab Tiện ích mở rộng trong Google Trang tính và Hợp nhất Thư với Tệp đính kèm > Định cấu hình kết hợp thư.
2. Chọn Tạo mẫu email từ các tùy chọn có sẵn, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa bên cạnh tùy chọn Sử dụng trình chỉnh sửa trực quan.

3. Nhập chủ đề của email vào Chủ đề. Bạn có thể thêm một trình giữ chỗ như {{First Name}}.
4. Sau đó, thêm nội dung email bằng phương pháp tương tự. Nếu bạn đang gửi email cho nhiều người nhận với cùng mục đích (như lời nhắc cuộc họp), bạn cũng có thể đính kèm tệp trong bản nháp.
5. Nhấp chuột Tiết kiệm để sử dụng bản nháp này trong tương lai.

Bước 3: Kiểm tra tính năng

Khi bảng tính và bản nháp email đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu gửi email. Nhưng trước khi bắt đầu gửi chúng cho người thật, bạn có thể hướng dẫn Kết hợp Thư với Tệp đính kèm để gửi cho bạn một email thử nghiệm.

Đây là cách bạn có thể kiểm tra xem tiện ích bổ sung có hoạt động tốt hay không:

1. Mở rộng Gửi Email Chiến dịch của menu ngữ cảnh mà bạn đã mở trước đó.
2. Bấm vào Gửi một email thử nghiệm tùy chọn và chọn Đi.

Bây giờ, bạn sẽ nhận được một email thử nghiệm trên tài khoản Gmail mà bạn đã đăng ký. Nếu mọi thứ diễn ra tốt đẹp, bạn có thể chọn Chạy kết hợp thư thời gian tiếp theo để tiến hành.

Gửi email tùy chỉnh với Google Sheets và Mail Merge

Bây giờ, bạn đã có thể thiết lập tiện ích Kết hợp Thư trong Google Trang tính và sử dụng nó một cách hiệu quả cho công việc, đặc biệt là cho các nhiệm vụ tiếp thị. Bất cứ khi nào bạn muốn ngừng sử dụng tính năng này trong tương lai, bạn có thể quay lại trang Google Marketplace của Kết hợp Thư và nhấp vào nút Gỡ cài đặt.