6 lý do tại sao bạn không cần thêm ứng dụng năng suất

Bạn làm gì bất cứ khi nào bạn cảm thấy mình không đủ năng suất? Bạn có thể đi thẳng đến Play / App Store để có ứng dụng tiếp theo hứa hẹn “thay đổi cuộc đời bạn”.

Nhưng đây là vấn đề: những ứng dụng này sẽ không ngay lập tức biến bạn thành một cỗ máy năng suất. Trên thực tế, việc theo đuổi ứng dụng năng suất mới nhất, sáng tạo nhất thực sự có thể gây hại nhiều hơn lợi. Dưới đây là một số lý do chính khiến bạn không cần thêm các ứng dụng năng suất.

1. Chuyển đổi ngữ cảnh khác

Mở một ứng dụng trên điện thoại của bạn và bạn cũng có thể mở các ứng dụng khác. Có thể bạn muốn nhanh chóng trả lời một tin nhắn trên Slack; điều tiếp theo bạn biết, bạn đang đọc email của mình, cuộn qua mạng xã hội và đọc tin tức.

Thật khó để xác định lý do dự định sử dụng điện thoại của bạn khi có quá nhiều ứng dụng khác tranh giành sự chú ý của bạn. Việc chuyển đổi ngữ cảnh sẽ phá hoại năng suất của bạn, vì bạn phải mất thời gian để lấy lại sự tập trung mỗi khi chuyển đổi nhiệm vụ. Hơn nữa, nếu bạn không chú ý, bạn có thể sẽ dành hàng giờ trên điện thoại của mình mà không thực sự hoàn thành nhiệm vụ mà bạn đã đặt ra ban đầu.

Để tránh điều này, bạn cần một hệ thống hiệu quả để giúp bạn duy trì công việc. Ví dụ, phân nhóm nhiệm vụ là một cách tuyệt vời để giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh. Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau cho phép bạn hoàn thành chúng hiệu quả hơn và giảm khả năng bị phân tâm.

2. Quá tải ứng dụng

Ngày nay, có các ứng dụng cho mọi thứ, từ theo dõi các bước của bạn và nhắc bạn uống nước đến các ứng dụng để theo dõi thời gian sử dụng thiết bị của bạn. Thật dễ dàng bị cuốn vào vô số lựa chọn và tải xuống nhiều ứng dụng cho cùng một nhiệm vụ hoặc hoạt động.

Nhưng, bạn có thực sự cần hai ứng dụng thiền? Hay ba ứng dụng danh sách việc cần làm khác nhau? Bạn có thể tiếp tục tải xuống tất cả các ứng dụng này sau khi nhận ra ứng dụng trước đó không phải là giải pháp kỳ diệu để trở nên hiệu quả. Cuối cùng, bạn bị mắc kẹt trong bánh xe hamster, theo đuổi các ứng dụng mới nhưng không bao giờ thực sự tìm được ứng dụng hoàn hảo.

Quá tải ứng dụng dẫn đến sự mệt mỏi khi quyết định và thông tin nằm rải rác trên các nền tảng khác nhau, khiến bạn khó có thể tổ chức và hoàn thành công việc. Hơn nữa, nhiều ứng dụng năng suất trong cùng một danh mục chia sẻ các tính năng và chức năng tương tự. Vì vậy, sẽ có ý nghĩa hơn khi sử dụng một ứng dụng đáp ứng hầu hết các nhu cầu của bạn thay vì sử dụng nhiều ứng dụng cung cấp các tính năng giống nhau.

Điều đó nói rằng, thay vì thử mọi ứng dụng mới, hãy dành thời gian tìm hiểu cách sử dụng các ứng dụng bạn đã có. Tìm hiểu thông tin chi tiết để đảm bảo rằng bạn sử dụng chúng với toàn bộ tiềm năng của chúng. Bạn sẽ ngạc nhiên khi phát hiện ra rằng bạn đã có mọi thứ cần thiết để làm việc hiệu quả.

3. Nhiều ứng dụng hơn dẫn đến nhiều thông báo hơn

Có thể bạn chưa nhận ra, nhưng thông báo là một trong những tác nhân giết chết năng suất lớn nhất. Mỗi ping hoặc buzz sẽ làm gián đoạn sự tập trung của bạn và kéo bạn ra khỏi nhiệm vụ trong tầm tay. Và như chúng tôi đã đề cập ở trên, bạn cần có thời gian để lấy lại sự tập trung đó.

Việc cài đặt nhiều ứng dụng hơn trên thiết bị của bạn chỉ dẫn đến nhiều thông báo hơn và nhiều phiền nhiễu hơn. Vì vậy, nếu bạn đang muốn tăng năng suất của mình, một trong những điều đầu tiên bạn nên làm là xem xét kỹ tất cả các ứng dụng gửi thông báo cho bạn. Bạn có thể không muốn nhận thông báo từ tất cả các ứng dụng này khi bạn đang làm việc.

Ngoài ra, bạn có thể thiết lập và sử dụng các chế độ lấy nét trên điện thoại thông minh của mình để kiểm soát ứng dụng nào có thể gửi thông báo cho bạn vào những thời điểm cụ thể. Đây là một cách tuyệt vời để giảm thiểu phiền nhiễu và tối đa hóa năng suất của bạn.

4. Một số ứng dụng tốn tiền

Trong một số trường hợp, không chỉ năng suất của bạn bị đe dọa mà còn cả ví tiền của bạn. Có rất nhiều ứng dụng năng suất miễn phí tuyệt vời có thể giúp bạn tăng năng suất của mình mà không bị vi phạm. Tuy nhiên, một số ứng dụng đi kèm với một thẻ giá.

Trong khi một số ứng dụng trả phí đáng để đầu tư, những ứng dụng khác có thể không. Trước khi tiêu hết số tiền khó kiếm được, hãy đảm bảo rằng ứng dụng sẽ thực sự giúp tăng năng suất hoặc lợi nhuận của bạn bằng cách thực hiện nghiên cứu, đọc các bài đánh giá hoặc chơi thử với bản dùng thử miễn phí (nếu có).

5. Bạn có thể phát triển một sự phụ thuộc không lành mạnh

Việc vội vàng nhấc điện thoại hoặc tải thêm ứng dụng bất cứ khi nào bạn làm giảm năng suất làm việc có thể nhanh chóng biến thành sự phụ thuộc không lành mạnh vào công nghệ. Bạn có thể không hoạt động tốt như mong muốn vì nhiều lý do; đó có thể là do bạn ngủ quá nhiều, ngủ không đủ giấc hoặc đơn giản là bạn đang có một ngày nghỉ.

Tuy nhiên, nếu bạn coi các ứng dụng năng suất của mình là cứu cánh cho các vấn đề về năng suất, bạn có thể sẽ phát triển sự phụ thuộc không lành mạnh vào chúng. Đây không phải là một giải pháp bền vững, vì cuối cùng bạn sẽ gặp phải một bức tường năng suất khác.

Hơn nữa, hầu hết các ứng dụng được thiết kế để thu hút sự chú ý của bạn nhiều nhất có thể. Điều này có nghĩa là bạn có thể dành nhiều thời gian hơn trên điện thoại và ít thời gian hơn cho công việc mà họ phải giúp bạn.

6. Đường cong học tập

Một cân nhắc quan trọng khác là đường cong học tập đi kèm với mỗi ứng dụng mới. Cần có thời gian để học cách sử dụng một ứng dụng mới và thậm chí lâu hơn để thành thạo nó, và điều này có thể nhanh chóng trở thành tiêu hao năng suất, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng nhiều ứng dụng.

Vì vậy, trước khi tải xuống một ứng dụng mà bạn có thể không cần, hãy nghĩ xem bạn sẽ sẵn sàng đầu tư bao nhiêu thời gian để học cách sử dụng nó. Việc gắn bó với các ứng dụng mà bạn đã biết cách hoạt động hiệu quả và đáp ứng hầu hết các nhu cầu của bạn có thể hiệu quả hơn.

Ứng dụng năng suất của riêng họ là không đủ

Phần lớn, các ứng dụng năng suất là công cụ hỗ trợ hiệu quả có thể giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Tuy nhiên, đó là tất cả những gì họ có – những người hỗ trợ, và họ sẽ không làm được nhiều việc một cách độc lập nếu không có tư duy và hệ thống phù hợp để hỗ trợ họ.

Giống như một vận động viên chuyên nghiệp cần kết hợp thiết bị hàng đầu với hàng giờ tập luyện, bạn cần phải chuẩn bị cho mình để đạt được thành công nếu bạn muốn tận dụng tối đa các ứng dụng năng suất của mình.