Hàm Excel nào tốt hơn?

Các hàm XLOOKUP và VLOOKUP của Excel được sử dụng để phân tích các tập dữ liệu lớn một cách nhanh chóng. VLOOKUP là một hàm đã được sử dụng trong Excel trong nhiều năm. Tuy nhiên, có một chức năng mới hơn mà bạn nên sử dụng được gọi là XLOOKUP.

Cả hai đều có những ưu điểm và hạn chế của chúng. Chúng tôi ở đây để phân tích sự khác biệt và giúp bạn quyết định cái nào phù hợp hơn cho dự án của bạn.

VLOOKUP hoạt động như thế nào?

VLOOKUP là viết tắt của Vertical Look-up. Đây là một hàm Excel thực hiện tìm kiếm theo chiều dọc cho một giá trị trong cột ngoài cùng bên trái của tập dữ liệu và sau đó trả về một giá trị duy nhất từ ​​một cột khác, trong cùng một hàng. Cú pháp của hàm VLOOKUP như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Hãy xem một ví dụ. Giả sử bạn có danh sách các kiểu thiết bị điện thoại thông minh trong tập dữ liệu của mình và cần tìm một số thông tin cụ thể về chúng.

Bạn có thể sử dụng hàm Vlookup để lấy thêm thông tin về bộ xử lý và điểm giá của chúng.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel để trích xuất thông tin cụ thể từ tập dữ liệu. Mặc dù hàm VLOOKUP là một trong những hàm tốt nhất trong Excel và có thể giúp bạn đơn giản hóa các tập dữ liệu lớn, nhưng nó có một vài hạn chế. Ví dụ, dữ liệu cần được sắp xếp theo thứ tự tăng dần để công thức hoạt động.

XLOOKUP hoạt động như thế nào?

XLOOKUP cho phép bạn thực hiện tra cứu theo chiều ngang và dọc để tìm kiếm giá trị trong bảng tính. Về cơ bản, hàm thực hiện tra cứu mảng. Nếu tìm thấy một kết quả phù hợp, nó sẽ trả về mục tương ứng từ dải dữ liệu thứ hai (return_array).

Nó hiệu quả hơn các tùy chọn tra cứu khác vì nó đi kèm với một kết quả phù hợp chính xác theo mặc định. Bạn có thể sử dụng các đối số tùy chọn trong ([match_mode]) đối số để chỉ định loại giá trị đối sánh gần đúng mà bạn cần — đối sánh chính xác hoặc giá trị thấp hơn hoặc cao hơn tiếp theo hoặc đối sánh ký tự đại diện.

Nó có thể được sử dụng cho các mục đích khác nhau, bao gồm phân tích tài chính, tiếp thị và phân tích bán hàng, v.v. Cú pháp cho hàm XLOOKUP như sau:

=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

Hướng dẫn sau đây sẽ đưa bạn qua những kiến ​​thức cơ bản và giúp bạn hiểu cách sử dụng hàm XLOOKUP trong sổ làm việc của mình. Cả hai hàm này đều yêu cầu tối thiểu ba đối số.

Sự khác biệt chính giữa XLOOKUP và VLOOKUP

Mặc dù có nhiều điểm tương đồng giữa XLOOKUP và VLOOKUP, nhưng điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt.

1. Số chỉ mục cột

Khi chạy hàm VLOOKUP, bạn sẽ cần phải vào bảng nguồn để kiểm tra và chỉ định số chỉ mục cột chính xác.

VLOOKUP yêu cầu tham số số chỉ mục cột để trả về kết quả chính xác. Việc sử dụng số chỉ mục cột không chính xác có thể dẫn đến kết quả đầu ra khác với trang tính hoặc dữ liệu của bạn, ở dạng giá trị không chính xác hoặc “#REF” lỗi.

Trong ví dụ trên, giả sử bạn cần trích xuất chi tiết bộ xử lý cho thiết bị, Apple iPhone 12. Chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu thứ hai cho tất cả các ví dụ.

Theo đó, chúng tôi cần nhập giá trị tra cứu, i, e, thiết bị Apple iPhone 12 trong Cột J, đây là cột ngoài cùng bên trái trong tập dữ liệu mẫu của chúng tôi và mảng bảng tương ứng (Cột J và K). Giá trị sẽ cần được truy xuất từ ​​cột thứ hai trong mảng bảng, đó là cột tìm kiếm K, do đó, số chỉ mục của cột sẽ là 2.

XLOOKUP là một hàm động loại bỏ đối số chỉ số cột, có nghĩa là bạn không cần phải lo lắng về việc đếm có bao nhiêu cột trong một bảng. Bạn sẽ chỉ cần xác định các cột tra cứu và tìm kiếm, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

2. Mạnh mẽ và linh hoạt

Khi bạn đã thiết lập mô hình của mình, bạn sẽ có thể nhanh chóng cập nhật bảng nguồn với dữ liệu mới mà không phải lo lắng về việc công thức của bạn bị hỏng. Với hàm VLOOKUP, việc thêm hoặc di chuyển các cột có nghĩa là bạn phải thực hiện lại toàn bộ công thức.

XLOOKUP là một chức năng mạnh mẽ hơn, cho phép bạn thêm hoặc bớt các cột mà không cần lo lắng về lỗi. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn không chèn cột hoặc hàng bên ngoài mảng tra cứu, trong trường hợp đó, hàm sẽ trả về lỗi.

3. Thông báo lỗi tùy chỉnh

Chức năng XLOOKUP rất tiện lợi khi sử dụng. Nó cho phép bạn nhập một tin nhắn văn bản lỗi tùy chỉnh trong [if_not_found] đối số sẽ hiển thị nếu không tìm thấy giá trị tra cứu.

VLOOKUP không cung cấp một chức năng tương tự. Bạn có thể cần sử dụng các chức năng khác như IFERROR như một giải pháp thay thế, trong trường hợp không tìm thấy kết quả phù hợp nào.

Tại sao XLOOKUP lại tốt hơn so với VLOOKUP?

Mặc dù VLOOKUP có những công dụng của nó, nhưng chức năng của nó bị hạn chế hơn so với XLOOKUP. Điều này làm cho XLOOKUP trở thành lựa chọn ưu tiên để làm việc trên các tập dữ liệu lớn hơn. Kết quả cũng nhanh hơn và ít bị lỗi hơn. Hãy hiểu tại sao XLOOKUP hoạt động tốt hơn so với VLOOKUP.

1. XLOOKUP không bị giới hạn trong phạm vi dữ liệu cụ thể

XLOOKUP linh hoạt hơn nhiều so với hàm VLOOKUP, chỉ có thể tra cứu các giá trị trong cột ngoài cùng bên trái của bảng và trả về giá trị từ các cột tương ứng ở bên phải, như chúng ta đã thấy trong ví dụ trên. Ngược lại, mô hình XLOOKUP yêu cầu các bước đơn giản hơn và có thể trả về giá trị cho bất kỳ cột nào theo một trong hai hướng.

2. XLOOKUP Mặc định là Kết hợp Chính xác

Theo mặc định, hàm Vlookup trong Excel giả sử tìm kiếm một kết quả gần đúng. Tuy nhiên, nếu cần có một kết hợp chính xác cho trang tính của bạn, bạn nên nhập “FALSE“ trong đối số range_lookup.

Hàm XLOOKUP tìm kiếm giá trị tra cứu trong phạm vi được chỉ định là giá trị khớp chính xác theo mặc định. Nếu không tìm thấy đối sánh chính xác, bạn có thể sửa đổi đối số để tìm kiếm đối sánh gần đúng có thể nhỏ hơn hoặc nhiều hơn giá trị tra cứu.

Để làm điều này, bạn có thể đặt tùy chọn [match_mode] đối số 0 = đối sánh chính xác (mặc định), -1 = đối sánh chính xác hoặc đối sánh nhỏ nhất tiếp theo, 1 = đối sánh chính xác hoặc đối sánh lớn nhất tiếp theo, hoặc 2 = đối sánh ký tự đại diện.

3. XLOOKUP có thể xử lý việc chèn hoặc xóa cột

VLOOKUP là một ứng dụng tuyệt vời để tìm dữ liệu cụ thể từ một bảng tính hoặc bảng khác. Tuy nhiên, nó giống một biện pháp tĩnh hơn — nếu bạn cần cập nhật nguồn dữ liệu hoặc thực hiện thay đổi hoặc sắp xếp lại các cột, công thức sẽ bị ngắt và bạn sẽ mất chức năng VLOOKUP.

Mặt khác, XLOOKUP là một thước đo năng động hơn có thể xử lý các thay đổi của cột và vẫn trả về kết quả tra cứu chính xác. Nó đi kèm với các tham số cụ thể hơn, chẳng hạn như mảng tra cứu và mảng trả về, thay vì đối số mảng bảng và số chỉ mục cột trong VLOOKUP.

4. XLOOKUP thực hiện chức năng nhìn dọc và ngang

Hàm XLOOKUP có thể tìm dữ liệu trong cả mảng ngang và mảng dọc, trái ngược với hàm VLOOKUP, hàm này chỉ có thể thực hiện tra cứu dữ liệu theo chiều dọc.

5. XLOOKUP Cung cấp các Đối sánh Gần đúng Thông minh hơn

Nếu bạn đang tìm kiếm một mặt hàng gần với những gì bạn muốn, XLOOKUP sẽ cung cấp cho bạn kết quả chính xác hơn. Nó cung cấp kết quả chính xác hơn và ít dương tính giả hơn.

Tuy nhiên, với hàm VLOOKUP, nếu bạn muốn tìm một kết quả gần đúng từ bảng tính của mình, hàm sẽ chỉ trả về giá trị nhỏ hơn tiếp theo của tham chiếu so khớp. Nhưng XLOOKUP cho phép bạn thực hiện so khớp gần đúng tốt hơn và trả về các giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn tiếp theo từ bảng tra cứu của bạn.

6. XLOOKUP cần ít tham chiếu ô hơn

Trong khi sử dụng XLOOKUP, tất cả những gì bạn cần là chọn hai dải dữ liệu cụ thể — một mảng hoặc dải ô mà bạn muốn tìm kiếm giá trị (lookup_array) và một mảng / dải ô mà bạn muốn truy xuất giá trị (return_array).

Mặt khác, hàm Vlookup yêu cầu bạn chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu bằng cách sử dụng table_array tham số. Đây có thể là vấn đề với các tập dữ liệu phức tạp vì nếu bảng tính của bạn lớn, có thể khó sắp xếp lại hoặc chọn toàn bộ phạm vi ô mà bạn muốn trả về giá trị. Hơn nữa, để trả về kết quả khớp gần đúng bằng hàm VLOOKUP, dữ liệu trong bảng phải luôn được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

VLOOKUP hoặc XLOOKUP: Cái nào dành cho bạn?

Vì vậy, XLOOKUP có tốt hơn VLOOKUP không? Nếu so sánh thẳng thắn, câu trả lời sẽ phải là có. Tuy nhiên, nó có thể không đơn giản như vậy đối với tất cả người dùng. Ví dụ: bạn có thể thích một chức năng cũ hơn nếu bạn đặc biệt thành thạo với nó hoặc khi bạn tìm thấy cách sử dụng cho một chức năng cụ thể phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn.

Đối với các tập dữ liệu lớn hơn, XLOOKUP có thể là lựa chọn tốt hơn cho bạn do chức năng tăng lên của nó. VLOOKUP có một số hạn chế gây khó khăn khi sử dụng cho dữ liệu phức tạp — và do đó, XLOOKUP có tính linh hoạt hơn nhiều, khiến nó trở thành lựa chọn tốt hơn cho hầu hết người dùng bảng tính.

Đọc tiếp