7 cách để vượt qua cơn nghiện email của bạn và tăng năng suất

Hộp thư đến email của bạn là một trong những thứ ngốn thời gian nhất trong ngày của bạn. Ngay cả khi bạn biết mình chưa nhận được bất kỳ tin nhắn nào (vì bạn vừa kiểm tra), bạn vẫn không thể cưỡng lại ý muốn làm mới và xem có gì mới đến hay không.

Mặc dù thói quen kiểm tra hộp thư đến ám ảnh này đôi khi có vẻ vô hại và thậm chí là cần thiết, nó giống như mọi chứng nghiện khác; nó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe và năng suất của bạn. Bài viết này sẽ cung cấp một số mẹo giúp bạn thoát khỏi hộp thư đến của mình.

1. Batch hoạt động email của bạn

Thay vì để bản thân rơi vào con mồi của tiếng còi báo động trong hộp thư đến và cuối cùng là cuộn thư không cần suy nghĩ, hãy kiểm soát lại sự tập trung và thời gian của bạn bằng cách phân chia hoạt động email của bạn.

Phân chia công việc là một kỹ thuật quản lý thời gian thực tế và hiệu quả mà bạn có thể sử dụng cho bất kỳ công việc nào, bao gồm kiểm tra, đọc và trả lời email. Ý tưởng cơ bản là lên lịch các khối thời gian cụ thể cho các hoạt động tương tự, trong trường hợp này là bất kỳ thứ gì liên quan đến email. Vì vậy, thay vì kiểm tra hộp thư đến của bạn vài phút một lần (hoặc vài giờ, nếu bạn may mắn), bạn sẽ đặt một vài lần, lý tưởng là một hoặc hai lần, trong suốt cả ngày để kiểm tra và trả lời tin nhắn.

Cách tiếp cận này cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng trong ngày và giúp bạn có chủ đích hơn với việc sử dụng email của mình. Nếu bạn cần một chút trợ giúp để bắt đầu, hãy thử sử dụng một ứng dụng email như Boomerang. Công cụ này tự hào có một số tính năng giúp đơn giản hóa trải nghiệm email của bạn, nhưng phù hợp nhất cho cuộc thảo luận này là Hộp thư đến Tạm dừngcho phép bạn tạm dừng các tin nhắn đến và lên lịch khi bạn muốn chúng được gửi đến hộp thư đến của mình.

2. Hủy đăng ký nhận các email không cần thiết

Không phải tất cả các ping email đều như nhau. Trên thực tế, hầu hết chúng chỉ là tiếng ồn chỉ nhằm mục đích khiến bạn mất tập trung vào những thông điệp quan trọng hơn và làm tốt nhất công việc của mình.

Một cách để chế ngự chứng nghiện email của bạn là giảm số lượng email bạn nhận được ngay từ đầu bằng cách hủy đăng ký khỏi bất kỳ danh sách email không cần thiết nào.

Bạn có thực sự cần nhận thông tin cập nhật từ bản tin mà bạn đã đăng ký từ nhiều năm trước không? Hoặc, làm thế nào về những email quảng cáo từ các công ty mà bạn thậm chí không nhớ đã đăng ký?

Nếu bạn không thể nhớ lý do tại sao bạn nhận được email, rất có thể nó không phục vụ bạn, vì vậy hãy nhấn hủy đăng ký và khai báo hộp thư đến của bạn để giảm tình trạng quá tải email. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Unroll.Me nếu cần trợ giúp để hủy đăng ký nhiều danh sách email cùng một lúc.

3. Tránh kiểm tra điều đầu tiên trong hộp thư đến của bạn vào buổi sáng

Vì bạn có thể sử dụng điện thoại làm đồng hồ báo thức, nên việc lật lại và kiểm tra email ngay lập tức vào buổi sáng là điều quá dễ dàng. Tuy nhiên, kiểm tra hộp thư email của bạn trước khi ngủ hoặc điều đầu tiên vào buổi sáng là thói quen sử dụng điện thoại thông minh làm hỏng năng suất của bạn và dẫn đến chứng nghiện email của bạn.

Các nghi thức buổi sáng thiết lập giai điệu cho cả ngày của bạn, vì vậy thay vì bắt đầu buổi sáng của bạn ở chế độ phản ứng bằng cách kiểm tra và trả lời tin nhắn, hãy thiết lập ý định cho ngày của bạn bằng cách làm những việc có ích cho sức khỏe của bạn. Tạo một thói quen buổi sáng hiệu quả giúp bạn có thể bắt đầu một ngày mới đúng như ý muốn.

4. Tắt Cảnh báo và Huy hiệu Thông báo

Nói về việc ở chế độ phản ứng, cảnh báo qua email và huy hiệu thông báo là một cách chắc chắn để điều kiện não của bạn liên tục tìm kiếm các tin nhắn mới, giống như những con chó của Pavlov đang chảy nước miếng khi nghe tiếng chuông.

Những thông báo này được thiết kế để thu hút sự chú ý của bạn và kích hoạt phản ứng kiểm tra cưỡng chế theo kiểu Pavlovian. Mặc dù bạn không thể kiểm soát thời điểm mọi người gửi email cho mình, nhưng bạn có thể kiểm soát cách thiết bị thông báo cho bạn về tin nhắn mới. Điều đó nói rằng, hãy dành thời gian để tùy chỉnh thông báo email của bạn để phù hợp nhất với nhu cầu của bạn và tiết kiệm sự tỉnh táo của bạn.

5. Tổ chức Hộp thư đến của Bạn bằng Nhãn

Tổ chức hộp thư đến có thể giúp bạn kiểm soát email của mình, thay vì để nó kiểm soát bạn. Bằng cách nhóm các email tương tự nhau bằng cách sử dụng nhãn, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các thư mình cần mà không cần cuộn qua danh sách thư không bao giờ kết thúc.

Hệ thống này cũng giúp việc phân loại email của bạn dễ dàng hơn, vì vậy bạn có thể nhanh chóng quét và xóa mọi thư không quan trọng. Sử dụng màu trên nhãn Gmail của bạn cũng giúp bạn dễ dàng phân tách các loại thư khác nhau một cách trực quan trong nháy mắt.

Bạn có thể hạn chế cơn nghiện email của mình bằng cách sử dụng các công cụ giao tiếp khác, đặc biệt nếu bạn làm việc ở một nơi làm việc từ xa thường phụ thuộc nhiều vào giao tiếp ảo.

Ví dụ: Slack là một công cụ tuyệt vời để nhắn tin theo thời gian thực và cộng tác với nhóm của bạn, trong khi các ứng dụng như Twist bao gồm giao tiếp không đồng bộ, cho phép bạn tự do trả lời tin nhắn theo thời gian của mình.

Tuy nhiên, bạn có thể không hoàn toàn thoát khỏi email, vì nó vẫn có những lợi thế riêng. Nhưng bạn có thể tận dụng các ứng dụng như Spike để cải thiện trải nghiệm email và năng suất của mình. Công cụ này cho phép bạn tổng hợp tất cả các thư của mình từ các tài khoản email khác nhau ở một nơi, cũng như sắp xếp, tìm kiếm và lên lịch cho các thư.

7. Nghỉ giải lao

Trong những trường hợp nghiện email nghiêm trọng nhất, bạn có thể cần phải rời khỏi hộp thư đến hoàn toàn và tạm dừng sử dụng email. Điều này có thể là một thách thức nếu bạn dựa vào email cho công việc, nhưng nó có thể cần thiết để giúp bạn phá bỏ cơn nghiện của mình.

Tuy nhiên, nếu không thể loại bỏ hoàn toàn email, bạn có thể xóa nó khỏi tất cả các thiết bị cá nhân của mình và chỉ kiểm tra nó từ các thiết bị do bạn cấp. Điều này cho phép bạn vạch ra ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân và thoát khỏi những kỳ vọng “luôn thường trực” ở nơi làm việc hiện đại.

Phá bỏ cơn nghiện email của bạn để cải thiện sức khỏe và năng suất của bạn

Chúng ta đang sống trong một thời đại mà thông tin liên lạc là tức thì, liên tục và luôn sẵn sàng trong tầm tay của chúng ta. Mặc dù điều này có thể là một điều tốt ở mức độ vừa phải, nhưng nó cũng có thể dẫn đến nghiện email và tất cả các tác dụng phụ đi kèm với nó.

Lý tưởng nhất là hộp thư đến của bạn nên đóng vai trò như một phương tiện giúp bạn đạt được hiệu quả cao hơn, thay vì là nguồn căng thẳng liên tục. Vì vậy, nếu bạn đang dành phần lớn thời gian trong hộp thư đến của mình, đã đến lúc lùi lại một bước, đánh giá lại mối quan hệ của bạn với email và thực hiện một số thay đổi. Sử dụng các mẹo và ứng dụng ở trên để giúp bạn phá bỏ cơn nghiện email và kiểm soát lại một ngày của mình.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả