Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về thuật ngữ khái niệm

Khi bạn hiểu rõ, Notion ít phức tạp hơn bạn có thể nghĩ lúc đầu. Một trở ngại phổ biến trong lộ trình học tập là hiểu các phần tạo nên phần mềm và khả năng rộng lớn của mỗi phần.

Thoạt nhìn, toàn bộ trang trong một trang trong khái niệm trang có thể khiến bạn quay cuồng, nhưng danh sách này ở đây để giúp hướng dẫn bạn thực hiện. Tại đây, bạn có thể đọc về một số thuật ngữ hàng đầu trong Notion để giúp bạn thiết lập thành công.

Trang chú thích

Điều đầu tiên trước tiên, trang về cơ bản là không gian làm việc của bạn trong Notion. Không giống như các phần mềm quản lý dự án khác, bạn không tự động bắt đầu với bố cục danh sách, bảng hoặc bảng.

Khi bạn tạo một trang mới, bạn có thể làm việc trong một mẫu hoặc bắt đầu lại từ đầu và tạo một trang tùy chỉnh. Bất cứ điều gì bạn điền vào nó là tùy thuộc vào bạn. Nó có thể là bất cứ điều gì từ tạo một quản lý dự án để ghi chú ngăn nắp. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các trang để giữ và sắp xếp các trang khác, được gọi là trang con.

Ví dụ, hình ảnh dưới đây cho thấy Dấu trang là trang chính và các danh mục bên trong là các trang con.

Bạn cũng có thể định vị và sắp xếp lại các trang con một cách nhanh chóng bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh tên trang trong thanh bên. Trong Notion, cũng rất hữu ích khi biết cũng có các loại bốn trang:

• Trang cá nhân-chỉ dung cho măt; mọi trang bạn tạo trong tài khoản cá nhân đều là riêng tư.
• Các trang được chia sẻ—Khi bạn mời ai đó vào trang của mình, trang đó sẽ chỉ được chia sẻ giữa bạn và người đó.
• Trang công khai—Nếu bạn muốn hiển thị các trang Ý tưởng của mình trực tuyến, bạn có thể xuất bản chúng dưới dạng trang công khai.
• Các trang không gian làm việc—Nếu bạn có tài khoản Nhóm, bạn có thể làm cho các trang không gian làm việc có thể truy cập được cho những người cụ thể hoặc tất cả những người bạn làm việc cùng.

Các lệnh trong ý niệm

Còn được gọi là lệnh gạch chéo, lệnh cho phép bạn nhanh chóng thêm định dạng và các phần tử vào trang Chú thích khi bạn nhập vào trình soạn thảo văn bản. Tất cả những gì bạn cần làm để truy cập chúng là nhấp vào bất kỳ đâu trong tài liệu của bạn và nhấn vào dấu gạch chéo.

Bây giờ bạn sẽ có tùy chọn để thêm các khối cơ bản, mục nội tuyến, cơ sở dữ liệu, phương tiện và nhúng. Bạn có thể cuộn qua và tìm tên bạn muốn hoặc tiếp tục nhập tên của nó để kéo nó lên nhanh hơn.

Điều này sẽ đưa bạn đến với học kỳ tiếp theo, các khối.

Khối chú thích

Mặc dù ban đầu nó không quá rõ ràng, nhưng bạn sẽ nhận thấy Notion đặt tên cho các công cụ của nó một cách khéo léo. Khối khá nhiều điều đó; những phần bạn có thể sử dụng để xây dựng các trang của mình. Theo mặc định, tất cả các khối đều là khối văn bản và bạn thêm nhiều khối bằng cách sử dụng lệnh hoặc nhấp vào nút thêm ở bên trái khối.

Để giúp bạn hiểu khả năng của Notion, một số ví dụ về các khối là:

• Đề mục
• Danh sách
• Những cái bàn
• Hình ảnh
• Video
• Mã số
• Các tập tin

Vì vậy, bạn không chỉ sử dụng chúng để thêm các phần tử mà còn để định dạng tài liệu. Khi làm việc, bạn có thể điều chỉnh sự sắp xếp của các khối bằng cách kéo và thả chúng cũng như kích thước bằng cách nắm vào các cạnh và trượt.

Các khối cung cấp cho Notion mức độ tùy biến cao và làm cho nó trở thành một công cụ tuyệt vời để ghi và sắp xếp các ghi chú, quản lý dự án và bất cứ thứ gì. Cơ sở dữ liệu đưa nó lên cấp độ tiếp theo.

Cơ sở dữ liệu trong khái niệm

Chỉ cần đặt, cơ sở dữ liệu là một tập hợp các trang trong Notion. Mỗi mục mới bạn thêm sẽ trở thành trang riêng của nó và cơ sở dữ liệu của bạn cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan nhanh về các chi tiết bên trong.

Cơ sở dữ liệu cực kỳ hữu ích trong việc quản lý dự án và lưu giữ các ghi chú có tổ chức. Như bạn có thể thấy, cơ sở dữ liệu bảng bên dưới sử dụng các thuộc tính để nhanh chóng hiển thị mức độ ưu tiên của dự án, ngày đến hạn, trạng thái và người được giao.

Bạn có thể xem dữ liệu trong bảng, nhưng bạn cũng có thể xem dữ liệu đó khi nhấp vào trang bên dưới Tên cột.

Khi làm việc với cơ sở dữ liệu, sẽ rất hữu ích nếu biết sự khác biệt giữa cơ sở dữ liệu nội tuyến và toàn trang. Cơ sở dữ liệu nội tuyến nằm giữa văn bản của bạn và các phần tử khác, trong khi toàn trang là trọng tâm của toàn bộ không gian làm việc.

Cơ sở dữ liệu toàn trang rất tuyệt vời để tạo không gian làm việc không bị phân tâm. Thêm vào đó, nó giữ cho menu tùy chọn cơ sở dữ liệu của bạn luôn tiện dụng ở góc trên cùng bên phải. Tuy nhiên, bạn không thể thêm bất cứ thứ gì bên trên hoặc bên dưới chúng. Nếu bạn quyết định thêm các phần tử, bạn có thể chuyển đổi nó thành nội tuyến.

Thuộc tính trong cơ sở dữ liệu chú thích

Tính chất là những gì cung cấp cho cơ sở dữ liệu bối cảnh của chúng. Chúng hoạt động tương tự như Cột trong ClickUp và Asana nếu bạn đã từng sử dụng chúng.

Sau khi bạn thêm chúng, chúng sẽ hiển thị thông tin trực tiếp trong cơ sở dữ liệu. Bạn cũng có thể ẩn các thuộc tính nếu bạn chỉ muốn chúng hiển thị khi bạn nhấp vào một trang.

Thuộc tính có thể là các trường văn bản và số đơn giản hoặc thông tin liên hệ. Một số loại thuộc tính đáng chú ý hơn là:

• Chọn — giống như một menu thả xuống với một lựa chọn.
• Nhiều lựa chọn — giống như gắn thẻ với nhiều tùy chọn.
• Ngày tháng
• Tệp và phương tiện
• Hộp kiểm
• URL

Về cơ bản, bạn có thể xây dựng bất kỳ hệ thống nào bạn muốn bằng cách sử dụng những hệ thống này, từ một CRM đơn giản đến một ban quản lý dự án cấp cao.

Chế độ xem cơ sở dữ liệu thông báo

Mọi người làm việc và học tập khác nhau. Cảm ơn Notion’s lượt xembạn có thể dễ dàng chuyển đổi bố cục của cơ sở dữ liệu của mình.

• Bảng xem—Giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tất cả các trang của bạn theo hàng và cột.
• Bảng xem—Sử dụng một hệ thống thẻ, hoàn hảo cho những người thích quản lý công việc của mình bằng cách sử dụng kỹ thuật Kanban.
• Chế độ xem dòng thời gian—Giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhanh về các trang của bạn trong nhiều ngày.
• Chế độ xem lịch—Sắp xếp các trang của bạn thành một bố cục lịch.
• Xem danh sách—Là một danh sách đơn giản về các trang của bạn.
• Xem thư viện—Hiển thị trực quan các trang của bạn bằng cách sử dụng ảnh bìa của nó.

Một nơi tuyệt vời để tìm một số ví dụ về việc sử dụng các chế độ xem là thư viện Mẫu trong Notion. Bạn có thể truy cập nó bằng cách nhấp vào tùy chọn ở góc dưới cùng bên trái của màn hình hoặc sử dụng Mẫu liên kết trên một trang trống.

Bắt đầu với các mẫu và tùy chỉnh chúng cũng là một cách tối ưu để tìm hiểu cách Notion hoạt động, vì chúng giúp bạn hiểu rõ về các khả năng của phần mềm.

Bắt đầu với khái niệm

Mặc dù thoạt nghe có vẻ đáng sợ, nhưng một khi bạn học cách sử dụng Notion, bạn sẽ muốn làm mọi thứ trong đó. Nếu bạn đang tìm kiếm một nơi để bắt đầu, tại sao không vạch ra một dự án mà bạn đang thực hiện hoặc một dự án mà bạn định giải quyết sớm?

Nếu bạn không biết phải trông như thế nào, hãy lấy một mẫu hoặc sử dụng các công cụ trong Notion để tạo một bố cục tương tự như một phần mềm khác — trừ đi những chi tiết bạn muốn bỏ qua.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả