6 công cụ tốt nhất để vượt qua thời gian làm việc phổ biến ở nơi làm việc

Một vài vết phồng rộp không thường xuyên trong ngày làm việc của bạn là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu những phiền nhiễu này trở thành thói quen nhất quán, chúng có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc và năng suất của bạn.

Trong khi một số tác nhân tiêu diệt năng suất là rõ ràng, thì những người khác lại ngụy trang thành những nhiệm vụ cần thiết. Nếu bạn không cẩn thận, những lãng phí thời gian này có thể dễ dàng xâm nhập vào ngày của bạn và lãng phí hàng giờ đồng hồ. Nhận biết những hoạt động này và sử dụng các công cụ thích hợp để chống lại chúng có thể giúp bạn giành lại quyền kiểm soát thời gian của mình.

1. Tăng tốc để giảm quá tải email

Đọc và trả lời email là một trong những hoạt động công việc tưởng chừng như vô thưởng vô phạt nhưng nó có thể nhanh chóng ngốn thời gian của bạn nếu không được quản lý đúng cách. Quá tải email có thể do một số yếu tố gây ra, chẳng hạn như hộp thư đến tràn, thiếu tổ chức hoặc không sử dụng các công cụ giao tiếp nội bộ thích hợp. Nếu không được kiểm soát, tình trạng quá tải email cũng có thể trở thành một nguồn đáng kể gây căng thẳng và lo lắng.

Nhập Spike, một công cụ email cộng tác thân thiện với người dùng nhưng mạnh mẽ có thể giúp bạn xử lý hộp thư đến tràn ngập và tăng năng suất của bạn. Đối với người mới bắt đầu, Spike cho phép bạn hợp nhất tất cả các tài khoản email của mình ở một nơi, vì vậy bạn có thể dễ dàng quản lý tất cả các thư của mình từ cùng một trang tổng quan. Nó cũng cung cấp một loạt các tính năng để giúp bạn sắp xếp và ưu tiên các email của mình, chẳng hạn như Hộp thư ưu tiêngiúp tách các thư quan trọng khỏi các email không ưu tiên, cho phép bạn tập trung vào thông tin liên lạc quan trọng nhất của mình.

Ngoài ra, bạn có toàn quyền kiểm soát các thông báo qua email của mình. Bạn cũng có thể tận dụng các tính năng báo lại và nhắc nhở của Spike để dành thời gian đọc và trả lời email (hàng loạt hoạt động email của bạn), thay vì để chúng lãng phí thời gian hiệu quả trong ngày làm việc của bạn.

Tải xuống: Spike cho Android | iOS | Windows | macOS (Có sẵn tài khoản trả phí, miễn phí)

Một bảng tổng hợp những tình trạng lãng phí thời gian phổ biến nhất tại nơi làm việc sẽ không đầy đủ nếu không đề cập đến mạng xã hội. Sức hấp dẫn của việc kiểm tra Facebook, Twitter hoặc TikTok có thể khó cưỡng lại, nhưng những hoạt động này có thể nhanh chóng ăn sâu vào ngày làm việc của bạn mà bạn không nhận ra mình đã mất bao nhiêu thời gian.

Nếu bạn đang cố gắng duy trì sự tập trung trong công việc, Unpluq là một công cụ có thể giúp bạn khắc phục các ứng dụng gây mất tập trung bằng cách khiến bạn khó sử dụng chúng hơn. Tất cả những gì bạn cần làm là thêm ứng dụng bạn muốn chặn và chọn rào cản làm mất tập trung của bạn, chẳng hạn như quét mã QR, lắc điện thoại trong 5 giây hoặc nhấn vào 7 nút. Bạn cũng có thể tùy chỉnh mức độ khó của các rào cản này.

Unpluq sẽ chặn tất cả các thông báo từ ứng dụng và ngăn bạn mở nó cho đến khi hết thời gian thiết lập hoặc bạn thực hiện rào cản phân tâm một cách có ý thức. Mục đích là giúp bạn phá bỏ thói quen lướt qua các nguồn cấp dữ liệu mạng xã hội một cách vô ý thức và thay vào đó là tập trung vào công việc của mình.

Tải xuống: Unpluq cho Android (Miễn phí, cung cấp khi mua hàng)

3. IFTTT để tự động hóa các tác vụ lặp lại

Giống như hoạt động email của bạn, các công việc lặp đi lặp lại có thể trở thành những con sói đội lốt cừu trong ngày làm việc của bạn, lẻn vào và ngốn thời gian của bạn mà bạn không nhận ra. Việc lặp đi lặp lại các nhiệm vụ giống nhau có thể là một nguồn đáng kể gây lãng phí thời gian và sự nhàm chán ở nơi làm việc, đặc biệt nếu bạn có thể tự động hóa các quy trình này để sử dụng thời gian và kỹ năng của mình vào các nhiệm vụ có giá trị cao.

IFTTT là một nền tảng cho phép bạn kết nối các ứng dụng và thiết bị khác nhau để tạo ra các “công thức” tự động hóa các tác vụ. Bạn không cần phải là một lập trình viên để sử dụng IFTTT; tất cả những gì bạn cần là hiểu biết cơ bản về cách tạo công thức.

Ví dụ: bạn có thể sử dụng nó để tự động đăng lời nhắc hàng ngày lên kênh Slack của mình hoặc thêm các tác vụ Asana đã hoàn thành vào bảng tính Google, thay vì phải làm thủ công. Bạn có thể sử dụng một trong một số công thức đã tạo sẵn hoặc tự tạo dựa trên nhu cầu cụ thể của bạn.

Công cụ này tự động hóa một cách hiệu quả các công việc lặp đi lặp lại thường xuyên có thể làm tiêu hao thời gian và năng lượng của bạn.

Tải xuống: IFTTT dành cho Android | iOS (Có sẵn phiên bản cao cấp, miễn phí)

4. Có thể cắt giảm thời gian dành cho các cuộc họp

Các cuộc họp có thể là một phần thiết yếu của nơi làm việc, nhưng chúng cũng có thể nhanh chóng trở nên lãng phí thời gian nếu bạn không quản lý tốt. Những người làm việc từ xa đặc biệt bị ảnh hưởng bởi các cuộc họp không cần thiết, vì chúng đã trở thành một cách phổ biến để các nhóm luôn cập nhật.

Một trong những vấn đề chính của cuộc họp, đặc biệt là ở những nơi làm việc từ xa với các nhóm rải rác trên toàn cầu, là chúng yêu cầu tất cả những người tham gia phải trực tuyến và sẵn sàng đồng thời, điều này có thể khó đạt được do sự khác biệt về múi giờ. Hơn nữa, giao tiếp đồng bộ không phải lúc nào cũng là cách hiệu quả nhất để làm việc, vì nó có thể dẫn đến mất tập trung và gián đoạn.

Bạn có thể sử dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ như Yac để giảm thời gian họp. Yac là một ứng dụng trò chuyện cho phép bạn ghi lại và chia sẻ tin nhắn thoại với nhóm của mình.

Bạn có muốn cung cấp phản hồi về một thiết kế hoặc giải thích một quy trình không? Thay vì bắt đầu một cuộc họp Zoom khác, bạn có thể ghi lại một tin nhắn Yac nhanh chóng và tận dụng khả năng chia sẻ màn hình của nó để giúp minh họa quan điểm của bạn.

Gửi tin nhắn thoại nhanh hơn gõ văn bản và tính chất không đồng bộ của nó có nghĩa là mọi người có thể nghe nó một cách thuận tiện, giúp bạn tránh các cuộc họp không cần thiết và tiết kiệm thời gian.

Tải xuống: Yac cho Android | iOS | Windows | macOS (Có sẵn phiên bản cao cấp, miễn phí)

5. RecueTime để tránh đa nhiệm và phát hiện thời gian trễ hơn

Đa nhiệm thường được coi là một biện pháp thúc đẩy năng suất, nhưng nghiên cứu lại kể một câu chuyện khác. Đa nhiệm thực sự có thể dẫn đến giảm năng suất do quá tải về nhận thức. Hơn nữa, đa nhiệm có thể là một nguồn gây xao nhãng đáng kể, khiến bạn mất tập trung và dành nhiều thời gian hơn cho những công việc không cần thiết.

RecueTime là một ứng dụng theo dõi thời gian có thể giúp bạn theo dõi cách bạn sử dụng thời gian và chặn những phiền nhiễu lớn nhất của bạn để giúp bạn thành thạo công việc đơn lẻ. Nó chạy trên nền thiết bị của bạn để theo dõi các ứng dụng và trang web bạn sử dụng nhiều nhất, cũng như thời gian bạn dành cho mỗi ứng dụng và trang web đó.

Thông tin này có thể giúp bạn xác định công việc nào đang chiếm nhiều thời gian nhất và hoạt động nào khiến bạn mất tập trung. Sau đó, bạn có thể sử dụng thông tin này để phát hiện và loại bỏ những lãng phí thời gian khác. RescueTime cũng có một Tập trung làm việc tính năng cho phép bạn tập trung vào công việc của mình trong một khoảng thời gian nhất định.

Tải xuống: RecueTime dành cho Android | iOS | Windows | macOS (Bản dùng thử miễn phí, có sẵn phiên bản cao cấp)

6. Tai nghe ANC để giảm nhiễu nền

Tìm một không gian yên tĩnh để tập trung vào công việc của bạn trong các văn phòng thiết kế mở hiện nay có thể là một thách thức. Những người làm việc từ xa cũng có thể phải vật lộn với tiếng ồn từ vật nuôi, trẻ em hoặc những người khác xung quanh. Tiếng ồn xung quanh có thể là một yếu tố gây xao nhãng đáng kể khiến bạn không thể tham gia vào khu vực này.

Tai nghe ANC (chống ồn chủ động) có thể là một cách tuyệt vời để giảm tiếng ồn xung quanh và cải thiện khả năng tập trung của bạn. Bằng cách loại bỏ âm thanh từ môi trường xung quanh bạn, tai nghe ANC tạo ra một không gian làm việc không có tiếng ồn, cho phép bạn tập trung vào công việc đang làm.

Kiểm soát thời gian của bạn để cải thiện năng suất của bạn

Đặt mình vào một vị trí vững chắc cho phép bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn là chìa khóa thành công trong bất kỳ lĩnh vực nào. Để giành lại quyền kiểm soát thời gian và cải thiện năng suất của mình, bạn cần chủ động nhận ra những lãng phí thời gian phổ biến tại nơi làm việc và tìm ra các công cụ và chiến lược để loại bỏ chúng. Các công cụ chúng tôi đã đề cập trong bài viết này có thể giúp bạn làm điều đó.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả