9 sai lầm phổ biến cần chú ý trong email công việc
Bạn đã bao giờ nhận được một email được viết kém trong hộp thư đến của mình chưa? Bạn có thể đã tự hỏi email đó là gì và làm thế nào để trả lời. Để tránh tự mình gửi một email tệ hại, hãy xem qua danh sách các lỗi phổ biến trong email công việc.
Mục Lục
1. Thiếu dòng chủ đề
Một trong những lỗi phổ biến khi viết email công việc là không bao gồm dòng tiêu đề. Danh sách các dòng chủ đề là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy khi họ mở tài khoản email của mình. Nếu ai đó nhận được rất nhiều email, một email không có dòng chủ đề mô tả và phù hợp sẽ có thể bị bỏ qua.
HubSpot Blog Nghiên cứu cho thấy rằng các dòng chủ đề hiệu quả sẽ truyền cảm hứng cho sự tò mò và được cá nhân hóa. Hãy để người nhận của bạn biết tại sao email của bạn lại quan trọng thông qua dòng chủ đề của bạn. Dòng chủ đề “Bản tin 1” mơ hồ và không thu hút sự quan tâm của bất kỳ ai. Nhưng “Bản tin 1: Người biểu diễn hàng đầu trong tháng này” có thể sẽ nhận được nhiều lượt xem hơn.
2. Sử dụng giọng điệu sai
Giọng điệu của email có thể phản ánh cách bạn muốn được cảm nhận. Sự lựa chọn từ ngữ của bạn phản ánh một giai điệu tích cực hoặc tiêu cực. Ví dụ, nhận xét rằng ý tưởng của ai đó là “kỳ lạ” có ý nghĩa khác với việc nói rằng ý tưởng đó là “độc nhất vô nhị”. Học cách phân biệt giữa các sắc thái ý nghĩa và chọn từ thích hợp.
Email công việc nên có vẻ chuyên nghiệp. Mức độ trang trọng phụ thuộc vào văn hóa làm việc và mối quan hệ nghề nghiệp của bạn với người nhận. Nếu văn hóa làm việc thân thiện hoặc bạn đã là đồng nghiệp với ai đó trong một thời gian dài, bạn có thể bắt đầu email công việc của mình bằng “Chào John”. Nhưng nếu bạn đang liên hệ với một người mà bạn không biết ở một công ty khác, sẽ an toàn hơn nếu bạn gọi họ bằng cách sử dụng định dạng “Kính gửi ông Smith”.
Khi bạn nghi ngờ lựa chọn từ ngữ của mình, hãy tham khảo từ điển hoặc từ điển đồng nghĩa trực tuyến. Trợ lý đánh máy trực tuyến Grammarly cũng bao gồm một bộ phát hiện âm thanh viết trong các tính năng của nó. Bạn có thể thay đổi âm báo trong phần cài đặt để nghe tự tin và chuyên nghiệp.
3. Thiếu chi tiết và tệp đính kèm
Thật khó chịu khi nhận được email công việc với thông tin không đầy đủ. Gửi email qua lại để lấy thông tin là một sự lãng phí thời gian rất lớn. Để tránh điều này, hãy vạch ra tất cả những điều cơ bản: ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và như thế nào. Bạn có thể làm theo định dạng sau:
- Đoạn đầu tiên: Lời chào và điểm chính của email.
- Đoạn thứ hai: Tất cả các chi tiết liên quan mà người nhận cần biết về chủ đề này.
- Đoạn thứ ba: Kêu gọi hành động (ví dụ: họ có cần phản hồi không, thực hiện liên kết, v.v.).
- Đoạn thứ tư: Cảm ơn bạn.
Hãy nhớ đính kèm bất kỳ tệp nào khác mà người nhận của bạn cần. Một sai lầm phổ biến là nói rằng bạn đã đính kèm tệp mà không làm như vậy! Bạn có thể tránh điều này bằng cách đọc email trước khi gửi.
4. Bỏ qua việc chỉnh sửa và hiệu đính
Một email đầy lỗi ngữ pháp và câu nghe có vẻ không chuyên nghiệp. Người nhận của bạn có thể nghĩ rằng bạn đã không suy nghĩ cẩn thận khi giao tiếp. Sai lầm thường xảy ra khi bạn vội vàng hoặc suy nghĩ nhanh hơn khi gõ. Nhưng có nhiều cách bạn có thể tránh hoặc giảm bớt điều này.
Bạn có thể bắt đầu với một phác thảo trước khi điền vào tất cả các chi tiết. Sau khi bạn đã soạn thảo email của mình, hãy dành thời gian để xem lại nó trước khi nhấn gửi. Vì khó bắt lỗi hơn khi bạn là người viết nên hãy sử dụng các công cụ trực tuyến. Nếu bạn không thích tải xuống ứng dụng và tiện ích mở rộng, hãy tìm kiếm trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp không cần tải xuống tốt nhất.
5. Địa chỉ email không chuyên nghiệp
Hãy tưởng tượng một khách hàng hoặc đồng nghiệp sẽ phản ứng thế nào nếu họ nhận được email từ spongebob@hotmail.com. Địa chỉ email không chuyên nghiệp làm cho bạn trông không chuyên nghiệp. Để tránh hành vi giả mạo đáng xấu hổ này, hãy sử dụng email công việc của bạn.
Nếu bạn không có email công ty, hãy đọc cách sử dụng địa chỉ email tùy chỉnh với Gmail để có email chuyên nghiệp. Giả sử Gmail không phải là tách trà của bạn. Bạn có thể khám phá các tùy chọn thiết lập email tùy chỉnh với các nhà cung cấp email phổ biến nhất, tốt hơn Gmail và Yahoo Mail.
6. Không chặn chữ ký
Hãy nghĩ về khối chữ ký như danh thiếp của bạn. Phần tử này được đặt sau chữ ký của bạn và chứa tên đầy đủ và chi tiết liên hệ của bạn. Khối chữ ký giúp người nhận xác định công ty của bạn và vị trí bạn nắm giữ. Nó cho phép người nhận nhanh chóng tìm thấy thông tin của bạn nếu họ cần liên hệ với bạn thông qua các kênh khác ngoài email.
Hỏi công ty của bạn nếu nó có định dạng bắt buộc cho khối chữ ký. Nếu không, bạn có thể thêm các yếu tố sau:
- Họ và tên
- Vai diễn
- Đội/Bộ phận
- Tên công ty
- Số liên lạc
- trang web của công ty
- Tài khoản mạng xã hội của công ty
Bạn có thể tùy chỉnh khối chữ ký trong cài đặt email của mình. Hãy nhớ chỉnh sửa và đọc lại phần này. Khi được lưu, khối chữ ký của bạn sẽ được bao gồm trong email gửi đi của bạn.
7. Không biết sự khác biệt giữa Cc và Bcc
cc và Bcc là các trường sau Đến khẩu phần. Một trong những sai lầm phổ biến là không biết khi nào nên sử dụng chúng. Cc là viết tắt của bản sao carbon. Khi bạn thêm địa chỉ email của ai đó vào cc:
- Họ cũng sẽ nhận được một bản sao của email
- Địa chỉ email của họ được hiển thị cho người nhận chính trong trường Đến.
- Họ được thông báo về thông tin liên lạc nhưng không bắt buộc phải hành động hoặc trả lời email.
Bạn dùng cc để cho người nhận chính biết bạn đang theo dõi những người khác. Bạn cũng sử dụng nó để giữ người trong cc nắm được tin tức. Chẳng hạn, bạn muốn cho người quản lý của mình biết dự án của nhóm bạn đang tiến triển như thế nào. Vì vậy, địa chỉ của đồng đội của bạn phải ở trong Đếntrong khi địa chỉ của người quản lý của bạn phải ở trong cc.
Bcc là viết tắt của bản sao carbon mù. Khi bạn thêm địa chỉ email của ai đó vào Bcc:
- Họ nhận được một bản sao của email.
- Địa chỉ email của họ không được hiển thị cho những người nhận khác.
Bạn dùng Bcc để ngăn hộp thư đến của mọi người bị tràn. Nếu ai đó từ Đến hoặc là cc trường truy cập Trả lời tất cảngười nhận trong Bcc sẽ không nhận được email. Bạn cũng có thể dùng Bcc để ngăn những người nhận khác biết rằng có người khác trong email. Chẳng hạn, nếu bạn đang gửi cùng một bản tin cho tất cả khách hàng của mình, bạn sẽ không muốn để lộ địa chỉ email của họ cho nhau.
8. Gửi email ngoài giờ làm việc
Thật dễ dàng để bị cuốn theo sự phấn khích của một dự án mới và gửi email cho sếp hoặc đồng nghiệp của bạn vào lúc hai giờ sáng. Tuy nhiên, điều này có thể trở thành một vấn đề. Sếp hoặc đồng nghiệp của bạn có thể nghĩ rằng bạn không tôn trọng thời gian của họ.
Nếu email không phải là trường hợp khẩn cấp, hãy gửi nó trong giờ làm việc và cho người khác đủ thời gian để trả lời. Bên cạnh đó, nếu vấn đề của bạn là khẩn cấp, tốt hơn hết bạn nên nhắn tin, gọi điện hoặc gửi tin nhắn nhanh. Một cách giải quyết tốt là lên lịch cho email của bạn. Các công cụ lập lịch gửi email tốt nhất mà bạn nên thử sẽ giúp email của bạn đến hộp thư đến của ai đó vào những thời điểm thích hợp trong ngày.
9. Trả lời muộn
Khi bạn trả lời email muộn, điều đó có thể phản ánh sự thiếu cam kết đối với công việc của bạn. Một nguyên tắc chung đơn giản là trả lời trong vòng 24 giờ hoặc trong khung thời gian nhất định của người gửi. Giao tiếp nhanh chóng và rõ ràng nếu bạn cần thêm thời gian để đưa ra phản hồi.
Một phương pháp hay là bật các tính năng tự động trả lời email của bạn nếu bạn đang bận hoặc không có mặt tại văn phòng. Chẳng hạn, bạn có thể kiểm tra cách thiết lập trình trả lời kỳ nghỉ định kỳ trong Gmail. Nền tảng email cũng có các mẫu cho phép bạn lưu các câu trả lời soạn trước.
Tránh những lỗi email phổ biến và để lại ấn tượng tốt
Email của bạn có thể để lại ấn tượng tích cực hoặc tiêu cực đối với đồng nghiệp của bạn. Để cải thiện nghi thức gửi email chuyên nghiệp của bạn, hãy tránh những lỗi phổ biến này trong email công việc. Và hãy nhớ, khi nghi ngờ, đừng gửi nó!
Nếu bạn cần trợ giúp thêm trong việc tạo email, hãy thử sử dụng các mẫu email. Việc sử dụng các mẫu đảm bảo rằng giao tiếp của bạn nghe có vẻ chuyên nghiệp. Bắt đầu khám phá các nền tảng cho phép bạn tải xuống các gói mẫu miễn phí mà bạn có thể sử dụng trong ứng dụng email của mình.