7 mẹo cần thiết để bảo mật Google Drive

Nếu bạn lưu trữ tệp trong Google Drive, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng chúng an toàn. Rất may, có nhiều cách để giữ các tệp của bạn trong Google Drive ở chế độ riêng tư và an toàn trước những con mắt tò mò.

Hãy xem các cách thực tế để tăng cường bảo mật cho tài khoản Google Drive của bạn và ngăn chặn truy cập trái phép vào các tệp của bạn.

1. Bảo mật tài khoản Google của bạn

Vì Google Drive nằm trong tài khoản Google rộng lớn hơn của bạn (cùng với các dịch vụ như Gmail và YouTube), điều quan trọng là phải khóa tài khoản Google của bạn. Nếu bạn sử dụng mật khẩu yếu, chưa kích hoạt xác thực hai yếu tố hoặc mắc các lỗi bảo mật khác, tài khoản Google Drive của bạn có thể bị xâm phạm dễ dàng hơn.

Làm theo hướng dẫn bảo mật tài khoản Google của chúng tôi để tăng cường bảo mật tài khoản cơ bản của bạn. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc giữ an toàn cho Google Drive, ngay cả trước khi bạn chuyển sang lời khuyên dành riêng cho Drive.

2. Chia sẻ tệp một cách khôn ngoan

Vì chia sẻ tệp trong Google Drive làm tăng đáng kể số lượng người có thể truy cập chúng, bạn phải cẩn thận khi chia sẻ. Xem các mẹo để quản lý các tệp được chia sẻ trên Google Drive nếu bạn cần cập nhật các kiến ​​thức cơ bản.

Khi có thể, bạn chỉ nên chia sẻ các thư mục và tệp với những người cụ thể cần quyền truy cập. Chọn chia sẻ với bất kỳ ai có liên kết là thuận tiện, nhưng hãy nhớ rằng bất kỳ ai nhận được liên kết đều có thể chia sẻ nó với bao nhiêu người khác tùy thích.

Đối với nội dung bạn cung cấp cho bất kỳ ai có liên kết, bạn nên hạn chế những người đó vào Người xem hoặc là Bình luận cấp độ. Cho phép bất kỳ ai có liên kết trở thành Biên tập viên có thể dẫn đến việc mọi người giả mạo tệp của bạn.

3. Không cho phép người chỉnh sửa khác thay đổi quyền

Nếu bạn mời người khác chỉnh sửa tệp Google Drive của mình, bạn nên tắt tùy chọn cho phép những người đó thêm người chỉnh sửa bổ sung. Điều này có nghĩa là bạn là người duy nhất quyết định ai được phép thực hiện các thay đổi đối với tài liệu.

Để điều chỉnh điều này, hãy nhấp vào Chia sẻ trên một thư mục hoặc tài liệu, theo sau là Bánh răng biểu tượng ở trên cùng bên phải của Chia sẻ với mọi người và nhóm tiết diện. Bỏ chọn Người chỉnh sửa có thể thay đổi quyền và chia sẻ để giảm bớt sự kiểm soát của những người khác.

Đối với tệp, bạn cũng có thể tắt Người xem và người bình luận có thể thấy tùy chọn tải xuống, in và sao chép. Điều này khiến mọi người khó sao chép thông tin ở nơi khác hơn, mặc dù nó không phải là điều dễ hiểu (ví dụ: họ có thể chụp ảnh màn hình).

4. Thường xuyên xem lại các tài liệu được chia sẻ

Chỉ vì bạn đã chia sẻ tệp với ai đó cách đây không lâu không có nghĩa là người đó luôn cần quyền truy cập vào tệp đó. Điều khôn ngoan là thường xuyên kiểm tra các tài liệu bạn đã chia sẻ trên Google Drive và xóa các quyền được chia sẻ khỏi bất kỳ ai không cần chúng.

Rất tiếc, Google Drive không cung cấp cách để xem tất cả các tệp bạn đã chia sẻ ở một nơi. Không có bộ lọc nào cho điều này trong tìm kiếm nâng cao và Chia sẻ với tôi hiển thị các tệp được chia sẻ đến, không phải các tệp đi. Do đó, cách duy nhất để kiểm tra xem bạn đang chia sẻ tệp hoặc thư mục với ai là mở menu chia sẻ của tệp hoặc thư mục đó.

Việc này tốn nhiều thời gian, vì vậy chúng tôi đề xuất giải pháp của bên thứ ba: WhoHasAccess. Đó là một công cụ miễn phí quét toàn bộ tài khoản Google Drive của bạn để tìm các tệp và thư mục được chia sẻ, hiển thị thiết lập chia sẻ hiện tại của bạn và cho phép bạn xóa mọi người. Hãy thử nếu bạn có nhiều tệp được chia sẻ.

5. Kiểm tra các ứng dụng Google Drive được liên kết

Vì các ứng dụng được liên kết có khả năng truy cập nhiều dữ liệu trong tài khoản của bạn, bạn nên xác nhận rằng bạn vẫn tin tưởng và sử dụng tất cả các ứng dụng bạn đã liên kết với Google Drive. Để xem chúng, hãy nhấp vào Cài đặt bánh răng ở trên cùng bên phải của cửa sổ Drive, sau đó chuyển đến Cài đặt> Quản lý ứng dụng.

Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách các ứng dụng bạn đã kết nối với Google Drive. Các Sử dụng theo mặc định cho phép bạn chọn mở các tệp tương thích từ Drive của mình trong ứng dụng đó — ví dụ: tải JPEG vào trình chỉnh sửa ảnh.

Trong một số trường hợp, bạn sẽ nhận thấy các ứng dụng đã xóa đang sử dụng “dữ liệu ứng dụng ẩn”. Để xóa một ứng dụng đang hoạt động, hãy nhấp vào Tùy chọn và lựa chọn Ngắt kết nối khỏi Drive. Đối với các ứng dụng không hoạt động, hãy chọn Xóa dữ liệu ứng dụng ẩn từ Tùy chọn nếu bạn không muốn giữ lại các tập tin còn sót lại.

Giống như thu dọn các tiện ích mở rộng của trình duyệt, bạn nên xóa bất kỳ ứng dụng nào mà bạn không còn sử dụng nữa. Càng ít ứng dụng bạn đã kết nối với Drive, bề mặt tấn công tiềm năng của bạn càng nhỏ.

6. Mã hóa các tập tin trước khi tải lên

Các mẹo trên tập trung vào việc giữ an toàn cho dữ liệu Google Drive của bạn trước những người khác. Nhưng đây không phải là mối đe dọa duy nhất đối với các tệp của bạn.

Vì bạn không sở hữu khóa mã hóa cho các tệp bạn tải lên dịch vụ, nên về mặt lý thuyết, Google có thể truy cập vào những gì bạn thêm vào Google Drive. Và nếu kẻ tấn công đã từng xâm phạm dịch vụ, dữ liệu của bạn sẽ có sẵn để lấy.

Do đó, để có thêm một lớp bảo mật, thật thông minh khi mã hóa các tệp của bạn trước khi tải chúng lên Drive. Nếu không có khóa mã hóa của bạn, Google hoặc bất kỳ cá nhân độc hại nào sẽ không thể đọc các tệp của bạn.

Làm theo hướng dẫn mã hóa tệp của chúng tôi để tìm hiểu cách thức hoạt động của tính năng này. Khi bạn đã mã hóa cục bộ dữ liệu của mình, bạn sẽ được bảo vệ nhiều hơn khỏi những người khác đang cố rình mò. Để được bảo vệ nhiều hơn, bạn có thể xem xét một công cụ chuyên dụng để tăng cường bảo mật cho Google Drive, chẳng hạn như Cryptomator.

7. Không sử dụng Google Drive cho các tệp nhạy cảm

Mặc dù bạn có thể làm rất nhiều việc để bảo vệ các tệp bạn tải lên Google Drive, nhưng bạn nên tránh đưa bất kỳ nội dung nào quá nhạy cảm lên dịch vụ. Google sử dụng mã hóa tiêu chuẩn ngành để bảo vệ dữ liệu của bạn và bạn có thể giữ an toàn cho dữ liệu bằng các mẹo trên. Nhưng khi bạn đặt tệp trên máy chủ của người khác, bạn không thể đảm bảo an toàn cho họ.

Lưu giữ ảnh kỳ nghỉ, bản nháp blog hoặc tệp Google Trang tính trong Google Drive không gây nhiều rủi ro vì những thứ đó sẽ không nguy hiểm nếu bị lộ ra ngoài. Nhưng để bảo mật tối đa, bạn không nên tải lên các tài liệu có thông tin cá nhân như số An sinh xã hội, các tệp chứa mật khẩu hoặc mã dự phòng hoặc dữ liệu nhạy cảm khác. Những thứ đó sẽ gây ra nhiều thiệt hại hơn nếu chúng tiếp xúc.

Hãy nhớ rằng bạn tin tưởng Google với tất cả các tệp mà bạn tải lên dịch vụ của Google. Đừng thêm bất cứ điều gì sẽ là thảm họa nếu bị rò rỉ.

Khóa an toàn tài khoản Google Drive của bạn

Chúng tôi đã xem xét các mẹo chính để bảo vệ tài khoản Google Drive của bạn. Tóm lại: đừng lơ là bảo mật tài khoản Google, hãy cẩn thận với người bạn chia sẻ tệp và không tải bất kỳ thứ gì nhạy cảm lên Google Drive.

Nếu sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây khác, bạn cũng nên dành thời gian để bảo mật các tài khoản đó.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả