9 Mẹo Định dạng Trang tính Google Tốt nhất để Tạo Bảng tính Chuyên nghiệp

Có rất nhiều cách để làm cho Google Trang tính trông đẹp mắt để gây ấn tượng với hình ảnh dữ liệu của bạn. Phần lớn các ứng dụng bảng tính tập trung vào phần tính toán, để lại hình ảnh và định dạng dữ liệu cho người dùng.

Do đó, nếu bạn không định dạng bảng tính của mình một cách cẩn thận, khán giả có thể cảm thấy nó nhàm chán, vì dữ liệu đơn giản và đơn giản không thú vị. Đối với Google Trang tính cũng vậy.

Dưới đây là một số mẹo định dạng mà bạn có thể sử dụng để giúp thiết kế trang tính Google Trang tính của mình sao cho khán giả thấy nó chuyên nghiệp và hiểu nó ngay lập tức.

1. Chọn Phông chữ phù hợp để dễ đọc

Kiểu chữ rất quan trọng đối với trang tính của bạn vì tính dễ đọc, giao diện chuyên nghiệp và độ dài ô phụ thuộc vào nó. Đối với Google Trang tính, bạn không thể sai nếu chọn bất kỳ phông chữ sans-serif nào.

Phông chữ Sans-serif giúp tăng tính rõ ràng và thẩm mỹ cho trang tính. Bạn cũng cần giới hạn việc sử dụng phông chữ ở tối đa hai phông chữ khác nhau. Bạn có thể dành một kiểu chữ cho văn bản tiêu đề cột (Roboto) và kiểu chữ kia cho dữ liệu thực tế (Roboto Mono) trong các hàng.

Để hiểu rõ hơn, bạn có thể sử dụng công cụ ghép nối Phông chữ của Google.

2. Bao gồm Đủ Khoảng trắng

Điều quan trọng là để lại đủ không gian trống xung quanh bảng, biểu đồ, hình ảnh, bản vẽ và bảng tổng hợp. Đối tượng của bạn sẽ thích có nhiều khoảng trắng trên trang tính của bạn. Khoảng trắng làm tăng độ rõ ràng của văn bản và số trong bất kỳ bảng tính nào.

Bạn có thể loại bỏ Gridlines và sử dụng chiến lược Biên giới theo kế hoạch trực quan hóa dữ liệu, vì nó sẽ tăng thêm khoảng trắng trong trang tính. Bạn cũng có thể tìm phạm vi để sử dụng số nguyên thay vì số thập phân.

3. Tuân theo một kiểu căn chỉnh dữ liệu thống nhất

Căn chỉnh theo chiều ngang đóng một vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn khán giả của bạn thông qua dữ liệu. Nếu bạn sử dụng quá nhiều biến thể trong căn chỉnh, đặc biệt là đối với dữ liệu dài, khán giả sẽ thấy khó liên hệ giữa tiêu đề và cột dữ liệu. Bạn có thể muốn tuân theo các quy tắc cơ bản sau:

1. Bên trái Căn chỉnh theo chiều ngang cho cột dữ liệu có chứa văn bản hoặc các phần tử được coi là văn bản.

2. Đúng Căn chỉnh theo chiều ngang cho cột sẽ chứa số. Bạn cũng có thể làm điều đó đối với các số có số thập phân.

3. Các tiêu đề cột phải có một Căn chỉnh theo chiều ngang như cột bên dưới chúng.

Bạn cũng có thể dùng Gói văn bản, để hình dung một cách thích hợp các văn bản dài trong các cột hoặc hàng.

4. Sử dụng các sắc thái tương phản cho các hàng xen kẽ

Khán giả sẽ dễ dàng nắm bắt dữ liệu nếu bạn giới thiệu cách tô màu xen kẽ cho mỗi hàng. Sự kết hợp giữa màu xám và trắng hoặc xanh nhạt và trắng hoạt động hoàn hảo. Bạn không cần phải làm điều đó theo cách thủ công cho mỗi hàng.

Bạn có thể dùng Màu sắc xen kẽ trong Google Trang tính. Truy cập Định dạng trong thanh công cụ và chọn Màu sắc xen kẽ để kích hoạt chức năng. Trên bảng điều khiển bên phải, bạn có thể tùy chỉnh các sắc thái, màu đầu trang, màu chân trang, v.v.

5. Thay đổi kích thước đường lưới để tăng khả năng đọc

Google Trang tính cung cấp một cấu trúc có tổ chức cho các khối dữ liệu lớn như văn bản, email, URL và dữ liệu số. Do đó, nhiều người thực hành dữ liệu sử dụng Trang tính để lưu trữ hoặc trình bày dữ liệu.

Tuy nhiên, các ô Google Trang tính cung cấp không gian lên đến 100 × 21 pixel theo mặc định. Điều đó không có nghĩa là một phần của các văn bản hoặc email dài sẽ phải ẩn. Bạn có thể điều chỉnh chiều rộng và chiều cao của ô theo cách thủ công. Bạn có thể thử những cách sau:

1. nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ trang tính.

2. Bấm đúp vào đường viền của hai Chữ cái cột. Ví dụ, giữa các chữ cái cột A và B.

   
   

3. Trang tính sẽ tự động điều chỉnh độ rộng ô tùy thuộc vào dữ liệu.

4. Bạn cũng có thể nhấp đúp vào đường viền của hai Chữ cái hàng để tự động điều chỉnh chiều cao ô.

6. Thêm định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện cho phép bạn đánh dấu dữ liệu tự động và tiết kiệm thời gian định dạng thủ công. Nếu dữ liệu trong một ô đáp ứng bất kỳ điều kiện đặt trước nào, Trang tính sẽ tự động định dạng nội dung của ô đó.

Bạn sẽ tìm thấy tối đa 18 điều kiện trong menu định dạng có điều kiện của Google Trang tính. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo một điều kiện tùy chỉnh. Một số điều kiện được xác định trước là: Văn bản chứa, Ngày là, Lớn hơn, Nhỏ hơn, v.v.

Hình ảnh trên cho thấy nhận dạng tự động các điểm dưới 80% bằng cách sử dụng Định dạng có điều kiện chỉ huy dưới sự Định dạng của thanh công cụ Google Trang tính.

Liên quan: Các công thức Google Trang tính cực kỳ hữu ích

Bạn có thể làm cho bảng dữ liệu của mình trông chuyên nghiệp với các tiêu đề thích hợp. Văn bản tiêu đề cũng giúp khán giả hiểu sơ bộ về dữ liệu.

Bạn có thể sử dụng trọng lượng phông chữ đậm cho văn bản tiêu đề bảng, trong đó tất cả các chữ cái phải được viết hoa. Bạn có thể sử dụng chữ hoa toàn bộ cho các tiêu đề phụ trong bảng của mình, nhưng không sử dụng Dũng cảm trọng lượng phông chữ.

Đối với các đơn vị đo lường, hãy viết chúng bằng chữ nhỏ và giữ chúng trong ngoặc đơn. Đừng quên thêm sự tương phản Tô màu và Văn bản màu cho hàng tiêu đề.

Sử dụng Định dạng sơn lệnh để xuất định dạng sang các tiêu đề bảng khác nhau. Nhấp một lần vào Định dạng sơn để áp dụng định dạng trong một ô hoặc nhiều ô.

8. Cố định hàng và cột khi cần thiết

Đối với những tập dữ liệu lớn và dài, việc cuộn có thể là một vấn đề. Vì tiêu đề cuộn đi, khán giả có thể sớm quên tiêu đề cột. Để giúp người xem, bạn có thể cố định các cột và hàng cụ thể để tiêu đề ở đúng vị trí và bạn có thể dễ dàng cuộn qua các tập dữ liệu dài.

Để ghim một tập hợp các hàng hoặc cột, hãy thử các cách sau:

1. Bấm vào ô mà bạn muốn cố định hàng và cột.

2. Sau đó nhấn vào Quang cảnh trên thanh công cụ và sau đó di con trỏ qua Đông cứng.

3. Bây giờ, chọn số hàng để cố định từ trên cùng.

4. Ngoài ra, hãy chọn Lên đến cột để ghim cột.

9. Tạo biểu đồ đầy màu sắc

Đơn giản, hãy chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn đưa vào biểu đồ và chuyển đến Chèn trên thanh công cụ. Bây giờ, hãy nhấp vào Đồ thị để chèn một cái tự động. Để hiển thị tốt hơn, bạn có thể muốn cá nhân hóa màu biểu đồ.

Nhấp đúp vào bất kỳ khoảng trắng nào trong biểu đồ để hiển thị Trình chỉnh sửa biểu đồ bảng điều khiển ở phía bên phải. Giờ đây, bạn có thể cá nhân hóa nhiều tùy chọn như Kiểu biểu đồ, Hàng loạt, Huyền thoại, và như thế.

Liên quan: Cách tạo bản đồ 3D trong Excel

Bảng tính không cần phải nhàm chán

Bằng cách làm theo các hướng dẫn về kiểu / định dạng được đề cập ở trên, bạn sẽ có thể tùy chỉnh trang tính Google Trang tính của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn cũng có thể tạo một mẫu trống với các ý tưởng định dạng này cho các tác vụ thường xuyên được thực hiện trên Trang tính.

Hơn nữa, hãy tạo Macro để tạo kiểu / định dạng và sử dụng chúng bất cứ khi nào bạn tạo một trang tính mới trong cùng một trang tính.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả