8 tính năng AI của Excel Có thể bạn chưa biết

Các mô hình Trí tuệ nhân tạo (AI) đã cách mạng hóa cách chúng ta làm việc và đưa ra quyết định ngày nay. Các mô hình này hợp lý hóa các quy trình và tăng hiệu quả bằng cách học hỏi từ dữ liệu, xác định các mẫu và đưa ra dự đoán.

Mặt khác, ứng dụng bảng tính là một phần thiết yếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, đặc biệt là tại nơi làm việc. Do đó, việc tích hợp các tính năng AI vào chúng đã trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết. Bài viết này khám phá tám tính năng AI khác nhau trong các ứng dụng bảng tính Microsoft Excel và cách sử dụng chúng để phân tích dữ liệu.

1. Chèn (Chụp) Dữ liệu Từ Hình ảnh

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi xử lý các bản sao vật lý của dữ liệu, chẳng hạn như quản lý cửa hàng cục bộ và duy trì hồ sơ sổ sách vật lý. Vì vậy, thay vì nhập dữ liệu theo cách thủ công, bạn có thể đính kèm dữ liệu vào ứng dụng bảng tính của mình bằng Chèn dữ liệu từ Ảnh.

Chèn dữ liệu từ Picture khác với hàm IMAGE trong Excel. Tính năng này biến hình ảnh của bạn thành dữ liệu. Tính năng này diễn ra theo hai cách:

• Tệp ảnh, một hình ảnh được lưu trữ trên máy tính cục bộ của bạn trong Excel.
• Picture From Clipboard, một hình ảnh được sao chép vào clipboard của máy tính.

Để sử dụng tính năng này: Bấm Dữ liệu > Từ ảnh > Ảnh từ tệp/Ảnh từ bảng tạm.

Sau khi chọn hình ảnh, Excel sẽ phân tích Ảnh bằng khả năng AI của nó và dữ liệu của bạn sẽ được nhập vào Excel.

2. Nhận dạng mẫu với Flash Fill

Flash Fill sử dụng tính năng nhận dạng mẫu để tự động điền giá trị cho bạn sau khi nhận dạng mẫu trong dữ liệu dựa trên các cột liền kề của bạn. Tính năng này tương tự như tính năng Tự động điền trong Excel, bạn có thể sử dụng tính năng này để tự động hóa việc nhập và dọn dẹp dữ liệu.

Không cần viết các công thức phức tạp, người dùng có thể biến đổi dữ liệu. Thay vào đó, bạn chỉ cần nhập định dạng mong muốn của mình vào cột bên cạnh và xem Flash Fill hoạt động kỳ diệu.

Nhấn Ctrl + E trên bàn phím của bạn để sử dụng Flash Fill hoặc nhấp vào Dữ liệu > Flash điền vào.

Nếu Flash Fill của bạn không được bật, bạn có thể kích hoạt nó bằng cách vào Công cụ > Tùy chọn > Nâng cao > Tùy chọn chỉnh sửanơi bạn nên kiểm tra Tự động flash hộp điền.

3. Phân tích dữ liệu

Phân tích dữ liệu trong Excel là một trong những công cụ thú vị và hiệu quả nhất trong Microsoft Excel. Công cụ này trước đây được gọi là Ý tưởng trong Excel. Nó giúp bạn xem các xu hướng và mẫu cũng như phân tích và tóm tắt dữ liệu. Sử dụng khả năng truy vấn bằng ngôn ngữ tự nhiên của Phân tích dữ liệu, bạn có thể đặt câu hỏi về dữ liệu của mình để hiểu rõ hơn.

Không cần phải tạo các phép tính phức tạp, bạn có thể sử dụng công cụ này để trợ giúp trong việc ra quyết định và thúc đẩy kết quả kinh doanh—do đó có khả năng tiết kiệm cho bạn vài phút làm việc. Bạn có thể sử dụng công cụ bằng cách nhấp vào Phân tích dữ liệu trên Trang chủ tab của dải băng bảng tính Excel của bạn.

4. Biểu đồ đề xuất

Trực quan hóa dữ liệu cho phép bạn truyền đạt rõ ràng và chính xác thông tin chuyên sâu về dữ liệu của mình cho cổ đông. Tuy nhiên, cũng quan trọng như vậy, có nhiều thách thức khác nhau khi trực quan hóa dữ liệu. Một là chọn biểu đồ Excel phù hợp và biết khi nào nên sử dụng chúng.

Excel cung cấp cho người dùng nhiều loại biểu đồ, mỗi loại đều có điểm mạnh và điểm yếu. Thật không may, sử dụng sai biểu đồ có thể dẫn đến việc cổ đông của bạn hiểu sai dữ liệu và đưa ra quyết định sai lầm. Đó là lúc Biểu đồ được đề xuất xuất hiện.

Biểu đồ được đề xuất giúp bạn bằng cách hiển thị biểu đồ nào hoạt động tốt nhất cho dữ liệu của bạn. Điều này rất hữu ích khi bạn không chắc chắn về dữ liệu của mình hoặc cần trợ giúp để tìm ra dữ liệu nào hoạt động tốt nhất. Với tính năng này, bạn có thể tạo các đồ thị và biểu đồ mạnh mẽ trong Excel.

Để sử dụng Biểu đồ được đề xuất: Chọn Dữ liệu và bấm vào Chèn > Nhóm biểu đồ > Biểu đồ được đề xuất.

5. Cột Từ Ví dụ trong Power Query

Power Query là một công cụ chuyển đổi dữ liệu mạnh mẽ được tích hợp trong Excel. Công cụ này cho phép bạn nhập dữ liệu từ các nguồn khác nhau và làm sạch dữ liệu đó bằng các chức năng tích hợp sẵn. AI hỗ trợ một số Power Query cho các hàm và tập lệnh của Excel. Một là tính năng Cột từ ví dụ cho phép người dùng tạo một cột mới dựa trên ví dụ của bạn.

Bạn chỉ cần viết những gì bạn muốn cột mới trông như thế nào mà không cần viết mã M hoặc chuyển đổi dữ liệu của chúng tôi bằng các hàm dựng sẵn của Power Query. Và kết quả được hiển thị dựa trên ví dụ của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng khi tập dữ liệu của bạn yêu cầu chuyển đổi dữ liệu phức tạp.

6. Kiểu dữ liệu địa lý trong Excel

Ngày nay, các tổ chức sử dụng dữ liệu địa lý để hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng, xu hướng thị trường, v.v. Tuy nhiên, làm việc với dữ liệu địa lý có thể là một thách thức. Các kiểu dữ liệu địa lý của Excel giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép người dùng chuyển đổi dữ liệu địa lý.

Điều này cho phép ứng dụng nhận dạng và hiểu rõ hơn về quốc gia, thành phố, tiểu bang và mã zip của dữ liệu của bạn. Với tính năng này, bạn có thể nhận được dữ liệu về tỷ lệ thất nghiệp, dân số, tỷ lệ sinh, diện tích, GDP và (các) múi giờ. Để truy xuất dữ liệu địa lý phong phú vào bảng tính của bạn, hãy bấm vào ô, sau đó Dữ liệu > Địa lý.

7. Dự báo trong Excel

Excel ban đầu được thiết kế như một ứng dụng tài chính. Vì vậy, nó có ý nghĩa rằng nó có khả năng dự báo. Excel thực hiện điều này bằng thuật toán AI và từ các giá trị trên bảng tính của bạn.

Dự báo giúp bạn dự đoán những thứ như doanh số hoặc xu hướng trong tương lai. Điều này có thể được thực hiện trong Excel bằng các công cụ dự báo khác nhau. Một là các đường xu hướng của bạn có sẵn dưới dạng tham số khi tạo biểu đồ trong Excel. Một cách khác là hàm trung bình động và làm mịn hàm mũ trong Excel, giúp làm mịn các dao động trong dữ liệu và giá trị dự báo dưới dạng trung bình có trọng số của dữ liệu lịch sử.

Tuy nhiên, điểm đột phá là tính năng Bảng dự báo. Tính năng này dự báo và cho phép bạn tùy chỉnh dữ liệu của mình bằng cách chỉ định ngày bắt đầu dự báo, Khoảng tin cậy, tính thời vụ, phạm vi dòng thời gian và phạm vi giá trị. Để đưa ra dự báo, hãy nhấp vào Dữ liệu > Nhóm dự báo > Bảng dự báo.

8. PivotTable được đề xuất

Các bảng Excel Pivot cho phép bạn xem xét cùng một dữ liệu từ các quan điểm khác nhau bằng cách tóm tắt dữ liệu của bạn. Điều này rất quan trọng khi làm việc với dữ liệu lớn mà bạn không thể nhìn thấy hoặc hiểu được mọi thứ.

Tạo bảng tổng hợp trong Excel dễ dàng như đánh dấu dữ liệu của bạn và chọn PivotTable. Tính năng PivotTable được đề xuất đề xuất các bản tóm tắt và quan điểm khác nhau về dữ liệu của bạn dựa trên dữ liệu được cung cấp cho Excel. Để sử dụng PivotTable được đề xuất:

1. Chọn phạm vi bảng.
2. Đi đến Chèn > PivotTable được đề xuất.

Duy trì năng suất cao hơn với Excel

Như bạn có thể thấy, Excel hiện có một số khả năng AI trong đó. Các tính năng này sẽ tăng năng suất của bạn và tiết kiệm thời gian khi làm việc với Excel. Và với sự ra đời của Copilot và sự bùng nổ bất ngờ của đổi mới công nghệ AI ngày nay, bạn có thể mong đợi nhiều khả năng AI hơn từ Microsoft Excel.