8 cách tốt nhất để sử dụng ứng dụng không gian làm việc của Google để quản lý dự án
Nhiều tổ chức dựa vào Google Workspace như một bộ ứng dụng văn phòng cộng tác. Tuy nhiên, họ không biết rằng các ứng dụng tương tự cũng có thể hữu ích cho việc quản lý dự án.
Bằng cách sử dụng các ứng dụng Google Workspace, bạn có thể tận dụng tối đa các ứng dụng này và bỏ qua việc phải kết hợp các công cụ quản lý dự án bổ sung. Bài viết này sẽ trình bày chi tiết về cách bạn có thể sử dụng đầy đủ các ứng dụng Google Workspace để quản lý dự án.
Mục Lục
1. Hợp tác và Theo dõi Nhiệm vụ Dự án
Hầu hết các dự án đều yêu cầu sự hợp tác giữa các đồng đội. Ngay cả khi bạn có một nhóm phân tán làm việc trong một dự án, các ứng dụng Google Workspace dựa trên đám mây có thể giúp bạn cộng tác dễ dàng. Bạn có thể sử dụng Trang tính để lập kế hoạch cho dự án và tạo biểu đồ Gantt để quản lý các nhiệm vụ và thời hạn.
Các thành viên trong nhóm cần thường xuyên cập nhật tiến độ của họ trong bảng tính. Do đó, trang tính luôn chứa thông tin cập nhật. Nó cũng có thể hoạt động như một công cụ theo dõi nhiệm vụ hoặc theo dõi thời gian cho nhóm.
Với Lịch Google, hãy tìm hiểu về số giờ làm việc rảnh rỗi và tương tác của từng thành viên trong nhóm. Chia sẻ ghi chú với đồng đội và luôn ngăn nắp bằng cách sử dụng danh sách việc cần làm là khả thi với Google Keep.
2. Giao tiếp nhóm dễ dàng
Không cần phải nói rằng Gmail là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email tốt nhất trên thế giới. Nếu bạn sử dụng Google Workspace, bạn không phải suy nghĩ kỹ về việc đảm bảo giao tiếp linh hoạt và rõ ràng giữa các thành viên trong nhóm của mình. Gmail ở đây để hỗ trợ giao tiếp nhóm liền mạch.
Bạn có thể tạo danh sách email “Nhóm” và thêm tất cả các thành viên trong nhóm vào nhóm đó. Sau đó, bạn chỉ có thể sử dụng một địa chỉ email để chia sẻ thông tin, tài nguyên và cập nhật với cả nhóm.
Những người làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc có thể gắn nhãn các email liên quan đến các dự án khác nhau. Như vậy, các email có nhãn khác nhau sẽ được lưu trữ trong các thư mục riêng biệt. Bạn cũng có thể đánh dấu sao các email quan trọng để tìm chúng một cách nhanh chóng.
3. Lên lịch các Nguồn lực cho Nhóm của bạn cho Dự án
Người quản lý dự án thường gặp khó khăn trong việc phân công và lên lịch nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm cho một dự án mới trong khi các dự án khác đang diễn ra. Nếu họ sử dụng Google Workspace, ứng dụng Lịch có thể đưa ra giải pháp dễ dàng cho vấn đề này.
Các thành viên trong nhóm có thể đánh dấu nhiệm vụ và lịch trình của họ trong lịch dùng chung. Như vậy, mọi người sẽ biết được ai đang làm việc đến ngày nào và phân công nhiệm vụ mới cho phù hợp. Các nhóm có thể sử dụng nó để theo dõi thời hạn và sự kiện quan trọng cũng như nhận được lời nhắc.
Bạn có thể tạo lịch nhóm riêng biệt để theo dõi các kỳ nghỉ, cuộc họp và các buổi đào tạo.
4. Chia sẻ và lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số
Các dự án hiện đại cần lưu trữ an toàn cho các tệp và tài liệu chứa dữ liệu quan trọng. Đồng thời, các thành viên dự án phải có quyền truy cập vào chúng 24/7. Ứng dụng Google Drive ở đây để lưu trữ tất cả các tệp, tài liệu, hình ảnh và video liên quan đến dự án của bạn.
Ứng dụng lưu trữ tệp dựa trên đám mây này có thể lưu trữ các tệp của bạn một cách an toàn. Nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tệp, tệp sẽ được đồng bộ hóa ngay lập tức. Do đó, bất kỳ thành viên nào khác trong nhóm đều có thể truy cập nội dung cập nhật.
Các kiểm soát chia sẻ và truy cập của Google Drive giúp công việc cộng tác không gặp rắc rối. Ví dụ: bạn có thể chia sẻ bản sao nháp của tệp với khách hàng để được phê duyệt với quyền chỉ xem tài liệu.
Bên cạnh đó, bạn có thể tạo các bộ nhớ dùng chung riêng biệt cho các nhóm dự án khác nhau và chia sẻ chúng với họ để truy cập nhanh.
5. Tạo Báo cáo và Bản trình bày
Bạn đang tìm kiếm một công cụ để tạo ra các báo cáo bắt mắt và giải thích? Bạn có muốn bao gồm các biểu đồ và đồ thị khác nhau trong các báo cáo đó không? Google Trang tính là ứng dụng dành cho bạn. Nó giúp bạn chia sẻ bất kỳ loại dữ liệu số nào theo phong cách phù hợp nhất. Nó cũng cho phép bạn làm việc cộng tác trên một báo cáo.
Thuyết trình là một phần quan trọng khác của các dự án. Ứng dụng Google Trang trình bày là công cụ tạo bản trình bày hoàn hảo của Google Workspace. Bạn có thể sử dụng nó để chia sẻ tầm nhìn của mình, mô tả hiệu suất của nhóm và trực quan hóa dữ liệu quan trọng.
Trong khi làm việc từ xa, bạn cũng có thể chia sẻ bản trình bày Google Trang trình bày trong hội nghị truyền hình bằng cách sử dụng tính năng chia sẻ màn hình của Google Meet.
6. Thực hiện dự án trực tuyến
Sites là ứng dụng Google Workspace sử dụng để bạn tạo các trang web chất lượng cao mà không cần kiến thức về lập trình hoặc thiết kế. Bạn có thể sử dụng Google Sites cho một dự án, một sự kiện hoặc một nhóm.
Bạn có thể sử dụng Google Sites làm trung tâm để lưu trữ tất cả tài liệu, cập nhật, tiến trình, lịch và các sản phẩm có thể phân phối. Nó sẽ cho phép tất cả các thành viên trong nhóm truy cập tất cả các thông tin liên quan đến dự án từ một nơi.
7. Họp nhóm và trò chuyện
Các nhóm làm việc trong một dự án cần phải giữ liên lạc mọi lúc. Ngoài email, họ có thể sử dụng Google Workspace Chat để nhắn tin tức thì và ứng dụng cuộc gọi điện video Google Meet cho các cuộc họp ảo.
Ngoài tính năng nhắn tin trực tiếp cho từng thành viên, Google Trò chuyện còn hỗ trợ các cuộc trò chuyện nhóm để các nhóm có thể cộng tác một cách linh hoạt từ những nơi xa. Trong khi sử dụng Trò chuyện, bạn cũng có thể chia sẻ tệp với những người khác và thực hiện một nhiệm vụ.
Google Meet hỗ trợ cả cuộc gọi âm thanh và cuộc gọi video, vì vậy bạn có thể kết nối với đồng nghiệp của mình bất cứ lúc nào bạn muốn. Bạn luôn có thể làm việc trên một tài liệu song song trong cuộc họp trên Google Meet — điều này đưa sự cộng tác lên cấp độ tiếp theo.
Trong cuộc họp, bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng Keep để ghi chú và viết biên bản. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ những ghi chú này và đính kèm chúng vào các tài liệu khác.
8. Quản lý tài liệu và cộng tác
Các nhóm làm việc trong các dự án phải quản lý nhiều tài liệu. Tình hình trở nên có vấn đề khi họ cần cộng tác trên những tài liệu đó. Việc phân phối tài liệu theo cách thủ công và chỉnh sửa chúng một cách riêng biệt có thể cản trở hoạt động của nhóm và gây ra sự chậm trễ của dự án.
Người dùng Google Workspace có thể dùng thử Tài liệu và Trang tính để quản lý tài liệu. Nhiều người có thể truy cập các tài liệu này và làm việc trên chúng đồng thời. Bất kể bạn thực hiện những thay đổi nào đối với tài liệu và bảng tính, những thay đổi đó sẽ hiển thị trong thời gian thực.
Bạn cũng có thể nhận xét và đưa ra phản hồi trên các tài liệu tương tự. Với tính năng lịch sử phiên bản, bạn có thể dễ dàng theo dõi ai đã thực hiện các thay đổi đối với tài liệu và khi nào.
Quản lý dự án trở nên dễ dàng với Google Workspace
Các doanh nghiệp thường sử dụng nhiều ứng dụng và công cụ để quản lý các khía cạnh khác nhau của một dự án. Nếu bạn đã sử dụng các ứng dụng Google Workspace, những ứng dụng này cũng có thể giúp bạn quản lý dự án.
Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng các ứng dụng của nó để quản lý các tác vụ liên quan đến dự án, việc quản lý dự án sẽ trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, có những nhà cung cấp cơ sở không gian làm việc khác ngoài Google mà bạn có thể muốn kiểm tra.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
