7 Sự xao lãng tại nơi làm việc phổ biến và cách tránh chúng
Để đạt được hiệu quả liên tục đã khó và sự chú ý ngày càng thu hẹp của chúng ta chỉ khiến công việc này trở nên khó khăn hơn. Nơi làm việc mất tập trung là một trong những lý do lớn nhất dẫn đến hiệu suất kém.
Trong khi một số người trong chúng ta có thể dễ dàng bỏ qua những phiền nhiễu, những người khác cần giúp đỡ để ngăn chặn chúng để duy trì năng suất. Dưới đây là một số phiền nhiễu phổ biến tại nơi làm việc và cách để tránh chúng.
Mục Lục
1. Văn phòng ồn ào
Nơi làm việc thường tràn ngập tiếng ồn. Đó có thể là tiếng trò chuyện của đồng nghiệp, tiếng gõ bàn phím, tiếng máy in văn phòng kêu bíp hoặc công việc xây dựng ở tòa nhà tiếp theo.
Tất cả những điều này có thể làm giảm sự tập trung của bạn và tăng căng thẳng, khiến bạn khó thực hiện được. Nếu văn phòng của bạn không có phòng yên tĩnh hơn mà bạn có thể đến, thì việc mua một cặp tai nghe Khử Tiếng ồn Chủ động có thể là một khoản đầu tư tuyệt vời.
Với tính năng ANC được bật, bạn có thể chặn hầu hết, nếu không phải tất cả, tiếng ồn xung quanh tại nơi làm việc của bạn. Khi đang ở đó, bạn cũng có thể thử phát các bản nhạc xung quanh và tiếng ồn trắng để át đi tiếng ồn xung quanh nền để lấy lại sự tập trung.
2. Email và tin nhắn
Tại nơi làm việc, bạn phải trực tuyến suốt ngày làm việc để giao tiếp với nhóm của mình hoặc trả lời email của khách hàng. Tuy nhiên, liên tục thoát khỏi nhiệm vụ hiện tại để trả lời email hoặc tin nhắn có thể là một thách thức để quay trở lại khu vực này.
Một nghiên cứu chỉ ra rằng việc gián đoạn liên tục không chỉ khiến bạn khó lấy lại sự tập trung mà còn làm tăng khả năng mắc sai lầm. Vì vậy, điều quan trọng là phải đặt thời gian để trả lời một lượng lớn các tin nhắn và email chưa đọc cùng một lúc thay vì làm điều đó ngay lập tức.
Một cách khác để đối phó với những phiền nhiễu này là tắt thông báo trên trình duyệt và điện thoại của bạn. Để tránh làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn với các email nhóm không liên quan, bạn có thể sử dụng các tính năng của Gmail như tắt tiếng cuộc hội thoại.
Nó không phải là tin tức rằng internet và phương tiện truyền thông xã hội rất gây nghiện; bạn quyết định nghỉ ngơi năm phút ngắn ngủi và kết thúc việc cuộn trong một giờ. Để đối phó với sự cám dỗ của việc sử dụng điện thoại trong giờ làm việc, bạn có thể đặt bộ hẹn giờ tùy chỉnh trên các ứng dụng ưa thích của mình.
Một số ứng dụng như YouTube và Instagram có các tính năng nhắc bạn giải lao sau một khoảng thời gian nhất định trên ứng dụng. Bạn có thể cho phép chúng được cảnh báo khi bạn đã dành đủ thời gian trên ứng dụng và cần đặt chúng xuống.
4. Các cuộc họp không hiệu quả
Các cuộc họp là một phần không thể tránh khỏi trong ngày làm việc của bạn. Và trong khi chúng rất quan trọng để đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang, khoảng 71% các cuộc họp làm việc trở nên kém hiệu quả và không mang lại hiệu quả.
Các cuộc họp không hiệu quả làm lãng phí thời gian và năng lượng của mọi người. Nếu cắt giảm hoàn toàn một số cuộc họp không phải là một lựa chọn, bạn có thể thực hành tổ chức các cuộc họp tốt hơn. Khung cuộc họp 7Ps của James Macanufo là một công cụ họp nhanh hiệu quả để lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp hiệu quả.
7P đại diện cho:
- Mục đích: Tại sao bạn tổ chức một cuộc họp? Chương trình nghị sự là gì?
- Sản phẩm: Kết quả hoặc tài liệu nào sẽ được tạo ra trong cuộc họp?
- Mọi người: Bạn nên mời ai? Họ quan trọng như thế nào đối với cuộc họp?
- Tiến trình: Bạn sẽ tạo điều kiện cho cuộc họp diễn ra như thế nào?
- Cạm bẫy: Những điều có thể xảy ra sai sót là gì?
- Chuẩn bị: Những việc bạn phải làm trước khi cuộc họp bắt đầu là gì?
- Mối quan tâm thực tế: Cuộc họp sẽ được tổ chức ở đâu? Ai đang mang cái gì?
Khuôn khổ này giúp bạn luôn chuẩn bị và đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Nếu bạn không phải là người phụ trách cuộc họp, bạn có thể đề xuất công cụ này cho người tổ chức. Nếu được triển khai tốt, điều này có thể cải thiện đáng kể tiện ích của cuộc họp, bất kể là ảo hay khác.
5. Lộn xộn không gian làm việc
Một máy trạm và máy tính để bàn lộn xộn là những thứ gây phân tâm rõ ràng, vì nó sẽ khó tập trung khi có quá nhiều thứ phải chăm sóc. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải giữ cho cả không gian làm việc kỹ thuật số và vật lý của bạn sạch sẽ và tối thiểu.
Đầu tiên, hãy sắp xếp bàn làm việc của bạn bằng cách bỏ hết những thứ không cần thiết. Tiếp theo, tối ưu hóa không gian làm việc kỹ thuật số của bạn bằng cách dọn dẹp hộp thư đến email, sắp xếp các thư mục trên màn hình, đánh dấu các công cụ quan trọng, tắt cửa sổ bật lên trên trình duyệt, v.v.
6. Đa nhiệm
Bạn có thể cảm thấy như đang hoàn thành nhiều công việc hơn khi thực hiện đa nhiệm, nhưng thực tế nó lại có tác dụng ngược lại. Thay vào đó, tốt hơn là hãy ưu tiên từng nhiệm vụ một, hoàn thành nó và sau đó chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Các công cụ quản lý dự án như Asana, Monday và TasksBoard có thể giúp bạn sắp xếp công việc của mình tốt hơn.
Bạn cũng có thể sử dụng các mẹo chặn thời gian này để chia ngày của mình thành nhiều khối thời gian, phân công nhiệm vụ cho từng khối và sau đó tuân theo lịch trình. Đó là một cách tuyệt vời để tránh đa nhiệm, xây dựng đạo đức làm việc vững vàng và tăng năng suất của bạn.
7. Quản lý vi mô
Thực tế đã biết rằng quản lý vi mô là một trong những vấn đề gây mất tập trung lớn nhất mà nhân viên phải đối mặt tại nơi làm việc. Nó không chỉ cản trở năng suất làm việc của bạn mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần và sự hài lòng trong công việc. May mắn thay, rất nhiều sản phẩm phần mềm ngày nay cho phép bạn chia sẻ tài liệu của mình với những người khác để cộng tác trong thời gian thực.
Ví dụ: nếu bạn sử dụng Google Documents, bạn có tùy chọn mời một thành viên trong nhóm với tư cách là Người xem, Bình luậnhoặc là Biên tập viên. Bạn có thể sử dụng tính năng này để thêm người quản lý của mình và yêu cầu họ đề cập đến các đề xuất và cải tiến ở bên mà không cần phải ghé thăm bàn làm việc của bạn. Tính năng này có sẵn cho hầu hết các sản phẩm Google Workspace.
Tìm hiểu cách tránh bị phân tâm để hoạt động tốt hơn
Sự xao nhãng ở nơi làm việc là điều không thể tránh khỏi. Một số nằm trong tầm kiểm soát của bạn và một số thì không. Đối với những thứ mà bạn có thể kiểm soát, bạn có thể sử dụng tất cả các loại công cụ và kỹ thuật để tránh chúng và duy trì sự tập trung của mình.
Nhưng hãy đảm bảo rằng các giải pháp bạn quyết định sử dụng phù hợp với nơi làm việc của bạn và không cản trở hiệu suất của bất kỳ ai khác. Nếu các công cụ không thể tránh được một sự phân tâm nào đó, hãy nói chuyện với giám đốc nhân sự của bạn để yêu cầu giải pháp.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
