7 cách hack Asana bạn cần biết

Asana là một công cụ quản lý dự án thúc đẩy năng suất. Nhiều công cụ và tính năng của nó làm cho nó trở thành một lựa chọn phổ biến cho cả những cá nhân muốn tổ chức công việc của họ hoặc cho các nhóm lớn và nhỏ.

Bạn đang muốn cải thiện kỹ năng Asana của mình? Muốn có một số mẹo giúp bạn tận dụng tối đa nền tảng này? Chúng tôi đã có bạn bảo hiểm.

Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy một số bản hack Asana yêu thích của chúng tôi. Thêm vào đó, chúng hoàn hảo cho mọi cấp độ kỹ năng và dành cho bất kỳ ai sử dụng Asana bất kể gói định giá của bạn là bao nhiêu.

1. Thiết lập nhiệm vụ định kỳ

Có những công việc nào bạn thấy mình phải tạo lặp đi lặp lại hàng ngày hoặc hàng tuần không? Ví dụ: có thể bạn tạo các nhiệm vụ để kiểm tra email hoặc xem xét các dự án hàng tuần.

Các tác vụ này có thể được thiết lập lặp lại bên trong Asana. Thêm vào đó, nó nhanh chóng và dễ dàng thực hiện chỉ trong một vài cú nhấp chuột. Trước tiên, hãy tạo một nhiệm vụ mới và sau đó làm theo các bước sau:

1. Lựa chọn Không có ngày đến hạn để thay đổi ngày đến hạn cho nhiệm vụ của bạn.

2. Ở cuối cửa sổ bật lên nhỏ, bạn sẽ thấy các mũi tên xoáy hoặc Đặt để lặp lại. Chọn nó.

3. Chọn thời điểm nhiệm vụ của bạn sẽ lặp lại, cũng như số ngày thực hiện nhiệm vụ định kỳ của bạn.

2. Bật “Không làm phiền”

Nếu đang đi nghỉ hoặc chỉ muốn tập trung vào công việc, bạn có thể bật nhanh chế độ Không làm phiền. Làm như vậy:

1. Chọn ảnh hồ sơ của bạn để mở cài đặt của bạn.

2. Sau đó, chọn Thông báo.

3. Lựa chọn Tạm dừng thông báo và sau đó bạn muốn tạm dừng trong bao lâu để bật Đừng làm phiền.

Nếu bạn không muốn phải bật tính năng này mỗi khi muốn dừng thông báo, bạn cũng có thể tạo lịch biểu. Chỉ cần chọn hộp bên cạnh Đừng thông báo cho tôi từ và sau đó chọn thời gian của bạn.

3. Sử dụng phím tắt

Cũng giống như bất kỳ công cụ năng suất vững chắc nào, Asana cung cấp một loạt các phím tắt mà bạn có thể sử dụng để đơn giản hóa bất kỳ tác vụ nào. Một số phím tắt yêu thích của chúng tôi bao gồm:

• Tab-BKSP để xóa các nhiệm vụ đã chọn
• Tab-H để quay lại màn hình chính
• Tab-M để giao một nhiệm vụ cho chính bạn
• Tab-P để thêm vào một dự án
• Chuyển hướng-/ để tìm kiếm một dự án, thẻ, người hoặc nhiệm vụ
• tôi để lưu trữ trong hộp thư đến của bạn
• Tab-N để tạo một phần mới

4. Tạo công việc từ email của bạn

Hộp thư đến của bạn có thể là một nguồn gây thất vọng. Thêm nhu cầu tạo các nhiệm vụ Asana mới cho các dự án mới vào hộp thư đến của bạn và bạn có thể chỉ muốn giơ tay và bỏ đi.

May mắn thay, bạn có thể tạo các tác vụ mới từ email một cách dễ dàng bên trong Asana.

Bạn có thể gửi một công việc cho My Task của mình bằng cách gửi email đến x@mail.asana.com. Asana sẽ tạo một nhiệm vụ mới trong không gian làm việc được liên kết với địa chỉ email của bạn.

Hình ảnh này hiển thị các mục bạn có thể thêm vào email của mình để tùy chỉnh thêm các tác vụ Asana của bạn. Chỉ cần điền vào khi cần thiết và sau đó gửi.

5. Dự án sao để truy cập nhanh

Nếu bạn có rất nhiều dự án trong Asana của mình, có thể là một điều khó khăn khi cố gắng xác định vị trí những dự án bạn sử dụng thường xuyên nhất. Và thậm chí một vài giây tìm kiếm và cuộn có thể cắt giảm công việc của bạn mỗi ngày.

Bạn có thể dễ dàng gắn dấu sao cho các dự án bên trong Asana để lưu chúng lại để dễ dàng truy cập. Làm như vậy:

1. Tìm dự án bạn muốn thêm vào danh sách yêu thích bên trong thanh menu bên trái màn hình.

2. Chọn menu ba chấm và sau đó chọn Thêm vào mục yêu thích.

3. Bây giờ, bạn sẽ thấy dự án của mình được liệt kê trong Mục yêu thích ở đầu thanh menu.

Hoặc, nếu bạn đang ở trong dự án, bạn có thể nhanh chóng gắn dấu sao cho dự án đó bằng cách chọn biểu tượng dấu sao bên cạnh tên dự án.

Xem qua các dự án của bạn và yêu thích bất kỳ dự án nào trong số chúng mà bạn muốn giữ lại.

6. Mã màu cho các dự án của bạn

Để cải thiện tổ chức dự án, bạn cũng có thể mã màu cho các dự án Asana của mình. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có những việc cần làm cá nhân lẫn vào các nhiệm vụ công việc của mình.

Đối với các dự án mã màu, hãy tìm dự án trong thanh menu ở bên trái màn hình của bạn. Chọn menu ba chấm và sau đó Đặt màu và biểu tượng. Cuối cùng là chọn màu phù hợp với nhu cầu của bạn.

Không chắc chắn làm thế nào để mã màu? Có vô số phương pháp. Ví dụ: bạn có thể đặt một màu cụ thể cho các nhiệm vụ công việc và một màu khác cho các nhiệm vụ cá nhân.

Hoặc, bạn có thể đặt một màu cho những dự án có mức độ ưu tiên cao và một màu khác cho những dự án không quan trọng. Chơi xung quanh với các tùy chọn để xem những gì bạn thích nhất.

Bạn cũng có thể chọn một biểu tượng tùy chỉnh cho từng dự án bằng các bước tương tự. Chỉ cần nhớ chọn hộp bên cạnh Đặt cho tất cả mọi người để đảm bảo các thay đổi chỉ được thực hiện đối với chế độ xem tác vụ của bạn.

7. Sử dụng Cài đặt Trạng thái Dự án

Một trong những tính năng yêu thích của chúng tôi bên trong Asana là khả năng đặt các trạng thái của dự án làm chỉ báo về cách các dự án đang tiến triển.

Ví dụ: bạn có thể chia sẻ xem một dự án có đang tiến hành theo lịch trình hay không, có nguy cơ chạy chệch hướng hay không hoàn toàn. Sau đó, Asana sẽ giúp bạn đăng cập nhật trạng thái cho mọi người cùng xem.

Để thay đổi trạng thái dự án, hãy mở dự án của bạn trong Asana. Tiếp theo, chọn Đặt trạng thái. Ở bên phải màn hình, bạn sẽ thấy các tùy chọn trạng thái để lựa chọn.

Sau khi bạn chọn một tùy chọn trạng thái, Asana sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn tạo cập nhật trạng thái. Bạn có thể chọn tiêu đề, thêm bất kỳ chi tiết dự án nào và chọn người để gửi bản cập nhật.

Bạn cũng có thể chọn gửi cho mình lời nhắc cập nhật trạng thái các dự án của mình vào thứ Sáu hàng tuần bằng cách chọn nút gạt bên cạnh Nhắc tôi cập nhật vào thứ Sáu hàng tuần.

Đây là một cách tuyệt vời để giữ cho bản thân hoặc nhóm của bạn được cập nhật về những gì đang diễn ra tốt đẹp và những gì cần can thiệp.

Những vụ tấn công này chỉ làm trầy xước bề mặt của những gì Asana có thể làm

Cho dù bạn là người mới sử dụng Asana hay một chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, luôn có điều gì đó mới mẻ để khám phá bên trong nền tảng này.

Đó là một phần của những gì làm cho Asana trở thành một công cụ quản lý dự án đáng kinh ngạc để sử dụng cho cá nhân hoặc nhóm.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả