7 cách để tổ chức quy trình làm việc của bạn bằng Microsoft Lists

Trong khi quản lý một dự án, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng nhóm của bạn thống nhất và làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, điều đó nói thì dễ hơn làm. Khuyến khích năng suất trong nhóm có thể hơi khó khăn. May mắn thay, các ứng dụng như Microsoft Lists có thể làm cho nhiệm vụ này trở nên dễ quản lý hơn.

Microsoft Lists là một phần của hệ sinh thái Microsoft 365. Mặc dù nhìn bề ngoài, nó giống như một ứng dụng danh sách việc cần làm đơn giản, nhưng nó cho phép bạn làm được nhiều hơn thế nhờ các mẫu linh hoạt. Chúng ta sẽ xem những gì có thể với ứng dụng này và cách bạn có thể sử dụng nó để tăng năng suất của mình.

1. Nội dung lên lịch

Microsoft Lists cho phép bạn quản lý xuất bản nội dung trên nhiều nền tảng một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bộ lập lịch nội dung là một trong nhiều mẫu có sẵn trong ứng dụng. Bạn có thể lên lịch đăng bài cho phương tiện truyền thông xã hội, blog hoặc trang web và thậm chí theo dõi hiệu suất của những bài đăng này.

Nó tương tự như việc tạo lịch trình nội dung trong Lịch Google, nhưng bạn có một mẫu làm sẵn ở đây rất dễ chỉnh sửa. Mẫu này cho phép bạn tập trung vào việc tạo nội dung chất lượng cao và hợp lý hóa quá trình tạo/phân phối bằng cách chia sẻ lịch với nhóm của bạn. Danh sách này cũng cho phép bạn phân công dự án cho các thành viên khác trong nhóm và cho phép bạn theo dõi thời hạn một cách dễ dàng.

2. Theo dõi tiến độ công việc

Các Trình theo dõi tiến độ công việc mẫu sẽ hỗ trợ bạn tổ chức và quản lý công việc và dự án của bạn. Nó cho phép bạn xem tất cả các nhiệm vụ và dự án của mình ở một nơi, cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và luôn cập nhật những việc cần hoàn thành.

Bạn có thể giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của mình và kiểm tra tiến trình của họ trong thời gian thực. Điều này cũng hữu ích để đánh giá thời gian thực hiện một nhiệm vụ nhất định, vì vậy bạn có thể tính đến điều đó để lập kế hoạch trong tương lai. Ứng dụng này cũng giúp bạn dễ dàng phân loại các nhiệm vụ, đặt mức độ ưu tiên và đặt ngày bắt đầu/đến hạn.

Một số tính năng này tương tự như các ứng dụng quản lý tác vụ tốt nhất và đó là lời khen ngợi dành cho những gì về cơ bản là một ứng dụng giống như bảng tính đơn giản trên bề mặt.

3. Vấn đề theo dõi

Cho dù bạn đang làm việc một mình hay với một nhóm, các vấn đề và vấn đề sẽ phát sinh trong các dự án. Điều này có thể bao gồm lỗi phần mềm, sự cố kỹ thuật, sửa đổi thiết kế, v.v. May mắn thay, bạn có thể sử dụng Người tìm bệnh mẫu trong Microsoft Lists để quản lý mọi vấn đề phát sinh trong một dự án.

Mẫu bao gồm thông tin chi tiết về từng vấn đề, chẳng hạn như mức độ ưu tiên, trạng thái và người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề đó. Bạn có thể sử dụng thông tin này để đảm bảo rằng các vấn đề quan trọng được xử lý kịp thời, giúp các nhóm luôn ngăn nắp và hoàn thành công việc của họ. Nó thậm chí còn cho bạn biết khi một vấn đề được báo cáo, vì vậy bạn có thể quay lại vấn đề đó để tham khảo trong tương lai.

4. Theo dõi nhân viên mới

Nếu một phần công việc của bạn đòi hỏi phải tuyển dụng, phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên mới, bạn sẽ nhận thức rõ toàn bộ thử thách đó có thể mệt mỏi như thế nào. Các Trình theo dõi tuyển dụng mẫu trong Microsoft Lists giúp bạn dễ dàng quản lý quy trình tuyển dụng nhân viên mới.

Bạn có thể theo dõi thông tin chi tiết của từng ứng viên, chẳng hạn như chức danh công việc, thời gian phỏng vấn, nhà tuyển dụng, v.v. Mẫu này thậm chí còn cho phép bạn xem hồ sơ LinkedIn của từng ứng viên và tiếp tục trực tiếp từ ứng dụng. Nó cũng giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến trình của từng ứng viên trong toàn bộ quá trình tuyển dụng

5. Cải thiện quy trình làm việc

Microsoft Lists cũng giúp xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả cho quy trình công việc hiệu quả. Điều này làm cho việc quản lý công việc của bạn dễ dàng hơn. Công cụ này giúp bạn xác định các nút thắt cổ chai và sự thiếu hiệu quả trong quy trình hiện tại của bạn và tìm cách khắc phục chúng.

Mặc dù không có mẫu nào được đặt cụ thể cho việc này, nhưng sự kết hợp của các mẫu tiến độ công việc, lịch trình nội dung và hành trình sự kiện sẽ rất hữu ích. Bạn có thể dễ dàng tìm ra nhiệm vụ nào mất nhiều thời gian hơn, vì vậy bạn có thể tìm ra cách hợp lý hóa quy trình trong giai đoạn lập kế hoạch.

Mỗi danh sách cũng cho phép bạn xem thành viên nào trong nhóm mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định, cho phép bạn nhanh chóng giải quyết các vấn đề về năng suất/hiệu quả với nhóm.

6. Theo dõi chi phí

Quản lý dòng tiền là rất quan trọng để thành công về tài chính và theo dõi chi phí của bạn là điều quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. May mắn thay, có một khuôn mẫu cho điều này được gọi là Trình theo dõi chi phí trong Danh sách Microsoft. Nó cho phép bạn theo dõi và kiểm soát mọi chi phí mà doanh nghiệp của bạn thực hiện.

Bạn có thể nhập chi phí cá nhân bằng cách nhập số tiền, ngày tháng và danh mục mua hàng hoặc chi phí. Phân loại đơn giản hóa khá nhiều mẫu này, cho phép bạn nhanh chóng sắp xếp và quản lý các danh mục khác nhau.

Nó thậm chí còn cho phép bạn thêm các khoản thu để tính toán dòng tiền của bạn hàng tháng hoặc hàng năm. Điều này hoạt động tương tự như trình theo dõi ngân sách của Notion và giúp quản lý ngân sách dự án.

7. Quản lý tài sản

Các Quản lý tài sản mẫu trong ứng dụng cho phép bạn theo dõi tất cả các thiết bị trong tổ chức của mình. Sử dụng mẫu này, bạn có thể dễ dàng tìm ra thời điểm thiết bị được đăng ký và trả lại. Bạn có thể gán thẻ nội dung cho từng sản phẩm và dễ dàng xem trạng thái, kiểu máy, số sê-ri và chủ sở hữu hiện tại của từng thiết bị.

Hơn nữa, bạn có thể nhanh chóng thêm ảnh, ngày mua, giá mua và số đơn đặt hàng cho từng thiết bị được kiểm xuất hoặc kiểm nhập vào hệ thống. Bạn thậm chí có thể thêm ghi chú cho bạn biết về tình trạng thiết bị cho từng nội dung.

Danh sách của Microsoft: Phần mềm được đánh giá cao để quản lý công việc của bạn

Bạn có thể ngạc nhiên với những gì được cung cấp với Microsoft Lists. Nếu bạn đã đăng ký Microsoft 365, thì việc sử dụng danh sách sẽ là điều dễ dàng đối với bạn. Nó cũng so sánh tốt với các ứng dụng năng suất khác, vì các mẫu ngang bằng với một số mẫu Notion tốt nhất.

Điều duy nhất còn thiếu với Microsoft Lists là ghi chú. Mặc dù bạn có thể tạo ghi chú trong ứng dụng, nhưng một mẫu phù hợp để làm như vậy sẽ biến điều này thành một trong những ứng dụng năng suất tốt nhất hiện có. Thậm chí sau đó, số lượng nội dung bạn có thể làm với ứng dụng này là không thể tin được.