6 Mẹo quản lý thời gian để tổ chức khối lượng công việc của riêng bạn

Công việc, nơi bạn có quyền tự chủ về những gì bạn làm, là điều tuyệt vời nếu bạn không thích bị chỉ bảo phải làm gì và mang lại nhiều sự hài lòng. Tuy nhiên, cùng với sự tự do đi kèm với nhu cầu sắp xếp và quản lý công việc của riêng bạn.

Điều này đòi hỏi kỹ năng quản lý thời gian và công việc, và nó không nhất thiết phải đến một cách tự nhiên. Hãy xem một số cách đáng tin cậy để bạn có thể củng cố khả năng của mình trong lĩnh vực này và bắt đầu đảm nhận khối lượng công việc của chính mình một cách hiệu quả.

1. Tập thói quen sử dụng lịch

Chỉ dựa vào trí nhớ của bạn để theo dõi lịch trình của bạn có thể dẫn đến sai sót lớn của con người. Cách dễ nhất để thành thạo việc quản lý thời gian tốt là sử dụng lịch cho mọi thứ và thực hiện việc này thường xuyên.

Có nhiều ứng dụng lịch kỹ thuật số mà bạn có thể sử dụng, chẳng hạn như Outlook và Lịch Google. Ngoài ra, bạn có thể chọn Tweek, nếu bạn thích một người lập kế hoạch dựa trên nhiệm vụ.

Liên quan: Cách phân loại màu cho lịch Outlook của bạn

Mục đích là đưa mọi thứ vào lịch của bạn, bao gồm các cuộc họp, các phần công việc và sự kiện, và về cơ bản là bất cứ điều gì bạn biết mình cần phải làm. Nếu có điều gì đó bạn biết rằng bạn có thể quên, hãy điền vào. Bạn nên điền vào lịch của mình trước càng nhiều càng tốt, vì vậy hãy dành ra một chút thời gian vào đầu tuần để thực hiện việc này.

2. Sắp xếp các email của bạn vào các thư mục

Giữ tất cả email trong Hộp thư đến của bạn có thể tạo ra sự hỗn loạn, đặc biệt nếu bạn cần tìm một email gửi đến quan trọng vào một ngày sau đó. Để khắc phục điều này, bạn nên sắp xếp các email của mình vào các thư mục có liên quan.

Các thư mục bạn tạo phải cụ thể cho công việc và vai trò của bạn, đồng thời tạo nó để bạn có thể tìm thấy thông tin một cách nhanh chóng. Điều này có thể bao gồm các thư mục cho các dự án, thông báo và cập nhật của công ty, các thành viên trong nhóm, email bạn cần theo dõi, v.v.

Tốt nhất bạn nên tránh xóa các email liên quan đến công việc, bởi vì ngay cả khi điều gì đó có vẻ không phù hợp hiện tại, điều đó không có nghĩa là nó sẽ không còn trong tương lai.

Bạn có thể không thấy ngay lợi ích của việc tổ chức liên lạc theo cách này, nhưng về lâu dài, nó sẽ giúp bạn kiểm soát được khối lượng công việc của mình.

3. Tổ chức Ổ đĩa tệp của bạn

Không có gì gây hại cho năng suất của bạn hơn một ổ đĩa chứa hàng trăm tệp rời. Việc làm này khiến việc tìm kiếm thứ bạn cần trở nên khó khăn và quá sức, dẫn đến việc trì hoãn và né tránh.

Cũng giống như với email của bạn, điều quan trọng là phải sắp xếp các tệp của bạn vào các thư mục để bạn có thể luôn cập nhật công việc của mình. Về bản chất, bạn không nên có bất kỳ tệp nào không được lưu trữ trong một thư mục chuyên dụng.

Liên quan: Các công cụ hiệu quả để cải thiện sự tập trung trong văn phòng gây mất tập trung

Làm điều này sẽ không tự động giúp bạn quản lý khối lượng công việc tốt hơn, nhưng nó sẽ giúp bạn quản lý thời gian và giữ cho bạn nhất quán. Bạn đã bao giờ nghe câu nói “một ngôi nhà ngăn nắp là một tâm trí ngăn nắp”? Điều tương tự cũng áp dụng cho không gian làm việc kỹ thuật số của bạn!

4. Theo dõi công việc của bạn

Có quyền tự chủ trong công việc có nghĩa là bạn được kỳ vọng sẽ theo dõi các nhiệm vụ đang diễn ra của chính mình và làm thế nào để điều đó phù hợp với nỗ lực toàn đội rộng lớn hơn. Do đó, không cần phải nói rằng bạn yêu cầu một cách thực tế để làm điều này.

Bạn có thể tạo một bảng tính liệt kê tất cả tiến trình công việc của mình, từ những khách hàng mà bạn đang làm việc cho đến lập kế hoạch dự án. Microsoft Excel và Google Trang tính có rất nhiều mẫu mà bạn có thể sử dụng hoặc bạn có thể tạo một mẫu từ đầu. Lý tưởng nhất là bảng tính của bạn nên cung cấp cho bạn sự giám sát về:

• Phần của công việc là gì.

• Thời hạn.

• Các chỉ số tiến độ.

• Các nhiệm vụ liên quan đến nó.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc, chẳng hạn như Asana, giúp bạn tổ chức một số công việc. Bất kể bạn chọn theo dõi công việc của mình bằng cách nào, nếu bạn chịu trách nhiệm duy nhất về khối lượng công việc của mình, thì điều cần thiết là bạn phải có một số loại tổng quan trực quan.

Liên quan: Những điều bạn cần biết về Asana

5. Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn một cách hiệu quả

Khi bạn không có ai đó chỉ bảo bạn phải làm gì, bạn cần phải tìm ra nhiệm vụ nào được ưu tiên hơn những nhiệm vụ khác. Kỹ năng này thường là kỹ năng mà mọi người gặp khó khăn nhất vì nó đòi hỏi suy nghĩ về bức tranh lớn hơn và dự đoán kết quả trong tương lai.

May mắn thay, có một số phương pháp đã thử và đã thử nghiệm để thực hiện việc này, để giúp bạn. Phương pháp MoSCoW giúp bạn sắp xếp các công việc thành phải có, nên có, có thể có và sẽ không có. Nó là một hệ thống phân cấp cho phép bạn xác định nhiệm vụ nào là cần thiết và nhiệm vụ nào không.

Ma trận Eisenhower là một phương pháp khác phân loại nhiệm vụ của bạn thành lưới 2×2: khẩn cấp, quan trọng, không khẩn cấp và không quan trọng. Do đó, nếu nhiệm vụ của bạn rơi vào ô Khẩn cấp / Quan trọng, điều đó có nghĩa là bạn cần phải thực hiện ngay. Trong khi nếu nó rơi vào ô Không khẩn cấp / Không quan trọng, bạn có thể bỏ qua nó ngay bây giờ.

6. Tiết kiệm thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại

Mọi người dành khoảng 25% thời gian tại nơi làm việc cho những công việc lặp đi lặp lại; đây là một phần lớn thời gian và nó cực kỳ kém hiệu quả. Đây có thể là những email bạn gửi mà nội dung giống hệt nhau hoặc những khối văn bản bạn viết ra trong báo cáo.

Tin tốt là bạn có thể tự động hóa công việc thường ngày như thế này bằng cách sử dụng Tiện ích mở rộng Chrome Magical Text Expander. Đây là một ứng dụng miễn phí cho phép bạn tạo tối đa 10 phím tắt thay vì viết đi viết lại cùng một văn bản.

Liên quan: Các công việc hàng ngày bạn có thể tự động hóa bằng Zapier

Kích hoạt phím tắt có thể là sự kết hợp của các ký hiệu và chữ cái. Khi bạn nhập chúng, nó sẽ tự động tạo ra văn bản đầy đủ mà bạn cần. Ví dụ, gõ #báo cáo sẽ tạo báo cáo khung đầy đủ và bạn có thể vào và chỉnh sửa bất kỳ chi tiết liên quan nào.

Luôn cập nhật khối lượng công việc của bạn

Bạn rất dễ trở nên thiếu tổ chức và mắc sai lầm khi quản lý khối lượng công việc của mình. Do đó, đảm bảo bạn có mọi thứ để giảm thiểu điều này là điều cần thiết.

Là con người, chúng ta chỉ có thể lưu trữ rất nhiều thông tin trong não của mình, vì vậy đừng tạo gánh nặng cho bản thân khi cố gắng ghi nhớ mọi thứ. Sử dụng các mẹo được khám phá ở đây, bạn sẽ dễ dàng quản lý số tiền tải xuống của chính mình một cách hiệu quả và theo thời gian, nó sẽ trở thành bản chất thứ hai.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả