6 kỹ năng giao tiếp để thành công khi làm việc từ xa

Không có gì bí mật khi người tìm việc cần kỹ năng giao tiếp. Trên thực tế, kỹ năng giao tiếp luôn là một trong những phẩm chất mong muốn nhất mà các nhà quản lý tuyển dụng tìm kiếm ở các ứng viên. Toàn bộ quá trình tuyển dụng đòi hỏi các kỹ năng giao tiếp: soạn thảo sơ yếu lý lịch của bạn để hoàn thành cuộc phỏng vấn xin việc đó, thực sự làm việc với công việc đó, và cuối cùng là từ chức (hoặc bị sa thải).

Bây giờ làm việc từ xa đang gia tăng; kỹ năng giao tiếp thậm chí còn trở nên quan trọng hơn đối với sự thành công trong sự nghiệp. Nếu sự hiểu lầm có thể xảy ra trong các cuộc gặp mặt trực tiếp, thì còn gì hơn khi hầu hết các tương tác được thực hiện trực tuyến? Dưới đây là những kỹ năng giao tiếp hàng đầu bạn cần để thành công trong công việc từ xa của mình.

1. Ghi chú

Ghi chép là một kỹ năng quan trọng trong thế giới kỹ thuật số, nơi chúng ta đang quá tải với thông tin. Một bài báo của Trung tâm Nghiên cứu Pew về những tác động tiêu cực của cuộc sống kỹ thuật số đã trích dẫn lời một người trả lời rằng:

“Một tác động lớn (của cuộc sống kỹ thuật số) là tổng thể giảm trí nhớ ngắn hạn, và… câu hỏi là gì?” – người trả lời ẩn danh, Trung tâm Nghiên cứu Pew

Việc siêu kết nối đã gây khó khăn cho việc duy trì công việc, điều này đặt ra một vấn đề cho người sử dụng lao động và những người làm việc từ xa. Như Indeed nói, nhà tuyển dụng mong muốn các thành viên trong nhóm có thể giải thích các hướng dẫn và truyền đạt hiệu quả điều này cho người khác. Bạn chắc chắn sẽ không thể làm điều này nếu bạn giống như người trả lời ẩn danh đó.

Nếu bạn liên tục thấy mình quên nhiệm vụ, hãy sử dụng các ứng dụng ghi chú. Có rất nhiều công cụ trực tuyến mà bạn có thể sử dụng, từ các ứng dụng rất đơn giản như Microsoft Sticky Notes đến Obsidian phức tạp hơn (dành cho những người ghi chú phức tạp trên steroid) cho đến Todoist phổ biến, chiếm một vị trí chính giữa hai phần đầu.

2. Khả năng đáp ứng

Ở nơi làm việc thực tế, mọi người dễ dàng trò chuyện với bạn tại phòng làm việc của bạn hoặc trong giờ ăn trưa và nhận được câu trả lời ngay lập tức. Ở nơi làm việc ảo, bạn có thể dễ dàng bỏ qua hoặc quên trả lời email, cuộc gọi hoặc tin nhắn tức thì.

Nếu bạn không muốn mọi người nghĩ rằng bạn đang chậm trễ trong công việc, hãy cố gắng hết sức để đáp ứng (trừ khi bạn đang trong trường hợp khẩn cấp hoặc đang đi nghỉ). Bạn có thể dễ dàng đánh mất lòng tin của nhóm hoặc khách hàng nếu bạn không trả lời những tin nhắn quan trọng nhất. Hãy thử các phương pháp hay nhất sau để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin liên lạc quan trọng nào:

Nếu trong trường hợp bạn bỏ lỡ điều gì đó, hãy nhanh chóng xin lỗi và sửa đổi.

3. Trình bày trực tuyến

Thuyết trình trực tuyến rất khác với thuyết trình trực tiếp. Thông thường, bạn sẽ cần chuẩn bị thiết bị công nghệ của riêng mình, hoặc bạn sẽ phải phối hợp với một người khác ở một địa điểm khác. Kết nối với khán giả cũng phụ thuộc vào giao tiếp bằng mắt, cử chỉ và chuyển động, phần lớn trong số đó bị mất trực tuyến.

Điều đó nói rằng, hãy đảm bảo rằng bạn đầu tư vào thiết bị tốt và công cụ trực tuyến để bạn có âm thanh chuyên nghiệp và trông đẹp mắt trên webcam. Thực hành với bản trình bày của bạn — thậm chí có thể tự ghi âm bằng trình ghi màn hình Loom — cho đến khi bạn tự tin về giọng điệu, âm lượng, trang trình bày và hình thức của mình.

Vì khán giả của bạn sẽ tương tác với các trang trình bày của bạn hầu hết thời gian, nên tránh sử dụng các bản trình bày trang trình bày nhàm chán. Bạn có thể tải xuống các mẫu hấp dẫn trên các trang web như 24Slides và Powerpointify. Hoặc bạn có thể thử Bản trình bày của Canva, cho phép các nhóm cộng tác trên bản trình bày, cho phép khán giả đặt câu hỏi và cho phép nhiều người trình bày điều khiển các trang trình bày.

4. Nhận và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng

Thật khó để tìm ra khách hàng và nhà tuyển dụng muốn gì ở bạn mà không cần tiếp xúc trực tiếp. Cũng khó hơn khi báo cáo về tiến độ công việc và kỳ vọng trong môi trường làm việc từ xa. Bạn thậm chí không có các tín hiệu phi ngôn ngữ để ngân hàng và bạn không thể thực sự “diễn giải” giọng điệu dựa trên một email.

Thiết lập quy trình làm việc của bạn để bao gồm một hệ thống phản hồi mang tính xây dựng sẽ cho phép những người trong nhóm của bạn có cơ hội đánh giá nhau một cách trung thực. Bạn có thể làm điều này thông qua:

• Biểu mẫu phản hồi: Đề xuất bằng cách sử dụng biểu mẫu phản hồi sử dụng các mẫu có thể chỉnh sửa từ Formstack hoặc 123FormBuilder.
• Tin khẩn: Đặt câu hỏi làm rõ thông qua kênh nhắn tin tức thời ưa thích của khách hàng / sếp của bạn. Bạn có thể hỏi, “Vì vậy, dựa trên email cuối cùng của bạn, bạn muốn tôi …” hoặc “Bạn đã đề cập rằng tôi cần … điều này có chính xác không?”
• E-mail: Lập và gửi một kế hoạch hành động khi bạn nhận được bất kỳ phản hồi nào yêu cầu bạn cải thiện công việc của mình.

5. Viết chuyên nghiệp

Phần lớn giao tiếp kỹ thuật số hiện đang diễn ra bằng văn bản, đặc biệt là đối với các nhóm đã quay lưng lại với các cuộc họp video dài và không hiệu quả. Chúng tôi trò chuyện, gửi email và gửi các tài liệu chính thức, tất cả đều yêu cầu chúng tôi viết rõ ràng.

Kỹ năng viết không thể nắm bắt đầy đủ các tính năng của giao tiếp trực tiếp, nhưng chúng có thể thông báo, thuyết phục, động viên hoặc biến đơn giản thành phức tạp một cách hiệu quả nếu được thực hiện tốt. Viết tốt cũng có thể tạo ra không gian thân mật và tạo ấn tượng ngay lập tức (nghĩa là nếu bạn giao tiếp kịp thời).

Để tăng cường khả năng viết của bạn, hãy luôn chỉnh sửa và đọc lại tác phẩm của bạn. Thật dễ dàng để cài đặt trình kiểm tra ngữ pháp như Grammarly hoặc Hemingway và sử dụng từ điển đồng nghĩa trực tuyến để giúp bạn tạo tài liệu không có lỗi. Để tìm hiểu phong cách và giọng nói, bạn có thể tải xuống sách Kindle hoặc tham gia các cộng đồng trực tuyến tốt nhất dành cho các nhà văn.

6. Sử dụng các kênh liên lạc khác nhau

Với rất nhiều công cụ giao tiếp hiện nay, điều quan trọng là phải biết những công cụ thích hợp nhất để sử dụng. Bạn nên gửi email hay sử dụng tin nhắn tức thì? Slack hay Microsoft Teams tốt hơn? Email thường tốt hơn để gửi thông tin chi tiết và một số thích trải nghiệm người dùng của Slack, nhưng nhà tuyển dụng và khách hàng của bạn có thể nghĩ khác.

Cách tốt nhất để làm điều này là hỏi xem họ thích gì hơn. Trong khi những người khác có thể coi Skype là lỗi thời, một số khách hàng vẫn thích nó hơn. Có thể họ thậm chí sẽ chọn cuộc gọi điện thoại hơn cuộc gọi video.

Ngay sau khi bạn biết kênh giao tiếp ưa thích của họ, hãy tự mình thử các kênh này. Đọc Câu hỏi thường gặp và xem hướng dẫn trực tuyến nếu nền tảng có vẻ phức tạp. Với một chút kiên nhẫn, bạn sẽ có thể sử dụng thành thạo các công cụ mới và thêm tự tin.

Các nhà giao tiếp có tay nghề giúp làm việc từ xa tốt hơn

Người giao tiếp có kỹ năng ngày nay nên học cách viết hiệu quả, ghi chú, phản ứng nhanh, thuyết trình trực tuyến, đưa ra và nhận phản hồi, và sử dụng các kênh giao tiếp khác nhau. Họ cũng nên biết các công cụ giao tiếp kỹ thuật số tốt nhất để sử dụng, tùy thuộc vào tình huống hoặc sở thích của nhà tuyển dụng.

Nắm vững những kỹ năng giao tiếp quan trọng này để có được sự tin tưởng của nhà tuyển dụng hoặc khách hàng của bạn và thành công trong công việc từ xa. Bạn đang tìm kiếm việc làm hoặc hy vọng cải thiện các kỹ năng khác của mình cho công việc? Bạn có thể muốn tìm hiểu về các kỹ năng cần thiết để có được một công việc.