6 hàm logic hàng đầu trong Excel bạn cần biết

Các hàm logic của Excel là xương sống của các công thức Excel; phân tích dữ liệu là không đầy đủ nếu không có các chức năng này. Bạn phải chuyển sang các hàm logic bất cứ khi nào bạn làm việc với các phần tử động và muốn gán một giá trị logic dựa trên một giá trị/điều kiện khác.

Giống như bất kỳ ngôn ngữ lập trình nào khác, Excel cung cấp một bộ hàm logic giúp đơn giản hóa cuộc sống của người dùng. Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu có điều kiện và muốn Excel tự động thực hiện một số phép tính cho bạn, thì đã đến lúc bạn cần nắm vững các công thức logic này.

Các hàm logic của Excel là gì?

Excel cung cấp nhiều chức năng cho người dùng cuối. Trong số tất cả các chức năng có sẵn, các hoạt động logic được sử dụng rộng rãi nhất vì chúng bổ sung giá trị mở rộng cho dữ liệu của bạn. Bạn có thể gán logic điều kiện khi đang di chuyển mà không phải lo lắng về việc tính toán và gán các giá trị liên quan cho từng ô dữ liệu.

Một số hàm logic thường được sử dụng bao gồm:

• NẾU NHƯ
• NẾU
• SỐ PHIẾU
• VÀ
• HOẶC
• KHÔNG

Bạn có thể sử dụng các hàm trên một cách riêng lẻ và với các câu lệnh IF. Khi bạn sử dụng chúng với câu lệnh IF, bạn sẽ nhận được các câu lệnh điều kiện mạnh mẽ, có thể nâng công thức của bạn lên một tầm cao mới và giúp bạn trở thành chuyên gia phân tích dữ liệu.

1. Câu lệnh NẾU

Câu lệnh IF là hàm cơ bản nhất trong Excel, nhưng dù sao nó cũng có một cú đấm. Khi gán các giá trị dựa trên điều kiện, bạn chuyển sang câu lệnh IF của Excel, hàm chính cho các điều kiện logic.

Tùy thuộc vào loại và cách sử dụng hàm IF, bạn sẽ nhận được kết quả phù hợp từ công thức của mình. Để nâng cao chất lượng sử dụng và công thức, bạn có thể sử dụng hai loại câu lệnh IF:

• Câu lệnh IF đơn
• Câu lệnh IF lồng nhau

A. Câu lệnh IF đơn

Câu lệnh IF độc lập là lý tưởng khi kiểm tra một điều kiện. Chỉ định điều kiện; tùy thuộc vào điều kiện này, câu lệnh IF sẽ trả về giá trị Đúng/Sai.

Đây là cách bạn có thể sử dụng câu lệnh IF với một tiêu chí duy nhất:

 =IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false]) 

Ví dụ: Khi giá trị điều kiện là 1, kết quả là Tốt và ngược lại, kết quả là Xấu khi giá trị điều kiện là 2.

 =IF(A2=1,"Good", IF(B2=1, "Bad")) 

B. Câu lệnh IF lồng nhau

Sử dụng hàm IF với hàm Nested IF trong Excel thật dễ dàng. Hàm IF lồng nhau cho phép bạn chuyển nhiều điều kiện trong một công thức. Bạn có thể chỉ định các điều kiện khác nhau và các giá trị Đúng/Sai kết quả bằng câu lệnh IF bổ sung.

Đây là công thức để sử dụng các câu lệnh IF lồng nhau:

 =IF(logical_test, [value_if_true], if(logical_test, [value_if_true], ....[value_if_false])) 

Thêm số dấu ngoặc đóng cần thiết vào cuối công thức để đóng tất cả các hàm IF của bạn.

Ví dụ: Nếu bạn có nhiều điều kiện như 1, 2, 3 và muốn gán giá trị liên quan cho từng số thì có thể sử dụng hàm IF lồng nhau như sau:

 =IF(A2=1,"Good", IF(A2=2, "Medium", "Bad")) 

Tùy thuộc vào giá trị điều kiện của bạn, một giá trị được gán tự động.

2. Chức năng IFS

Hàm IFS là một hàm logic tương đối đơn giản vì nó dễ đọc hơn và bạn có thể tính toán đồng thời nhiều điều kiện một cách hiệu quả.

Tuy nhiên, hàm IFS đánh giá tất cả các điều kiện đã xác định, không giống như đối tác của nó, chỉ đánh giá một điều kiện trong quá trình thực thi. Bạn có thể sử dụng hàm IFS như hình bên dưới:

 =IFS([Logical_test1, Value_if_True1],...) 

Trong hàm IFS, bạn phải xác định mọi giá trị Đúng và Sai.

3. Hàm IFERROR

Như tên gợi ý, bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để xử lý bất kỳ lỗi cố hữu nào bất cứ khi nào bạn gặp phải. Ví dụ: chia một số cho 0 sẽ cho bạn lỗi #DIV/0! lỗi trong Excel.

Ngoài ra, khi bạn sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel, bạn sẽ gặp lỗi #N/A mỗi khi nhận được kết quả giá trị trống/không khớp. Để bẫy các lỗi này và hiển thị một giá trị thay thế, bạn có thể sử dụng hàm IFERROR.

Đây là cú pháp để tham khảo:

 =IFERROR(value, value_if_error) 

Ví dụ: Khi bạn chia Tử số cho các giá trị cột Mẫu số, bạn nhận được lỗi #DIV/0! lỗi. Bạn có thể sử dụng IFERROR để hiển thị một giá trị thay thế (0 trong ví dụ bên dưới), ngay khi công thức dẫn đến lỗi.

 =IFERROR(A2/B2, 0) 

4. Hàm AND

Hàm AND là một phần của hàm IF và bạn có thể sử dụng hàm này để xác định hai hoặc nhiều điều kiện phụ thuộc trong công thức IF. Giả sử bạn phải hiển thị một kết quả, dựa trên hai tiêu chí trong công thức của bạn:

 =IF(AND(Criteria1, Criteria2), [value_if_true], [value_if_false]) 

Trước khi gán giá trị True, công thức sẽ kiểm tra xem tiêu chí 1 và 2 có được đáp ứng hay không. Nếu một trong hai điều kiện không được đáp ứng, nó sẽ tự động chuyển sang phần sau của công thức, giá trị Sai đã xác định.

Khi bạn có nhiều hơn hai điều kiện, bạn có thể điều chỉnh công thức trên; thay vì hai, chỉ định ba hoặc nhiều điều kiện với mệnh đề AND. Đây là cú pháp để tham khảo:

 =IF(AND(Criteria1, Criteria2, Criteria3...), [value_if_true], [value_if_false]) 

Ví dụ: Trong ví dụ sau, khi các giá trị trong cột Điều kiện thứ nhất và Điều kiện thứ hai bằng 1, thì kết quả là Tốt, ngược lại là Xấu.

 =IF(AND(A2=1,B2=1),"Good","Bad") 

5. Chức năng HOẶC

Hàm OR có nhiều mặt, cho phép bạn tự do mở rộng các hoạt động logic của mình. Không giống như hàm AND, hàm OR sẽ cung cấp kết quả nếu bất kỳ điều kiện cụ thể nào là Đúng. Ngoài ra, bạn sẽ nhận được giá trị Sai được chỉ định nếu các điều kiện không được đáp ứng.

 =IF(OR(Criteria1, Criteria2), [value_if_true], [value_if_false]) 

Đây là cách bạn có thể sử dụng hàm OR với nhiều điều kiện trong hàm IF:

 =IF(OR(Criteria1, Criteria2, Criteria3.....), [value_if_true], [value_if_false]) 

Ví dụ: Đầu ra hiển thị Tốt vì một điều kiện đã chỉ định là Đúng trong hàm OR.

6. KHÔNG chức năng

Điều gì xảy ra khi bạn có nhiều giá trị và muốn đảo ngược các kiểm tra có điều kiện của mình? Thay vì chỉ định tất cả các giá trị trong công thức, bạn có thể sử dụng hàm NOT với hàm IF để đơn giản hóa công thức của mình.

Bạn có thể coi hàm NOT là một hàm đảo ngược và nó hoạt động tốt khi bạn muốn chỉ định các điều kiện ngược lại trong câu lệnh IF của mình. Đây là cú pháp cơ bản của hàm NOT trong Excel:

 =IF(NOT(logical_test), [value_if_true], [value_if_false]) 

Ví dụ: Trong ví dụ bên dưới, điều kiện tìm kiếm giá trị ngược lại của 1 và hiển thị Xấu ngay khi điều kiện là Đúng.

Excel của Microsoft cung cấp nhiều chức năng cho người mới bắt đầu cũng như người dùng nâng cao. Với việc sử dụng rộng rãi, có rất nhiều điều đáng mong đợi trong Excel. Nếu bạn bắt đầu với Excel, bạn nên tìm hiểu các chức năng cơ bản nhất và di chuyển dần lên bậc thang để thành thạo công cụ.