6 cách sáng tạo để sử dụng Google Biểu mẫu tại nơi làm việc

Google Biểu mẫu là một phần mềm tạo khảo sát được bao gồm như một phần của Google Workspace và có nhiều tiềm năng sử dụng. Nó được thiết kế để thân thiện với người dùng và dễ dàng tạo và chia sẻ các cuộc khảo sát tại nơi làm việc và có thể tạo thành một phần quan trọng trong bộ công cụ tại nơi làm việc của bạn.

Không quan trọng bạn là người mới sử dụng ứng dụng này hay sử dụng nó thường xuyên. Sau đây, chúng tôi xem xét Google Biểu mẫu là gì và cách sử dụng nó một cách sáng tạo trong công việc.

Google Biểu mẫu là gì?

Google Biểu mẫu là một phần mềm khảo sát cho phép bạn tạo các khảo sát khác nhau và chia sẻ chúng với nhóm của bạn. Bạn có một số tùy chọn để chọn khi tạo biểu mẫu của mình, vì vậy bạn sẽ nhận được câu trả lời mà bạn cần. Điều này bao gồm các câu trả lời đoạn văn và văn bản đa dạng thức, hộp kiểm và trắc nghiệm, lưới, tải lên tệp và thang số.

Bạn có thể tải hình ảnh lên biểu mẫu của mình để làm cho biểu mẫu nổi bật và thêm cộng tác viên, để bạn có thể cộng tác với những người khác về phản hồi mà bạn nhận được. Khi bạn đã điền vào biểu mẫu của mình, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào Gửi ở trên cùng bên phải của màn hình và chọn xem bạn muốn phổ biến nó qua email, liên kết hay sử dụng mã nhúng.

1. Nhận phản hồi về các quy trình mới

Khi các quy trình mới được thực hiện tại nơi làm việc, thường có một khoảng thời gian mà mọi người cần phải điều chỉnh, và đôi khi nó có thể phát hiện ra một số vấn đề hoặc khó khăn mà trước đó không được đề cập đến. Trong những trường hợp này, bạn có thể muốn nhận một số phản hồi về cách mọi thứ đang diễn ra.

Tạo Biểu mẫu Google cho việc này giúp nhân viên có cơ hội được lắng nghe tiếng nói của họ. Tuy nhiên, đây cũng là cơ hội để sửa chữa mọi vấn đề trước khi chúng trở nên phổ biến hơn.

Đối với loại khảo sát này, bạn có thể muốn xem xét sử dụng các tính năng dưới đây của Biểu mẫu:

• Quy mô tuyến tính—Để thêm xếp hạng hoặc các tùy chọn đồng ý / không đồng ý.
• Hộp kiểm—Để có được ý tưởng về các tính năng được ưa chuộng hoặc không được yêu thích.
• Câu trả lời ngắn hoặc Đoạn văn—Để biết thông tin chi tiết.

2. Yêu cầu ý tưởng cho một dự án

Trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu của một dự án, điều quan trọng là phải có được quan điểm của nhân viên từ đối tượng mục tiêu của bạn. Chỉ vì điều gì đó có ý nghĩa với nhóm dự án của bạn, không có nghĩa là nó sẽ hiệu quả với tất cả mọi người. Thêm vào đó, có thể có những ý tưởng hữu ích mà bạn chưa cân nhắc.

Nếu bạn muốn có ý tưởng, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng Google Biểu mẫu cho phép trả lời bằng văn bản miễn phí, thay vì giới hạn câu trả lời ở dạng trắc nghiệm. Vì lý do đó, Câu trả lời ngắn hoặc Đoạn văn là các tùy chọn định dạng lý tưởng.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nếu bạn đang gửi Biểu mẫu cho nhiều đối tượng, bạn sẽ phải xem qua rất nhiều thông tin. Tùy thuộc vào phạm vi dự án của bạn, loại khảo sát này có thể phù hợp hơn với một nhóm nhỏ người.

3. Hợp lý hóa Truyền thông

Trong các công ty lớn hơn, nơi có nhiều phòng ban, bạn sẽ muốn cố gắng và sắp xếp hợp lý các thông tin liên lạc càng nhiều càng tốt. Nếu không, bạn có thể thấy nhân viên bị tấn công bởi các email và thông tin cập nhật từ các bộ phận khác nhau, không có trật tự thực sự cho mọi thứ.

Để làm điều này, bạn sẽ muốn tạo một mẫu Google Biểu mẫu chuẩn để các phòng ban gửi thông tin liên lạc của họ. Sau đó, định kỳ hai tuần hoặc hàng tháng, bạn có thể biên dịch thông tin này thành một email để gửi cho nhóm.

Bạn sẽ có thể xem tất cả thông tin từ Phản hồi trên Google Biểu mẫu và chỉ cần sao chép và dán nếu cần.

4. Yêu cầu biểu mẫu cho nhân viên

Có nhiều lý do tại sao nhân viên có thể cần điền vào biểu mẫu để yêu cầu một cái gì đó. Đó có thể là thiết bị mới, hỗ trợ, các cuộc họp với các bộ phận khác, v.v.

Thay vì sử dụng Google Tài liệu cho những yêu cầu này, bạn có thể tạo Biểu mẫu của Google. Điều này sẽ cho phép bạn lưu giữ hồ sơ tốt hơn về ai đang yêu cầu cái gì và giữ thông tin ở một nơi, thay vì rải rác trên nhiều tài liệu.

Biểu mẫu yêu cầu phù hợp nhất với hỗn hợp Nhiều lựa chọn, Hộp kiểm, Câu trả lời ngắnvà Đoạn văn, nhưng bạn cũng có thể sử dụng Ngày tháng và Ô đánh dấu tùy chọn, tùy thuộc vào thông tin bạn yêu cầu.

5. Gửi các vấn đề và truy vấn CNTT

Nơi làm việc của bạn có thể đã thiết lập đường dây điện thoại hoặc email để phản hồi các vấn đề liên quan đến CNTT, nhưng việc sử dụng Google Biểu mẫu để quản lý thông tin này có thể tỏ ra rất hữu ích. Bạn không chỉ có thể đặt các câu hỏi cụ thể để giúp thu thập thông tin về vấn đề mà còn có thể xem các xu hướng.

Ví dụ, bạn có thể bao gồm Nhiều lựa chọn những câu hỏi như:

• Bạn đã làm mới trang hay khởi động lại máy tính của mình chưa?
• Bạn đang gặp sự cố với kết nối internet?
• Đây có phải là lần đầu tiên bạn gặp vấn đề này?

Và sau đó, có một khoảng trống ở dưới cùng để Câu trả lời ngắn hoặc Đoạn văn, để nhân viên viết chi tiết hơn về vấn đề họ đang gặp phải.

6. Thu thập dữ liệu

Bạn có thể cần thu thập dữ liệu về các lĩnh vực cụ thể của công ty và mọi thứ đang hoạt động như thế nào. Đó có thể là cách nhân viên nhìn nhận những điều tốt đẹp được cung cấp tại nơi làm việc hoặc khối lượng công việc trông như thế nào trên cơ sở hàng tuần. Dù lý do là gì, Google Biểu mẫu là một cách nhanh chóng và dễ dàng để thực hiện việc này mà không cần phải tổ chức các cuộc họp hoặc nhóm làm việc tốn nhiều thời gian. Nó cũng cho phép bạn phản hồi mọi thứ một cách chủ động, thay vì phản ứng lại.

Đối với điều này, bạn sẽ muốn sử dụng các câu hỏi đưa ra câu trả lời bằng số, để bạn có thể đối chiếu dữ liệu một cách liền mạch, thay vì phải làm việc với nhiều văn bản. Vì lý do này, Thang đo tuyến tính, Nhiều lựa chọn, và Hộp kiểm là những lựa chọn tốt nhất.

Bạn cũng có thể bao gồm Câu trả lời ngắn hoặc Đoạn văn nếu bạn quan tâm đến dữ liệu định tính, nhưng một lần nữa, hãy lưu ý đến đối tượng mục tiêu của bạn lớn đến mức nào và điều này có thể có ý nghĩa gì đối với việc viết báo cáo.

Sử dụng Google Biểu mẫu để phát huy tiềm năng của nó

Thực tế, bạn có thể sử dụng Google Biểu mẫu cho bất kỳ lý do nào, khi bạn cần câu trả lời từ những người khác. Thay vào đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian họp và tạo nhiều tài liệu riêng biệt tại nơi làm việc bằng cách chọn biểu mẫu.

Nếu bạn chưa dùng thử Google Biểu mẫu cho một số ví dụ ở trên, hãy thử và xem liệu đó có phải là thứ phù hợp với mục tiêu của bạn không.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả