6 cách AI được sử dụng để hợp lý hóa công việc từ xa và kết hợp

Sự gia tăng của các mô hình làm việc từ xa và kết hợp đã chứng kiến ​​sự thay đổi đột phá trong cách chúng ta làm việc. Nhưng nó không phải là lực gây rối duy nhất trong khối. Sự gia tăng theo cấp số nhân trong việc sử dụng AI đã thay đổi cách chúng ta tương tác với công nghệ.

Các công cụ như ChatGPT, Bing Chat và Google Bard là bộ mặt đại chúng của AI. Nhưng đằng sau hậu trường, AI đang được tích hợp vào nhiều quy trình và tác vụ hàng ngày. Chúng ta hãy xem cách hai công cụ phá vỡ tuyệt vời gần đây đang kết hợp để hợp lý hóa hoạt động làm việc từ xa.

1. Cải thiện năng suất thông qua giám sát cam kết

Điều này có thể không nằm trong danh sách yêu thích của bạn, nhưng sử dụng AI để giám sát quy trình làm việc và các kênh liên lạc có thể cải thiện năng suất. Đặt ý nghĩa đạo đức sang một bên, đây là một số cách giám sát tương tác bằng AI đang được sử dụng để đạt được điều này:

• Xác định sự không hiệu quả: AI đang được sử dụng để giám sát công việc và các kênh liên lạc nhằm xác định các nút thắt cổ chai tiềm ẩn.
• Đề xuất được cá nhân hóa: AI có thể đưa ra các đề xuất được cá nhân hóa để giúp nhân viên tối ưu hóa ngày làm việc và cải thiện năng suất tổng thể của họ. Ví dụ, AI có thể đề nghị một nhân viên nghỉ ngơi nếu họ đã làm việc quá lâu mà không nghỉ ngơi.
• Giao tiếp đã cải thiện: Bạn có thể dành nhiều thời gian để đọc email, DM và các thông tin liên lạc khác như khi bạn dành cho công việc hiệu quả. AI có thể phân tích các kênh liên lạc tốt nhất cho các thông điệp cụ thể và xác định nơi các kênh liên lạc đang gặp khó khăn.
• Tối ưu hóa lịch làm việc: Với gợi ý gây tranh cãi của Big Brother, AI có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu về thời điểm nhân viên làm việc hiệu quả nhất. Bao gồm đề xuất thay đổi ngày làm việc của nhân viên dựa trên mô hình năng suất của họ.

Giám sát tương tác có thể không phải là chủ đề yêu thích của bạn, nhưng—dù tốt hay xấu—nó ngày càng được sử dụng để hợp lý hóa quy trình làm việc từ xa.

2. Người trợ giúp ảo

Có rất nhiều điều bạn có thể làm với các chatbot AI như ChatGPT. Nhưng các mô hình ngôn ngữ lớn đằng sau chatbot có thể được tùy chỉnh nhiều để tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể. Điều này có nghĩa là họ có thể dễ dàng tích hợp vào các hệ thống làm việc từ xa với tư cách là người trợ giúp ảo.

Danh sách các chức năng tiềm năng mà chúng có thể thực hiện gần như vô tận, nhưng đây chỉ là một số chức năng phổ biến:

• Trả lời các câu hỏi phổ biến: Một chatbot có thể dễ dàng lập trình với tất cả các thông tin liên quan cần thiết để trả lời các câu hỏi phổ biến nhất của nhân viên.
• hỗ trợ cá nhân: Khả năng học hỏi của chatbot là yếu tố quan trọng ở đây. Chatbots có thể tìm hiểu thói quen và sở thích của bạn theo thời gian để cung cấp hỗ trợ được cá nhân hóa hơn.
• Cung cấp thông tin phản hồi: Chatbots có thể được sử dụng như một trình soạn thảo “tiền tuyến” để cung cấp phản hồi sớm về bản thảo tài liệu, bản trình bày và bất kỳ tác phẩm viết nào khác.
• Hỗ trợ lập kế hoạch: Chatbots có thể giúp bạn lên lịch các cuộc họp và cuộc hẹn, tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ xung đột lịch trình. Ví dụ: một chatbot có thể giúp tìm thời gian rảnh cho cuộc họp với đồng nghiệp.

Đây chỉ là một số cách mà chatbot có thể giúp những người làm việc từ xa. Nhưng điều đáng ghi nhớ là đây vẫn là một công nghệ non trẻ và những công cụ như thế này sẽ ngày càng trở nên mạnh mẽ hơn.

3. Cải thiện bảo mật

Thời đại mà tất cả dữ liệu của công ty được lưu trữ an toàn trong sự an toàn của mạng gia đình đã qua lâu rồi. Để làm việc từ xa—làm việc—dữ ​​liệu cần được cung cấp miễn phí cho nhân viên sử dụng mọi loại thiết bị và thường là thông qua mạng công cộng.

Đối với các chuyên gia bảo mật, đây là một kịch bản ác mộng. Họ không còn có thể bọc tất cả dữ liệu của mình trong các lớp bông bảo vệ nữa. Giờ đây, họ cần thực hiện các biện pháp bảo mật điểm cuối bổ sung khi các thiết bị cá nhân được sử dụng để truy cập dữ liệu của công ty.

Để giúp chống lại điều này, AI đang ngày càng được tích hợp như một lớp bổ sung trong ngăn xếp bảo mật. Chẳng hạn, bảo mật là một trong những cách đáng ngạc nhiên mà thị giác máy tính đang được sử dụng.

Một phương pháp “truyền thống” hơn liên quan đến việc sử dụng AI để phát hiện các kiểu đăng nhập bất thường hoặc hoạt động đáng ngờ. Ngoài ra, AI có thể giúp các tổ chức tuân thủ các quy định như GDPR hoặc HIPAA bằng cách xác định và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.

4. Tinh giản nguồn nhân lực

Giới thiệu và đào tạo nhân viên mới hoặc dịch giả tự do có thể là gánh nặng đối với bộ phận nhân sự. Nhưng AI đang ngày càng được sử dụng nhiều hơn để tự động hóa nhiều quy trình, mặc dù thiết yếu nhưng lại tốn thời gian và thường tẻ nhạt.

Ví dụ: các chatbot do AI hỗ trợ có thể được sử dụng để trả lời các câu hỏi phổ biến từ những người mới tuyển dụng, giải phóng nhân viên nhân sự để tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp hơn. AI cũng có thể được sử dụng để giám sát quá trình đào tạo nhân viên và điều chỉnh quá trình đào tạo trong tương lai dựa trên tiến độ của nhân viên.

AI cũng có thể giúp bộ phận nhân sự thực hiện các quy trình tuyển dụng của họ. Các công cụ do AI cung cấp có thể phân tích sơ yếu lý lịch và đơn đăng ký để xác định những ứng viên đủ điều kiện nhất.

5. Phân tích

Việc sử dụng phân tích để hợp lý hóa các phương thức làm việc không có gì mới; nó đã ở với chúng ta từ thời xa xưa. Mặc dù quyền truy cập vào các phân tích phức tạp đã tồn tại trong nhiều thập kỷ, AI đưa phân tích lên một tầm cao mới.

Tuy nhiên, việc hiểu những gì chứa trong tất cả dữ liệu đó và những gì có thể được thực hiện với nó là vô cùng tốn tài nguyên. Nhưng giờ đây, AI có thể được sử dụng để phân tích, lượng dữ liệu khổng lồ có thể được xử lý. Số lượng các chỉ số được đo lường cũng được tăng lên rất nhiều.

Chẳng hạn, AI có thể phân tích dữ liệu từ máy chủ và thậm chí cả máy tính của nhân viên làm việc từ xa. Sử dụng dữ liệu này, nó có thể phát hiện các lỗi phần cứng tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra. Hầu hết các ứng dụng khác của AI mà chúng ta đã thảo luận trong bài viết này cũng phụ thuộc rất nhiều vào khả năng của AI trong việc xử lý và phân tích lượng dữ liệu khổng lồ.

6. Tự động hóa quy trình làm việc

Làm việc từ xa, đặc biệt là trong nhóm, phụ thuộc rất nhiều vào quy trình làm việc trôi chảy. Những điều này cần phải được điều chỉnh để vừa đơn giản vừa hiệu quả. Vấn đề là các tiêu chí này thường loại trừ lẫn nhau. Quy trình công việc thường phức tạp do cần thiết và kết quả là năng suất có thể bị ảnh hưởng.

Dưới đây là một số ví dụ về cách AI có thể trợ giúp bằng cách tự động hóa quy trình công việc.

• Thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại: AI có thể giải phóng thời gian của bạn để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn bằng cách thực hiện các nhiệm vụ tốn nhiều thời gian. Điều này bao gồm các ví dụ về nhập dữ liệu, xử lý tài liệu và tổ chức tệp.
• Tạo quy trình công việc được cá nhân hóa: AI có thể được sử dụng để tạo quy trình công việc được cá nhân hóa cho từng thành viên trong nhóm. Điều này có thể dựa trên các yếu tố như kỹ năng, sở thích và khối lượng công việc của họ. Kết quả là một nhóm nhân viên đang thực hiện các nhiệm vụ phù hợp nhất với thế mạnh của họ.
• Xác định tắc nghẽn quy trình làm việc: Các thuật toán máy học có thể được sử dụng để phân tích các mẫu trong dữ liệu quy trình làm việc, xác định các điểm tắc nghẽn tiềm ẩn hoặc các khu vực có thể cải thiện quy trình.

Bằng cách hợp lý hóa quy trình công việc, AI có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc tăng năng suất của các nhóm làm việc từ xa.

AI và Làm việc từ xa: Cuộc hôn nhân của các loại

Sự tiếp thu trong việc sử dụng các công cụ AI không thua gì thiên thạch. Chúng ta chỉ mới bắt đầu hiểu chúng sẽ mang lại lợi ích (hoặc cản trở?) cho xã hội như thế nào. Đối với các đội từ xa, họ chắc chắn đã có giá trị bằng vàng và sự phụ thuộc vào họ sẽ chỉ tăng lên.

Khi AI trở nên tinh vi hơn, chúng ta có thể kỳ vọng nó sẽ đóng vai trò thậm chí còn lớn hơn trong làm việc từ xa, tự động hóa nhiều tác vụ hơn, cải thiện khả năng cộng tác và giao tiếp cũng như nâng cao năng suất tổng thể.

Mặc dù có những lo ngại về tác động của AI đối với việc làm, nhưng rõ ràng là trong ngắn hạn, AI có khả năng mang lại lợi ích to lớn cho các nhóm làm việc từ xa bằng cách hợp lý hóa quy trình công việc và cho phép thực hành công việc hiệu quả hơn. Nhìn chung, chắc chắn rằng AI và làm việc từ xa là một sự kết hợp giữa các loại sẽ tiếp tục phát triển và định hình tương lai của công việc.