5 tính năng macOS giúp đơn giản hóa việc điền biểu mẫu

Các mẫu đơn xin việc PDF phổ biến ở các tổ chức học thuật và nơi làm việc, nhưng chúng không dễ chỉnh sửa. Hầu hết mọi người chọn phần mềm của bên thứ ba hoặc thậm chí in ra các biểu mẫu PDF để điền vào. Thay vì vướng vào những cách giải quyết lộn xộn, bạn có thể chỉ cần tận dụng các tính năng của macOS để điền vào các mẫu đơn đăng ký chuyên nghiệp.

Dưới đây, chúng tôi đã đề cập đến tất cả các khía cạnh của việc điền vào biểu mẫu đăng ký và cách macOS có thể hỗ trợ bạn bằng các tính năng và công cụ tích hợp.

1. Điền vào biểu mẫu PDF trong Bản xem trước

Xem trước được cài đặt sẵn trên tất cả các máy tính Mac. Đảm bảo tải xuống biểu mẫu PDF mà bạn muốn điền.

Truy cập Launchpad trên hệ thống của bạn và tìm kiếm Bản xem trước. Cửa sổ chọn tệp sẽ bật lên và bạn có thể chọn dạng PDF để chỉnh sửa.

Sau khi biểu mẫu của bạn được mở trong ứng dụng Xem trước, hãy nhấp vào biểu tượng ở bên trái của thanh Tìm kiếm. Đây là Hiển thị thanh công cụ điền biểu mẫu nút này sẽ mở một dải băng khác với các tùy chọn điền biểu mẫu. Chọn công cụ đầu tiên được biểu thị bằng bảng chữ cái “A” bằng con trỏ, được gọi là Lựa chọn văn bản cái nút.

Bây giờ, bạn có thể nhấp vào bất kỳ trường nào và bắt đầu điền vào biểu mẫu.

Khi hoàn tất, bấm vào Tệp > Xuất để lưu các thay đổi thành một tệp PDF mới. Bạn có thể đổi tên biểu mẫu đã chỉnh sửa, lưu nó ở một vị trí khác và cũng có thể thay đổi định dạng của nó thành JPEG, PNG, TIFF, v.v. Trong Tài liệu menu, bạn cũng có tùy chọn để Chia sẻ biểu mẫu đã chỉnh sửa này trực tiếp qua Thư, Tin nhắn hoặc AirDrop.

Ngoài ra, khi bạn tải xuống một tệp PDF, bạn có thể nhấp vào tệp đó và nhấn phím cách để xem nhanh. Nhấn vào đánh dấu (được biểu thị bằng bút) trên thanh tiêu đề để bắt đầu điền thông tin chi tiết của bạn ngay lập tức.

Lưu ý rằng tất cả những thay đổi bạn thực hiện trong Bản xem trước sẽ tự động lưu vào tài liệu của bạn. Nếu bạn muốn lưu tệp gốc, hãy tạo một bản sao của biểu mẫu PDF trước khi chỉnh sửa. Khi bạn tải xuống biểu mẫu PDF, hãy giữ Control khi nhấp (hoặc nhấp chuột phải) vào biểu mẫu đó để lấy Sao chép tùy chọn và sau đó Dán nó bằng cách giữ Control khi bấm vào vị trí mong muốn.

2. Tạo Chữ ký trong Bản xem trước

Đây phải là một trong những tính năng macOS tích hợp hữu ích nhất. Để ký một tệp PDF hoặc thêm chữ ký của bạn vào bất kỳ tài liệu nào, chỉ cần mở tệp trong ứng dụng Xem trước và đi tới Hiển thị thanh công cụ điền biểu mẫu cái nút. Bây giờ, bạn sẽ thấy Chữ ký trên thanh công cụ bên dưới, được biểu thị bằng biểu tượng văn bản viết nguệch ngoạc.

Click vào nó và đi đến Tạo chữ ký. Có ba cách để tạo và lưu trữ chữ ký của bạn trên máy Mac:

Sử dụng bàn di chuột

Làm theo các lệnh trên màn hình và bắt đầu ký tên của bạn trên bàn di chuột bằng bất kỳ ngón tay nào. Nhấn phím bất kỳ rồi nhấp vào Xong. Bạn có thể Thông thoáng và thử lại nếu chữ ký không chính xác.

Sử dụng máy ảnh

Phương pháp này tạo ra chữ ký số chính xác nhất. Chỉ cần đăng nhập trên một tờ giấy trắng và giữ nó trước máy ảnh của máy Mac. Nhấp chuột Xong khi bạn đã có ấn tượng kỹ thuật số phù hợp.

Sử dụng iPhone hoặc iPad

Nếu việc ký từ bàn di chuột cảm thấy khó khăn, bạn có thể đăng nhập trên màn hình iPhone bằng ngón tay của mình. Bạn cũng có thể chọn iPad của mình và sử dụng Apple Pencil để ký tên.

Sau khi bạn tạo chữ ký, hãy thêm nó vào biểu mẫu PDF trong vài giây. Kéo nó để thay đổi vị trí và sử dụng tay cầm để điều chỉnh kích thước.

3. Sử dụng Camera liên tục để quét tài liệu

Nhiều mẫu đơn yêu cầu bạn đính kèm các tài liệu hỗ trợ. Bạn có thể dễ dàng sử dụng iPhone hoặc iPad để quét tài liệu và lưu trực tiếp chúng trên máy Mac.

Để sử dụng tính năng này, hãy đảm bảo cả hai thiết bị của bạn đều được bật Bluetooth và Wi-Fi. Continuity Camera hoạt động trên các thiết bị chạy iOS 16, macOS Ventura trở lên, vì vậy trước tiên hãy đảm bảo bạn đáp ứng các yêu cầu.

Bây giờ, trên máy Mac của bạn, hãy giữ Control khi bấm vào màn hình nơi bạn muốn lưu tài liệu đã quét (có thể là trên màn hình nền hoặc bất kỳ thư mục cụ thể nào).

Từ menu ngữ cảnh, chọn Nhập từ iPhone > Quét tài liệu. Điều này sẽ tự động mở máy quét trên iPhone của bạn. Máy ảnh có thể phát hiện các cạnh của tài liệu để có một bản hoàn thiện mượt mà. Bạn có thể kéo khung để thực hiện thay đổi và chọn tham gia thi lại hoặc Giữ quét theo yêu cầu.

Khi bạn đã quét tài liệu của mình, hãy chạm vào Cứu. Tài liệu được quét sẽ xuất hiện trên máy Mac của bạn dưới dạng PDF; bạn có thể tìm thấy nó ở vị trí chính xác mà bạn đã bắt đầu quá trình. Giờ đây, bạn có thể mở biểu mẫu PDF được quét này trong Bản xem trước và đặt chữ ký điện tử của mình lên đó nếu được yêu cầu.

4. Kết hợp các tệp PDF

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần kết hợp các tài liệu bạn vừa quét với mẫu đơn đăng ký của mình? Hoặc có lẽ bạn có nhiều tài liệu được quét mà bạn cần trong một tệp PDF? Bản xem trước cũng có thể giúp bạn ở đây.

Mở ứng dụng Xem trước và chọn tệp PDF bạn cần giữ đầu tiên trong chuỗi. Bấm vào Xem từ thanh menu và chọn Hình thu nhỏ tùy chọn từ trình đơn thả xuống.

Kéo (các) tệp PDF bạn muốn kết hợp vào ngăn bên trái, được gọi là thanh bên hình thu nhỏ. Giờ đây, tất cả các trang của bạn được kết hợp với tệp PDF đầu tiên. Bạn cũng có thể sắp xếp lại các trang này bằng cách kéo và thả các hình thu nhỏ vào vị trí mong muốn.

5. Thay đổi kích thước và sắp xếp lại các trang PDF

macOS cung cấp các tùy chọn đa dạng để chỉnh sửa tệp PDF, bao gồm thay đổi kích thước và sắp xếp lại các trang PDF của bạn.

Mở tệp PDF của bạn trong ứng dụng Xem trước và nhấp vào nút Hiển thị thanh công cụ điền biểu mẫu bên cạnh thanh Tìm kiếm. Bây giờ, hãy chọn Lựa chọn hình chữ nhật trên thanh công cụ ngay bên dưới và chọn phần trang bạn muốn giữ lại.

Sau khi lựa chọn, các Mùa vụ nút sẽ tự động xuất hiện. Nhấp vào nó để thay đổi kích thước trang PDF. Bạn cũng có thể hoàn tác cắt xén bằng cách nhấp vào Chỉnh sửa> Hoàn tác cắt từ thanh menu.

Nếu một số trang được quét của bạn được định hướng lộn xộn, bạn cũng có thể xoay chúng thông qua Xem trước.

bấm vào Quay trên thanh tiêu đề (biểu thị bằng hình chữ nhật có mũi tên bên cạnh đánh dấu nút) để xoay trang cho đến khi bạn có được hướng mong muốn. Bạn cũng có thể xoay nhiều trang cùng một lúc bằng cách chọn hình thu nhỏ của chúng từ ngăn bên trái trong khi giữ phím Shift rồi xoay chúng lại với nhau.

Cuối cùng, nếu biểu mẫu đăng ký của bạn có những hạn chế nhất định về kích thước, bạn cũng có thể nén các tệp PDF trên máy Mac của mình mà không làm giảm chất lượng.

Điền vào các mẫu đơn nhanh hơn với máy Mac của bạn

macOS được tải sẵn các tính năng để tăng năng suất của bạn trong khi thực hiện bất kỳ tác vụ nào. Tất cả những gì bạn phải làm là học cách sử dụng máy Mac hiệu quả hơn.

Các mẹo ở đây sẽ giúp bạn điền vào tất cả các loại biểu mẫu PDF bằng Xem trước và giảm thời gian bạn chuyển đổi giữa các ứng dụng. Các công cụ Đánh dấu trong Bản xem trước giúp điền vào biểu mẫu thuận tiện cũng có thể được sử dụng để chú thích ảnh chụp màn hình và ảnh.