5 Sự cố Kỹ thuật Làm việc Từ xa và Cách Khắc phục Chúng

Không phải lúc nào bạn cũng có thể dựa vào bộ phận CNTT của công ty để được hỗ trợ và đôi khi việc tự khắc phục mọi thứ sẽ nhanh hơn. Do đó, xử lý sự cố và sửa chữa các vấn đề kỹ thuật cơ bản đã trở thành một kỹ năng cần thiết cho bất kỳ ai làm việc tại nhà. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải chuẩn bị cho mình trước.

Bài viết này sẽ đề cập đến một số sự cố kỹ thuật phổ biến mà bạn có thể gặp phải khi làm việc tại nhà và các giải pháp của chúng.

1. Vấn đề kết nối Internet

Một kết nối internet nhanh chóng và đáng tin cậy là rất quan trọng đối với những người làm việc từ xa, vì nó cho phép bạn duy trì kết nối với nhóm của mình và hoàn thành công việc đúng hạn. Thật không may, các sự cố kết nối internet thường gặp, vì nhiều thứ có thể làm chậm mạng Wi-Fi gia đình của bạn, bao gồm nhiều thiết bị được kết nối, thời tiết xấu và phần cứng bộ định tuyến cũ.

Mặc dù bạn có thể không tận hưởng được tốc độ internet nhanh như bạn có được tại văn phòng, nhưng có một số điều bạn có thể làm để khắc phục kết nối internet của mình:

• Nâng cấp bộ định tuyến và modem của bạn.
• Cập nhật chương trình cơ sở của bộ định tuyến của bạn.
• Khởi động lại modem hoặc bộ định tuyến của bạn.
• Thay đổi mật khẩu Wi-Fi của bạn.
• Chọn gói internet phù hợp cho nhu cầu công việc và gia đình của bạn.

Nếu bạn sống trong một ngôi nhà lớn và cường độ tín hiệu trong một số phòng tốt hơn những phòng khác, hãy cân nhắc đầu tư vào hệ thống Wi-Fi dạng lưới để tăng cường tín hiệu của bạn. Mạng lưới Wi-Fi dạng lưới giúp phân phối kết nối internet mạnh mẽ trong toàn bộ ngôi nhà của bạn.

Hơn nữa, điều quan trọng cần biết là không phải lúc nào bạn cũng có thể loại bỏ hoặc giải quyết tất cả các sự cố kết nối internet của mình. Điều đó nói rằng, bạn có thể muốn có sẵn một kế hoạch dự phòng, chẳng hạn như một điểm phát sóng di động, trong trường hợp khẩn cấp.

2. Sự cố máy tính

Thật khó chịu khi PC Windows của bạn chạy chậm trong khi bạn đang cố gắng làm một việc quan trọng. Có nhiều lý do khiến máy tính của bạn có thể không phản hồi hoặc gặp sự cố, bao gồm phần mềm độc hại, ổ cứng sắp chết hoặc quá nhiều chương trình chạy đồng thời.

May mắn thay, có một số điều bạn có thể làm để thử và khắc phục sự cố:

• Khởi động lại máy tính của bạn.
• Cập nhật hệ điều hành và trình điều khiển của bạn.
• Quét vi-rút và phần mềm độc hại.
• Gỡ cài đặt bất kỳ chương trình không cần thiết nào.
• Đảm bảo PC của bạn đáp ứng các yêu cầu hệ thống tối thiểu cho phần mềm bạn đang sử dụng.
• Tắt mọi chương trình không cần thiết tự động khởi động khi bạn bật máy tính của mình.

Bây giờ bạn đang làm việc tại nhà, bạn có thể bị cám dỗ để sử dụng máy tính cá nhân của mình cho các nhiệm vụ công việc. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải có một máy tính làm việc chuyên dụng để tránh xung đột tiềm ẩn giữa công việc và tệp cá nhân. Điều này cũng giúp bạn dễ dàng sắp xếp máy tính làm việc của mình và không có bất kỳ chương trình không cần thiết nào có thể làm chậm máy.

3. Các vấn đề về máy in

Nếu bạn dựa vào máy in để hoàn thành các nhiệm vụ công việc của mình, bạn sẽ biết bạn có thể bực bội như thế nào khi nó hoạt động không chính xác (điều này có thể phổ biến đối với người dùng Windows 11). Một số sự cố máy in mà bạn có thể gặp phải bao gồm trình điều khiển máy in không khả dụng, sự cố kết nối và kẹt giấy.

Trước khi khắc phục sự cố máy in của bạn, hãy kiểm tra xem nó đã được bật và được kết nối đúng cách với máy tính của bạn chưa. Khi bạn đã xác minh điều đó, hãy thử khởi động lại máy tính và máy in cũng như cập nhật trình điều khiển máy in của bạn.

Đối với sự cố kẹt giấy, hãy tắt máy in của bạn và bật lại một vài phút sau đó. Đôi khi, điều này có thể khắc phục sự cố. Nếu nó không hoạt động, hãy tắt nó một lần nữa, rút ​​phích cắm và mở nó ra để lấy giấy bị kẹt ra một cách cẩn thận.

4. Các vấn đề về video và âm thanh

Làm việc tại nhà đồng nghĩa với việc sử dụng các giải pháp hội nghị truyền hình như Zoom, vì đó là một cách dễ dàng để duy trì kết nối với nhóm của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể muốn chuẩn bị tinh thần để giải quyết các sự cố cuộc gọi Zoom thường gặp, chẳng hạn như sự cố âm thanh, sự cố kết nối và tiếng vọng. Những lần khác, bạn thậm chí có thể gặp khó khăn để tổ chức hoặc tham gia một cuộc họp vì phần mềm liên tục gặp sự cố và đóng băng.

Để khắc phục sự cố âm thanh, hãy kiểm tra cài đặt âm thanh của máy tính và đảm bảo đã bật micrô và loa. Bạn cũng có thể muốn đầu tư vào một tai nghe khử tiếng ồn chất lượng tốt cho các cuộc gọi hội nghị truyền hình hoặc thử sử dụng Krisp, một giải pháp được hỗ trợ bởi AI có thể giúp giảm tiếng ồn xung quanh.

Nếu bạn gặp sự cố khi kết nối với một cuộc họp, hãy đảm bảo rằng tường lửa của máy tính của bạn không chặn Zoom và bạn có kết nối internet mạnh. Bạn cũng có thể thử đăng xuất và đăng nhập lại.

Để cải thiện chất lượng video của bạn, hãy bắt đầu bằng cách đóng mọi chương trình và cửa sổ không cần thiết vì chúng có thể đang sử dụng hết băng thông quý giá. Ngoài ra, bạn có thể thử kết nối máy tính trực tiếp với bộ định tuyến bằng cáp Ethernet để có kết nối mạnh hơn và đáng tin cậy hơn. Cuối cùng, bạn có thể mua một webcam bên ngoài hoặc sử dụng một ứng dụng có tên là Camo-Webcam để tận dụng camera của điện thoại thông minh của bạn nhằm cải thiện chất lượng video.

5. Đe dọa an ninh mạng

Kể từ khi đại dịch bắt đầu, các cuộc tấn công mạng đã gia tăng, vì bọn tội phạm cố gắng lợi dụng tình hình. Điều này có nghĩa là điều quan trọng hơn bao giờ hết là đảm bảo văn phòng tại nhà của bạn được an toàn trước các mối đe dọa mạng tiềm ẩn bằng cách tránh các lỗi bảo mật công việc từ xa phổ biến như sử dụng Wi-Fi công cộng, không mã hóa dữ liệu và không sao lưu tệp của bạn.

Nếu không thực hiện các biện pháp phòng ngừa bảo mật thích hợp có thể dẫn đến vi phạm dữ liệu, nhiễm phần mềm độc hại và các cuộc tấn công ransomware có thể khiến hoạt động của công ty bạn gặp rủi ro.

Để giữ an toàn cho văn phòng tại nhà của bạn, hãy bắt đầu bằng cách sử dụng VPN bảo mật và được mã hóa, đặc biệt khi xử lý thông tin nhạy cảm hoặc kết nối với các điểm truy cập Wi-Fi công cộng. Ngoài ra, hãy mã hóa dữ liệu của bạn bằng các công cụ như AxCrypt và sao lưu các tệp của bạn thường xuyên.

Hơn nữa, hãy cân nhắc sử dụng trình quản lý mật khẩu như LastPass để giúp bạn tạo mật khẩu mạnh và duy nhất cho tất cả các tài khoản trực tuyến của mình, đồng thời kích hoạt xác thực hai yếu tố bất cứ khi nào có thể.

Chuẩn bị cho các vấn đề kỹ thuật thường gặp khi làm việc từ xa

Làm việc tại nhà mang lại nhiều lợi ích không thể phủ nhận, chẳng hạn như tính linh hoạt. Tuy nhiên, cũng có một số thách thức mà bạn có thể gặp phải, đặc biệt là khi liên quan đến các vấn đề kỹ thuật. Những vấn đề này có thể cản trở năng suất của bạn và là nguồn căng thẳng đáng kể nếu bạn không chuẩn bị.

Bằng cách nhận thức được công việc thông thường từ các sự cố kỹ thuật tại nhà và chuẩn bị trước, bạn có thể giảm thiểu tác động của chúng đến quy trình làm việc của mình. Ngoài ra, việc tự làm quen với các giải pháp tiềm năng cho những vấn đề này có thể giúp bạn khắc phục sự cố nhanh chóng và trở lại công việc với mức độ gián đoạn tối thiểu.