5 chiến lược để cân bằng lịch làm việc hỗn hợp của bạn

Khi lịch làm việc kết hợp ngày càng trở nên phổ biến, cả người lao động và tổ chức đều phải đối mặt với những thách thức riêng trong việc duy trì năng suất, giao tiếp và cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Dưới đây là một số chiến lược khả thi mà bạn có thể sử dụng để vượt qua sự phức tạp của công việc kết hợp và phát triển trong môi trường làm việc mới này.

1. Giao tiếp và cộng tác liền mạch

Giao tiếp và cộng tác hiệu quả là rất quan trọng để có một lịch trình làm việc kết hợp thành công. Tận dụng các công cụ và nền tảng kỹ thuật số có thể tạo điều kiện giao tiếp liền mạch giữa các thành viên trong nhóm từ xa.

Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án như Trello hoặc Asana để theo dõi các nhiệm vụ, thời hạn và tiến độ. Các nền tảng nhắn tin tức thì như Slack có thể được các nhóm từ xa sử dụng để liên lạc theo thời gian thực. Các công cụ hội nghị truyền hình như Zoom và Google Meet cũng rất hữu ích cho các cuộc họp nhóm.

Mẹo nhanh:

• Xác định rõ ràng các giao thức liên lạc, bao gồm thời gian phản hồi mong đợi và các kênh liên lạc ưu tiên. Điều này cũng có thể giúp tránh những lỗi giao tiếp phổ biến trong các nhóm ảo.
• Sử dụng không gian làm việc chung để thúc đẩy tinh thần đồng đội và gặp gỡ trực tiếp khi có thể.
• Khuyến khích các cuộc họp video cho các cuộc thảo luận quan trọng để duy trì cảm giác kết nối và tương tác.

2. Quản lý thời gian hiệu quả và ưu tiên công việc

Quản lý thời gian hiệu quả và ưu tiên nhiệm vụ là cần thiết để tối ưu hóa năng suất trong lịch trình làm việc kết hợp. Điều quan trọng là đặt mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng cho bản thân và các thành viên trong nhóm của bạn.

Chia nhỏ các dự án lớn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý và ưu tiên chúng dựa trên mức độ quan trọng và thời hạn. Bạn cũng có thể thử thực hiện các lịch trình và thói quen có cấu trúc để thiết lập cảm giác bình thường và nhất quán trong ngày làm việc của mình.

Mẹo nhanh:

• Sử dụng các kỹ thuật chặn thời gian để phân bổ các khoảng thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ hoặc hoạt động khác nhau.
• Hãy thử các công cụ năng suất như Todoist để quản lý nhiệm vụ và thời hạn của bạn một cách hiệu quả.
• Thử nghiệm với kỹ thuật Pomodoro để thăng tiến trong công việc, bao gồm làm việc trong khoảng thời gian tập trung, sau đó là những khoảng nghỉ ngắn để duy trì năng suất và tránh bị kiệt sức.

3. Xây dựng văn hóa và mối quan hệ ảo mạnh mẽ

Trong môi trường làm việc kết hợp, việc nuôi dưỡng các mối quan hệ ảo và thúc đẩy văn hóa làm việc tích cực trở nên khó khăn hơn. Các thành viên trong nhóm có thể cảm thấy bị ngắt kết nối, vì vậy điều cần thiết là phải thực hiện các bước có chủ đích để xây dựng tình bạn thân thiết và duy trì cảm giác thân thuộc.

Hãy thử và tham gia vào các hoạt động xây dựng nhóm nhằm thúc đẩy sự gắn kết của nhóm, chẳng hạn như nghỉ uống cà phê ảo, bài tập xây dựng nhóm trên Slack hoặc các sự kiện xã hội trực tuyến. Bạn cũng có thể khuyến khích sự hòa nhập trong nhóm của mình bằng cách tạo cơ hội bình đẳng cho nhân viên làm việc từ xa và nhân viên trực tiếp đóng góp và tham gia tích cực.

Mẹo nhanh:

• Lên lịch cho các hoạt động xây dựng nhóm ảo thường xuyên, chẳng hạn như đêm đố vui ảo hoặc giờ hạnh phúc ảo, để thúc đẩy sự gắn kết của nhóm.
• Thiết lập các kênh liên lạc ảo dành riêng cho các cuộc trò chuyện và tương tác xã hội không liên quan đến công việc.
• Tiến hành các buổi chăm sóc sức khỏe ảo, chẳng hạn như yoga hoặc hội thảo về chánh niệm, để nâng cao sức khỏe và giảm căng thẳng cho nhân viên.

4. Tính linh hoạt và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống khi làm việc từ xa có thể là một thách thức, nhưng bạn nên cố gắng hết sức để thiết lập ranh giới và tạo không gian làm việc chuyên dụng. Xác định rõ giờ làm việc của bạn và thông báo chúng với nhóm của bạn để tránh làm việc quá sức hoặc kiệt sức.

Có một không gian làm việc được chỉ định tại nhà cho phép bạn tách biệt công việc khỏi cuộc sống cá nhân cả về thể chất và tinh thần. Bạn cũng nên tích hợp các thực hành chăm sóc bản thân vào thói quen hàng ngày của mình. Đây có thể là thời gian chờ và nghỉ giải lao để giúp bạn không bị kiệt sức.

Mẹo nhanh:

• Đặt ranh giới với đồng nghiệp, gia đình và bạn bè để đảm bảo thời gian làm việc tập trung và không bị gián đoạn.
• Tạo một không gian làm việc thoải mái và tiện dụng tại nhà với ánh sáng và thiết bị phù hợp.
• Lên lịch nghỉ giải lao thường xuyên trong ngày để nạp lại năng lượng và trẻ hóa.

5. Liên tục học hỏi và thích nghi

Bối cảnh công việc không ngừng phát triển, điều này nhấn mạnh nhu cầu học tập liên tục. Nắm bắt các cơ hội phát triển nghề nghiệp liên tục để nâng cao kỹ năng và kiến ​​thức của bạn.

Tham dự hội thảo trên web, khóa học trực tuyến hoặc hội nghị ngành để cập nhật các xu hướng mới nhất và các phương pháp hay nhất. Ngay cả phản hồi từ đồng nghiệp và người giám sát cũng có thể giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Mẹo nhanh:

• Phân bổ thời gian mỗi tuần cho các hoạt động học tập và phát triển chuyên môn.
• Tham gia các mạng hoặc cộng đồng chuyên nghiệp có liên quan để duy trì kết nối với các xu hướng của ngành và thu thập thông tin chi tiết từ các đồng nghiệp.
• Hãy theo dõi các bản cập nhật mới nhất trong ngành của bạn, để bạn biết cần xây dựng và/hoặc phát triển những kỹ năng nào.

Tận dụng thời gian của bạn

Tìm kiếm sự cân bằng trong một lịch trình làm việc hỗn hợp đòi hỏi phải có ý định và nỗ lực. Với những chiến lược này, các cá nhân có thể đạt được sự hài hòa giữa cuộc sống cá nhân và công việc đồng thời tối đa hóa năng suất và sự hài lòng trong công việc.

Nắm bắt những cơ hội mà công việc kết hợp mang lại và tận dụng tối đa thời gian của bạn trong môi trường làm việc mới này.