40 lời khuyên về cách tổ chức một cuộc họp ảo hiệu quả

Chuẩn bị 1 Đừng bao giờ lên kế hoạch cho một cuộc họp không có mục đích. Nếu bạn có thể hoàn thành những gì bạn cần hoàn thành bằng email hoặc bản ghi nhớ, tốt hơn hết bạn nên tiết kiệm thời gian cho chính mình và đồng nghiệp. 2 Bắt đầu với một mục hành động chính, mục đích cuối cùng của cuộc họp. Mục tiêu hoặc kết quả mong muốn của bạn là gì? Tại sao bạn lại triệu tập? Những gì cần phải được thực hiện? 3 Sau khi xác định rõ mục tiêu của cuộc họp, hãy suy nghĩ một chút về loại cuộc họp phù hợp nhất — một đối một? Một phiên họp giữa hai đội nhỏ? Hay đơn giản là bạn, trưởng nhóm, đang nói chuyện với một vài người chơi chính về kế hoạch trò chơi của bạn? 4 Khi bạn đã quyết định trọng tâm chính của mình, hãy phác thảo mọi thứ cần xảy ra để hỗ trợ cho kết quả này. Đơn giản hóa kế hoạch nói chung thành các mục hành động nhỏ hơn; tất cả cụ thể, hữu hình và có thể gán cho một nhóm thuần tập. 5 Nhiều văn phòng đã sẵn sàng làm việc từ xa và sử dụng các ứng dụng họp ảo phổ biến như Zoom, Skype hoặc Google Meet. Nếu bạn hoặc công ty của bạn chưa quen với thế giới không gian họp từ xa, hãy thực hiện một số nghiên cứu và chọn ứng dụng họp ảo tốt nhất cho nhu cầu của bạn. 6 Quyết định cuộc họp của bạn sẽ kéo dài bao lâu; theo nguyên tắc chung, cuộc họp của bạn không được kéo dài hơn một giờ. Tạo một lịch trình đơn giản trong suốt thời gian cuộc họp của bạn, chia nhỏ tổng thời gian của bạn được phân bổ thành các khối riêng biệt, xác định, mỗi khối dành cho một việc cụ thể. 7 Trong trường hợp một cuộc họp thực sự cần kéo dài hơn một giờ, thì có thể thích hợp nghỉ giải lao giữa chừng. Lên lịch năm phút nếu nó được dự đoán là một chặng đường dài. số 8 Nếu văn phòng hoặc khu vực làm việc tại nhà của bạn chưa được trang bị cho một cuộc họp ảo, hãy đảm bảo rằng mọi thứ đang ở trạng thái bình thường trước ngày diễn ra cuộc họp. Nền sáng, trung tính và nguồn chiếu sáng mạnh đều tạo nên hình ảnh thu nhỏ chuyên nghiệp. 9 Chuẩn bị trước một bảng chương trình để những người có mặt tham khảo khi bạn tiến hành cuộc họp ảo của mình. Tờ giấy này sẽ giúp họ ở bên bạn khi bạn nói; nó cũng sẽ giúp bạn làm rõ tầm nhìn của mình cho cuộc họp và sắp xếp các suy nghĩ của riêng bạn. 10 Một bản trình chiếu chính thức hoặc bản trình bày PowerPoint cũng có thể là một cách tiết kiệm thời gian, đặc biệt nếu bạn có nhiều dữ kiện, số liệu thống kê hoặc con số để chia sẻ trong khung thời gian giới hạn này. 11 Nếu một tài nguyên có thể được chia sẻ bằng kỹ thuật số, thì việc cung cấp danh sách các siêu liên kết, tài liệu và tài liệu tham khảo cho nhóm của bạn luôn nhanh hơn so với việc dạy họ mọi thứ mà họ cần biết trong chính cuộc họp. Nếu cần có một buổi đào tạo có sự tham gia nhiều hơn, thì nó nên được lên lịch riêng và theo nhóm, nếu có thể. 12 Xác định bất kỳ rào cản và ẩn số nào mà bạn vẫn đang tự mình vượt qua. Nếu cần, hãy dành một chút thời gian cho một cuộc thảo luận cởi mở. Đặt ra một vài khả năng khác nhau để nhắm đến nếu con đường phía trước không rõ ràng. 13 Tạo cho mình một danh sách kiểm tra để tham khảo sau khi bạn đã đưa ra ý kiến ​​của mình. Đây phải là danh sách tất cả mọi thứ bạn cần truyền đạt cho nhóm của mình, cũng như các mục hành động của bạn và mọi thứ dẫn đến chúng về mặt hậu cần. Điều khoản này đảm bảo rằng không có gì bị lãng quên trong thời điểm này. Mời 14 Đánh giá danh sách các hạng mục hành động của bạn và hình dung đội ngũ mà bạn cần xây dựng để chăm sóc chúng một cách hiệu quả và hiệu quả. Ai cần tham dự? Lý do của mỗi người tham dự để được bao gồm là gì? 15 Chỉ mời những người bạn cần. Mặc dù bạn không nên cảm thấy bị giới hạn ở một số cụ thể này hay số khác, nhưng việc giữ cho danh sách khách mời của bạn càng ngắn gọn càng đơn giản càng tốt mà không quên bất kỳ ai quan trọng. 16 Mời trước danh sách những người tham dự của bạn bất cứ khi nào có thể. Các cuộc họp vào phút cuối vẫn ổn khi cần thiết hoặc trong trường hợp khẩn cấp; Tuy nhiên, khi lập kế hoạch cho các dự án phức tạp, có tổ chức, tâm trí của bạn phải luôn đi trước một vài tuần. Ngày của 17 Trước khi bắt đầu, hãy xóa khu vực bạn có thể bị xao nhãng, đặc biệt nếu bạn đang theo dõi ở nhà. 18 Ăn trưa hoặc ăn nhanh trước đó và có một cốc nước bên cạnh. 19 Cũng giống như bất kỳ cuộc gặp gỡ chuyên nghiệp nào khác, vẻ ngoài của bạn phải chỉn chu và thân thiện với văn phòng. 20 Kiểm tra micrô, máy ảnh và Wi-Fi trước cuộc họp của bạn là một cách để ngăn chặn trục trặc kỹ thuật đáng tiếc trong suốt chương trình. Nếu bạn đang sử dụng máy tính xách tay, hãy đảm bảo rằng bạn đã cắm điện, sạc đầy và sẵn sàng hoạt động. 21 Webcam của bạn sẽ nhìn thấy bạn trong tầm mắt. Cố gắng ép cửa sổ càng gần mắt webcam càng tốt. Bạn muốn giữ cho nguồn cấp dữ liệu của mình thoải mái để theo dõi những người bạn sẽ gặp. Giao tiếp bằng mắt có ích. 22 Nếu bạn lo lắng hoặc chưa bao giờ tham gia một cuộc họp trực tuyến từ xa, hãy thực hành trước trên máy ảnh mà không có ai theo dõi. Nụ cười trên màn hình của bạn có thể trông và cảm thấy khác rất nhiều so với nụ cười thật của bạn; biểu tượng cảm xúc trên máy ảnh là một kỹ năng, nhưng, sau một vài cuộc gặp gỡ ảo, bạn thậm chí sẽ không cần phải suy nghĩ về nó. 23 Tắt tiếng điện thoại của bạn; tắt thông báo trên màn hình của bạn và bất kỳ thứ gì khác có thể tạo ra tiếng ồn trong cuộc họp. Nếu có thể, hãy sắp xếp thời gian ngay trước cuộc họp của bạn để trả lời các tin nhắn vào phút chót hoặc kiểm tra bất kỳ điều gì quan trọng mà bạn đang tích cực theo dõi. 24 Bạn nên có một ứng dụng ghi chú hoặc một tập giấy và một cây bút trên tay để ghi chú nhanh và những việc cần làm. Bạn nên có mặt, tham gia và quan tâm đến bất kỳ ai đang nói và bất cứ điều gì đang được nói. Suốt trong 25 Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, hãy nhanh chóng đuổi theo. Bắt đầu nhanh chóng và đúng giờ và nói những gì cần phải nói trước khi hoàn thiện mục hành động đầu tiên của bạn. 26 Nếu thích hợp, bạn có thể cần chỉ định ai đó ghi biên bản cuộc họp. Một số loại phần mềm hợp tác thực sự sẽ có thể làm điều này cho bạn. Tài liệu là cách nhanh nhất để bắt những người không tham dự một cách nhanh chóng và nó giữ cho mọi người liên quan có trách nhiệm với những gì thực sự đã nói và chia sẻ. Cố gắng đừng bỏ qua nó, nếu có thể. 27 Tùy thuộc vào quy mô và tính chất của cuộc họp, các phần giới thiệu có thể theo thứ tự. Sắp xếp một khoảng thời gian dành riêng cho phần giới thiệu vào đầu cuộc họp của bạn nếu được yêu cầu. 28 Việc chỉ định vai trò cho từng mục hành động đương nhiên sẽ là một trong những phần quan trọng nhất của bất kỳ cuộc họp ảo nào. Một lần nữa, bạn nên biết những vai trò này là gì và ai sẽ đảm nhiệm chúng trước khi cuộc họp bắt đầu. 29 Thiết lập một lịch trình và thực hiện nó một cách trực quan, nếu có thể. Hãy cho mọi người biết khi nào bạn sẽ chạm vào cơ sở tiếp theo. Ấn định thời hạn một cách thông minh. Bắt đầu đủ xa trước để mọi người có đủ thời gian để thành công. 30 Giảm thiểu những cuộc nói chuyện phiếm không có mục đích, đặc biệt là vào đầu cuộc họp. Khi bạn đã đạt được một số động lực, bạn thường sẽ không cần tiếp tục quản lý vi mô. 31 Tóm tắt nhanh ở cuối, xem xét từng vai trò và mục tiêu, là một cách để củng cố kết quả của cuộc họp. 32 Trước khi cuộc họp kết thúc, hãy đảm bảo rằng mọi người đang rời khỏi bàn với mọi thứ họ cần để tiếp tục. Mọi người nên biết vai trò của họ và những gì sẽ được mong đợi ở họ trước khi ký hợp đồng. Hãy dành một vài phút ở cuối để điền bất kỳ câu hỏi nào và giải tỏa mọi bối rối. 33 Nếu bạn còn thời gian ở back-end và không ai nói gì, hãy gọi sớm. Xác nhận rằng mọi người đều ở trên cùng một trang và tiếp tục trong ngày. Sau 34 Nếu bạn đã được giao một hạng mục hành động cho chính mình hoặc bởi cấp trên, hãy bắt đầu thực hiện nó. Bắt tay vào thực hiện các hạng mục hành động ngắn hạn ngay lập tức. Bắt đầu lập kế hoạch cho những thứ xa hơn. 35 Nếu bạn chưa có sẵn lịch, lịch nhóm mới có thể là một cách thuận tiện để lên kế hoạch cho các cuộc họp tiếp theo trong tương lai. Điều này sẽ đặc biệt hữu ích nếu nhóm này sẽ cộng tác thường xuyên, ít nhất là trong tương lai gần. 36 Nếu bạn đang làm theo hướng dẫn hoặc đơn đặt hàng, hãy theo dõi bất kỳ vấn đề nào bạn gặp phải hoặc các câu hỏi phát sinh. Các yêu cầu không khẩn cấp thường có thể được đưa vào danh sách mà bạn thêm vào khi tiếp tục. Tất nhiên, nếu thực sự bế tắc, bạn phải luôn vươn tay về phía sau ngay lập tức để đứng dậy. 37 Hãy nhớ tất cả “chiến thắng” của bạn, ngay cả những điều nhỏ, trước khi thực sự hoàn thành toàn bộ mục hành động của bạn. Chúng là một cách tuyệt vời để theo dõi tiến trình của bạn và có thể cung cấp một động lực rất cần thiết trong những khoảnh khắc thất vọng. 38 Khi bạn và đồng nghiệp của bạn đạt được tiến bộ, những mục tiêu và thách thức mới sẽ xuất hiện từ phía chân trời. Các vai trò sẽ phát triển và các mục tiêu mới sẽ tự thể hiện — để giữ mọi thứ kết hợp với nhau trong thời gian thực, một đường dây liên lạc cởi mở là rất quan trọng. Khi một thành viên trong nhóm thành công, họ nên biết điều gì tiếp theo sẽ xảy ra với họ. Luôn giao cho mỗi người một việc gì đó để làm và một nơi nào đó để đi. Tương lai 39 Theo dõi mọi thứ. Nếu bạn đang dàn xếp nỗ lực, hãy kiểm tra lại thường xuyên nếu cần, đặc biệt nếu ai đó có vẻ đang gặp khó khăn. 40 Hãy suy nghĩ về cuộc họp vào thời gian của riêng bạn. Điều gì đã diễn ra tốt? Điều gì đã kéo theo? Cân nhắc điều gì hiệu quả với bạn và nhóm của bạn và điều gì không. Hãy làm những gì bạn có thể làm trong tương lai để tránh rơi vào những cạm bẫy tương tự.