4 lý do tại sao Google Trang tính là phần mềm tốt nhất mà bạn có thể sử dụng với tư cách là một doanh nhân
Việc khởi động công việc kinh doanh của bạn có thể khiến bạn mất hàng nghìn đô la. Đó là trước khi bạn nghĩ đến việc thêm hàng, trả lương cho nhân viên, tìm không gian văn phòng và tất cả những việc còn lại.
Trong kỷ nguyên Hiện đại, bạn cần phần mềm phù hợp và thực sự có hàng nghìn công ty SAAS đang tranh giành số tiền khởi nghiệp của bạn. Nhưng bạn có biết rằng Google Trang tính có thể thực hiện hầu hết (nếu không phải tất cả) các nhiệm vụ mà các chương trình đắt tiền này có thể làm không? Nó cũng miễn phí.
Đọc tiếp để tìm hiểu cách Google Trang tính có thể là phần mềm tốt nhất để thổi hồn vào công việc kinh doanh mới của bạn.
Mục Lục
1. Google Trang tính là Vua cộng tác
Các công cụ bảng tính khác như Microsoft Excel có thể có nhiều chức năng và tính năng hơn Google Trang tính, nhưng chúng không gần với các tính năng cộng tác gốc trong Trang tính.
Ngay cả khi bạn là một công ty khởi nghiệp đơn lẻ, sẽ có lúc bạn phải chia sẻ dữ liệu với các nhà đầu tư, dịch giả tự do, đại lý thuế hoặc luật sư. Vì vậy, không có ý nghĩa gì khi chuẩn bị sẵn sàng các bảng tính dễ dàng chia sẻ?
Một số tính năng cộng tác tốt nhất trong Google Trang tính bao gồm:
- Nhanh chóng thêm nhận xét và trả lời
- Trong chương trình trò chuyện
- Chỉnh sửa đa thời gian thực từ các máy tính riêng biệt
- Tích hợp với Gmail Chatspace
- Tích hợp với Google Drive
Bảo vệ dữ liệu khi cộng tác trên Trang tính nhóm
Để minh họa các tính năng cộng tác mạnh mẽ của Google Trang tính, chúng ta hãy xem xét mặt trái tiềm ẩn của việc cộng tác: những thay đổi không mong muốn về dữ liệu của các thành viên trong nhóm. Bạn có thể tránh điều này xảy ra bằng cách bảo vệ phạm vi hoặc trang tính khỏi các chỉnh sửa. Để làm điều này, tất cả những gì bạn phải làm là:
- Đánh dấu dữ liệu bạn muốn bảo vệ và nhấp chuột phải để mở menu
- Hướng đến Các tác vụ ô khác> Phạm vi bảo vệ
- Trong menu bật lên, hãy đảm bảo rằng phạm vi bạn muốn bảo vệ nằm trong hộp, sau đó nhấp vào Đặt quyền (bạn cũng có thể chọn Tờ giấy để bảo vệ toàn bộ trang tính)
- Chọn người bạn muốn để có thể thực hiện các thay đổi đối với phạm vi
Google Meet và Gmail Chat
Không chỉ bản thân các trang tính này là thứ tuyệt vời để cộng tác. Tích hợp liền mạch với các ứng dụng Google khác làm cho nó trở nên hoàn hảo để thuyết trình trực tuyến.
Giả sử bạn có một cuộc họp quan trọng với khách hàng hoặc nhà đầu tư tiềm năng và bạn cần cho họ xem dữ liệu để sao lưu các tuyên bố của mình. Bạn có thể làm như vậy bằng cách tải trực tiếp bảng tính của mình vào cuộc gọi Google Meet.
Chỉ cần đảm bảo rằng bạn sử dụng tất cả các tính năng mà Google Trang tính có để làm cho dữ liệu của bạn dễ tiêu hóa trước. Phương pháp hay là sử dụng biểu đồ, bảng tổng hợp và định dạng có điều kiện để làm cho dữ liệu thô của bạn có thể diễn giải được trong nháy mắt.
2. Mẫu Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Nếu bạn còn một chút kinh nghiệm làm việc với bảng tính, bạn sẽ dễ dàng nhìn vào tất cả các tính năng và chức năng trong Google Sheets và bị choáng ngợp. Tuy nhiên, hầu hết thời gian, có một mẫu trực tuyến hiện có mà bạn có thể sử dụng. Bạn thậm chí không cần phải hiểu chính xác cách hoạt động của từng công thức và chỉ cần điền vào các con số của bạn.
Phần tốt nhất là bạn có thể tìm thấy các mẫu Google Trang tính miễn phí hầu hết thời gian. Thậm chí còn có một số trên màn hình chính của Google Trang tính.
Dưới đây chỉ là một số ví dụ về các khía cạnh trong quá trình khởi nghiệp của bạn mà bạn có thể theo dõi bằng các mẫu Google Trang tính:
- Quản lý dự án
- Lập hóa đơn
- Bảng chấm công
- Khảo sát
- Theo dõi thuế
- Quản lý hậu cần
- Lập ngân sách
- Lập lịch trình
Khi bạn đã quen với chương trình hơn một chút, bạn thậm chí có thể tạo các mẫu của riêng mình để chúng phù hợp với nhu cầu chính xác của bạn.
3. Bạn có thể tạo trang tổng quan dễ đọc
Như đã thảo luận trước đó, việc làm cho dữ liệu thô có thể tiêu hóa được là rất quan trọng đối với công việc hợp tác. Nó cũng giúp bạn dễ dàng thực hiện các dự báo chính xác cho tương lai của doanh nghiệp.
Các công ty SAAS nhận thức được điều này và nhiều công ty trong số họ tính phí hàng nghìn đô la cho phần mềm chuyên dụng có thể đảm nhận việc này. Tuy nhiên, Google Trang tính có thể làm điều đó miễn phí.
Để tự tạo một bảng điều khiển đơn giản, bạn sẽ phải kéo dữ liệu từ Trang tính 2 thành các bảng và biểu đồ trên Trang tính 1. Tất nhiên, nếu điều đó nghe có vẻ hơi khó khăn, bạn luôn có thể chọn các mẫu để thay thế.
Có một vài mẫu có sẵn trong thư viện mẫu Google Trang tính.
Ngoài ra, một tìm kiếm Google đơn giản sẽ mang lại kết quả phù hợp cho loại mẫu chính xác mà bạn cần.
Một số ý tưởng tuyệt vời về bảng điều khiển bao gồm:
- Theo dõi số liệu trang web
- Dữ liệu bán hàng
- Nhân viên hiệu quả
Bạn thậm chí có thể tạo một trang tổng quan xử lý mọi nguồn dữ liệu được lưu trong bảng tính trên Google Drive của mình. Sau đó, chỉ cần nhập dữ liệu vào trang tính mới của bạn và định dạng nó cho phù hợp.
4. Bạn có thể truy cập dữ liệu của mình ở mọi nơi và mọi lúc
Nhiều người trong chúng ta bắt đầu kinh doanh của riêng mình để thoát khỏi cuộc đua chuột 9-5. Chỉ để thấy rằng chúng ta phải làm việc nhiều giờ hơn. Điều này đặc biệt đúng khi công ty đang trong giai đoạn sơ khai.
Trong khi phát triển doanh nghiệp của mình, bạn sẽ thấy mình phải theo dõi dữ liệu khi bạn không mong đợi. Đó là lý do tại sao có tất cả các bảng tính của bạn trên đám mây có thể là một may mắn.
Đây là một ví dụ đơn giản về cách điều này có thể hữu ích.
Giả sử một trong những nhân viên của bạn gọi điện và nói rằng họ cần thực hiện các thay đổi đối với phạm vi được bảo vệ trên bảng tính bạn đã tạo. Bạn nghĩ về nó và nhận ra họ đúng.
Vấn đề duy nhất là bạn đang đi chơi với gia đình và không thể sử dụng máy tính. Giờ đây, nhân viên mất thời gian không thao tác nhập liệu. Bạn có thể bật điện thoại của mình trong vài giây và thay đổi quyền từ bất kỳ đâu.
Một tình huống tương tự có thể nảy sinh khi bạn cần thực hiện các thay đổi nhanh chóng trước cuộc họp. Dù thế nào đi nữa, điện toán đám mây vẫn là tương lai, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp đang phát triển.
Tối đa hóa tiềm năng của công ty bạn với Google Trang tính
Việc sử dụng bốn tính năng này của Google Trang tính sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có một khởi đầu thuận lợi. Tuy nhiên, chúng chỉ là một chút hương vị về những gì chương trình có thể làm cho bạn. Đảm bảo bạn xem các hướng dẫn Google Trang tính khác của chúng tôi để mở rộng những gì bạn đã học và tiếp tục học hỏi khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
Đọc tiếp
Thông tin về các Tác giả