/ / 4 công cụ tốt nhất cho giao tiếp không đồng bộ

4 công cụ tốt nhất cho giao tiếp không đồng bộ

Kiến trúc truyền thông của tổ chức của bạn ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể của tổ chức. Nếu bạn bỏ qua nó, bạn có thể kết thúc với các phương pháp giao tiếp kém và các công cụ tạo ra tắc nghẽn trong quy trình làm việc của bạn.

Các cuộc gọi video, cuộc gọi điện thoại, cuộc gọi điện thoại và số lần trả lời nhanh ngày càng tăng có thể khiến bạn không đạt được chất lượng đầu ra như mong muốn. Tuy nhiên, các công cụ không đồng bộ để giao tiếp có thể chỉ là những gì bạn cần để cải thiện quy trình làm việc của mình.

Hãy cùng khám phá giao tiếp không đồng bộ là gì và một số công cụ tốt nhất dành cho bạn.

Truyền thông không đồng bộ là gì?

Giao tiếp không đồng bộ xảy ra khi hai hoặc nhiều người không cần phải có mặt đồng thời để cuộc trò chuyện diễn ra – điều này không xảy ra trong thời gian thực. Điều này cho phép bạn giao tiếp trong thời gian của riêng mình mà không bị áp lực bởi các phản hồi tức thì, ví dụ như email.

Với rất nhiều gián đoạn tại nơi làm việc dẫn đến chuyển đổi ngữ cảnh và giảm năng suất, giao tiếp không đồng bộ là một chiến lược hiệu quả, đặc biệt cho các nhóm kết hợp và từ xa. Nó cho phép bạn trả lời tin nhắn trong thời gian của riêng bạn, để tận hưởng sự tập trung laser vào công việc của bạn.

Giao tiếp không đồng bộ có lợi cho bạn và nhóm từ xa của bạn vì nó mang lại sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn bằng cách cho phép bạn quản lý tính chất luôn hoạt động của các công việc từ xa. Hơn nữa, các tin nhắn không đồng bộ thường được xây dựng chu đáo và kỹ lưỡng hơn, ưu tiên chất lượng hơn là tốc độ và các câu trả lời giật cục.

Do đó, các công cụ không đồng bộ tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp và cộng tác giữa các cá nhân hoặc nhóm. Các giải pháp phần mềm này cho phép bạn thiết lập tính khả dụng và xác định giờ làm việc của mình, giúp bạn kiểm soát nhiều hơn thời gian và thông tin liên lạc của mình.

Mặc dù bạn có thể sử dụng hầu hết các công cụ giao tiếp không đồng bộ, tức là mà không mong đợi phản hồi ngay lập tức, một số tính năng tự hào được thiết kế đặc biệt cho giao tiếp không đồng bộ. Đây là những lựa chọn hàng đầu của chúng tôi:

1. Xoắn

Ảnh chụp màn hình hiển thị hộp thư đến Twist

Bạn sẽ không thể vào trạng thái trôi chảy và làm việc tốt nhất của mình khi bạn thường xuyên bị phân tâm bởi các thông báo định kỳ từ các ứng dụng nhắn tin và các cuộc họp bất tận. Tất cả những điều này không chỉ khiến năng suất của bạn giảm sút mà còn khiến bạn phải kiệt sức trên đường cao tốc — trừ khi bạn sử dụng Twist.

Twist là một công cụ nhắn tin sáng tạo nhằm mục đích phá vỡ hiện trạng của giao tiếp thời gian thực tại nơi làm việc. Công cụ giao tiếp không đồng bộ này cho phép bạn ưu tiên năng suất hơn khả năng phản hồi và sự hiện diện liên tục trên các ứng dụng giao tiếp.

Twist cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn các thông báo của mình; bạn nhận được chúng khi nào, bằng cách nào, ở đâu và cho những thông điệp cụ thể nào bạn muốn. Bạn cũng có thể sử dụng Twist để tạo các kênh (nhóm) của mình nhằm tổ chức các cuộc trò chuyện theo chủ đề, dự án hoặc bộ phận.

Với Twist, bạn sẽ không phải mất thời gian lướt qua các cuộc trò chuyện ngẫu nhiên để tìm thông tin liên quan, vì nó sắp xếp hộp thư đến của bạn thành các cuộc trò chuyện theo chuỗi có thể tìm kiếm cho phép bạn bắt kịp một cách thuận tiện. Cũng có một Tab đã lưu cho phép bạn truy cập nhanh vào các chuỗi mà bạn đã lưu.

Hơn nữa, nó tích hợp với các công cụ phổ biến khác như Asana, GitLab, Google Drive, Slack, v.v.

Giờ đây, bạn có thể vượt qua giao tiếp mọi lúc và bảo vệ những giờ làm việc hiệu quả nhất của mình để tập trung hoàn thành công việc bằng cách sử dụng Twist.

Tải xuống: Twist cho Android | iOS | Windows | macOS | Linux (Có sẵn phiên bản cao cấp, miễn phí)

2. Yac


Ảnh chụp màn hình trang Nhóm của tôi của Yac

Một trong những đặc quyền của công việc từ xa là giờ đây bạn chỉ phải đi lại từ phòng ngủ đến văn phòng tại nhà, cho phép bạn tiết kiệm thời gian. Nhưng có vẻ như bạn đã dành tất cả thời gian cho các cuộc họp Zoom bất tận hơn là làm việc. Khi kết thúc những cuộc họp ngược xuôi này, bạn cảm thấy kiệt sức, không thể tập trung vào việc gì khác. Bạn có thể viết một kết thúc khác với Yac.

Yac là nền tảng giao tiếp ưu tiên bằng âm thanh cho phép bạn cộng tác hiệu quả hơn trong các dự án, chia sẻ kiến ​​thức và tạo cơ hội mới cho các cuộc thảo luận hiệu quả mà không rơi vào bẫy luôn sẵn sàng.

Thay vì phải thu thập thông tin sơ sài hàng ngày, bạn có thể sử dụng Yac để ghi lại một tin nhắn thoại nhanh nhằm giữ cho các nhóm của bạn luôn đồng bộ hóa. Bạn có muốn giải thích điều gì đó quá phức tạp để nhập không? Làm rõ quan điểm của bạn bằng cách ghi âm giọng nói và màn hình của bạn và gửi trực tiếp cho đồng nghiệp của bạn. Bạn có muốn lưu nhanh một ý tưởng mà bạn không muốn quên không? Nói nhanh hơn đánh máy; gửi cho mình một ghi chú thoại và tham khảo nó khi cần thiết. Công cụ này cũng cho phép bạn ghi vào một liên kết có thể chia sẻ mà bạn có thể gửi cho bất kỳ ai qua email hoặc Slack.

Hơn hết, Yac không phụ thuộc vào múi giờ; gửi tin nhắn thoại của bạn khi bạn muốn và để nhóm của bạn trả lời khi họ có thể. Với Yac, bạn có thể cá nhân hóa tin nhắn bằng giọng nói của mình, dành ít thời gian hơn cho việc nhập tin nhắn và tham gia các cuộc họp cũng như nhiều thời gian hơn để làm việc.

Tải xuống: Yac cho Android | iOS | Windows | macOS (Có sẵn phiên bản cao cấp, miễn phí)

3. Spike


Ảnh chụp màn hình ứng dụng máy tính để bàn của Spike hiển thị trang Thêm tài khoản

Email vẫn là một trong những cách giao tiếp phổ biến nhất ở nơi làm việc. Thật không may, nó có một nhược điểm đáng kể; bạn bị ngập trong các tin nhắn và phải mất mãi mãi để tìm ra những gì có liên quan và quan trọng giữa tất cả những thư rác đó. Thêm vào đó, với nhiều công cụ liên lạc được đóng gói nhiều tính năng hơn ngoài kia, bạn có thể không thấy hấp dẫn khi sử dụng phương tiện cũ này nữa.

Chà, đó là cho đến khi bạn dùng thử Spike, một nền tảng email cộng tác có thể cải tiến hoàn toàn quy trình làm việc email cũ và tăng năng suất của bạn.

Spike cho phép bạn đồng bộ hóa tất cả các tài khoản email của mình ở một nơi, giới thiệu cho bạn các chuỗi trò chuyện đơn giản hơn và sắp xếp hộp thư đến của bạn. Đó không phải là tất cả; nó cũng có một số tính năng giúp giao tiếp không đồng bộ hiệu quả hơn nhiều.

Ví dụ: bạn có thể lên lịch gửi email vào thời gian mong muốn, sử dụng ghi chú trực tuyến của nó để cập nhật tài liệu, cung cấp nhận xét, v.v., cho phép bạn tránh thêm một cuộc họp Zoom khác. Bạn cũng có thể tận dụng danh sách việc cần làm của nó để giao nhiệm vụ và theo dõi tiến độ.

Tải xuống: Spike cho Android | iOS | Windows | macOS (Có sẵn phiên bản cao cấp, miễn phí)

4. Tettra


Ảnh chụp màn hình Tettra hiển thị cài đặt quản trị

Nếu bạn sử dụng các công cụ giao tiếp và cộng tác khác nhau, tất cả thông tin của bạn có thể bị phân tán trên các kênh khác nhau. Để khắc phục vấn đề này, bạn cần một công cụ có thể tập trung tất cả vào một nơi.

Tettra là một trong những công cụ như vậy. Nó cho phép bạn tạo cơ sở kiến ​​thức nội bộ của công ty, nơi bạn có thể lưu trữ tất cả thông tin liên lạc, quy trình làm việc và chính sách tổ chức của mình ở định dạng dễ truy cập và chỉnh sửa. Bạn cũng có thể sử dụng nó để lưu trữ blog nội bộ của công ty và chia sẻ các bài đăng có giá trị với nhóm của bạn.

Hơn nữa, nó cho phép tích hợp với các công cụ phổ biến khác mà bạn có thể đang sử dụng như Slack, Microsoft Teams và Google Docs.

Tham gia cuộc cách mạng truyền thông không đồng bộ để có năng suất tốt hơn

Nếu mục tiêu của giao tiếp ở nơi làm việc là giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, thì bạn nên đạt được một điểm mà bạn làm ít việc hơn và làm nhiều việc hơn. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên loại bỏ hoàn toàn giao tiếp đồng bộ. Nó vẫn có vị trí của nó; mục đích là để tìm sự cân bằng lành mạnh.

Các công cụ không đồng bộ được đề cập ở trên có thể giúp bạn cải thiện sự cộng tác bằng cách cung cấp cho các thành viên trong nhóm một loạt các tính năng. Thêm các công cụ không đồng bộ vào danh mục của bạn để tăng năng suất tổng thể ở nơi làm việc từ xa của bạn.


Cuộc họp im lặng thảo luận
Cách tăng cường sự hợp tác và năng suất của nhóm bạn với các cuộc họp im lặng

Mặc dù các cuộc họp có thể làm tắc nghẽn lịch trình và làm gián đoạn năng suất, nhưng loại bỏ chúng hoàn toàn không phải là câu trả lời. Đây là lý do tại sao bạn nên có một cuộc họp im lặng.

Đọc tiếp


Thông tin về các Tác giả

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *