10 quy tắc thiết kế đơn giản cho tài liệu Microsoft Word chuyên nghiệp

Microsoft Word được tích hợp rất nhiều tính năng mà bạn có thể tạo ra khá nhiều thứ bạn muốn với nó. Nhưng những tính năng này không phải lúc nào cũng tạo ra kiểu thiết kế tài liệu đẹp, chất lượng cao và chuyên nghiệp mà bạn có thể mong đợi.

Đó là một điều cần biết tất cả mọi thứ về Microsoft Word, tất cả những điều phức tạp và những điều kỳ quặc cũng như các chức năng của nó — đó là điều hoàn toàn khác để biết điều gì tạo nên một tài liệu tuyệt vời. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng tài liệu Word để làm cho nó trông chuyên nghiệp.

1. Giữ cho nó đơn giản, ít hơn là nhiều

Bạn muốn biết cách làm cho tài liệu Word trông đẹp mắt? Chỉ cần giữ cho nó đơn giản và tận dụng các tính năng ẩn mà Microsoft Word đi kèm. Nếu bạn nhớ một điều từ bài viết này, hãy để nó như thế này, và bạn sẽ có thể đưa ra quyết định thiết kế đúng đắn trong tương lai!

Khi viết một tài liệu, nội dung nên là trọng tâm chính. Các nguyên tắc định dạng tài liệu tồn tại để giúp nội dung đó dễ đọc và dễ hiểu hơn.

Loại bỏ sự cám dỗ để giới thiệu các yếu tố bắt mắt chỉ nhằm mục đích đánh lạc hướng. Tối đa hóa khoảng trắng. Giữ từ ngữ chặt chẽ và sửa đổi bất kỳ câu hoặc đoạn văn dài dòng nào. Các quy tắc đơn giản và tối thiểu về tổng thể.

2. Chọn kiểu chữ phù hợp với ngữ cảnh

Quyết định thiết kế quan trọng đầu tiên của bạn phải là kiểu chữ bạn sẽ sử dụng. Kiến thức truyền thống nói rằng phông chữ serif dễ đọc hơn trong các tài liệu in, trong khi phông chữ sans-serif dễ nhìn hơn khi đọc trên màn hình kỹ thuật số.

Các ví dụ điển hình về phông chữ serif bao gồm Garamond, Georgia, Hoefler Text và Palatino, trong khi các ví dụ điển hình về phông chữ sans-serif bao gồm Arial, Gill Sans, Helvetica và Lucida Sans.

Bỏ qua Comic Sans nếu bạn muốn tránh một trong những lỗi thiết kế bản trình bày phổ biến nhất. Và bất cứ điều gì bạn sử dụng, hãy sử dụng cùng một kiểu chữ trong suốt để làm cho tài liệu Word của bạn trở nên chuyên nghiệp. Nếu muốn, bạn có thể sử dụng một kiểu chữ khác cho các tiêu đề.

3. Sử dụng Màu và Kích thước Phông chữ Chuẩn

Bạn không thể học cách định dạng một tài liệu word để trông chuyên nghiệp nếu không chú ý đến giao diện của văn bản. Các bài báo kinh doanh và học thuật thường sử dụng 12 điểm kích thước phông chữ, tạo ra các đoạn văn dễ đọc nhất khi được sử dụng kết hợp với các nguyên tắc được thảo luận bên dưới về kích thước trang, lề và khoảng cách dòng.

Một số báo cáo dày đặc thông tin đôi khi có thể đi xuống 10 điểm kích thước phông chữ, nhưng không bao giờ nhỏ hơn thế.

Nói chung, tốt nhất bạn nên tránh xa bất cứ thứ gì liên quan đến màu sắc, đặc biệt là đối với các tài liệu in. Bạn sẽ phải trả nhiều tiền hơn cho mực màu và nó sẽ không được chuyển sang nếu tài liệu bị sao chép. Đối với tài liệu kỹ thuật số, hãy dành văn bản màu cho các cảnh báo quan trọng và những thứ tương tự. Thích nhấn mạnh bằng cách sử dụng in đậm và in nghiêng bản văn.

4. Sử dụng Kích thước Trang Chuẩn và Lề

Gần như tất cả các tài liệu văn phòng đều được định dạng theo cùng một kích thước trang như chúng được in theo tiêu chuẩn 8½ “x 11” trang, được gọi là kích thước Thư Hoa Kỳ (còn được gọi là A4 ở nơi khác, là 210mm x 297mm). Đây là kích thước duy nhất được đảm bảo có sẵn cho dù bạn sử dụng máy in nào.

Đối với lề, hầu hết các sách hướng dẫn kiểu và hướng dẫn kiểu đều yêu cầu Lề 1 ” trên tất cả các mặt của trang, điều này tạo ra khả năng đọc tốt nhất đối với độ dài dòng và cho phép viết các chú thích nếu cần thiết. Trong Word, bạn có thể chọn Bình thường Dưới Lợi nhuận làm như vậy. Tuy nhiên, nếu tài liệu sẽ được đóng trong một bìa, bạn có thể muốn sử dụng Lề tùy chỉnh để tăng lợi nhuận phụ lên 1 ½ “ để chứa các vòng.

5. Căn chỉnh các đoạn sang trái

Bạn có thể muốn sử dụng căn chỉnh hợp lý vì đó là những gì được sử dụng trong báo chí, tiểu thuyết và một số sách giáo khoa, nhưng đó là lựa chọn sai cho các tài liệu văn phòng và học thuật. Tại sao điều quan trọng là phải làm cho một tài liệu chính thức? Nếu không có hình thức, tài liệu của bạn trở nên không thể đọc được.

Những gì bạn muốn là căn trái cho văn bản. Điều này tạo ra răng cưa ở phía bên phải của các đoạn văn, nhưng nó giữ khoảng cách giữa các chữ cái như dự định của bất kỳ kiểu chữ nào bạn đang sử dụng và điều đó có nghĩa là độ dễ đọc tối ưu.

Nếu không, bạn có thể kết thúc với những dòng sông kiểu chữ, vô cùng mất tập trung và đơn giản là trông xấu xí. Đây là điều bạn chắc chắn muốn tránh khi muốn làm cho tài liệu Word của mình trông chuyên nghiệp.

6. Thụt lề các dòng đầu tiên của đoạn văn

Các đoạn văn không được có khoảng cách thừa giữa chúng và các dòng đầu tiên của đoạn văn nên được thụt lề để làm cho mỗi đoạn văn nổi bật. Ngoại lệ duy nhất là đối với các đoạn văn trực tiếp theo sau một tiêu đề phần, có thể được để nguyên bởi vì bối cảnh xung quanh làm rõ ràng rằng đó là đoạn văn của chính nó.

Để làm cho một tài liệu trông chuyên nghiệp, một nguyên tắc chung là phải có kích thước thụt lề giống với kích thước phông chữ. Đảm bảo rằng bạn sử dụng các tính năng tạo kiểu đoạn văn của Word để xử lý các thụt lề thay vì sử dụng Chuyển hướng Chìa khóa!

7. Đặt hình ảnh giữa các đoạn văn

Chèn hình ảnh là một phần của thiết kế tài liệu Word của bạn. Bạn có thể đặt hình ảnh bên trong đoạn văn và cho phép văn bản xung quanh chảy xung quanh đoạn văn đó và nếu tổ chức của bạn tuân theo nguyên tắc định dạng tài liệu này, thì hãy tiếp tục và thực hiện điều đó.

Nhưng nói chung, nó có thể làm hỏng khả năng đọc, đặc biệt là trong các báo cáo theo hướng dữ liệu. Tùy chọn an toàn nhất, đặc biệt đối với đồ thị, biểu đồ và bảng, là đặt hình ảnh vào giữa các đoạn văn và giữ chúng căn giữa. Bằng cách đó, hình ảnh của bạn giúp làm cho tài liệu của bạn trở nên hấp dẫn, nhưng chúng không bao giờ tranh giành sự chú ý với văn bản xung quanh. Nó cũng giúp chú thích nổi bật.

8. Chọn khoảng cách dòng phù hợp với ngữ cảnh

Để định dạng một tài liệu trông chuyên nghiệp, lựa chọn phù hợp cho khoảng cách dòng (khoảng trắng ngăn cách một dòng văn bản với dòng văn bản tiếp theo) thực sự phụ thuộc vào loại tài liệu bạn đang viết.

Các bài báo học thuật trước tiên nên tuân theo bất kỳ hướng dẫn phong cách học thuật nào đã có, sau đó ưu tiên khoảng cách hai dòng nếu không có hướng dẫn văn phong nào tồn tại. Các tài liệu kinh doanh và văn phòng có xu hướng cách nhau một khoảng để giảm thiểu số lượng trang cần thiết khi in, nhưng các tài liệu kỹ thuật số có thể dễ đọc hơn nếu được đặt cách nhau ở khoảng 120-150 phần trăm.

9. Chia nhỏ văn bản với các tiêu đề và danh sách

Tài liệu càng dài, các tiêu đề càng trở nên quan trọng. Bạn có muốn đọc một bản báo cáo 20 trang không có gì khác ngoài một bức tường văn bản từ đầu đến cuối không? Hay một báo cáo dài 30 trang được tổ chức thành các phần, tiểu mục và tiêu đề thích hợp? Rất có thể bạn sẽ thích cái sau hơn.

Danh sách cũng rất tốt để chia nhỏ các bức tường văn bản và thu hút ánh nhìn đến những điểm quan trọng. Trong Word, sử dụng Đánh số để tạo ra danh sách được đánh số khi đếm một tập hợp các mục (ví dụ: “năm thuộc tính của một doanh nhân thành đạt”) hoặc khi cung cấp hướng dẫn từng bước. Nếu không, hãy sử dụng Đạn để làm cho danh sách có dấu đầu dòng.

Chỉ cần đảm bảo tránh lạm dụng danh sách, điều này làm giảm khả năng đọc từ thiết kế tài liệu Word của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng khi sử dụng Word để định dạng kịch bản.

10. Các phần riêng biệt với các dấu ngắt

Khi bạn muốn học cách làm cho báo cáo của mình trông chuyên nghiệp, bạn cần phải làm quen với các ngắt phần. Trong Microsoft Word, ngắt phần cho phép bạn phân biệt các trang nhất định với các thay đổi về hướng, cột, đầu trang, chân trang, số trang, v.v. Ngắt phần có bốn dạng:

• Trang tiếp theo: Bắt đầu phần tiếp theo trên trang sau.
• Tiếp diễn: Bắt đầu phần tiếp theo trên trang hiện tại.
• Trang chẵn: Bắt đầu phần tiếp theo trên trang chẵn tiếp theo.
• Trang lẻ: Bắt đầu phần tiếp theo trên trang chẵn tiếp theo.

Nếu tài liệu của bạn đủ lớn để cần các chương, thì đây là cách tốt nhất để định dạng chúng một cách rõ ràng. Mỗi chương nên được thực hiện với một Trang tiếp theo ngắt phần, hoặc Trang chẵn hoặc Trang lẻ đứt đoạn nếu bạn định đặt nó trong một chất kết dính. Chúng tôi cũng đã chỉ ra cách xóa ngắt trang nếu cần.

Tìm hiểu cách định dạng tài liệu Word để trông chuyên nghiệp

Trừ khi tổ chức hoặc trường học của bạn yêu cầu bố cục và định dạng cụ thể, bạn có thể bỏ qua công việc khó khăn khi thiết lập mẫu của riêng mình và thay vào đó chỉ cần tải xuống một mẫu. Điều này giúp bạn nhanh chóng đạt được một thiết kế tài liệu chuyên nghiệp.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả