10 Lời khuyên dành cho những người làm nghề tự do để tránh các hóa đơn chưa thanh toán và các khoản thanh toán bị chậm trễ

Các khoản thanh toán bị bỏ lỡ hoặc bị trì hoãn là một trong những điều làm mất động lực nhất có thể xảy ra với một freelancer. Đáng buồn thay, một số dịch giả tự do trải qua nhiều giờ làm việc trong một dự án và không nhận được tiền thù lao sau đó.

Trải nghiệm này thậm chí còn khó chịu hơn khi công việc tự do là nguồn thu nhập duy nhất của bạn. Áp dụng các mẹo trong hướng dẫn này sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro thanh toán chậm hoặc hóa đơn chưa thanh toán.

1. Thường xuyên kiểm tra với khách hàng

Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để xây dựng mối quan hệ khách hàng bền vững, giúp bạn được trả tiền. Như họ nói, “ra khỏi tầm nhìn, ra khỏi tâm trí.” Vì một số khách hàng có thể không có tổ chức hoặc quá bận rộn, nên công việc của bạn là thiết lập một hệ thống và có chủ ý hơn với thông tin liên lạc của mình. Dưới đây là một số mẹo để thường xuyên cập nhật thông tin cho khách hàng của bạn:

• Đặt các cuộc họp thường xuyên và gửi lời nhắc cuộc họp thông qua nền tảng tự động hóa cuộc hẹn, chẳng hạn như Calendly.
• Sử dụng nền tảng nhắn tin tức thời ưa thích của khách hàng của bạn để gửi thông tin tiếp theo.
• Cho nhiều hơn bạn nhận. Bạn có thể gửi tài nguyên miễn phí hoặc quà tặng vào những dịp đặc biệt để tạo lòng tin với khách hàng của mình.
• Sắp xếp các tệp khách hàng trong một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây an toàn nhất để khách hàng của bạn có thể dễ dàng truy cập chúng nếu họ có thắc mắc về hiệu suất của bạn.
• Theo dõi tiến độ của họ bằng cách sử dụng bảng quản lý dự án như Trello.

2. Tạo hợp đồng

Hợp đồng công việc giúp khách hàng của bạn coi trọng vai trò của bạn như một chuyên gia. Một thỏa thuận đặt ra kỳ vọng cho cả hai bên và nhấn mạnh rằng mối quan hệ của bạn là chuyên nghiệp. Nó cũng phục vụ như một hình thức bảo vệ cho bạn và khách hàng của bạn, vì vậy bạn có thể đồng ý với các điều khoản công bằng trong trường hợp khách hàng của bạn không thanh toán đúng hạn.

Xem lại thỏa thuận của bạn trước khi gửi đi. Một số điều bạn có thể thêm vào tài liệu của mình:

• Sản phẩm hoặc cột mốc cụ thể.
• Khi nào bạn sẽ được thanh toán và chi phí chính xác là bao nhiêu?
• Các lựa chọn thanh toán.
• Phí bổ sung cho các khoản thanh toán trễ.

Nếu không biết cách tạo hợp đồng khách hàng, bạn có thể tìm kiếm mẫu trên nền tảng như LegalTemplates. Trang web cho phép bạn tùy chỉnh và tải xuống “Thỏa thuận Nhà thầu Độc lập” ở định dạng Word hoặc PDF.

3. Gửi hóa đơn đầy đủ

Bạn có thể chọn từ các ứng dụng hóa đơn miễn phí tốt nhất dành cho người làm nghề tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ. Chẳng hạn, một ứng dụng hóa đơn miễn phí như Bookipi giúp bạn gửi và theo dõi hóa đơn. Ứng dụng cho phép bạn liệt kê các khoản phí của mình và thêm các điều khoản thanh toán, bên cạnh các tính năng hữu ích khác.

Bạn cũng có thể xem trước hóa đơn của mình trước khi gửi qua email hoặc chia sẻ hóa đơn qua liên kết. Ứng dụng này cũng sẽ gửi lời nhắc nếu khách hàng của bạn quên thanh toán cho bạn sau một khoảng thời gian quy định. Bất cứ khi nào bạn gửi hóa đơn, hãy bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết để giúp bạn được thanh toán đúng hạn:

• Phân tích các khoản phí
• điều khoản thanh toán
• Các lựa chọn thanh toán
• thời hạn thanh toán

4. Ưu đãi thanh toán trước

Ưu đãi có thể bao gồm giảm giá, phiếu quà tặng, bán hàng độc quyền, nâng cấp miễn phí hoặc bất kỳ phần thưởng nào cho khách hàng thanh toán trước. Chọn một ưu đãi sẽ thúc đẩy họ gửi thanh toán sớm hơn. Ví dụ: bạn có thể giảm giá 20 phần trăm nếu họ thiết lập thanh toán tự động bằng thẻ tín dụng hoặc trả trước cho cả năm.

5. Áp dụng hình phạt

Một số khách hàng có thể lợi dụng bạn khi bạn quá khoan dung với các khoản thanh toán trễ hoặc hóa đơn chưa thanh toán. Bởi vì họ nghĩ rằng bạn không sao với việc trì hoãn, nên họ có thể ưu tiên chi tiêu cho những khoản “quan trọng hơn” trước. Để tránh điều này, bạn cũng có thể đưa ra hình phạt cho các khoản thanh toán trễ. Ví dụ, chậm nửa tháng có thể phải chịu phí hai phần trăm.

Nếu bạn định áp dụng một khoản phí trả chậm, hãy đảm bảo rằng khách hàng của bạn biết trước điều này bằng cách đưa điều kiện này vào hợp đồng của bạn. Xin nhắc lại, cũng bao gồm các khoản thanh toán trễ trong hóa đơn của bạn. Nếu khách hàng của bạn thanh toán cho bạn đúng hạn, bạn có thể chỉ cần đặt số không vào khoản phí trả chậm.

Mặc dù đưa ra hình phạt có thể thúc đẩy khách hàng thanh toán đúng hạn, nhưng hãy đủ nhạy cảm khi thời điểm cần đến sự đồng cảm. Ví dụ: công việc kinh doanh của họ có thể bị ảnh hưởng bởi suy thoái kinh tế hoặc họ có thể gặp trường hợp khẩn cấp cá nhân. Trong những trường hợp này, bạn có thể miễn lệ phí. Khách hàng của bạn sẽ biết ơn vì sự cân nhắc của bạn và bạn sẽ có được một khách hàng trung thành.

6. Giúp khách hàng thanh toán dễ dàng

Có lý do nào khiến khách hàng khó thanh toán dẫn đến chậm thanh toán không? Không có lý do gì để không có nhiều tùy chọn thanh toán khi bạn có sẵn các tùy chọn kỹ thuật số. Bạn có thể chọn nhận thanh toán bằng thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng hoặc các ứng dụng như PayPal và Payoneer.

Xem qua hướng dẫn dành cho người làm việc tự do này về các phương thức thanh toán thay thế và chọn phương thức phù hợp nhất cho bạn và khách hàng của bạn. Nếu không thể quyết định, bạn cũng có thể hỏi khách hàng xem họ thích kênh thanh toán nào hơn.

7. Bảo vệ đầu ra của bạn

Không có gì khó chịu hơn là nhìn thấy công việc không được trả tiền của bạn trên trang web của người khác. Để tránh điều này, hãy bảo vệ đầu ra của bạn và không phát hành cho đến khi bạn được thanh toán. Chẳng hạn, bạn có thể yêu cầu thanh toán trước 50% trước khi bắt đầu làm việc.

Nếu bạn là một nghệ sĩ đồ họa, hãy sử dụng hình mờ và không phát hành phiên bản có độ phân giải cao cho dự án của bạn trừ khi bạn có thể chắc chắn về khoản thanh toán. Bạn cũng có thể tải dự án lên trang web của mình, sử dụng dự án đó làm một trong những mẫu công việc của mình hoặc sửa đổi và bán dự án đó cho một khách hàng khác. Bằng cách này, công việc khó khăn của bạn không hoàn toàn bị lãng phí.

8. Chọn nền tảng có bảo vệ thanh toán

Các trang web làm việc tự do như Upwork có nhược điểm, nhưng một lợi ích là chúng cung cấp cho bạn khả năng bảo vệ thanh toán. Nếu bạn đáp ứng các tiêu chí của Upwork về bảo vệ thanh toán hàng giờ, bạn sẽ được trả tiền cho số giờ bạn đăng nhập vào Ứng dụng Upwork Desktop. Khách hàng phải gửi tiền ký quỹ nếu bạn được trả một mức giá cố định. Những thứ này sau đó được phát hành cho bạn sau khi công việc của bạn được phê duyệt.

Đăng ký trên các trang web làm việc tự do đáng tin cậy có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng trong trường hợp xảy ra xung đột. Họ có thể có các điều khoản để bạn nộp đơn tranh chấp trong trường hợp không thanh toán. Nếu bạn và khách hàng của bạn gặp bế tắc, trang web sẽ đóng vai trò là bên thứ ba hoặc người hòa giải để quyết định kết quả tranh chấp của bạn.

9. Tránh bị lừa đảo trong công việc

Nếu bạn là một người làm việc tự do mới, hãy làm quen với những mánh khóe lừa đảo công việc phổ biến nhất, chẳng hạn như rửa tiền, những lời hứa quá tốt để trở thành sự thật và các kế hoạch kim tự tháp. Đáng buồn thay, ngay cả các trang web làm việc tự do cung cấp bảo vệ thanh toán cũng có thể là điểm nóng cho các trò gian lận.

Ngoài ra, hãy cảnh giác với các công việc được đăng trên Craigslist, Facebook và các nền tảng trực tuyến khác. Kiểm tra lý lịch, bảo vệ tài liệu của bạn và tìm hiểu cách xác định những kẻ lừa đảo trên các trang web làm việc tự do và mạng xã hội.

Các công cụ quản lý doanh nghiệp giúp bạn tổ chức các nhiệm vụ phổ biến nhất của công việc tự do từ một nền tảng. Chẳng hạn, Bonsai cho phép bạn gửi hóa đơn, theo dõi giờ làm việc, sử dụng các mẫu tài liệu và theo dõi chi phí của bạn từ bảng điều khiển của họ. Nếu bạn cảm thấy choáng ngợp trước nhiều ứng dụng, hãy sử dụng giải pháp một cửa như giải pháp này để giúp bạn được thanh toán nhanh hơn.

Nếu bạn cảm thấy thoải mái khi theo dõi số giờ của mình và với tư cách là một người làm việc tự do được trả lương theo giờ, hãy cân nhắc sử dụng một trong những công cụ theo dõi thời gian miễn phí, nhanh chóng và tuyệt vời để ghi lại hoạt động hàng ngày của bạn.

Đã đến lúc kết thúc hợp đồng của bạn?

Đã bao lâu rồi kể từ khi bạn được trả tiền? Nếu khách hàng của bạn đã có thói quen không trả tiền, hãy tiếp tục và kết thúc hợp đồng của bạn. Nếu họ trải qua thời kỳ suy thoái trong công việc kinh doanh, hãy chúc họ những điều tốt đẹp nhất và kết thúc một cách tích cực. Hãy nghĩ theo cách này—bạn đang mở ra cánh cửa cho những cơ hội làm việc tự do tốt hơn khi bạn buông tay.

Một khoản thanh toán bị mất cho một công việc mà bạn đã làm việc chăm chỉ không bao giờ là lỗi của bạn. Nhưng thực tế là cả freelancer mới và có kinh nghiệm đều dễ mắc phải vấn đề này. Bằng cách làm theo các mẹo này, bạn có thể tránh được các tranh chấp pháp lý và giảm thiểu rủi ro về các khoản thanh toán bị chậm trễ và chưa thanh toán.