Những điều nên và không nên nói khi làm việc từ xa
Cho dù bạn thích hay ghét nó, nói chuyện nhỏ là một phần thiết yếu của việc xây dựng nhóm. Nhưng trò chuyện chit có thể khó khăn trong môi trường từ xa vì có một số quy tắc nhất định gắn liền với nó. Mặc dù các quy tắc này có thể hơi áp đảo, nhưng chúng đảm bảo giao tiếp tôn trọng và hiệu quả.
Điều cuối cùng bạn muốn là tỏ ra thô lỗ với đồng nghiệp của mình bằng cách không tôn trọng sự sẵn sàng của họ hoặc gửi thư rác cho họ bằng các tin nhắn một dòng. Dưới đây là tất cả những điều nên và không nên khi nói chuyện phiếm khi làm việc từ xa.
Mục Lục
Những việc nên làm khi làm việc từ xa
Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để tham gia vào cuộc nói chuyện nhỏ trong nhóm trò chuyện làm việc từ xa:
Tìm đúng cách để bắt đầu một cuộc trò chuyện
Có nhiều cách khác nhau để bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện với đồng nghiệp của mình. Chẳng hạn, hầu hết các nền tảng giao tiếp làm việc từ xa đều hiển thị khi một người mới được thêm vào nhóm. Đây là một cơ hội tuyệt vời để bạn làm cho nhân viên mới cảm thấy được chào đón. Bạn có thể chỉ cần gắn thẻ chúng và thêm một thông điệp chào mừng nồng nhiệt.
Bạn cũng có thể liên hệ với họ qua tin nhắn riêng. Giới thiệu bản thân và nói với họ rằng bạn luôn sẵn sàng nếu họ cần giúp đỡ bất cứ điều gì. Bạn có thể tiếp tục bằng một số câu hỏi thân thiện để tạo mối quan hệ nếu bạn cảm thấy đồng nghiệp mới quan tâm.
Nếu bạn là người mới được giới thiệu gần đây, nói chuyện nhỏ với các thành viên hiện tại trong nhóm có thể là một cách tuyệt vời để tìm hiểu nhóm từ xa của bạn trong một công việc mới. Cân nhắc trả lời riêng các chủ đề công khai của họ và chia sẻ suy nghĩ của bạn về chủ đề này. Đây có thể là một cách tuyệt vời để bắt đầu kết nối.
Nhưng điều cần thiết là bạn phải đánh giá mức độ phù hợp của cuộc trò chuyện. Không phải ai cũng cảm thấy thoải mái với việc nhắn tin riêng tư. Vì vậy, hãy cân nhắc rút lui nếu bạn cảm thấy người kia không hứng thú.
Nói về các sự kiện hiện tại
Đó là thông lệ để nói về các sự kiện hiện tại với các đồng nghiệp làm việc của bạn. Điều này cũng áp dụng cho cuộc nói chuyện nhỏ về công việc từ xa. Bạn có thể đưa ra các chủ đề như thể thao hoặc những phát triển gần đây trong ngành giải trí. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn nói theo cách không trịnh trọng khi giải thích tin tức hoặc ý kiến của bạn về điều gì đó. Bạn cũng nên tôn trọng ý kiến của đối phương.
Hầu hết các nền tảng truyền thông đều cho phép bạn chia sẻ phương tiện. Vì vậy, hãy xem xét đính kèm nguồn tin tức dưới dạng video, hình ảnh hoặc liên kết internet. Bằng cách này, đồng nghiệp của bạn có thể tự xem và chia sẻ suy nghĩ của họ với bạn.
Các nền tảng như Discord thậm chí còn cho phép bạn chia sẻ màn hình điện thoại thông minh của mình với người dùng khác. Bằng cách này, bạn có thể cùng nhau xem các phương tiện truyền thông và bắt đầu đối thoại về nó.
Đạt được sự cân bằng giữa các chủ đề
Cũng giống như trong môi trường văn phòng, cuộc nói chuyện nhỏ về công việc từ xa giữa các đồng nghiệp nên tạo ra sự cân bằng giữa các chủ đề. Điều này có thể khó khăn trong các cuộc trò chuyện trực tuyến, vì chúng thiếu tín hiệu xã hội và ngôn ngữ cơ thể. Vì vậy, cuối cùng bạn có thể nói quá nhiều về bản thân và trở nên thô lỗ mà không hề nhận ra.
Cân nhắc nắm lấy luồng hội thoại qua lại. Đừng liên tục gửi tin nhắn nêu chi tiết ý kiến của riêng bạn mà không cho đồng nghiệp của bạn thời gian để trả lời.
Thay vào đó, hãy nói những gì bạn phải nói, và sau đó chờ đợi. Hãy để đồng nghiệp của bạn đưa ra ý kiến của họ, ngay cả khi phải mất một thời gian để họ phản hồi. Giữ cho dòng chảy này diễn ra để đảm bảo sự cân bằng giữa các chủ đề và không bên nào tỏ ra hống hách trong cuộc trò chuyện.
Đăng ký thông thường
Vì bạn không thể gặp đồng nghiệp hàng ngày khi làm việc từ xa, nên bạn nên đăng ký thường xuyên. Chỉ cần gửi một tin nhắn ngắn nói xin chào và hỏi xem họ đang làm như thế nào.
Nếu bạn muốn đăng ký phát triển thành một cuộc trò chuyện, hãy cân nhắc bắt đầu một cuộc đối thoại. Đó có thể đơn giản là “Bạn đã xem bộ phim mới của Marvel chưa?”, hoặc “Bạn sẽ không thể tin được điều gì đã xảy ra khi tôi đến trung tâm mua sắm tuần trước đâu!”.
Nếu đồng nghiệp của bạn quan tâm và có thời gian để nói chuyện, họ sẽ đáp lại bằng sự phấn khích lẫn nhau. Nếu không, thì cũng không sao. Bạn không nên coi đó là chuyện cá nhân. Luôn nhớ tôn trọng các ưu tiên và ranh giới của họ.
Tôn trọng sự sẵn có của người khác
Trừ khi tổ chức của bạn có khung thời gian báo cáo riêng, có khả năng là các đồng nghiệp từ xa của bạn sẽ không phải lúc nào cũng có mặt tại nơi làm việc của họ, kể cả vào ban ngày. Đây là lý do tại sao bạn nên chú ý đến sự sẵn sàng của đồng nghiệp trước khi bắt chuyện với họ.
Có nhiều cách để bạn có thể đánh giá xem thành viên trong nhóm của mình có rảnh hay không. Cách đơn giản nhất là kiểm tra trạng thái sẵn có của họ trên nền tảng trò chuyện mà công ty bạn sử dụng. Đồng nghiệp của bạn có thể sẽ đặt trạng thái của họ thành “Không làm phiền” nếu họ không rảnh để trò chuyện.
Nếu tổ chức của bạn sử dụng bộ chuyển đổi múi giờ, thì bạn cũng có thể sử dụng chúng để suy ra tính khả dụng của các đồng nghiệp ở nước ngoài. Nếu không thể sử dụng các phương pháp này, bạn có thể hỏi họ trực tiếp bằng cách nhắn tin đại loại như “Này, bạn rảnh không? Tôi muốn nói về một chuyện.”
Các nền tảng giao tiếp, như Slack, cũng cho phép bạn ping những người dùng khác ngay cả khi thông báo của họ bị tắt. Đảm bảo không bao giờ sử dụng tính năng này trừ khi vấn đề cực kỳ quan trọng và khẩn cấp.
Những điều không nên khi nói chuyện nhỏ từ xa
Dưới đây là những điều bạn nên tránh xa khi nói chuyện nhỏ với nhóm từ xa của mình:
Đừng nói về các chủ đề ngoài giới hạn
Điều cấm kỵ lớn nhất của cuộc nói chuyện nhỏ về công việc từ xa là thảo luận về các chủ đề gây tranh cãi hoặc xúi giục. Bạn không muốn tranh cãi với đồng nghiệp về điều gì đó mà lẽ ra bạn không nên nói ngay từ đầu.
Các chủ đề không giới hạn bao gồm tôn giáo, tiền bạc, đảng phái chính trị và thông tin thân mật. Những trò đùa hoặc câu nói không phù hợp cũng không bao giờ nên là một phần trong các cuộc trò chuyện của bạn.
Không nên nói về những chủ đề nhạy cảm, chẳng hạn như chủ nghĩa dân tộc và thuyết âm mưu. Đảm bảo rằng mọi video, hình ảnh hoặc phương tiện khác mà bạn chia sẻ với đồng nghiệp của mình cũng phù hợp và an toàn cho công việc.
Không gửi nhiều tin nhắn một dòng
Hãy nhớ tránh gửi nhiều tin nhắn một dòng cho đồng nghiệp của bạn khi nói chuyện nhỏ. Làm như vậy sẽ khiến đồng nghiệp của bạn khó biết được khi nào bạn nói xong và họ có thể trả lời khi chưa nghe hết những gì bạn nói.
Mỗi tin nhắn một dòng cũng tạo ra một thông báo và ping riêng. Điều này có thể gây khó chịu cho các thành viên trong nhóm của bạn. Vì vậy, thay vì spam nhiều tin nhắn, hãy dành thời gian và viết ra mọi điều bạn muốn nói trong một khối văn bản.
Nếu bạn muốn thêm điều gì đó sau khi gửi tin nhắn, hãy xem xét chỉnh sửa tin nhắn ban đầu hoặc đợi phản hồi rồi nói điều gì đó bổ sung. Bằng cách này, bạn có thể tránh gây nhầm lẫn và làm phiền đồng nghiệp của mình.
Đừng nhận sự chậm trễ cá nhân
Khi làm việc từ xa, đừng mong đợi đồng nghiệp trả lời tin nhắn của bạn ngay lập tức, đặc biệt nếu những tin nhắn này không có gì ngoài trò chuyện phiếm. Họ có thể đang họp, đang làm việc trong một dự án hoặc đang bận việc gì đó ở nhà.
Đừng nhận sự chậm trễ này cá nhân. Thay vì chờ đợi câu trả lời của họ. Nếu bạn không nhận được trả lời trong hai ngày, bạn có thể gửi thư theo dõi. Theo dõi có thể không phải là một ý tưởng hay nếu bạn không thân thiết với đồng nghiệp mà bạn đang trò chuyện cùng.
Nếu bạn không nhận được phản hồi ngay cả sau khi theo dõi, thì bạn nên đợi vì có lẽ họ không muốn tham gia vào cuộc nói chuyện nhỏ ngay bây giờ. Hãy kiên nhẫn và hiểu biết. Đồng nghiệp của bạn có thể sẽ trả lời bất cứ khi nào họ sẵn sàng.
Đừng kết thúc cuộc trò chuyện đột ngột
Bạn không nên thức dậy và rời khỏi cuộc trò chuyện khi đang làm việc từ xa, ngay cả khi cuộc trò chuyện đó chỉ đơn giản là nói chuyện vu vơ. Đồng nghiệp của bạn có thể đang chờ hồi âm và nếu họ không bao giờ nhận được, điều đó có thể bị coi là thô lỗ. Vì vậy, nếu bạn đột ngột phải rời cuộc trò chuyện giữa chừng, hãy cân nhắc việc truyền đạt điều này trong cuộc trò chuyện.
Một câu đơn giản “Quay lại ngay” là đủ nếu bạn rời đi trong một thời gian ngắn. Nếu bạn rời đi lâu hơn, hãy cho họ biết bạn sẽ đi xa bao lâu. Bạn cũng có thể cho họ biết lý do rời khỏi cuộc trò chuyện nếu điều đó phù hợp.
Nói nhỏ trong công việc từ xa có quy tắc của nó
Trò chuyện nhỏ, khi làm việc từ xa, hơi khác so với trò chuyện tán gẫu thông thường ở văn phòng. Nhưng thật dễ dàng để thành thạo nếu bạn biết những điều nên làm và không nên làm.
Hãy thoải mái bắt đầu cuộc trò chuyện với những người mới trong nhóm và thảo luận về những điều mà cả hai bạn đều quan tâm. Tuy nhiên, hãy tránh các chủ đề gây tranh cãi và không nhận các câu trả lời bị trì hoãn một cách cá nhân.
Trò chuyện đôi khi có vẻ không cần thiết, nhưng nếu được thực hiện đúng cách, đó có thể là một cách tuyệt vời để bắt đầu tình bạn nơi công sở. Những kết nối này rất cần thiết trong một môi trường xa xôi, nơi bạn dễ cảm thấy cô đơn.