Làm thế nào để Ngừng lãng quên những điều tại nơi làm việc

Hình dung thế này: đó là sáng thứ Hai. Bạn đã ghi nhớ tất cả các nhiệm vụ của mình trong ngày và bạn rất hào hứng với việc hoàn thành các mục tiêu của mình. Nhưng đến giữa trưa, bạn đã quên một nửa những việc bạn phải làm, điều này khiến bạn cảm thấy thất vọng.

Đó là một kịch bản mà tất cả chúng ta đều biết quá rõ. Có một công việc thường có nghĩa là có rất nhiều nhiệm vụ phải hoàn thành trong một ngày. Và cố gắng ghi nhớ tất cả những nhiệm vụ đó tự nó có thể là một công việc.

Nếu bạn có xu hướng quên làm mọi việc tại nơi làm việc, bạn có thể thay đổi điều đó. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một số mẹo hữu ích để giúp bạn ngừng quên những thứ trong công việc, để bạn có thể cảm thấy hoàn thành hơn vào cuối ngày. Dưới đây là cách để luôn cập nhật những việc bạn cần làm:

1. Sử dụng Danh sách kiểm tra

Tạo danh sách kiểm tra cho các nhiệm vụ định kỳ của bạn và cho các nhiệm vụ một lần. Đối với các nhiệm vụ định kỳ, hãy sử dụng một ứng dụng cho phép bạn kiểm tra và bỏ chọn các mục để tránh tạo danh sách mọi lúc.

Đối với các công việc một lần, hãy tạo một danh sách viết tay và giữ nó ở vị trí dễ thấy và dễ tiếp cận trên bàn làm việc của bạn. Cố gắng sử dụng một sổ ghi chú và vứt bỏ bất kỳ trang nào có ghi chú bạn đã hoàn thành.

2. Tạo danh sách việc cần làm cho ngày hôm sau

Danh sách việc cần làm không có gì mới, nhưng người thay đổi trò chơi đang tạo danh sách công việc của bạn một ngày trước ngày làm việc của bạn. Vào buổi tối, khi bạn thư giãn, hãy nghĩ về những gì bạn phải hoàn thành vào ngày hôm sau và ghi lại nó.

Mẹo bổ sung: tạo danh sách “năm mục tiêu lớn” gồm năm mục tiêu hoặc nhiệm vụ hàng đầu của bạn cho ngày hôm sau. Đánh dấu hoặc tách những nhiệm vụ này khỏi phần còn lại trong danh sách của bạn, vì đây là những mục mà bạn sẽ ưu tiên. Ngay cả khi có điều gì đó xuất hiện, bạn sẽ biết không để nó ảnh hưởng đến các nhiệm vụ trong danh sách đó.

3. Xác nhận danh sách việc cần làm của bạn

Trước khi bắt đầu làm việc, hãy xem qua danh sách bạn đã lập vào đêm hôm trước để làm mới tâm trí về những việc bạn sẽ làm trong ngày.

Và nếu bạn nhận được nhiều nhiệm vụ hơn được thêm vào đĩa của mình trong ngày, hãy tự hỏi bản thân xem liệu nhiệm vụ mới có quan trọng hơn bất kỳ mục nào trong danh sách “big five” của bạn hay không. Nếu vậy, hãy thay thế các mục đó bằng các nhiệm vụ mới. Nhưng nếu không, chỉ cần thêm chúng vào danh sách và bạn có thể truy cập chúng sau.

4. Sử dụng nhãn (hoặc bất kỳ hệ thống gắn thẻ nào khác) để theo dõi các email quan trọng

Gắn thẻ email của bạn bằng nhãn hoặc danh mục là một cách thông minh để theo dõi tiến trình của email. Nếu bạn có thể thêm nhiều thẻ vào một email, bạn có thể gắn thẻ nó theo mức độ ưu tiên, tiến độ và các dự án và nhóm mà nó thuộc về.

Ví dụ: nếu bạn đang thực hiện một nhiệm vụ cho ‘Dự án X’, bạn có thể thêm bốn thẻ vào email liên quan đến nhiệm vụ đó: nhãn đầu tiên sẽ dành cho dự án. Nhãn thứ hai sẽ dành cho nhóm mà dự án dành cho. Nhãn thứ ba cho biết mức độ quan trọng của email và nhãn thứ tư sẽ cho biết rằng nó đang được xử lý.

5. Tự động hóa những gì bạn có thể

Tận dụng công nghệ để giúp bạn hoàn thành công việc đúng thời hạn. Ví dụ: bạn có thể lên lịch email trên Outlook để chúng có thể được gửi đi sau. Nếu bạn là người quản lý mạng xã hội, hãy lên lịch cho tất cả các bài đăng của bạn trên một ứng dụng.

Tự động hóa công việc giúp bạn giảm bớt áp lực phải nhớ làm mọi việc đúng giờ, đặc biệt nếu bạn có nhiều nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian cần hoàn thành.

6. Ủy quyền những gì bạn có thể

Bạn không nên tự mình làm mọi thứ nếu bạn không cần thiết. Đồng nghiệp của bạn ở đó để giúp bạn đạt được mục tiêu chung. Khai thác điểm mạnh và khả năng của các thành viên trong nhóm để giúp giảm tải bằng cách ủy quyền một số nhiệm vụ.

Chỉ cần đảm bảo liên lạc với các thành viên trong nhóm của bạn trước thời hạn để củng cố các ưu tiên của bạn trong ngày và đánh giá xem họ có thể hỗ trợ bạn hay không.

7. Thiết lập lời nhắc trên điện thoại hoặc máy tính xách tay của bạn

Ứng dụng Lời nhắc là một công cụ vô giá cho những ai hay quên hoặc bận rộn. Sử dụng nó như một bước bổ sung ngoài danh sách việc cần làm của bạn. Nếu bạn muốn tránh tải xuống nhiều ứng dụng hơn những gì bạn đã có, hãy sử dụng những ứng dụng đi kèm với thiết bị của bạn.

Miễn là ứng dụng bạn sử dụng cho phép bạn thiết lập lời nhắc một lần, hàng ngày hoặc hàng tuần — theo nhu cầu của bạn. Hãy nhớ đặt báo thức kêu cùng với lời nhắc của bạn để bạn không bỏ lỡ. Và nếu bạn đang vội, hãy sử dụng tính năng ra lệnh bằng giọng nói của điện thoại để đặt lời nhắc trong vòng vài giây.

8. Sử dụng ứng dụng theo dõi thói quen

Đối với các nhiệm vụ định kỳ, hãy sử dụng ứng dụng theo dõi thói quen. Các ứng dụng theo dõi thói quen giúp giữ cho bạn có trách nhiệm. Chúng tốt nhất cho các ưu tiên hàng ngày và hàng tuần. Ví dụ, Habitica có mục tiêu “Hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất hiện nay”.

Ví dụ về các nhiệm vụ bạn có thể thêm bao gồm cập nhật nhóm hàng tuần, kiểm tra email mỗi sáng và thậm chí dành thời gian cho bữa trưa. Mặc dù đây có vẻ là những điều đơn giản cần ghi nhớ, nhưng bạn rất dễ quên thực hiện chúng khi đang theo đuổi thời hạn.

Tải xuống: Habitica dành cho iOS | Google Play (Miễn phí)

9. Thiết lập Hỗ trợ trực quan

Thật khó để quên làm điều gì đó khi xung quanh bạn đã có những tờ giấy nhớ sáng màu. Đó là lý do tại sao những tờ giấy dính nhiều màu sắc là một cách tuyệt vời để bạn luôn ghi nhớ những công việc quan trọng.

Dán chúng trên máy tính xách tay hoặc lịch của bạn. Xếp chúng theo thứ tự quan trọng và luôn sử dụng các màu giống nhau cho các dự án giống nhau. Bạn thậm chí có thể chuyển sang kỹ thuật số với ứng dụng ghi chú Post-it® để tránh làm lộn xộn bàn làm việc với đống giấy.

Tải xuống: Post-it® cho App Store | Google Play (Miễn phí)

10. Dừng Đa nhiệm!

Bạn đã bao giờ cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc, chỉ để quên hoàn thành một nhiệm vụ? Tập trung vào việc hoàn thành một nhiệm vụ và sau đó chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Trước tiên, hãy bắt đầu với những ưu tiên lớn nhất, sau đó hoàn thành những nhiệm vụ ít quan trọng nhất.

Điều đó đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn sẽ được hoàn thành, ngay cả khi bạn hết thời gian hoặc bị phân tâm bởi các cuộc họp vào phút cuối và các cuộc gọi đột xuất.

11. Giữ cho tâm trí của bạn được gắn kết

Cung cấp năng lượng cho các tế bào não của bạn vào buổi trưa với một trò chơi nhanh để tránh mệt mỏi về tinh thần. Hãy thử các trò chơi dựa trên trình duyệt bằng cách chỉ cần mở một tab mới và chơi — như Wordle, trò chơi giải đố giúp bạn đoán một từ khác nhau mỗi ngày.

Và nếu bạn không có nhiều thời gian, bạn có thể chơi I / O Pinball, trò chơi bắn pin hấp dẫn, được tùy chỉnh của Google, một trò chơi mới mẻ về trò chơi yêu thích thời thơ ấu.

12. Nghỉ giải lao

Hãy cố ý nghỉ giải lao để đầu óc tỉnh táo và thư giãn. Sử dụng cơ hội đó để truy cập lại danh sách việc cần làm của bạn để xác định những nhiệm vụ bạn còn phải hoàn thành.

Dành thời gian để làm điều này trong trạng thái thoải mái giúp bạn ghi nhớ mọi thứ tốt hơn, không giống như khi bạn bị áp lực tại bàn làm việc.

13. Đặt báo thức

Đặt báo thức một lần hoặc định kỳ để nhắc nhở bản thân nghỉ giải lao, gọi điện hoặc tham gia cuộc họp. Chỉ cần đảm bảo bạn đặt báo thức báo trước vài phút trước khi hoàn thành nhiệm vụ, để bạn có thể chuẩn bị thực hiện.

Ví dụ: nếu bạn có một cuộc họp sắp diễn ra, bạn có thể đặt báo thức 15 phút trước cuộc họp, để bạn có thể hoàn thành bất cứ điều gì bạn đang bận vào thời điểm đó. Điều đó sẽ giúp bạn không phải lo lắng khi đến giờ tham dự cuộc họp.

Chủ động để Ngừng bỏ quên những điều trong công việc

Chìa khóa để ghi nhớ những công việc bạn phải làm là chủ động. Dành thời gian để chuẩn bị cho một ngày của bạn sẽ tạo nên sự khác biệt.

Cho dù đó là soạn danh sách việc cần làm, lên lịch gửi email hay đặt báo thức, dành vài phút để sắp xếp công việc sẽ giúp bạn kiểm soát được cả ngày của mình. Điều đó sẽ giúp bạn không còn quên những thứ trong công việc.

Đọc tiếp