Làm thế nào để kết hợp phương pháp thiền với năng suất hoàn thành vào cuộc sống hàng ngày của bạn

Zen To Done (ZTD) là một hệ thống quản lý tác vụ dựa trên cách tiếp cận Hoàn thành công việc. Nó tuân theo một loạt các phương pháp giúp quản lý thời gian hiệu quả và giúp bạn tập trung vào các mục tiêu dài hạn thực sự cần thiết đối với bạn.

Hiểu về 10 thói quen của ZTD

Theo Leo Babauta của Zen Habits, người tạo ra ZTD, hệ thống này nhằm duy trì năng suất trong khi giữ mọi thứ đơn giản nhất có thể. Anh ta nói:

ZTD nắm bắt được tinh thần thiết yếu của hệ thống mới: đó là sự đơn giản, tập trung vào việc thực hiện, tại đây và bây giờ, thay vì lập kế hoạch và hệ thống.

Thói quen ZTD được học và thực hành tốt nhất tại một thời điểm. Bạn có thể áp dụng các thói quen theo bất kỳ thứ tự nào phù hợp nhất với mình và thậm chí không nhất thiết phải áp dụng tất cả chúng.

1. Thu thập

Viết ý tưởng của bạn ra giấy bằng cách ghi nhanh bất kỳ nhiệm vụ, ý tưởng, dự án hoặc suy nghĩ nào khác xuất hiện trong đầu. Bạn có thể sử dụng sổ tay đơn giản hoặc thẻ mục lục để thu thập ý tưởng của mình khi đang di chuyển. Các công cụ càng ít phức tạp, bạn càng dễ dàng mang chúng đi khắp nơi. Ngay cả việc ghi lại chúng thông qua Google Keep hoặc Notes cũng được.

2. Quy trình

Thói quen này là một trong những bí quyết giúp bạn chấm dứt sự lười biếng và trì hoãn. Tạo thói quen quyết định nhanh chóng và tránh trì hoãn các quyết định quan trọng. Xử lý tất cả các hộp thư đến của bạn—bao gồm email, sổ ghi chép, thư thoại và thư thực—ít nhất một lần mỗi ngày. Quyết định những việc cần làm với từng mục và hoàn thành nó nếu không mất nhiều thời gian hoặc lên lịch sau.

3. Kế hoạch

Đặt nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn (MIT) trong tuần và ngày. Ngoài ra, hãy lập danh sách hàng ngày từ một đến ba MIT và hoàn thành chúng hàng ngày. Đó là một ý tưởng tuyệt vời để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn sớm hơn trong ngày để hoàn thành chúng và tránh xa.

4. Làm

Đây là một trong những thói quen quan trọng nhất cần phát triển như một phần của ZTD và tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Trước tiên, hãy loại bỏ tất cả những phiền nhiễu có thể làm bạn mất tập trung—bạn có thể sử dụng các Tiện ích mở rộng này của Chrome để giúp bạn tránh những phiền nhiễu khi trực tuyến.

Bạn cũng có thể đặt hẹn giờ cho nhiệm vụ và chỉ tập trung vào việc này trong thời gian đó. Nếu bạn bị gián đoạn bởi điều gì đó, hãy ghi lại mọi yêu cầu, nhiệm vụ mới hoặc thông tin vào sổ ghi chép của bạn và tiếp tục hoạt động của bạn.

5. Hệ thống đáng tin cậy đơn giản

Là một phần của ZTD, điều cần thiết là duy trì các danh sách đơn giản và tránh các công cụ hoặc hệ thống phức tạp, bao gồm Outlook, trình lập kế hoạch hoặc hệ thống thẻ. Sử dụng các ứng dụng ghi chú gọn gàng và đơn giản nhất mà bạn có thể tìm thấy hoặc lưu danh sách của mình vào thẻ mục lục, sổ tay nhỏ hoặc cả hai. Chỉ giữ một danh sách cho mỗi bối cảnh và một danh sách dự án và đánh giá nó hàng ngày hoặc hàng tuần.

6. Tổ chức

Chỉ định một nơi cho mỗi mục. Đặt các mục ngay lập tức thay vì chất đống chúng để sắp xếp sau. Làm điều này cho phép bạn tập trung vào công việc của mình trên một chiếc bàn rõ ràng.

7. Đánh giá

ZTD nhấn mạnh vào việc đánh giá mục tiêu của bạn mỗi tuần. Bạn nên xác định các mục tiêu hàng năm của mình trong quá trình đánh giá hàng tuần để xem bạn đã đi được bao xa kể từ tuần trước. Sau đó, bạn có thể quyết định các bước tiếp theo để thúc đẩy chúng.

8. Đơn giản hóa

Giới hạn phạm vi mục tiêu và công việc của bạn. Điều quan trọng là phải loại bỏ mọi thứ lộn xộn để tập trung vào các hoạt động và dự án thiết yếu. Cố gắng tìm cách đơn giản hóa các cam kết của bạn và thông tin đến.

9. Thói quen

Bạn có thể hợp lý hóa các thói quen buổi sáng của mình bằng công nghệ như Alexa, bao gồm kiểm tra lịch biểu, xem lại danh sách ngữ cảnh và thiết lập MIT của bạn trong ngày. Bạn cũng có thể tạo các thói quen hàng tuần bao gồm sửa đổi tuần của mình, chạy việc vặt, giặt giũ và dành thời gian cho những người thân yêu của mình.

10. Tìm niềm đam mê của bạn

Tìm một công việc mà bạn đam mê. Thực hành tìm kiếm những thứ bạn yêu thích và khi bạn tìm thấy chúng, hãy xem liệu bạn có thể tạo dựng sự nghiệp từ nó hay không.

Cách triển khai ZTD vào cuộc sống hàng ngày của bạn

Việc áp dụng bất kỳ phương pháp mới nào lúc đầu có thể là một thách thức, nhưng nó có thể cực kỳ bổ ích khi bạn bắt đầu làm quen với nó.

Bắt đầu nhỏ và xây dựng động lực

ZTD tập trung vào việc phát triển những cách dễ dàng, không căng thẳng để có một cuộc sống tốt đẹp hơn. Bắt đầu từ việc nhỏ bằng cách chọn thói quen mà bạn có thể dễ dàng áp dụng nhất và thực hiện nó hàng ngày trong một thời gian trước khi chuyển sang thói quen khác. Bắt đầu với thứ gì đó có thể quản lý được sẽ làm tăng cơ hội thành công của bạn và tạo ra một nền tảng vững chắc.

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn làm điều này:

• Xác định một thói quen duy nhất: Đó có thể là điều gì đó đơn giản như thiền trong năm phút mỗi sáng hoặc dọn dẹp một khu vực trong nhà của bạn.
• Đặt mục tiêu có thể đạt được: Chia nhỏ thói quen đã chọn của bạn thành các mục tiêu nhỏ hơn, có thể đạt được, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến trình và ăn mừng những chiến thắng nhỏ.
• Tạo lời nhắc: Sử dụng lời nhắc trực quan như ghi chú dán, lời nhắc kỹ thuật số hoặc báo thức trên điện thoại để nhắc bạn thực hiện hành động.
• Theo dõi tiến trình của bạn: Sử dụng nhật ký, ứng dụng theo dõi thói quen hoặc lịch đơn giản để đánh dấu mỗi ngày bạn hoàn thành thói quen.
• Tăng dần độ khó: Cân nhắc tăng dần độ khó hoặc thời lượng khi thói quen ban đầu đã ăn sâu vào thói quen của bạn.

Tập trung vào một thói quen tại một thời điểm

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn duy trì sự tập trung và tiến bộ:

• Chọn một thói quen ưu tiên: Xác định thói quen quan trọng nhất mà bạn muốn trau dồi hoặc thay đổi. Xem xét các mục tiêu, giá trị và lĩnh vực mà bạn muốn cải thiện.
• Phá vỡ nó: Chia thói quen ưu tiên của bạn thành các bước nhỏ hơn, có thể quản lý được. Ví dụ: cam kết đọc 10 trang mỗi ngày nếu bạn muốn đọc nhiều hơn.
• Loại bỏ phiền nhiễu: Điều này có thể liên quan đến việc tạo một không gian làm việc chuyên dụng, tắt thông báo trên điện thoại của bạn hoặc thiết lập ranh giới với những người khác.
• Thực hành chánh niệm: Có mặt đầy đủ và nhận thức được những gì bạn đang làm. Điều này sẽ làm sâu sắc thêm mối liên hệ của bạn với thói quen và nâng cao trải nghiệm tổng thể của bạn.
• Đánh giá và điều chỉnh: Thường xuyên đánh giá tiến độ của bạn và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết. Nếu bạn thấy rằng thói quen này không hoạt động tốt hoặc bạn đã thành thạo nó, hãy cân nhắc xem đã đến lúc áp dụng một thói quen mới hay sửa đổi thói quen hiện có.

Tích hợp ZTD vào thói quen hàng ngày của bạn

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn kết hợp liền mạch các nguyên tắc ZTD vào cuộc sống hàng ngày của mình:

• Xác định MIT của bạn: Xác định ba MIT hàng đầu phù hợp với các mục tiêu và giá trị dài hạn của bạn. Bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ thiết yếu này, bạn đảm bảo rằng bạn sẽ đạt được tiến bộ trong những việc quan trọng nhất.
• Tạo một hệ thống đơn giản: Tìm một hệ thống phù hợp với bạn và giúp bạn dễ dàng theo dõi, ưu tiên và quản lý các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.
• Thực hành làm một việc: Nắm bắt sức mạnh của một tác vụ với công nghệ phù hợp. Tập trung vào một việc tại một thời điểm sẽ tăng năng suất và giảm sự lộn xộn về tinh thần.
• Thiết lập các thói quen và nghi thức: Tính nhất quán trong các thói quen này giúp tạo cảm giác ổn định và cho phép bạn bắt đầu ngày mới với chủ đích.

Những trở ngại chung khi triển khai ZTD

Giống như bất kỳ phương pháp nào khác, việc áp dụng ZTD cũng đi kèm với những thách thức. Dưới đây là một số trở ngại phổ biến nhất khi triển khai ZTD.

Thiếu động lực

Thiếu động lực có thể khiến bạn không thể bắt đầu bằng cách viện cớ hoặc trì hoãn ngày bắt đầu. Để giải quyết trở ngại này, bạn có thể:

• Kết nối lại với lý do tại sao của bạn: Nhắc nhở bản thân về bức tranh toàn cảnh hơn có thể khơi dậy động lực của bạn và mang lại ý thức về mục đích.
• Tìm nguồn cảm hứng và trách nhiệm giải trình: Xung quanh bạn là những nguồn cảm hứng, chẳng hạn như sách, podcast hoặc video liên quan đến sự phát triển và năng suất cá nhân.
• Ăn mừng những chiến thắng nhỏ: Thừa nhận và ăn mừng những thành tích của bạn, cho dù chúng có vẻ nhỏ đến đâu.

Khó gắn bó với một thói quen

Xây dựng một thói quen đòi hỏi kỷ luật và có thể mất thời gian. Đó là lý do tại sao nhiều người bắt đầu với một thói quen mới cảm thấy khó theo kịp và gắn bó với một thói quen.

Tuy nhiên, với một số chiến lược và điều chỉnh, bạn có thể vượt qua trở ngại này. Đây là cách:

• Thiết kế môi trường của bạn: Thiết lập môi trường vật lý và kỹ thuật số để hỗ trợ thói quen ZTD của bạn. Làm cho nó dễ dàng nhất có thể để tham gia vào các thói quen mong muốn của bạn.
• Tạo trình kích hoạt và lời nhắc: Ví dụ: nếu bạn muốn bắt đầu thực hành thiền định hàng ngày, hãy đặt một chiếc đệm ngồi thiền ở một nơi dễ thấy để kích hoạt thị giác.
• Nắm lấy sự linh hoạt: Cho phép bản thân không hoàn hảo và tập trung vào sự tiến bộ hơn là tuân thủ cứng nhắc một thói quen.

Cảm thấy choáng ngợp bởi nhiệm vụ

Bạn có thể thấy khó quản lý các nhiệm vụ của mình khi xây dựng một thói quen mới để xử lý chúng. Nó có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và từ bỏ việc hình thành thói quen mới.

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn điều hướng qua các nhiệm vụ quá tải:

• Sử dụng quy tắc 2 phút: Nếu một nhiệm vụ mất ít hơn hai phút để hoàn thành, hãy giải quyết nó ngay lập tức. Bằng cách nhanh chóng giải quyết các nhiệm vụ nhỏ, bạn ngăn không cho chúng tích tụ và góp phần làm quá tải.
• Thực hành chặn thời gian: Dành thời gian tập trung cho các hoạt động thiết yếu. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các ứng dụng chặn thời gian để chặn các khoảng thời gian dành riêng cho công việc chuyên sâu và tập trung không bị gián đoạn.
• Yêu cầu giúp đỡ hoặc ủy quyền: Đừng ngần ngại liên hệ với đồng nghiệp, bạn bè hoặc thành viên gia đình, những người có thể hỗ trợ bạn thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.

Bắt đầu với ZTD

Ngay cả khi đó chỉ là một trong mười thói quen, việc triển khai Zen to Done có thể giúp bạn tăng hiệu suất đáng kể. Hãy làm mọi thứ từ từ, đi từng bước một và kiên trì đủ lâu để thấy được sự tiến bộ.