Làm thế nào để đưa danh sách việc cần làm của bạn trở lại theo dõi với ý tưởng
Không có gì lạ khi bạn thấy mình bị sa lầy bởi việc nhà, công việc hoặc nhiệm vụ. Chìa khóa để giải quyết vấn đề này là đưa ra kế hoạch và tìm ra nơi bắt đầu.
Thực hiện bước đầu tiên có thể là một thử thách, nhưng viết ra và tạo ra một hình ảnh tương tác có thể hữu ích — đặc biệt là khi bạn có thể kéo và thả những thứ mà nếu không sẽ đè nặng lên tâm trí bạn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách đưa danh sách việc cần làm của bạn trở lại đúng hướng với Notion.
Mục Lục
1. Tạo một Backlog in Notion
Nếu cảm thấy quá tải với những việc phải làm, bạn có thể muốn tránh chuyển nhiệm vụ tạo danh sách việc cần làm thành một dự án. Rất may, Notion có rất nhiều mẫu hữu ích mà bạn có thể sử dụng nguyên bản hoặc tùy chỉnh một chút để tạo cho riêng mình.
Đối với ví dụ này, Danh sach cong viec mẫu hoạt động tốt. Bạn có thể tìm thấy nó trong Mẫu ở thanh bên trái bên dưới Riêng tư. Khi bạn kéo nó lên, hãy xóa các thẻ giữ chỗ bằng cách chọn ba dấu chấm bên trong thẻ và nhấp vào xóa bỏ trong menu.
Để tạo tồn đọng của bạn, hãy thêm một nhóm mới bằng cách nhấp vào biểu tượng thêm ở bên phải các nhóm hiện tại của bạn và đặt tên cho nhóm đó tồn đọng. Mở menu của nó bằng cách sử dụng ba dấu chấm bên cạnh tên nhóm để thay đổi màu nếu bạn muốn.
Bây giờ, hãy nghĩ về mọi nhiệm vụ có ý nghĩa bạn cần làm và thêm nó vào danh sách này.
Để tránh quá chi tiết, hãy cố gắng nghĩ ra những mục mà bạn không làm theo thói quen. Ví dụ: nếu bạn tự động lau quầy bếp của mình mỗi ngày, bạn sẽ muốn loại trừ nhiệm vụ đó vì nó sẽ khiến việc tạo ra công việc tồn đọng của bạn trở nên khó khăn hơn.
Suy nghĩ nhiều hơn về các nhiệm vụ được giao hoặc công việc nhà và những việc bạn định làm hoặc quên làm. Đừng lo lắng nếu bạn thấy bạn có rất nhiều, hoặc bạn chỉ có một ít. Danh sách này chỉ dành cho bạn.
2. Sắp xếp tồn đọng của bạn thành các nhóm theo ý kiến
Đổi tên các nhóm khác trên bảng của bạn để tạo danh mục. Bạn muốn sử dụng danh mục nào cho việc cần làm của mình là tùy thuộc vào bạn, nhưng nếu bạn đang tìm kiếm đề xuất, hãy thử tạo một nhóm dành riêng cho dự án nếu bạn có nhiều việc tương tự như nhà cửa, trường học, dọn dẹp, tổ chức, hoặc một cái gì đó khác.
Nếu bạn thấy mình cần nhiều hơn một nhóm dành riêng cho dự án, hãy thêm một nhóm khác.
Bạn cũng có thể muốn bao gồm một thăm lại danh sách những công việc bạn không có thời gian bây giờ và danh sách đề xuất như một nơi để gửi những việc cần làm thực sự là một gợi ý từ người khác.
Ngoài ra, bạn muốn giữ lại nhóm công việc tồn đọng của mình vì đây là nơi tất cả những việc cần làm chung của bạn sẽ ở lại. Bạn cũng sẽ tiếp tục thêm vào từng danh mục, bao gồm cả công việc tồn đọng, khi bạn chú ý đến các nhiệm vụ mới thay vì thêm chúng ngay vào danh sách việc cần làm hiện tại của bạn.
Khi bạn đã thiết lập bảng, hãy kéo và thả các nhiệm vụ của bạn vào đúng danh mục của chúng hoặc để chúng ở trạng thái tồn đọng nếu chúng không phù hợp với bất kỳ nơi nào khác. Nếu bạn thấy mình đã liệt kê các nhiệm vụ lớn sẽ mất nhiều thời gian, bạn cũng có thể chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn trong danh mục của mình.
Ví dụ: thay vì liệt kê các bước để tạo bản trình chiếu trình chiếu, bạn có thể muốn biết cách chia nhiệm vụ thành các bước như nghiên cứu, soạn thảo, định dạng và soát lỗi. Chỉ cần đảm bảo bạn cụ thể khi đặt tên cho chúng để tránh quên bước đó dành cho nhiệm vụ nào.
3. Lập kế hoạch cho danh sách việc cần làm của bạn trong thông báo
Bây giờ bạn muốn đưa các danh sách của mình vào hoạt động. Có thể bạn sẽ bị hấp dẫn khi chọn một số món đồ và giải quyết chúng một cách ngẫu nhiên, nhưng một chút lập kế hoạch sẽ giúp bạn không cảm thấy quá tải và cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một danh mục khác. Bạn có thể tạo một trang riêng để thay thế nếu muốn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn dễ dàng kéo và thả các mục từ danh mục này sang danh mục tiếp theo, hãy thêm một nhóm mới vào bảng của bạn và gọi đó là việc cần làm.
Nhóm này là nơi bạn sẽ đặt các công việc hiện tại hoặc hàng ngày của mình. Vào buổi tối trước hoặc buổi sáng, hãy xem danh sách của bạn và kéo qua các mục bạn muốn ưu tiên — giống như sử dụng phương pháp Ivy Lee, bạn sẽ chỉ muốn chuyển qua một số tiền mà bạn cảm thấy thoải mái với.
Khi bạn hoàn thành nhiệm vụ, hãy xóa nó và chuyển sang việc tiếp theo. Vào cuối ngày hoặc khi bạn đã hoàn thành danh sách của mình, hãy tải lại nó với cùng một lượng nhiệm vụ mới cho ngày hôm sau.
Nếu bạn có một số nhiệm vụ chưa hoàn thành, đừng đổ mồ hôi. Giữ những mục đó ở đầu danh sách của bạn cho ngày hôm sau và thêm vào cuối danh sách cho đến khi bạn đạt được số tiền hàng ngày mà bạn cảm thấy thoải mái.
Mẹo để tổ chức nhóm của bạn theo ý tưởng
Mã màu rất tiện dụng trong bất kỳ phần mềm quản lý dự án nào. Một tùy chọn thực sự hữu ích trong Notion là thêm các cột màu vào cơ sở dữ liệu bảng. Để làm điều này, hãy nhấp vào Tập đoàn ở đầu bảng của bạn và chuyển đổi trên các cột màu.
Làm điều này sẽ làm cho màu xuất hiện phía sau tất cả các mục trong nhóm của bạn, vì vậy bạn có thể tìm thấy các cột bên phải nhanh hơn và giúp một số cột nổi bật hơn.
Bạn có thể sẽ muốn danh sách việc cần làm hiện tại của mình là mục đầu tiên bạn nhìn thấy, vì nó là trọng tâm chính của bảng. Bằng cách đặt nó ở bên trái và tạo cho nó một màu sắc tươi sáng, bạn sẽ giúp nó nổi bật.
Cũng có thể là bạn không muốn danh sách truy cập của mình cản trở việc lập kế hoạch trong ngày của bạn, vì vậy bạn có thể muốn di chuyển nó sang bên phải và đặt nó một màu khác, vì vậy bạn không tiếp tục kiểm tra nó. Nếu bạn thấy danh sách thực sự gây mất tập trung, bạn cũng có thể ẩn danh sách đó khỏi bảng của mình và chỉ xem khi bạn biết mình có thêm thời gian.
Trở lại đường đi với ý niệm
Tạo một bảng công việc nhanh trong Notion là một cách tuyệt vời để bạn quay lại đúng hướng với danh sách việc cần làm của mình. Nếu bạn thấy hệ thống phù hợp với mình, bạn cũng có thể tiếp tục sử dụng hệ thống đó để ngăn mình đi chệch hướng một lần nữa.
Đọc tiếp
Thông tin về các Tác giả
