Không trả tiền cho Microsoft Word! 5 lý do nên sử dụng Office Online thay thế

Microsoft Office là bộ ứng dụng năng suất trên thực tế trên thế giới, nhưng bạn có biết rằng hầu hết mọi người không cần trả tiền cho Microsoft Word và các ứng dụng khác không? Nhờ Microsoft Office Online, bạn có thể truy cập miễn phí các phiên bản đơn giản của các ứng dụng Office phổ biến nhất.

Đối với đa số người dùng, các phiên bản rút gọn của Office này hoạt động tốt. Hãy xem xét một số lý do để sử dụng Word Online, Excel Online và các dịch vụ miễn phí khác.

1. Office Online miễn phí

Lợi ích lớn nhất của Office Online là bạn có thể sử dụng mà không cần trả phí. Đây là cách dễ nhất để tải Microsoft Word miễn phí và hợp pháp.

Theo truyền thống, bạn phải trả trước cho một bản sao độc lập của phiên bản Office mới nhất (như Office 2021 hoặc Office 2019), có thể có giá 100 đô la trở lên. Hiện tại, Microsoft muốn bạn đăng ký Microsoft 365. Dịch vụ này có giá cả phải chăng hơn ở mức $ 7 hoặc lâu hơn mỗi tháng, nhưng đăng ký vẫn tăng lên theo thời gian.

Với Office Online, bạn có quyền truy cập vào các phiên bản trực tuyến của Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams và Outlook miễn phí. Các ứng dụng ít được sử dụng hơn như Microsoft Teams, Forms và Sway cũng được đưa vào danh sách các dịch vụ Office Online. Tuy nhiên, không có phiên bản trực tuyến nào cho Access và Publisher.

Để dùng thử, hãy đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn trên Office.com, sau đó truy cập trang ứng dụng Office của bạn. Tại đây, bạn sẽ thấy mọi thứ có sẵn và có thể chuyển sang bất kỳ ứng dụng nào bạn thích.

2. Truy cập tài liệu ở mọi nơi với bộ nhớ đám mây

Việc chỉ lưu các tệp của bạn vào một máy tính có thể gây ra sự cố khi bạn cần chúng trên một thiết bị khác. Mặc dù tùy chọn lưu vào đám mây có sẵn trong các phiên bản Office dành cho máy tính để bàn hiện đại ngày nay, nhưng tùy chọn này được bật theo mặc định và dễ sử dụng trong Office Online.

Mọi người đều nhận được 5GB bộ nhớ miễn phí trong OneDrive với tài khoản Microsoft của họ, rất nhiều để lưu trữ tài liệu cá nhân, bảng tính và bản trình bày. Khi bạn làm việc trong Office Online, tất cả các thay đổi sẽ được lưu vào tài khoản OneDrive của bạn khi bạn di chuyển. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không mất hàng giờ tiến bộ nếu có sự cố và bạn đã không lưu theo cách thủ công trong một thời gian.

Với ứng dụng OneDrive trên điện thoại, bạn có thể dễ dàng kéo tài liệu của mình lên mọi nơi. Và nếu bạn cần chỉnh sửa chúng nhanh chóng, bạn có thể chỉ cần đăng nhập vào Office Online trên bất kỳ máy tính nào.

Thậm chí tốt hơn, Office Online là thiết bị bất khả tri. Bạn có thể truy cập nó trên mọi thiết bị có trình duyệt web, bao gồm cả máy Linux và Mac. Các ứng dụng Office miễn phí dành cho Android và iPhone cho phép bạn truy cập Word, Excel, PowerPoint, v.v. với chức năng tương tự trên thiết bị di động.

3. Chia sẻ và cộng tác dễ dàng

Rất nhiều người chia sẻ tài liệu Office trên máy tính để bàn với những người khác qua email. Mặc dù điều này là tốt ở mức độ vừa phải, nhưng việc liên tục gửi đi gửi lại một tài liệu sẽ trở nên cồng kềnh. Với Office Online, bạn có thể dễ dàng nhấp vào Đăng lại trên một tệp để gửi liên kết đến bất kỳ ai. Menu này cho phép bạn chọn xem bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập hoặc chỉ những người bạn chỉ định. Bạn cũng có thể chọn xem những người khác có quyền chỉnh sửa hay không.

Office Online cũng giúp cho việc cộng tác trên các tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Cho dù bạn muốn chỉnh sửa một tờ giấy lớn cùng nhau hay cả hai cùng làm việc trong một bảng tính, làm như vậy chỉ yêu cầu cả hai bên mở tài liệu. Mặc dù chức năng tương tự khả dụng trong Office trên máy tính để bàn với OneDrive, nhưng có nhiều rào cản hơn đối với việc nhập cảnh khi sử dụng phiên bản dành cho máy tính để bàn.

4. Office Online cung cấp quy trình làm việc được đơn giản hóa

Các phiên bản trực tuyến của ứng dụng Office không có đầy đủ tính năng như các phiên bản máy tính để bàn của chúng. Chúng không bao gồm các công cụ mạnh mẽ nhất, chẳng hạn như định dạng nâng cao của Word và đồ thị hoặc macro chi tiết của Excel.

Mặc dù điều này có thể khiến Office Online không phù hợp cho các mục đích chuyên nghiệp, nhưng các ứng dụng này vẫn có nhiều khả năng cho mục đích sử dụng cá nhân.

Tuy nhiên, Office Online thiếu các tính năng hướng đến người dùng thành thạo thực sự có thể là một lợi ích đối với một số người. Bạn có thể cảm thấy choáng ngợp trước số lượng công cụ trên Ribbon và các tùy chọn để tinh chỉnh trong Office trên máy tính để bàn. Nếu đúng như vậy, có lẽ bạn sẽ thích cách tiếp cận thu gọn của Office Online.

Nếu bạn có một máy tính cũ với ổ cứng HDD chậm và RAM hạn chế, thì Office Online cũng có thể hoạt động nhanh hơn cho bạn. Mặc dù các ứng dụng Office trên máy tính để bàn khá cồng kềnh, nhưng ứng dụng web không gây căng thẳng như vậy cho hệ thống của bạn.

Office Online cũng cung cấp các lợi ích cho tổ chức. Bởi vì nó giữ tất cả các tệp của bạn trong OneDrive, chúng sẽ không chiếm dung lượng lưu trữ trên máy của bạn (nếu bạn chọn không đồng bộ hóa chúng).

Lưu trữ tất cả các tệp Office trong OneDrive cũng có nghĩa là chúng không bị trộn lẫn với mọi thứ khác trên hệ thống của bạn. Mỗi ứng dụng hiển thị các tệp đã chỉnh sửa và ghim gần đây thuộc loại của chúng (bảng tính, bản trình bày, v.v.) để bạn có thể mở chúng từ đó thay vì tìm kiếm xung quanh một loạt các thư mục.

Cuối cùng, sử dụng Office Online cho phép bạn lưu tài liệu ở định dạng tệp Office tiêu chuẩn, chẳng hạn như DOCX và XLSX. Vì có rất nhiều người sử dụng Office nên điều này rất quan trọng đối với khả năng tương thích với những người khác. Nhiều lựa chọn thay thế Microsoft Office miễn phí không hoạt động hoàn hảo với các định dạng này, điều này đã ghi một điểm khác cho Office Online.

5. Office Online nhận các bản cập nhật tính năng

Nếu không quan tâm đến Microsoft 365, bạn có thể cân nhắc mua một phiên bản Office độc ​​lập, chẳng hạn như Office 2021. Tuy nhiên, nói chung, chúng tôi khuyên bạn không nên mua các phiên bản Office một lần này.

Công ty mang đến các tính năng mới cho Microsoft 365 trước tiên và cứ sau vài năm, công ty lại phát hành một phiên bản Office độc ​​lập mới với các tính năng mới nhất trong vài năm qua. Nhưng các phiên bản này chỉ nhận được các bản cập nhật bảo mật; họ không nhận được các tính năng mới khi Microsoft phát triển chúng.

Mặc dù Office Online không nhận được mọi tính năng mới được thêm vào Microsoft 365, nhưng các phiên bản web nhận được các tính năng mới thường xuyên hơn so với các bản phát hành Office độc ​​lập. Nếu các phiên bản web đáp ứng được những gì bạn cần, tại sao không sử dụng chúng miễn phí và nhận các tính năng mới, thay vì nhốt mình vào một phiên bản dành cho máy tính để bàn không có bất kỳ chức năng mới nào?

Xem trang của Microsoft bao gồm các bản cập nhật Office Online để xem những gì đã được thêm vào gần đây.

Khi Microsoft Office Online không phải là lý tưởng

Chúng tôi đã xem xét một số lý do tại sao Office Online là một dịch vụ tuyệt vời mà bạn nên tận dụng, đặc biệt là so với Office trên máy tính để bàn. Tuy nhiên, nó không hoàn hảo. Có một số tình huống mà bạn nên sử dụng một giải pháp khác.

Một trong những hạn chế lớn nhất của Office Online là lựa chọn ứng dụng hạn chế. Nếu bạn yêu cầu bất cứ điều gì ngoài những điều cơ bản, bạn sẽ cần phiên bản đầy đủ của Office. Các ứng dụng như Access, Visio và Project không có phiên bản web miễn phí.

Sau khi dùng thử các ứng dụng Office Online, bạn cũng có thể thấy rằng chúng thiếu tính năng bạn cần. Ví dụ: bạn không thể sử dụng các phiên bản web để chạy phối thư hoặc thực thi macro. Những thứ đó yêu cầu Microsoft Office truyền thống (xem một số cách để có được giấy phép Office miễn phí hoặc nhận một giấy phép Office giá rẻ nếu bạn cần nâng cấp).

Một hạn chế nghiêm trọng khác của Office Online nằm ngay trong tên gọi — bạn cần có kết nối internet để sử dụng. Đối với những người thường xuyên đi du lịch mà không có truy cập internet, Office Online sẽ không đủ tin cậy. Nếu đó là trường hợp của bạn, bạn có thể thử một thay thế Office miễn phí; kiểm tra so sánh của chúng tôi về LibreOffice và OpenOffice để xem xét hai lựa chọn hàng đầu.

Bạn có phải trả tiền cho Microsoft Word không? Không!

Thật tuyệt vời khi Microsoft Word và các ứng dụng Office khác có sẵn trực tuyến miễn phí, vì bạn không phải trả tiền cho các chức năng cơ bản. Nếu bạn chưa bao giờ dùng thử Office Online, bạn nên dùng thử để xem nó có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không. Cuối cùng, bạn có thể tiết kiệm một số tiền bằng cách sử dụng nó thay vì Office thông thường.

Như bạn có thể đã biết, một trong những đối thủ cạnh tranh lớn nhất của Office Online là bộ Google Docs. Nếu Office Online không phù hợp, Google Documents có thể hoạt động tốt hơn cho nhu cầu của bạn.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả