Hướng dẫn sử dụng Notion cho người mới bắt đầu
Nếu bạn đã dành nhiều thời gian để xem nội dung trực tuyến về năng suất, thì có lẽ bạn đã nghe nói về Notion. Nhiều người sáng tạo nổi bật nhất thế giới, bao gồm Nicklas Christl, Ali Abdaal và Thomas Frank, sử dụng công cụ này để quản lý doanh nghiệp và cuộc sống cá nhân của họ.
Notion có một số lợi ích cho mọi người trong nhiều ngành công nghiệp. Nó miễn phí sử dụng và bạn cũng có thể tạo một số loại mẫu và tài liệu trong ứng dụng. Hơn nữa, bạn có thể xây dựng không gian nơi bạn có thể dễ dàng cộng tác với những người khác. Hướng dẫn này sẽ cho bạn biết những điều quan trọng nhất bạn cần biết về cách sử dụng Notion khi mới bắt đầu.
Mục Lục
Khái niệm là gì?
Notion là một công cụ năng suất cho phép bạn quản lý công việc và cuộc sống cá nhân của mình trong một giao diện duy nhất. Mặc dù nhiều người sử dụng ứng dụng này để ghi chú, nhưng bạn cũng có thể làm nhiều việc khác với ứng dụng này—bạn sẽ tìm hiểu thêm về phần sau của bài viết này.
Trong Notion, bạn có thể tùy chỉnh các trang của mình theo nhiều cách. Ví dụ: bạn có thể chọn giữa ba phông chữ. Hơn nữa, bạn có thể chọn thả từng thứ này vào cùng một danh mục. Nhiều tính năng bạn cần trong Notion là miễn phí, nhưng bạn cũng có thể tìm thấy một số gói trả phí. Nếu bạn sử dụng công cụ này với một nhóm lớn hơn, bạn có thể muốn xem xét những điều này.
Bạn có thể sử dụng Notion trên thiết bị nào?
Notion có sẵn trong trình duyệt web của bạn; tất cả những gì bạn cần làm là truy cập notion.so. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tải xuống ứng dụng Notion bằng máy tính Windows hoặc Mac. Về sau, bạn sẽ tìm thấy các ứng dụng tương thích với các thiết bị có cả chip M1 và M2.
Ngoài máy tính của bạn, Notion còn có các ứng dụng dành cho điện thoại thông minh và máy tính bảng. Nếu bạn có tài khoản Notion với các địa chỉ email khác nhau, bạn có thể đăng nhập vào một số địa chỉ email đã chọn khi sử dụng dịch vụ. Vì vậy, bạn có thể cân nhắc tạo một cái cho công việc hoặc kinh doanh—và một cái khác cho cuộc sống cá nhân của bạn.
Tải xuống: Notion cho iOS | Android | macOS | Windows (Miễn phí, có sẵn giao dịch mua trong ứng dụng)
Bạn có thể làm gì với khái niệm?
Sau khi đọc đến đây, bạn nên có kiến thức cơ bản về Notion là gì. Bây giờ, chúng ta có thể tìm hiểu thêm về những gì bạn có thể làm với ứng dụng. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về một số khả năng khác nhau của Notion trong các phần phụ bên dưới.
1. Tạo nhiều không gian làm việc
Một trong những tính năng tốt nhất (nhưng bị đánh giá thấp nhất) của Notion là khả năng tạo nhiều không gian làm việc. Ngay cả khi bạn chỉ sử dụng gói miễn phí, bạn sẽ có quyền truy cập vào công cụ này. Đối với mỗi người trong số họ, bạn có thể tạo nhiều trang để giúp bạn sắp xếp cuộc sống của mình.
Bạn có thể tạo không gian làm việc mới trên cả phiên bản web của Notion và trong ứng dụng trên thiết bị của mình. Bạn nên suy nghĩ về việc tạo các không gian khác nhau cho từng mục tiêu chính mà bạn đang cố gắng đạt được, chẳng hạn như kinh doanh, rèn luyện sức khỏe và học một ngôn ngữ mới.
2. Tạo các tài liệu quan trọng
Notion có nhiều cách sử dụng và một trong số đó là bạn có thể tạo các tài liệu quan trọng trong ứng dụng. Ví dụ, giả sử bạn là một người làm việc tự do và vừa ký hợp đồng với một khách hàng mới; bạn có thể sử dụng Notion để soạn thảo hợp đồng và các thỏa thuận khác mà bạn muốn gửi cho họ.
Bạn cũng có thể sử dụng Notion để tạo các tài liệu khác nhau mà bạn có thể cần cung cấp cho nhân viên mới. Ví dụ: bạn có thể tạo các trang cho quy trình đào tạo và quy tắc ứng xử của công ty mình. Một điều khác mà bạn có thể sử dụng Notion là tạo danh sách việc cần làm và theo dõi mọi mục tiêu SMART mà bạn đã đặt.
3. Viết bài blog
Bất kể bạn đang muốn trở thành một nhà văn chuyên nghiệp hay bạn chỉ muốn chia sẻ thêm ý tưởng của mình với người khác, Notion là một nơi tuyệt vời để viết các bài đăng trên blog. Đối với những người mới bắt đầu, giao diện của ứng dụng phản hồi nhanh—và bạn không cần phải xử lý sự cố ứng dụng hoặc các phiền toái khác.
Notion có nhiều công cụ bạn cần để viết các bài đăng trên blog, bao gồm một tính năng cho phép bạn kiểm tra số từ của mình. Bạn có thể in đậm và in nghiêng văn bản của mình khi cần thiết và ứng dụng cũng cho phép bạn thêm dấu đầu dòng và dấu phân cách. Khi viết các bài đăng trên blog bằng Notion, bạn cũng có tùy chọn thêm H1, H2 và H3. Hơn nữa, bạn có thể bao gồm hình ảnh và nhiều hơn nữa.
4. Tạo lịch nội dung
Nếu bạn đưa kiến thức của mình lên mạng, bạn nên có một cái nhìn tổng quan sơ bộ về những gì bạn cần làm. Notion có mẫu lịch nội dung giúp bạn quyết định nội dung muốn đăng dễ dàng hơn nhiều. Khi bạn sử dụng công cụ này, bạn cũng sẽ gặp ít vấn đề hơn trong việc quản lý thời gian của mình để tạo tất cả nội dung này.
Bạn cũng có thể tạo lịch nội dung trong Notion bằng cách tạo một bảng trống. Khi thực hiện việc này, bạn sẽ có thể thêm thẻ, mô tả và ngày bạn muốn đăng bài đăng của mình. Bạn nên bao gồm các liên kết đến các trang web mà bạn có thể cần để lên lịch cho nội dung này, chẳng hạn như SocialBee, nếu bạn định chia sẻ nội dung trên mạng xã hội.
5. Lập bảng để theo dõi những điều quan trọng
Bảng rất hữu ích để tạo lịch nội dung, nhưng đó không phải là điều duy nhất bạn có thể làm với chúng. Ví dụ: theo dõi chi phí của bạn là một ý tưởng hay nếu bạn muốn theo dõi chặt chẽ ngân sách của mình. Trong Notion, bạn có thể làm chính xác điều đó.
Notion có một mẫu miễn phí cho phép bạn theo dõi đăng ký và bạn có thể sử dụng mẫu này để xem các khoản chi khác từ tài khoản ngân hàng của mình—chẳng hạn như hàng tạp hóa. Nếu không muốn sử dụng mẫu, bạn cũng có thể tạo công cụ theo dõi ngân sách của riêng mình.
Bên cạnh việc xem số tiền rút khỏi tài khoản của mình, bạn cũng có thể sử dụng Notion để theo dõi thu nhập của mình và đảm bảo rằng bạn không chi tiêu nhiều hơn số tiền kiếm được.
6. Tài nguyên Clip trực tuyến
Khi học, bạn sẽ cần sử dụng nội dung từ nhiều nguồn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang viết một bài luận hoặc một thứ gì đó phức tạp hơn. Theo dõi các tài nguyên hữu ích mà sau này bạn có thể cần sử dụng là một ý tưởng thông minh và Notion mang đến cho bạn rất nhiều sự linh hoạt về mặt đó.
Nếu bạn tải xuống Notion Web Clipper, bạn có thể thêm các liên kết hữu ích vào các trang mà bạn đã tạo. Ngoài ra, bạn có thể tạo những cái mới và truy cập chúng bất cứ khi nào bạn muốn. Notion Web Clipper có sẵn dưới dạng tiện ích bổ sung cho Chrome, Safari và Firefox. Bạn cũng có thể cắt nội dung từ điện thoại thông minh của mình sau khi đã tải xuống Notion và bạn có thể tìm hiểu thêm về nội dung đó tại đây.
Tải xuống: Notion Web Clipper cho Firefox | Chrome | Safari (Miễn phí)
Ai nên cân nhắc sử dụng Notion?
Khái niệm có thể làm việc cho tất cả các loại người. Đó là một nơi tuyệt vời để sắp xếp mọi thứ ngăn nắp nếu bạn là người làm việc tự do, đặc biệt nếu bạn có từ năm khách hàng trở lên mà bạn làm việc thường xuyên. Bạn sẽ thấy công cụ này khá tiện dụng nếu bạn cũng là chủ doanh nghiệp nhỏ và bạn có thể khuyến khích những người còn lại trong nhóm của mình sử dụng Notion khi họ tham gia.
Bạn cũng có thể sử dụng Notion nếu bạn là sinh viên. Bạn có thể tạo các không gian làm việc khác nhau cho từng nhiệm vụ của mình và điều này cũng rất hữu ích nếu bạn cần cắt các bài báo và các tài nguyên khác mà sau này bạn có thể phải tham khảo. Khi viết luận án, đó cũng là một nơi tuyệt vời để cập nhật thư mục của bạn.
Những người muốn sắp xếp cuộc sống cá nhân của họ có tổ chức cũng có thể cân nhắc sử dụng Notion. Đó là một nơi thuận tiện để đặt danh sách mua hàng tạp hóa của bạn và bạn cũng có thể sử dụng nó để theo dõi các sự kiện quan trọng của mình, v.v.
Notion: Một nơi tuyệt vời để tổ chức cuộc sống của bạn
Notion được cho là công cụ năng suất tốt nhất mà bạn có thể sử dụng. Nó cung cấp nhiều tính năng thú vị ở một nơi và bạn có thể dễ dàng thêm các trang và hơn thế nữa trên nhiều thiết bị.
Ngoài ra, nếu bạn muốn sử dụng các mẫu của người khác, bạn sẽ tìm thấy nhiều mẫu mà bạn có thể sử dụng miễn phí (cộng với một số tùy chọn trả phí). Mọi người trong nhiều lĩnh vực có thể hưởng lợi từ việc sử dụng Notion và rất đáng để thử nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng tổ chức của mình.