Hướng dẫn đầy đủ về tổ chức cuộc họp trong Google Meet
Tham gia Google Meet là một chuyện, tổ chức cuộc họp đó lại là chuyện khác. Có rất nhiều điều cần xem xét cho dù bạn đang gặp gỡ hai người hay một trăm người, chẳng hạn như cách những người khác sẽ tham gia và những hành động họ có thể thực hiện.
Nếu bạn tò mò về cách hoạt động của tính năng lưu trữ trong Google Meet, hãy tiếp tục đọc để có hướng dẫn đầy đủ.
Mục Lục
Cách tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp trên Google Meet
Có nhiều cách để thiết lập Google Meet. Tất cả phụ thuộc vào việc bạn muốn gặp mặt khi đang di chuyển hay bạn muốn lên lịch cho một việc gì đó. Khi bạn tạo một tài khoản, Google sẽ cung cấp cho bạn ba tùy chọn:
- Tạo một cuộc họp cho sau này—khi bạn chọn tùy chọn này, Google sẽ tạo một liên kết để bạn sao chép và dán khi cần. Bạn có thể mời những người khác bằng cách chia sẻ liên kết. Để tham gia, người tham dự sẽ dán liên kết vào thanh địa chỉ của họ hoặc vào trường trên trang chủ Meet.
- Bắt đầu một cuộc họp ngay lập tức—chọn tùy chọn này nếu bạn muốn gặp ngay. Để thêm những người khác, bấm vào Cho mọi người xem—biểu tượng mọi người—ở góc dưới cùng bên phải và sử dụng tùy chọn Thêm người ở đầu bảng điều khiển. Hoặc sao chép liên kết và gửi nó trong một tin nhắn.
- Lên lịch trong Lịch Google—tùy chọn này sẽ mở một sự kiện mới trong Lịch Google. Từ đó, điền ngày giờ và mời những người tham dự của bạn. Bạn có thể thấy việc viết một chương trình cuộc họp hiệu quả trong Lịch Google thật đơn giản nhờ văn bản đa dạng thức của nó Sự miêu tả cánh đồng. Để tham gia, tất cả những gì người tham gia của bạn cần làm là nhấp vào liên kết cuộc họp và làm theo các bước.
Để tìm các tùy chọn này:
- Nhấp chuột Ứng dụng Google ở góc trên cùng bên phải của bất kỳ trang Google nào và chọn Gặp hoặc truy cập meet.google.com.
- Lựa chọn Cuộc họp mới, và bạn sẽ tìm thấy chúng ở đó.
Nếu bạn mời ai đó bằng tùy chọn Lịch Google hoặc thêm họ từ bên trong cuộc họp, bạn sẽ không cần phê duyệt mục nhập của họ. Nếu bạn chỉ gửi một liên kết, Google sẽ xin phép họ tham gia khi họ sẵn sàng.
Cách sử dụng Kiểm soát máy chủ trong Google Meet
Kiểm soát máy chủ giúp bạn điều chỉnh cách người khác tham gia cuộc họp của bạn. Để bật chúng, hãy nhấp vào biểu tượng khóa ở góc dưới cùng bên phải của cuộc họp và chuyển đổi quản lý máy chủ TRÊN.
Bây giờ bạn có thể chọn có muốn người tham dự hay không:
- Chia sẻ màn hình của họ.
- Gửi tin nhắn trò chuyện.
- Gửi phản ứng (biểu tượng cảm xúc).
- Bật micrô của họ.
- Bật video của họ.
Bạn cũng cần bật Quản lý máy chủ để sử dụng Kết thúc cuộc họp cho tất cả. Cài đặt này dừng phiên cho mọi người cùng một lúc. Để kết thúc cuộc họp cho mọi người, hãy nhấp vào rời cuộc gọi và sau đó Kết thúc cuộc họp cho mọi người.
Cách chấp nhận, từ chối và xóa người khác trong Google Meets
Với tư cách là người tổ chức, bạn cũng kiểm soát những người có thể tham gia hoặc ở lại cuộc họp. Những người bạn mời bằng liên kết sẽ yêu cầu tham gia cuộc họp và bạn có thể Thừa nhận hoặc từ chối mục nhập.
Nếu có một đám đông, bấm vào Xem tất cả chấp nhận hoặc từ chối từng người một hoặc hàng loạt nếu bạn chắc chắn muốn thừa nhận hoặc từ chối tất cả mọi người. Để khởi động ai đó khỏi cuộc gọi:
- Đi đến Cho mọi người xem và tìm người tham dự mà bạn muốn loại bỏ.
- Nhấp chuột Nhiêu hanh động hơndấu ba chấm bên cạnh tên của họ.
- Chọn Xóa khỏi cuộc gọi.
- Từ đó, bạn có thể xóa chúng, xóa và báo cáo hoặc xóa và chặn chúng.
Mỗi Google Meet sử dụng một mã duy nhất để tránh chồng chéo. Bạn có thể sử dụng lại cùng một mã cho nhiều lần. Xin lưu ý rằng nếu bạn chặn ai đó trong Google Meet, thì họ chỉ bị chặn khỏi các phiên sử dụng mã đó. Để cho phép họ tham gia lại sau, bạn cần gửi một lời mời khác từ Cho mọi người xem bảng điều khiển bên trong cuộc họp.
Nếu bạn tổ chức Meet bằng mã mới, thì người mà trước đây bạn đã chặn khỏi cuộc họp bằng mã khác có thể tham gia.
6 cách để thực hiện cuộc gọi toàn diện hơn trong Google Meet
Dưới đây là một số ý tưởng giúp cuộc gọi Google Meet của bạn trở nên toàn diện hơn.
1. Sử dụng Tính năng Bảng trắng
Dưới Các hoạt động—biểu tượng hình—ở góc dưới cùng bên phải, bạn có thể bắt đầu phiên bảng trắng với nhóm của mình. Thao tác này sẽ đưa bạn đến một màn hình khác hoặc Jamboard có giao diện và hoạt động giống như phần mềm xử lý văn bản. Tại đây, bạn và nhóm của mình có thể vẽ bằng công cụ bút hoặc thêm ghi chú dán, hình ảnh, hình dạng và văn bản.
Những người tham dự của bạn có thể hào hứng với các công cụ hoặc cần một chút thời gian để làm quen. Một mẹo để vượt qua điều này là cho phép một vài phút chơi để vượt qua điều này trước khi xóa khung hình và thu hút sự chú ý của mọi người trở lại.
2. Sử dụng Phản ứng
Phản ứng hoặc biểu tượng cảm xúc trong Google Meet là một cách tuyệt vời để cho phép người khác tham gia, cho dù bạn mời người khác phản ứng khi cuộc họp diễn ra hay yêu cầu họ chia sẻ cảm xúc về một số chủ đề nhất định. Lần duy nhất bạn có thể muốn tắt chúng là khi bạn không muốn chúng trở thành thứ gây xao nhãng hoặc làm mất đi cuộc họp.
3. Yêu cầu câu trả lời trong Trò chuyện
Mời những người tham gia của bạn trả lời hoặc đặt câu hỏi trong cuộc trò chuyện. Bằng cách đó, bạn có thể đọc đầu vào của người khác mà không cần mọi người nói cùng một lúc.
4. Sử dụng tính năng Giơ tay
Sử dụng Giơ tay tùy chọn, bạn có thể mời người tham gia đặt câu hỏi hoặc chia sẻ suy nghĩ của họ trong khi thảo luận. Bằng cách đó, bạn có thể mời họ phát biểu và giữ cho cuộc trò chuyện trôi chảy.
5. Nhường chỗ cho người khác
Ngồi trong một cuộc họp và lắng nghe cùng một người hoặc một nhóm nhỏ thảo luận về một chủ đề có thể khó khăn. Thay đổi mọi thứ bằng cách yêu cầu người tham gia phát biểu hoặc trình bày.
6. Thử một số câu hỏi phá băng
Phát biểu trong các cuộc họp có thể là một rào cản đối với một số người, đặc biệt nếu mọi người không quen biết nhau. Làm ấm những người tham gia và giúp giới thiệu mọi người bằng một trò phá băng nhanh chóng.
Nó không cần phải là một trò chơi—người phá băng có thể chỉ đơn giản là những câu hỏi thú vị mà bạn sử dụng để giúp những người tham dự làm quen với nhau. Đối với điều này, sẽ rất hữu ích nếu bạn trả lời trước. Điều đó sẽ giúp đưa ra một ví dụ và chứng minh rằng không cần phải lo lắng.
Nhận dịch vụ lưu trữ với Google Meets
Nhờ các cài đặt và tính năng mạnh mẽ, Google Meets là một ứng dụng tuyệt vời để tổ chức các cuộc họp. Nó chỉ cung cấp một lượng công cụ phù hợp—không hơn, không kém. Hơn hết, bạn có thể sử dụng miễn phí miễn là bạn có tài khoản Google.