Hướng dẫn đầy đủ để sử dụng các công cụ cộng tác trong Google Docs
Bạn không còn cần phải gửi email tài liệu Word qua lại giữa các đồng nghiệp để hoàn thành công việc. Bạn có thể, nhưng với các trình xử lý văn bản dựa trên web như Google Tài liệu, việc cộng tác và giao tiếp thật dễ dàng.
Trong phần mềm, bạn sẽ tìm thấy nhiều công cụ và tính năng khác nhau giúp bạn luôn cập nhật và tránh xa nhau. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn đầy đủ về cách sử dụng các công cụ này trong Google Documents.
Để hợp lý hóa phản hồi và cộng tác của nhóm bạn, đây là cách đề cập đến những người khác và sử dụng hiệu quả các nhận xét trong Google Tài liệu.
Mục Lục
Đề cập đến người khác trong Google Documents của bạn
Để đề cập đến một địa chỉ liên hệ ở bất kỳ đâu trong Google Tài liệu, hãy nhập @ và tiếp tục với địa chỉ email của họ. Nếu bạn đã lưu họ dưới dạng địa chỉ liên hệ trong tài khoản Google của mình, tên của họ sẽ xuất hiện trong danh sách khi bạn làm như vậy. Tại đó, bạn có thể nhấp vào tên của họ để hoàn tất việc thêm họ.
Đề cập đến họ trong tài liệu sẽ không gửi cho họ thông báo, nhưng nó sẽ tạo một thẻ mà bạn có thể di chuột qua để xem thẻ liên hệ có phím tắt để gửi email cho họ, tạo hoặc lên lịch Gặp gỡ hoặc xem các tương tác gần đây của bạn trên Google.
Nếu bạn chưa cấp quyền truy cập cho đồng nghiệp của mình, có một số cách để chia sẻ Google Documents của bạn, cách nhanh nhất là Chia sẻ nút ở góc trên bên phải. Khi bạn nhấp vào nó, bạn sẽ được hỏi địa chỉ email của họ và một thông báo tùy chọn. Sau đó, đánh Gửi.
Nhận xét sẽ ping đồng nghiệp của bạn, chuyển sự chú ý của họ sang tài liệu được chia sẻ của bạn. Để sử dụng nhận xét:
- Đánh dấu văn bản hoặc phương tiện mà bạn muốn để lại nhận xét.
- Một thanh công cụ sẽ xuất hiện ở bên phải tài liệu của bạn. Ở đó, chọn biểu tượng bài phát biểu màu xanh có dấu cộng. Ngoài ra, bạn có thể tìm thấy biểu tượng này có màu xám ở thanh công cụ trên cùng hoặc bằng cách nhấp chuột phải vào danh sách các tùy chọn bổ sung.
- Một bảng bình luận sẽ xuất hiện. Nhập suy nghĩ của bạn vào trường, sử dụng @ và địa chỉ email để thêm đồng nghiệp của bạn.
- Khi bạn đã sẵn sàng chia sẻ, hãy nhấp vào Bình luận, và ghi chú của bạn sẽ xuất hiện trong tài liệu. Bất kỳ ai được gắn thẻ bên trong sẽ nhận được thông báo. Bất kỳ ai có quyền truy cập vào tài liệu đều có thể xem và thêm ý kiến của họ.
Để ngăn các nhận xét làm lộn xộn tài liệu của bạn, bạn có thể giải quyết chúng sau khi bạn đã đọc chúng hoặc hoàn thành bất kỳ tác vụ liên quan nào. Để làm như vậy, hãy nhấp vào dấu kiểm trong tiêu đề của chủ đề. Hành động này sẽ ẩn ghi chú nhưng bạn có thể truy cập và khôi phục các nhận xét đã giải quyết trong Google Tài liệu bằng cách truy cập vào lịch sử của mình. Bạn có thể tìm thấy điều đó bằng cách chọn biểu tượng bài phát biểu ở góc trên bên phải màn hình.
Cách sử dụng Đề xuất chỉnh sửa trong Google Tài liệu
Đôi khi, việc đưa ra các đề xuất thay vì thay đổi khi làm việc cộng tác có lợi. Thay vì ping đồng nghiệp của bạn bằng cách chơi từng phát hoặc chọn lọc qua lịch sử phiên bản tài liệu của bạn, bạn có thể đề xuất các thay đổi bằng cách sử dụng chế độ gợi ý trong Google Tài liệu. Làm như vậy:
- Đánh dấu văn bản hoặc phương tiện mà bạn đang đề cập đến.
- Một thanh công cụ sẽ xuất hiện ở bên phải tài liệu của bạn. Ở đó, chọn biểu tượng bài phát biểu màu xanh lá cây bằng bút chì. Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ bằng cách nhấp vào biểu tượng bút chì trên thanh công cụ hoặc nhấp chuột phải để xem danh sách các tùy chọn bổ sung.
- Sau khi bạn ở chế độ Đề xuất, mọi chỉnh sửa bạn thực hiện sẽ xuất hiện dưới dạng đề xuất và văn bản bạn đang thay thế sẽ vẫn hiển thị với nét gạch ngang màu lục. Hộp nhận xét sẽ hiển thị ở phía bên phải, phản ánh mọi thay đổi được đề xuất.
- Khi bạn đã sẵn sàng, hãy gắn thẻ đồng nghiệp mà bạn muốn đề xuất thay đổi trong một hoặc nhiều chuỗi nhận xét và nhấn Phát lại để gửi thông báo.
Khi bạn đã sẵn sàng quay lại chế độ Chỉnh sửa, hãy nhấp chuột phải và chọn tùy chọn từ danh sách hoặc nhấp vào biểu tượng Chế độ đề xuất ở bên phải thanh công cụ của bạn.
Nếu bạn đang xem xét đề xuất của người khác, bạn có thể nhấp vào hộp nhận xét để xem xét chúng. Khi bạn làm như vậy, hãy nhấp vào dấu kiểm ở đầu chuỗi để chấp nhận và x để từ chối. Chấp nhận các thay đổi sẽ đặt các chỉnh sửa của đồng nghiệp của bạn vào tài liệu. Bạn cũng có thể để lại cho họ nhận xét về chủ đề để trao đổi qua lại về các mặt hàng cụ thể.
Cài đặt thông báo cho Google Tài liệu
Một cách nhanh chóng để tìm cài đặt thông báo cho tài liệu của bạn là sử dụng biểu tượng giọng nói ở góc trên cùng bên phải của màn hình. Khi bạn mở bảng điều khiển, hãy nhấp vào biểu tượng chuông để mở menu cài đặt. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh các loại thông báo bạn nhận được cho cả hai Bình luận Và chỉnh sửa.
Đối với các nhận xét, bạn có thể chọn tham gia tất cả các nhận xét đó, chỉ những nhận xét mà người khác đề cập đến bạn hoặc không tham gia nhận xét nào. Nếu không chọn gì, bạn vẫn sẽ nhận được chỉ báo trực quan nhưng sẽ không nhận được thông báo hoặc email. Với điều này, bạn sẽ cần chú ý nhiều hơn để đảm bảo bạn không bỏ lỡ thông tin cập nhật từ đồng nghiệp.
Với các chỉnh sửa, bạn có thể chọn nhận thông báo mỗi khi ai đó thực hiện thay đổi đối với tài liệu hoặc không thay đổi gì. Nhưng bạn vẫn có thể xem ai đã thay đổi những gì trong lịch sử phiên bản tài liệu của mình.
Cách sử dụng Lịch sử phiên bản trong Google Tài liệu—và tại sao điều này lại hữu ích
Vì bạn đang cộng tác với những người khác nên bạn nên sao lưu tài liệu phòng trường hợp ai đó vô tình xóa hoặc ghi đè thông tin quan trọng. Ở đầu màn hình của bạn, có một siêu liên kết cho biết khi nào lần chỉnh sửa gần đây nhất xảy ra. Nhấp vào đây và bạn sẽ thấy các bản sao lưu từ các phiên làm việc trước đó và những thay đổi đã diễn ra.
Sử dụng lịch sử phiên bản rất hữu ích vì bạn có thể xem những gì người khác đã thay đổi nếu nó không rõ ràng. Ngoài ra, bạn có thể hoàn nguyên về phiên bản trước nếu không hài lòng với tài liệu hiện tại hoặc nếu xảy ra sự cố.
Cách nhận biết nếu có người khác đang làm việc trong Google Doc
Rất may, Google đã bảo vệ bạn khi biết liệu đồng nghiệp của bạn hiện có đang chỉnh sửa tài liệu hay không. Nếu họ đang ở trong không gian làm việc với bạn, ảnh hồ sơ của họ sẽ xuất hiện ở đầu màn hình của bạn với đường viền màu. Nếu chúng ở đó nhưng không hoạt động, nó sẽ bị mờ đi.
Bạn cũng có thể biết chính xác vị trí của chúng bằng cách nhìn vào con trỏ của chúng có màu tương ứng. Bằng cách đó, bạn có thể tránh chồng chéo hoặc quay lại sau nếu muốn làm việc một mình.
Cộng tác với Google Documents
Nhờ có Google Documents, việc cộng tác với đồng nghiệp của bạn thật dễ dàng. Bạn có thể đóng góp cho tài liệu hoặc đề xuất chỉnh sửa. Ngoài ra, có rất nhiều tính năng, chẳng hạn như cài đặt thông báo tùy chỉnh, lịch sử phiên bản và cập nhật theo thời gian thực, để giữ cho quy trình làm việc của bạn suôn sẻ và ổn định.