Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về Airtable

Nếu bạn đang tìm kiếm những cách dễ dàng hơn, toàn diện hơn hoặc thuận tiện hơn để tổ chức thông tin của mình, theo dõi các dự án của mình và đạt năng suất cao hơn về tổng thể, thì bạn không hề đơn độc. Có rất nhiều công cụ khác nhau, mỗi công cụ đều tìm cách đẩy nhanh năng suất của bạn và giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn.

Airtable là một công cụ duy nhất cho nhiệm vụ này, nhưng bạn có thể chưa từng nghe về nó trước đây hoặc bạn có thể không biết nó có thể giúp gì cho bạn. Nó có thể là một bổ sung có giá trị cho quy trình làm việc của bạn?

Airtable là gì?

Airtable là một công cụ năng suất cung cấp nhiều cách khác nhau để sắp xếp, hiển thị và sử dụng dữ liệu của bạn. Nó được định dạng dưới dạng giao thoa giữa bảng tính và công cụ cơ sở dữ liệu.

Thông tin của bạn bắt đầu trong chế độ xem “Lưới” giống như bảng tính và từ đó, bạn có thể thêm các chi tiết và thuộc tính bổ sung để giúp theo dõi mọi thứ bạn cần biết dễ dàng hơn.

Bạn cũng có thể kết nối thông tin của mình với các điểm dữ liệu khác để theo dõi các quy trình phức tạp và mở rộng thành các chế độ xem khác nhau—chế độ xem lịch để lập kế hoạch ngày, chế độ xem thư viện để xem qua ý tưởng của bạn hoặc thậm chí chế độ xem bảng “kanban” mà bạn có thể quen thuộc nếu trước đây bạn đã từng sáng tạo với Trello.

Tất cả thông tin của bạn cập nhật và đồng bộ hóa trong thời gian thực và Airtable có thể tích hợp với các ứng dụng văn phòng khác, bao gồm Lịch Google và Slack.

Airtable có sẵn trên web tại airtable.com và họ cũng có các ứng dụng dành cho Windows, macOS, iOS và Android. Bạn có thể bắt đầu với gói miễn phí, gói này cung cấp hầu hết các chức năng và chế độ xem có sẵn. Các gói trả phí cũng được cung cấp, với cấp Pro mở khóa các tính năng bổ sung.

Tải xuống: Máy tính bảng cho iOS | Android | macOS | Windows (Miễn phí, có sẵn giao dịch mua trong ứng dụng)

Các tính năng chính của Airtable là gì?

Airtable bắt đầu bằng “bản ghi” hoặc mục nhập dữ liệu, được lưu trữ trong bảng, nằm trong “cơ sở”. Ngoài việc thêm chi tiết vào bản ghi của bạn với các trường, bạn cũng có thể thêm nhận xét và theo dõi lịch sử sửa đổi. Thông tin trong mỗi bản ghi mang qua các dạng xem.

Có thể có nhiều bảng trong một cơ sở và mỗi bảng có thể chứa các bản ghi riêng và mang một tập hợp các dạng xem riêng, mang lại tính linh hoạt vô hạn trong việc hiển thị, sắp xếp và làm việc với dữ liệu của bạn.

Lượt xem trong Airtable

Chế độ xem trong Airtable cung cấp nhiều cách khác nhau để hiển thị và sắp xếp dữ liệu của bạn. Chế độ xem mặc định là chế độ xem Lưới, nhìn bề ngoài có vẻ tương tự như Microsoft Excel hoặc nhiều công cụ bảng tính thay thế.

Trong chế độ xem này, bạn có thể xem tất cả dữ liệu của mình hoặc sắp xếp, lọc, nhóm hoặc ẩn các phần dữ liệu để trau dồi chính xác những gì bạn muốn. Mặc dù bạn có thể nhập hoặc nhập dữ liệu mới trong bất kỳ chế độ xem nào, nhưng đây có thể là cách đơn giản nhất để người dùng mới làm việc trong chế độ xem này trước tiên.

Các chế độ xem bổ sung bao gồm:

• Dạng xem Biểu mẫu, để tạo biểu mẫu, bạn có thể gửi cho người khác để tạo bản ghi mới.
• Dạng xem Lịch, để lên lịch các bản ghi theo ngày.
• Chế độ xem Bộ sưu tập, để tập trung vào hình ảnh và tệp đính kèm trong bản ghi của bạn.
• Dạng xem bảng Kanban, nơi bạn có thể làm việc với các bản ghi của mình dưới dạng thẻ.
• Chế độ xem Danh sách để hiển thị các bản ghi của bạn một cách đơn giản ở định dạng danh sách nhiều lớp.

Gói Pro cũng bổ sung chế độ xem Dòng thời gian để theo dõi các kế hoạch và lộ trình cũng như chế độ xem biểu đồ Gantt để ánh xạ các kết nối giữa các bản ghi, ngoài ra còn có thể chia chế độ xem của bạn thành các phần để cải thiện khả năng đọc.

Mở rộng dữ liệu của bạn với các trường

Các trường trong Airtable giúp thêm thông tin có giá trị vào dữ liệu của bạn. Có sẵn nhiều định dạng nhập văn bản, hộp lựa chọn và các loại khác. Bạn thậm chí có thể tải lên hình ảnh và tệp, tạo và thực hiện các công thức bảng tính cũng như liên kết các bản ghi với nhau trên các bảng khác nhau.

Tiềm năng nhiều hơn nữa với tiện ích mở rộng, tự động hóa và tích hợp

Nếu bạn cần làm nhiều hơn nữa với dữ liệu của mình, có trường hợp sử dụng phức tạp hoặc đã sử dụng các công cụ năng suất hoặc ứng dụng văn phòng khác, Airtable có thể dễ dàng được tích hợp vào quy trình làm việc của bạn.

Tiện ích mở rộng giúp thêm chức năng bổ sung cho dữ liệu trong cơ sở của bạn. Có các tiện ích mở rộng cho các công cụ vô giá, chẳng hạn như bảng tổng hợp, biểu đồ, tập lệnh tương tác và tìm kiếm, cũng như các tiện ích mở rộng của bên thứ ba kết nối với các ứng dụng khác hoặc thêm chức năng chuyên biệt hơn.

Tự động hóa cho phép bạn tăng tốc các tác vụ phổ biến, chẳng hạn như cập nhật các bản ghi khác, gửi email hoặc xuất dữ liệu, dựa trên các hành động diễn ra trong cơ sở của bạn.

Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào Airtable có thể kết nối với những gì bạn đã sử dụng, Airtable cung cấp tích hợp với hơn 30 ứng dụng khác nhau, bao gồm Google Drive, Lịch Google, Dropbox, Asana, Slack, Trello, Salesforce và Jira, để đảm bảo dữ liệu của bạn được nơi nó cần phải được mà không có một phiền phức.

Bạn có thể sử dụng Airtable để làm gì?

Airtable là cách tốt nhất để lập kế hoạch và tổ chức cuộc sống cũng như sở thích của bạn, đồng thời theo dõi những việc cần hoàn thành. Nếu có nhiều thông tin liên quan, rất có thể công cụ này có thể giúp ích.

Có rất nhiều khả năng, nhưng nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc thiết lập cơ sở đầu tiên của mình, Airtable cung cấp nhiều mẫu trên trang web của mình, cả của bên thứ nhất và bên thứ ba, để khơi dậy nguồn cảm hứng hoặc khởi động quy trình làm việc của bạn. Đây chỉ là một vài ý tưởng:

Tạo lịch nội dung

Nếu bạn viết blog, quay video trên YouTube hoặc tạo các bài đăng trên mạng xã hội, điều quan trọng là phải biết bạn đang làm gì và khi nào. Bạn có thể sử dụng Airtable để theo dõi các ý tưởng, lên lịch đăng bài và theo dõi tiến trình của mình khi bạn tạo.

Tìm kiếm việc làm, Tìm nhà hoặc Mua sắm so sánh

Nếu bạn đang tìm kiếm một hợp đồng biểu diễn mới hoặc tìm một địa điểm mới, Airtable có thể dễ dàng đóng vai trò là một ứng dụng để theo dõi các ứng dụng của bạn và điều gì đáp ứng tốt nhất tiêu chí của bạn. Nếu bạn đang mua sắm trực tuyến, bạn cũng có thể theo dõi giá tại các nhà bán lẻ khác nhau và so sánh các tính năng của sản phẩm một cách thống nhất, có tổ chức.

Lập kế hoạch và danh sách việc cần làm

Mặc dù Airtable có thể hơi quá tải đối với danh sách công việc không thường xuyên, nhưng nếu bạn đầu tư nhiều hơn vào việc lập kế hoạch cho các dự án cho gia đình hoặc cơ quan hoặc cần một ứng dụng để giải quyết các danh sách nhiệm vụ thường xuyên, luôn đi đúng hướng và tránh bị quá tải, thì Airtable là lựa chọn hoàn hảo để quản lý từng chi tiết.

Airtable là một công cụ năng suất độc đáo, mạnh mẽ và thiết thực giúp bạn quản lý tất cả thông tin bạn cần, sau đó sắp xếp, xem và thao tác theo cách bạn muốn. Và bạn có thể thêm nó vào các công cụ khác để xây dựng quy trình làm việc năng suất cá nhân phù hợp hoàn hảo với bạn.

Hãy dùng thử Airtable, nhưng nếu bạn cảm thấy nó không dành cho mình và vẫn cần sắp xếp nhiều thông tin, thì có sẵn các công cụ và ứng dụng khác để giúp bạn làm việc hiệu quả.