Điều gì sẽ xảy ra khi bạn gửi liên kết Google Drive: Hướng dẫn đầy đủ

Các biện pháp phòng ngừa cần thực hiện khi gửi liên kết Google Drive

Cái này quan trọng. Bạn không muốn hối hận về một quyết định sai lầm sau này. Các biện pháp phòng ngừa có nghĩa là quyền đối với tệp / thư mục. Bạn có thể kiểm soát ai có thể truy cập những gì và cách người đó có thể tương tác với nó.

Tiếp tục từ ví dụ ở điểm trên, khi bạn nhấp vào Nhận liên kết có thể chia sẻ, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn hơn.

Đó là nơi bạn có thể kiểm soát không chỉ ai có quyền truy cập vào tệp được liên kết mà còn ở mức độ nào. Nhấp vào menu thả xuống phía trên liên kết Google Drive để xem các tùy chọn chia sẻ.

Tùy chọn đầu tiên là Tắt, nơi chỉ những người đã được mời trực tiếp qua email mới có thể truy cập tệp hoặc thư mục được đề cập. Cái thứ hai là Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem nơi họ có thể xem tệp nhưng không thể chỉnh sửa hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tệp. Thứ ba là ‘Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa’ nơi họ cũng có thể thực hiện các thay đổi đối với tài liệu hoặc thư mục. Chọn một cách khôn ngoan.

Chờ đã, có cả nút More. Nhấp vào đó sẽ hiển thị menu ẩn cung cấp khả năng kiểm soát chi tiết hơn.

Tùy chọn đầu tiên cho phép bất kỳ ai trên internet truy cập vào tệp hoặc thư mục được chia sẻ. Người đó thậm chí không cần phải là người dùng Google Drive hoặc đăng nhập bằng tài khoản Google. Liên kết đến tệp sẽ được tìm kiếm công khai.

Tùy chọn thứ hai sẽ đặt liên kết ở chế độ riêng tư. Điều đó có nghĩa là, bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập mà không cần đăng nhập, nhưng nó không công khai và không thể tìm kiếm được.

Tùy chọn thứ ba sẽ hạn chế quyền truy cập đối với những người đã được mời cụ thể vào tệp / thư mục được đề cập.

Bạn đã quyết định ai có thể truy cập tệp / thư mục. Bây giờ, hãy nhấp vào menu thả xuống Access ngay bên dưới để kiểm soát xem họ chỉ có thể xem hay sắp xếp, thêm hoặc chỉnh sửa tệp / thư mục.

Khi bạn đang gửi liên kết Google Drive cho một tệp thay vì một thư mục, bạn sẽ thấy hai tùy chọn bổ sung.

Một là quyền nhận xét, nơi bạn có thể cho phép người dùng chỉ nhận xét về tài liệu. Không được phép chỉnh sửa. Một tùy chọn khác sẽ là cho phép / không cho phép in hoặc tải xuống tệp được chia sẻ. Nếu người dùng có quyền chỉnh sửa tệp, họ cũng có thể tải xuống hoặc in tệp. Một lần nữa, những điều này là vì lý do bảo mật và quyền riêng tư.

Cuối cùng, có nút Nâng cao.

Đó là nơi bạn có thể ngăn những người chỉnh sửa hoặc những người có quyền truy cập vào thư mục / tệp thêm người mới. Nếu bạn tin tưởng họ, bạn có thể cho phép họ mời nhiều người hơn để cộng tác và giúp đỡ bạn.

Sử dụng kết hợp các quyền này, bạn có thể dễ dàng kiểm soát cách tệp / thư mục được chia sẻ và những gì người khác được phép làm với nó.

Tại sao lại chia sẻ liên kết Google Drive

Sự hợp tác. Google đã áp dụng phương pháp tiếp cận web trên hết với Google Drive và tất cả các ứng dụng nằm trong đó. Như vậy, tất cả những gì bạn cần là một trình duyệt và bạn có thể sử dụng. Ví dụ: bạn đang làm việc trên một báo cáo với các thành viên khác trong nhóm của bạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm phản hồi và ý kiến, bạn có thể chia sẻ liên kết Google Drive với quyền chỉ xem. Sau đó, bạn có thể chọn gửi lời mời đến đồng nghiệp của mình bằng cách sử dụng lời mời qua email hoặc chia sẻ liên kết trực tiếp qua các ứng dụng nhắn tin. Họ có thể nhận xét về tài liệu với phản hồi của họ nếu bạn cho phép nhận xét về tài liệu.

Nếu bạn là đồng tác giả của một cuốn sách / tài liệu / báo cáo, bạn sẽ gửi lời mời với quyền chỉnh sửa và sắp xếp để cho phép những người khác đóng góp, hiệu đính hoặc thực hiện các thay đổi khác nếu cần.

Đây chỉ là một số ví dụ và cách sử dụng thực tế sẽ khác nhau ở mỗi người. Nhưng đó là những gì sẽ xảy ra khi bạn gửi liên kết Google Drive cho ai đó. Phần lớn phụ thuộc vào cách bạn chọn gửi nó và với những quyền nào.

Hợp tác là tên của trò chơi

Bây giờ bạn biết điều gì sẽ xảy ra khi bạn gửi liên kết Google Drive cho ai đó. Tuy nhiên, bạn có thể chia sẻ nó, ở bất cứ đâu và với bất kỳ ai bạn muốn. Giữ nó cho riêng mình, nhờ người khác đọc hoặc cộng tác với những người khác trong thời gian thực. Dù bằng cách nào, bạn có toàn quyền kiểm soát các tệp và thư mục của mình được lưu trữ trên Google Drive.

Tiếp theo: Bạn muốn biết thêm về bộ nhớ Google Drive? Dưới đây là hướng dẫn chuyên sâu về những gì được tính vào bộ nhớ miễn phí của bạn và những gì không.