Công cụ cộng tác bảng trắng tốt nhất là gì?
Một khía cạnh quan trọng của bất kỳ dự án nào là quản lý giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và khách hàng. Một trong những phương pháp phổ biến là sử dụng các công cụ bảng trắng để cộng tác trong thời gian thực.
Bảng trắng đã cách mạng hóa cách chúng ta làm việc và giao tiếp với nhau. Chúng cho phép chúng tôi ghi chú, vẽ ảnh và sơ đồ, tạo và chia sẻ tài liệu cũng như động não tìm cách giải quyết vấn đề—bạn có thể làm được rất nhiều việc với những công cụ này.
FigJam và Miro là hai công cụ cộng tác bảng trắng tuyệt vời cho phép bạn làm điều đó. Chúng tôi sẽ so sánh chúng trong bài đăng này để bạn có thể đưa ra lựa chọn sáng suốt.
Mục Lục
FigJam là gì?
FigJam là một công cụ giao diện chuyên nghiệp dành cho các nhóm thiết kế giúp bạn dễ dàng minh họa ý tưởng của mình. Các tệp FigJam là môi trường thiết kế mạnh mẽ và linh hoạt trong Figma cho phép bạn cộng tác trong các dự án thiết kế với tất cả các nhóm của mình. Nó chủ yếu bao gồm các công cụ lập biểu đồ chẳng hạn như biểu tượng và hình dạng cho phép bạn tạo lưu đồ, sơ đồ mạng và bản đồ khái niệm bằng cách sử dụng các công cụ kéo và thả.
FigJam có gói dành cho người mới bắt đầu miễn phí với quyền truy cập vào các tính năng cộng tác và lập biểu đồ cơ bản. Bạn có thể đăng ký gói thuê bao bắt đầu từ $3 mỗi tháng. Các gói cao cấp bao gồm thư viện nhóm, hội thoại âm thanh, bảng trắng, biểu quyết cũng như các plugin và tiện ích riêng tư.
Tải xuống: Figma cho Android | iOS | Web (Miễn phí, có đăng ký)
Miró là gì?
Miro cũng là một công cụ cộng tác dựa trên đám mây tập hợp các tính năng tốt nhất của hội nghị truyền hình, bảng trắng và quản lý dự án nhóm. Thật tuyệt vời cho các phiên động não hoặc cộng tác trong các dự án và cũng cung cấp các công cụ kéo và thả. Dưới đây là hướng dẫn nhanh để thiết lập và sử dụng Miro cho các dự án của bạn.
Với Miro, bạn sẽ có thể giao tiếp hiệu quả với nhóm của mình bằng cách sử dụng tính năng nhắn tin, đa phương tiện, tệp được chia sẻ và tích hợp lịch trên các thiết bị. Bạn có thể làm việc trên bất kỳ loại dự án nào với các mẫu được tạo sẵn hoặc thậm chí tạo mẫu của riêng bạn.
Nó được thiết kế cho các nhóm thuộc mọi quy mô—từ các nhóm nhỏ hoặc cá nhân đến các tổ chức lớn. Miro cung cấp gói khởi động miễn phí và đăng ký hàng năm sẽ tiêu tốn của bạn khoảng 8 đô la mỗi tháng. Các gói cao cấp của Miro cung cấp nhiều tính năng, bao gồm video, hẹn giờ, hỗ trợ biểu quyết và các hình dạng biểu đồ nâng cao từ các công cụ tương thích như Azure, Google, Cisco, v.v. Nó có sẵn dưới dạng ứng dụng web, cũng như trên các thiết bị Android và iOS.
Tải xuống: Miro cho Android | iOS | Web (Miễn phí, có đăng ký)
1. Hợp tác trong thời gian thực
Khi bạn phải làm việc với nhiều người trong một dự án, các công cụ cộng tác theo thời gian thực có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian. Với FigJam, bạn có thể chia sẻ thiết kế của mình với khách hàng và các thành viên trong nhóm trong thời gian thực bằng tính năng có tên là “Chế độ quan sát”.
Điều này có nghĩa là mọi người tham gia sẽ có thể thấy mọi thay đổi và lặp lại theo thời gian thực mà các nhóm thiết kế đang thực hiện. Chúng ta hãy xem xét một số cách để động não và cộng tác bằng FigJam:
Bạn có thể chia sẻ bảng dự án, nguyên mẫu, khung dây, bản đồ hành trình của khách hàng hoặc mô hình với các thành viên khác trong nhóm bằng một liên kết đơn giản. FigJam cho phép bạn tạo kiểu cho phông chữ, màu sắc, lưới và các cài đặt trước khác mà bất kỳ ai cũng có thể áp dụng cho thiết kế của mình để tiết kiệm thời gian và giúp cộng tác với người khác dễ dàng hơn.
Một lưu ý tương tự, Miro cho phép bạn động não, cộng tác và tạo các phiên hấp dẫn giữa các nhóm nội bộ và từ xa bằng cách tạo cơ hội cộng tác trong thời gian thực giữa tất cả những người tham gia.
Miro’s Cuộc họp thông minh tính năng cho phép bạn lên kế hoạch cho các cuộc họp, tổ chức các sự kiện và tạo các phiên hợp tác. Bạn có thể tạo báo cáo và bản trình bày tương tác thông qua các công cụ bảng trắng.
Bạn có thể dễ dàng tạo bảng điều khiển hoặc canvas vô hạn, thêm đề cập cho các thành viên trong nhóm cũng như làm việc với các dịch vụ được hỗ trợ như Slack, Google Drive và Trello. Thêm ghi chú, hình ảnh và thậm chí cả các tệp phương tiện phức tạp bằng cách sử dụng nhúng iFrame tiện ích vào bảng của bạn để làm cho bảng tương tác hơn và hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh.
Trò chuyện video tích hợp sẽ giúp bạn cảm thấy gắn kết hơn trong các phiên hợp tác. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ bỏ phiếu để giúp quản lý các phiên của mình, cùng với bộ đếm thời gian. Bạn sẽ nhận được thông báo khi có thay đổi đối với bảng.
Bạn có thể mời các bên liên quan hoặc khách hàng xem hoặc chỉnh sửa bảng trắng bằng một liên kết đơn giản, ngay cả khi họ không có tài khoản Miro. Bạn có thể theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với bảng trắng theo thời gian và hoàn nguyên về các phiên bản cũ hơn nếu cần. Dưới đây là tổng quan nhanh về cách cộng tác trong Miro hoạt động:
2. Khả năng giao diện và quy trình làm việc
Giao diện của FigJam đơn giản và trực quan, nhưng cũng cung cấp cho bạn khả năng tìm hiểu sâu hơn khi cần. Giao diện của ứng dụng rất đơn giản và bóng bẩy, với bảng màu rõ ràng, bố cục trực quan và thanh tìm kiếm giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì mình đang tìm kiếm.
Bạn có thể dễ dàng sử dụng cộng đồng FigJam để duyệt qua tất cả các loại mẫu khác nhau có sẵn trên trang web. Các phần tử đa dạng ở dưới cùng của thanh công cụ làm cho giao diện lập sơ đồ thú vị và tương tác hơn.
Nội dung thiết kế tự động tích hợp với các thư viện hiện có của bạn trên Figma, vì vậy bạn có thể dễ dàng sử dụng các thành phần từ hệ thống thiết kế của mình trong bảng trắng FigJam. Kết quả? Hợp tác nhiều hơn, ít lãng phí thời gian hơn để phát minh lại bánh xe và tạo ra sản phẩm cuối cùng tốt hơn!
Bạn có thể muốn xem cách tạo một hệ thống thiết kế trong Figma:
Miro cũng được tích hợp nhiều tính năng và có giao diện rõ ràng, trực quan. Hơn nữa, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp bảng trắng có thể hỗ trợ nhiều loại tệp, tích hợp và plugin, thì Miro chắc chắn đáng để xem xét. Đây là một tính năng tuyệt vời nếu bạn cần cộng tác trong các dự án liên quan đến nhiều công cụ và loại tệp khác nhau.
3. Tích hợp và mẫu của bên thứ ba
FigJam cung cấp cho bạn quyền truy cập vào hàng trăm mẫu bảng phân cảnh từ động não và hội thảo đến các cuộc họp và nhiệm vụ thú vị. Bạn có thể tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu của mình hoặc sử dụng chúng như bình thường.
Cộng đồng FigJam cho phép bạn dễ dàng tiếp nhận người dùng mới và xuất bản các mẫu và quy trình công việc trực quan với nhóm của bạn hoặc các thành viên khác trong cộng đồng. Bạn có thể sử dụng nó để tạo các hội thảo khám phá sản phẩm và các phiên lên ý tưởng, lập kế hoạch lịch trình dự án, cộng tác trong chương trình họp, v.v.
Khi nói đến việc tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba khác, FigJam cung cấp các tùy chọn hạn chế. Tuy nhiên, bạn có thể kết nối tài khoản Figma của mình với các ứng dụng và dịch vụ phổ biến có thể giúp bạn nhận được nhiều giá trị hơn từ dữ liệu của mình, chẳng hạn như Asana, Flinto, ProtoPie, Dropbox, Coda, Trello, v.v.
Miro đi kèm với các mẫu tạo sẵn được sắp xếp gọn gàng thành các danh mục—động não, nghiên cứu & thiết kế, v.v. Chúng giúp bạn dễ dàng tạo các sơ đồ chuyên nghiệp mà không cần bất kỳ kinh nghiệm thiết kế nào trước đó.
Bạn có thể tạo các thiết kế của riêng mình bằng các công cụ vẽ và lập biểu đồ, đồng thời tải chúng lên cộng đồng có tên là Miroverse. Ngay từ đầu, bạn sẽ cần tạo một hồ sơ để có thể xuất bản nội dung của mình.
Miro cung cấp cho bạn nhiều hơn về mặt tích hợp so với FigJam. Nó tương thích với nhiều nền tảng khác như Trello, Asana, Slack, Lịch Google và JIRA để bạn có thể quản lý tất cả các dự án của mình ở một nơi. Và đó mới chỉ là khởi đầu.
Nó cũng cho phép bạn tự động hóa quy trình công việc thông qua các plugin và tích hợp như Zapier, Slack, Google Sheets, v.v. Bạn thậm chí có thể thêm Thu phóng, Google Meet, Cuộc họp nhóm Microsoft, Webex và AirTable vào phiên bản Miro của mình.
Chúng tôi phải nói rằng Miro cung cấp một hướng dẫn chi tiết cho từng bước của quy trình giới thiệu, trong khi FigJam yêu cầu một chút đường cong học tập.
Chú thích và để lại ghi chú là một cách tuyệt vời để theo dõi công việc của bạn. Với FigJam, bạn có thể chú thích và thêm ghi chú vào dự án thiết kế của mình. Việc đưa ra phản hồi về các ý tưởng và công việc thiết kế mà bạn đã thực hiện với những người khác trong nhóm của mình hoặc đánh dấu một số phần nhất định của tài liệu cũng dễ dàng hơn.
Khi bạn đang thực hiện các dự án của riêng mình, việc thêm nhận xét cho chính bạn cũng thường rất hữu ích. FigJam có các công cụ tính năng nhận xét được tích hợp sẵn để bạn có thể đề cập đến cộng tác viên hoặc thêm biểu tượng cảm xúc. Dưới đây là tổng quan nhanh về cách thức hoạt động của nó:
Tương tự, Miro cho phép bạn để lại nhận xét về bất kỳ phần nào của bảng. Bạn cũng có thể sử dụng Miro’s bút dạ quang để chú thích các mô hình và làm cho các cuộc họp trở nên hấp dẫn hơn. Tính năng này giúp bạn dễ dàng vẽ các hình, ghi chú dán và đường kết nối trong các mô phỏng của mình—tạo cho chúng một diện mạo chuyên nghiệp.
5. Đối tượng mục tiêu và Trường hợp sử dụng
FigJam mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho các nhóm thiết kế. Các trường hợp sử dụng chính là:
- Tạo các khái niệm, khung dây và mô hình với các thành viên trong nhóm.
- Hợp tác trong các dự án với khách hàng và các bên liên quan.
- Quản lý các vòng phản hồi của họ và theo dõi các thay đổi thiết kế trong thời gian thực, đảm bảo rằng họ đang đi đúng tiến độ của dự án.
Miro là một công cụ lý tưởng cho các nhóm đa chức năng. Nó cho phép cộng tác thông qua các quy trình quản lý vấn đề, đánh giá, xuất bản và phê duyệt, phân phối tài liệu và nhận xét theo thời gian thực. Các trường hợp sử dụng chính cho Miro là:
- Tổ chức các nhiệm vụ và dự án theo các lĩnh vực chuyên môn khác nhau trong một công ty.
- Tạo nhiệm vụ dựa trên nhu cầu của người dùng.
- Chẳng hạn như giao tiếp với đồng nghiệp qua trò chuyện video khi làm việc từ xa.
FigJam so với Miro: Bạn nên chọn cái nào?
Công cụ bảng trắng là một phần quan trọng trong quy trình giao tiếp của nhóm bạn, nhưng khi chọn một công cụ, bạn nên xem xét loại công việc bạn làm.
Nếu bạn đang làm trong ngành sáng tạo như tiếp thị hoặc thiết kế, thì bạn nên đầu tư vào thứ gì đó như FigJam. Tuy nhiên, nếu bạn đang làm việc với các khái niệm kinh doanh như hành trình của khách hàng hoặc bảng phân cảnh hoặc sơ đồ tư duy, thì việc sử dụng thứ gì đó như Miro có thể là lựa chọn phù hợp hơn.
Nhưng tại thời điểm này, Miro có thể đã vượt xa FigJam về nhu cầu lập biểu đồ và bảng trắng của bạn. Đó là một nền tảng tương đối cũ, nhưng nó cung cấp một số tính năng hữu ích và tương thích với phần lớn các ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba để chia sẻ với những người khác.