Cách tổ chức bất kỳ dự án nào với cấu trúc phân chia công việc
Người quản lý dự án sử dụng cái được gọi là cấu trúc phân chia công việc để giữ cho các dự án có tổ chức. Công cụ có giá trị này có thể dẫn đến một dự án thành công từ giai đoạn bắt đầu đến giai đoạn kết thúc cuối cùng.
Cấu trúc phân tích công việc có thể có các bố cục khác nhau, từ dàn ý hoặc danh sách đến dạng xem dạng bảng cho đến cấu trúc dạng cây. Đối với những người trực quan, cấu trúc cây có ý nghĩa nhất vì về cơ bản nó là một sơ đồ trực quan cho phép bạn xem nhanh các mục. Tuy nhiên, một số người thích danh sách hơn hình ảnh, trong trường hợp đó, phác thảo là bố cục hữu ích nhất.
Mục Lục
Kiến thức cơ bản về cấu trúc phân chia công việc
Theo truyền thống, cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một công cụ được các nhà quản lý dự án sử dụng để thực hiện chính xác những gì tên gợi ý — chia nhỏ dự án thành các phần khả thi. Thiết kế phân cấp của nó chia phạm vi của một dự án thành các thành phần về quy mô, thời lượng và trách nhiệm. Đề cương này hỗ trợ việc tạo lịch trình dự án bằng cách xác định các sản phẩm có thể phân phối, phân bổ nguồn lực và thậm chí cả chi phí.
Cấu trúc này phân tách dự án của bạn thành các phần nhỏ để thực hiện dễ dàng hơn và có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào dự án hoặc sản phẩm cuối cùng. Có một số điểm bạn cần lưu ý khi khởi động WBS:
- Điều quan trọng là bạn phải đưa tất cả các phần của dự án của mình vào WBS.
- Trong khi một WBS được sử dụng bởi các cá nhân, bạn có thể mời những người khác làm việc trên nó.
- Bạn phải luôn đảm bảo WBS được ghi chú theo cách giống như quy trình làm việc đang được thực hiện.
- Tất cả các thành viên trong nhóm dự án sẽ cần được thêm vào để đảm bảo không bỏ sót bước nào.
- Mỗi WBS sẽ có từ điển WBS riêng, giúp giải thích dự án. Bạn có thể tìm hiểu thêm về giao diện của từ điển WBS từ Projectmanager.com.
Với tất cả những điều này, một cấu trúc phân tích công việc không cần phải phức tạp và thực sự có thể hỗ trợ cho hầu hết mọi loại dự án. Các bước sau có thể không tuân theo cách tiếp cận truyền thống để sử dụng công cụ hữu ích này. Tuy nhiên, đối với những người quan tâm đến việc sử dụng cấu trúc này, và để phá vỡ và đơn giản hóa một dự án phức tạp, chúng có thể khá hữu ích.
Cách tạo cấu trúc phân chia công việc
1. Xác định các sản phẩm phân phối của dự án
Theo cổ điển, chỉ có năm giai đoạn cho mỗi vòng đời của dự án. Đây là các giai đoạn bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kết thúc, và mỗi giai đoạn cũng quan trọng như phần còn lại. Bạn có thể mã màu cho mọi giai đoạn và chỉ định các thành viên trong nhóm vào một hoặc nhiều giai đoạn.
2. Liệt kê các Nhiệm vụ con, Mô tả Chủ sở hữu Công việc và Mô tả Công việc
Nhiệm vụ con là một nhiệm vụ tạo thành một phần của một dự án lớn hơn và thường được kết nối với các nhiệm vụ liên quan đến các giai đoạn nhất định của dự án. Ví dụ, nếu bạn cần sơn văn phòng của mình, dự án sẽ Văn phòng sơnvới các nhiệm vụ phụ khác nhau, từ Xóa phụ kiện và đồ đạc đến Liên hệ với nhà cung cấp.
Nhiệm vụ phụ liên hệ với nhà cung cấp có thể được giao cho Người Mộttrong khi thực sự mua các mặt hàng có thể chuyển đến Người thứ hai, và như thế. Bản thân nhiệm vụ có thể bao gồm bất cứ điều gì từ việc tìm kiếm tối thiểu ba dấu ngoặc kép, chọn bảng màu hoặc hình nền và xác nhận công cụ nào sẽ cần thiết.
3. Liên kết phụ thuộc
Một số nhiệm vụ có thể phụ thuộc vào các nhiệm vụ khác phải hoàn thành trước khi chúng có thể bắt đầu. Trong ví dụ về sơn văn phòng, Người thứ hai chỉ có thể mua các mặt hàng cần thiết sau khi Người thứ nhất gọi điện liên quan và nhận được báo giá, sau đó quyết định mua hàng qua nhà cung cấp nào.
4. Đặt Nguồn lực và Chi phí
Có ngân sách tổng thể cho một dự án luôn là điều tốt nhất bạn có thể làm, mặc dù đôi khi bạn có thể làm sai một chút – điều đó không sao, miễn là bạn phân bổ cho sai số này. Trong ví dụ này, bạn có thể đã quyết định chọn một hình nền đắt tiền hơn, cũng có thể đi kèm với một người nào đó để cài đặt nó.
Mặc dù bạn có thể chi nhiều hơn cho giấy dán tường so với sơn, nhưng có thể bạn đã tiết kiệm được tiền cho lao động. Đây là bước rất quan trọng và giúp bạn có thể hoàn thành dự án mà không bị cạn vốn gần cuối.
5. Đặt Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc của bạn
Bạn có thể có một mục tiêu cho dự án được hoàn thành. Khi bạn đã tạo xong các nhiệm vụ phụ của mình, bạn có thể xem liệu đây có phải là điều có thể đạt được hay không. Trong trường hợp mua giấy dán tường — bạn cần lưu ý về thời gian biểu sản xuất và vận chuyển thì sao? Khi nó đã đến, những người có liên quan cho các nhiệm vụ phụ sau đây có sẵn sàng để thực hiện phần dự án của họ không?
6. Theo dõi Trạng thái của Tài khoản Kiểm soát, Công việc và Gói công việc
Tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình này, bạn sẽ có thể theo dõi tiến trình. Hầu hết các cấu trúc phân tích công việc sẽ có các tùy chọn khác nhau về cách thực hiện việc này, bao gồm biểu đồ hình tròn, lịch hoặc biểu đồ thanh. Trong hình ảnh bên dưới, chúng ta xem cách Asana cho phép bạn xem dữ liệu thời gian thực cho mục đích này.
7. Tạo ghi chú
Một WBS thường rất kỹ lưỡng, nhưng một số không cho phép bạn thêm các ghi chú chung để mọi người cùng xem. Nếu đây là trường hợp của hệ thống bạn chọn, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một cái gì đó như OneNote của Microsoft — trong bài viết mà chúng tôi liệt kê ở đây, bạn có thể đọc về cách tạo và chia sẻ sổ ghi chép trong OneNote, làm cho nó trở nên hoàn hảo để giữ các ghi chú dự án có tổ chức.
8. Tạo báo cáo
Mặc dù rất hữu ích khi xem các nhiệm vụ khác nhau của mỗi người hoặc bộ phận, nhưng việc tạo báo cáo dựa trên thông tin cụ thể luôn hữu ích. Báo cáo có thể tóm tắt dữ liệu cụ thể hoặc hiển thị cho bạn thông tin thời gian thực rộng hơn. Trong hình ảnh bên dưới, chúng tôi sử dụng trang báo cáo của ClickUp để cho bạn biết một số nền tảng cung cấp những gì.
Bây giờ bạn đã biết những gì cần tìm trong nền tảng WBS, hãy tìm một nền tảng phù hợp với nhu cầu của dự án và nhóm của bạn. Một số Phần mềm Quản lý Dự án được đề xuất mà bạn có thể thử là:
Giữ nó đơn giản
Bạn có thể thấy một cấu trúc phân tích công việc không cần phải đáng sợ khi sử dụng. Và, nó không phải tuân theo bất kỳ quy tắc nghiêm ngặt nào. Nó thực sự chỉ là cách tốt nhất để quản lý dự án cá nhân hoặc gia đình của bạn.
Tùy thuộc vào phong cách của bạn, hình ảnh hoặc văn bản, hoặc dự án của bạn, lớn hay nhỏ, sử dụng kỹ thuật này giúp đảm bảo rằng dự án của bạn được tổ chức tốt, giúp bạn luôn đi đúng hướng.