Cách tìm và loại bỏ các bản sao trong Numbers trên Mac

Khi bạn đang làm việc với nhiều dữ liệu trong Apple Numbers trên máy Mac của mình, bạn có thể gặp phải tình huống trùng lặp. Đó có thể là tên, địa chỉ email, sản phẩm, màu sắc hoặc một số thứ khác.

Nếu bạn có nhiều dữ liệu trong bảng tính của mình, việc tìm kiếm và xóa các dữ liệu trùng lặp đó có thể là một thách thức. Rốt cuộc, Numbers không có nút “xóa các bản sao”.

Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số phương pháp khác nhau mà bạn có thể sử dụng để tìm các bản sao và sau đó đánh dấu hoặc loại bỏ chúng, nếu bạn muốn.

Tìm bản sao trong số với sắp xếp

Nếu bạn không có nhiều dữ liệu trong bảng tính của mình, bạn có thể sắp xếp nó và kiểm tra các bản sao theo cách thủ công. Phương pháp này thực sự có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài, nhưng chỉ khi bạn không có hàng nghìn hàng trong trang tính của mình.

Sắp xếp theo một cột

Nếu bạn chỉ cần sắp xếp một cột duy nhất trong bảng tính của mình để tìm các cột trùng lặp, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn bảng dữ liệu bằng cách nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong bảng, sau đó nhấp vào khoanh tròn ở trên cùng bên trái. Đây là bên trái của cột A.

2. Di chuyển con trỏ qua cột bạn muốn sắp xếp.

3. Nhấn vào mũi tên hiển thị bên cạnh ký tự cột và chọn một trong hai Sắp xếp Tăng dần hoặc là Sắp xếp giảm dần từ menu tác vụ xuất hiện.

Sắp xếp theo nhiều cột

Nếu bạn cần sắp xếp theo nhiều cột để tìm các bản sao trong bảng tính của mình, hãy sử dụng các hướng dẫn sau để thay thế:

1. Thực hiện theo các bước tương tự như trên, nhưng thay vì chọn một tùy chọn Sắp xếp trong menu hành động, hãy nhấp vào Hiển thị các tùy chọn sắp xếp.

2. Thanh bên bên phải sẽ mở ra Loại thực đơn.

3. Đảm bảo rằng Sắp xếp toàn bộ bảng được chọn trong hộp thả xuống đầu tiên.

4. bên trong Thêm quy tắc hộp thả xuống bên dưới Sắp xếp các hàng theo nhiều cột và chọn cột đầu tiên bạn muốn sắp xếp. Dưới đó chọn Tăng dần hoặc Giảm dần.

5. Các Sắp xếp hàng tiêu đề bây giờ phải là Sắp xếp theovà khác Thêm quy tắc hộp thả xuống sẽ xuất hiện bên dưới hộp đầu tiên. Chọn một cột khác từ Thêm quy tắc thả xuống và chọn thứ tự sắp xếp của nó.

6. Dữ liệu sẽ tự động sắp xếp, nhưng nếu không, hãy nhấp vào Sắp xếp ngay ở đầu thanh bên.

Khi bạn sắp xếp dữ liệu của mình, bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra các bản sao và đánh dấu hoặc xóa chúng khi cần.

Tìm bản sao trong số có hàm

Có hai hàm tích hợp trong Numbers mà bạn có thể sử dụng để tìm các bản sao. Đây là các hàm IF và COUNTIF. IF có thể hiển thị các từ trùng lặp là Đúng hoặc Sai hoặc một từ mà bạn chỉ định. COUNTIF sẽ hiển thị số lần một mục xuất hiện để chỉ ra các bản sao.

Tìm bản sao bằng hàm IF

Để minh họa cách hoạt động của hàm, dữ liệu ví dụ của chúng tôi sẽ hiển thị tên sản phẩm trong cột A và bảng của chúng tôi có tiêu đề cột ở hàng 1. Bạn cần phải sắp xếp hàng để điều này hoạt động. Chỉ cần làm theo các bước sau cho bảng tính của riêng bạn:

1. Thêm một cột khác hoặc di chuyển đến một cột trống trong trang tính của bạn nơi bạn muốn thêm chỉ báo trùng lặp.

2. Bấm vào ô ở hàng thứ hai của cột mới hoặc cột trống bên dưới tiêu đề và mở Trình soạn thảo hàm bằng cách nhập Dấu bằng (=).

3. đi vào IF (A2) = (A1), “Trùng lặp”, “” trong trình soạn thảo. Thao tác này sẽ so sánh ô với ô ở trên nó và nhập từ Duplicate nếu nó là một ô trùng lặp. Nếu nó không phải là một bản sao, nó sẽ nhập một khoảng trắng. Bạn có thể thay đổi A2 và A1 thành B2 và B1 tùy thuộc vào cột bạn muốn tìm kiếm các bản sao bên trong.

4. Nhấn vào đánh dấu để áp dụng công thức.

5. Sao chép công thức vào các ô tiếp theo bằng cách nhấp vào ô có trong đó và kéo nó xuống cột khi bạn thấy vòng tròn màu vàng trên biên giới.

Muốn các ô “Nhân bản” nổi bật hơn nữa? Hãy thử sử dụng định dạng có điều kiện trong Numbers để làm cho chúng có màu khác, để bạn biết những hàng nào cần xóa.

Nếu bạn không muốn sử dụng một từ của riêng mình và chỉ hiển thị True cho các từ trùng lặp và False cho các từ không trùng lặp, bạn có thể chỉ cần nhập (A2) = (A1) trong trình soạn thảo. Điều này hoạt động mà không cần thêm IF trước nó.

Tìm bản sao bằng hàm COUNTIF

Chúng tôi sẽ sử dụng dữ liệu ví dụ tương tự như trên bằng cách sử dụng cột A và các tiêu đề cột của chúng tôi. Dưới đây là cách sử dụng hàm COUNTIF để tìm các bản sao:

1. Thêm một cột khác hoặc di chuyển đến một cột trống trong trang tính của bạn nơi bạn muốn chỉ báo trùng lặp.

2. Bấm vào ô ở hàng thứ hai bên dưới tiêu đề của cột mới hoặc cột trống, và mở Trình soạn thảo hàm bằng cách nhập Dấu bằng (=).

3. đi vào COUNTIF (A, A2) trong trình soạn thảo. A là cột và A2 đại diện cho hàng.

4. Nhấn vào đánh dấu để áp dụng công thức.

5. Sao chép công thức vào các ô tiếp theo theo cách tương tự như Bước 5 ở trên.

Bây giờ bạn sẽ thấy các số trong cột mới đó cho biết số lần mục trong cột trùng lặp của bạn xuất hiện. Đối với ví dụ của chúng tôi trong ảnh chụp màn hình ở trên, bạn có thể thấy rằng Mũ lưỡi trai xuất hiện ba lần, Áo khoác một lần và Găng tay hai lần.

Loại bỏ trùng lặp khỏi số

Bạn có thể xóa các mục trùng lặp khi sử dụng hàm IF hoặc COUNTIF theo cách thủ công, tìm từng ô có nội dung Trùng lặp, Đúng hoặc bất kỳ số nào trên 1 và xóa từng ô một. Việc sắp xếp cột công thức cho phép bạn xóa các bản sao nhanh hơn nhiều, nhưng bạn cần phải cẩn thận không xóa các bản gốc cũng như các bản sao.

Hợp nhất và xóa các bản sao từ các số

Có thể bạn muốn xóa các bản sao, nhưng bạn cũng không muốn mất bất kỳ dữ liệu nào. Ví dụ: bạn có thể có dữ liệu khoảng không quảng cáo cho các sản phẩm, như trong ví dụ của chúng tôi. Vì vậy, bạn muốn tổng số tiền đó trước khi xóa các bản sao. Để làm điều này, trước tiên bạn cần hợp nhất dữ liệu. Đối với tác vụ này, bạn sẽ sử dụng cả công thức và hàm trong Numbers.

Hợp nhất dữ liệu

Đối với ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ để lại cột Chỉ báo trùng lặp mà chúng tôi đã sử dụng với hàm IF vì chúng tôi sẽ cần nó sau này. Sau đó, chúng ta sẽ thêm một cột khác vào bên phải cho Tổng của chúng ta.

1. Bấm vào ô ở hàng thứ hai của cột mới bên dưới tiêu đề và mở Trình soạn thảo hàm bằng cách nhập Dấu bằng (=).

2. đi vào (B2) + IF (A2) = (A3), (D3), 0 trong trình soạn thảo. (Bạn có thể xem bảng phân tích các thành phần công thức này bên dưới.)

3. Nhấn vào đánh dấu để áp dụng công thức.

4. Sao chép công thức vào các ô tiếp theo.

Phân tích công thức:

• (B2) là ô chứa số lượng đầu tiên của chúng ta.
• + sẽ thêm số lượng đó vào những gì sau đây.
• IF (A2) = (A3) kiểm tra bản sao giữa hai ô.
• (D3) là nơi kết quả của tổng số lượng sẽ hiển thị.
• 0 sẽ được thêm vào nếu không có bản sao.

Sau khi hoàn tất việc hợp nhất dữ liệu, điều quan trọng là bạn phải kiểm tra kỹ để đảm bảo mọi thứ được cộng lại một cách chính xác.

Xóa các bản sao

Để xóa các bản sao sau khi hợp nhất dữ liệu, bạn sẽ sử dụng lại hành động sắp xếp. Nhưng trước tiên, bạn cần tạo các cột mới để sao chép và dán kết quả dữ liệu dưới dạng giá trị để chúng không còn là công thức nữa.

Sử dụng cùng một ví dụ, chúng tôi sẽ sao chép và dán các cột Trùng lặp và Tổng số:

1. Chọn cả hai cột và sau đó nhấp vào Biên tập > Sao chép từ thanh menu.

2. Chọn các cột mới mà bạn muốn dán chúng và nhấp vào Biên tập > Dán kết quả công thức từ thanh menu.

3. Xóa các cột có công thức bằng cách chọn lại chúng và nhấp chuột phải hoặc nhấp vào mũi tên tiêu đề cột và chọn Xóa các cột đã chọn.

Bây giờ bạn có thể sắp xếp theo cột Chỉ báo trùng lặp mà bạn tiếp tục sử dụng hướng dẫn sắp xếp ở đầu hướng dẫn này. Bạn sẽ thấy tất cả các mục trùng lặp của mình được nhóm lại với nhau để có thể xóa các hàng đó.

Tiếp theo, bạn cũng có thể xóa các cột Số lượng và Bản sao ban đầu mà bạn đã sử dụng cho các hàm và công thức. Điều này sẽ giúp bạn không có dữ liệu trùng lặp và dữ liệu hợp nhất.

Ghi chú: Một lần nữa, trước khi bạn xóa cột, hàng hoặc dữ liệu khác khỏi bảng tính của mình, hãy đảm bảo rằng mọi thứ đều chính xác và bạn không cần nó nữa.

Đối phó với các bản sao về số lượng

Thật dễ dàng để có các bản sao hiển thị trong bảng tính Numbers của bạn, bất cứ điều gì bạn đang tính toán. Hy vọng rằng các bước chúng tôi đã nêu ở trên giúp bạn nhanh chóng xác định bất kỳ bản sao nào, hợp nhất dữ liệu có liên quan về chúng và xóa chúng để có một trang tính sạch sẽ hơn.

Chúng tôi cũng hy vọng có kiến ​​thức này sẽ khuyến khích bạn sử dụng Numbers. Đó là một chương trình Mac được tích hợp sẵn tuyệt vời có thể làm được nhiều điều, nếu bạn dành thời gian để tìm hiểu về nó.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả