Cách thể hiện các khiếu nại thường gặp tại nơi làm việc trong email chuyên nghiệp

Nếu bạn đã từng làm việc trong văn phòng, bạn sẽ biết những thách thức khi tiếp xúc với nhiều người khác nhau. Một vấn đề phổ biến là ngại đối đầu với đồng nghiệp có vấn đề và ngăn cản hành vi của họ, nhưng bạn có thể thể hiện bản thân một cách chuyên nghiệp, cho dù bạn là nhân viên hay người quản lý.

Một trong những phương pháp đơn giản nhất là đưa suy nghĩ của bạn vào email. Chúng tôi phân tích vấn đề thông qua các ví dụ về những phàn nàn phổ biến tại nơi làm việc. Tìm hiểu những cách xây dựng nhất để nói chúng và các thủ thuật email bổ sung có thể giúp bạn.

1. Tôi Vẫn Chờ Bạn Hoàn Thành Nhiệm Vụ Đó

Không phải tất cả mọi người đều làm việc theo cùng một nhịp độ, nhưng đó là một vấn đề khi một người ngừng một dự án của nhóm. Nếu nhiệm vụ của bạn phụ thuộc vào việc đồng nghiệp đó tự gửi, bạn có thể thúc đẩy họ thực hiện bằng một vài từ trong email.

Dưới đây là một số cách chuyên nghiệp để tiếp cận và bày tỏ khiếu nại này mà bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh của mình:

• Chúng ta cần cải thiện quy trình làm việc để không bị chậm tiến độ. (Ngày và giờ) có phải là thời hạn tốt cho bạn không? Sau đó, tôi có thể đáp ứng thời hạn (ngày và giờ) của mình.
• Bạn có cần trợ giúp với nhiệm vụ này không? Chúng tôi phải hoàn thành dự án đúng thời hạn, vì vậy (tên đồng nghiệp) đã đề nghị hỗ trợ bạn mọi vấn đề.

Mục đích không phải là xúc phạm đồng nghiệp của bạn, mà là đặt ra các mục tiêu và giải pháp, đồng thời thể hiện rất rõ ràng rằng cả hai bạn đều là thành viên của một nhóm có lợi ích tích cực trong việc hoàn thành công việc.

Đảm bảo thu thập nhiều mẹo để hoàn thành thời hạn và hoàn thành công việc nhất có thể. Sẽ dễ dàng hơn khi tư vấn cho mọi người khi cần thiết.

2. Hạn chót là ngày mai

Đây là một phàn nàn phổ biến khác mà bạn có thể có bên trong. Nếu đồng nghiệp của bạn đang cắt giảm nó quá gần, mặc dù đã được nhắc nhở nhiều lần, bạn có thể động viên họ trong email mà không mất bình tĩnh.

Lý do bạn liên hệ với họ là khẩn cấp, vì vậy các giải pháp bạn đưa ra cần sự trực tiếp nhất định, nếu chỉ để đồng nghiệp của bạn xem xét vấn đề một cách nghiêm túc.

Hãy thử các lựa chọn thay thế sau:

• Dự án sẽ đến hạn vào ngày mai, nhưng vẫn còn một số kết thúc lỏng lẻo. Hãy có một cuộc họp video với nhóm vào chiều nay để thảo luận về các giải pháp.
• Ban quản lý đang mong đợi dự án vào ngày mai. Nếu bạn không thể đáp ứng thời hạn, bạn có thể giải thích lý do tại sao trong một báo cáo mà chúng tôi có thể gửi cùng với mọi thứ khác không?

Mặc dù email là một cách dễ dàng hơn để bày tỏ những suy nghĩ khó khăn, nhưng chúng không tạo ra tác động tương tự như việc thảo luận trực tiếp các vấn đề. Vì vậy, khi cố gắng thay đổi thói quen làm việc xấu của ai đó, email của bạn cần phải đơn giản và thông minh để thu hút sự chú ý của họ.

3. Ngừng chần chừ

Phương pháp tiếp cận mang tính xây dựng tương tự là tốt nhất cho tất cả các khiếu nại tại nơi làm việc của bạn, được chuyển tải bằng ngôn ngữ bình tĩnh và trung lập. Rốt cuộc, một đồng nghiệp trì hoãn có thể làm căng thẳng quy trình làm việc của doanh nghiệp, nhưng không phải lúc nào họ cũng làm điều đó vì họ lười biếng.

Xem liệu có quá nhiều thứ gây xao nhãng hay họ bị quá tải với các bài tập. Tìm ra vấn đề và điều chỉnh email của bạn cho phù hợp với các giải pháp và khuyến khích. Lấy cảm hứng từ những ví dụ sau:

• Văn phòng có thể gây mất tập trung. Nếu điều đó khiến bạn khó tập trung vào công việc, hãy thảo luận về những thay đổi và mục tiêu nào chúng tôi có thể đặt ra cho bạn.
• Vào cuối tuần, hãy xem lại các nhiệm vụ đã hoàn thành và còn lại của mọi người để có thể sử dụng tuần sau một cách hiệu quả hơn.

4. Tôi không có thời gian để làm tất cả các công việc này

Chiến lược viết email của bạn nên thay đổi một chút khi cố gắng bảo vệ bản thân khỏi kiệt sức. Vấn đề là chứng minh rằng bạn biết các nghĩa vụ của mình, cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng và những gì bạn không phải chịu trách nhiệm.

Đặt ranh giới một cách lịch sự, sử dụng các cách diễn đạt như sau trong email của bạn:

• Tôi sẽ rất vui khi được giúp đỡ với nhiệm vụ đó. Bạn có phiền đợi cho đến khi tôi hoàn thành bài tập hiện tại của mình không? Chúng đến hạn sớm hơn.
• Thật không may, nếu tôi nhận thêm bất kỳ nhiệm vụ nào, tôi sẽ cần làm thêm giờ. Bạn có thể chạy nó qua (tên của người điều hành) và thảo luận về cách nó sẽ hoạt động không?

Nếu nơi làm việc của bạn sử dụng phần mềm quản lý nhóm, thì việc chia sẻ toàn bộ lịch trình của bạn có thể dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể sắp xếp các công việc của mình trong Asana, chẳng hạn, để làm cho các công việc quan trọng trở nên rõ ràng, bao gồm cả thời hạn và cộng tác viên của họ.

5. Tôi không làm việc cho bạn

Đồng nghiệp độc đoán có thể đưa hành vi của họ đi quá xa, mong đợi bạn nhảy việc khi họ gọi hoặc nhận thêm việc từ họ. Đây là một tình huống khác rất cần ranh giới.

Trước khi thực hiện các biện pháp nghiêm túc hơn, hãy thử lập luận với đồng nghiệp của bạn thông qua một email được soạn thảo kỹ lưỡng. Nó phải lịch sự nhưng chắc chắn vì nó thiết lập vị thế bình đẳng của bạn ở nơi làm việc. Dưới đây là một số từ để thử:

• Tôi rất tiếc khi biết rằng khối lượng công việc của bạn đang quá tải. Tôi sẽ không thể giúp bạn do trách nhiệm của bản thân, nhưng nếu bạn liên hệ với người quản lý của mình, bạn có thể vạch ra một kế hoạch bền vững hơn.
• Cảm ơn bạn đã nghĩ đến tôi cho công việc này, nhưng nó phù hợp hơn với bộ phận khác. Nếu có thời gian, họ có thể cộng tác với bạn.

6. Ngừng nói chuyện với mọi người

Sự cạnh tranh nơi công sở là điều khó tránh khỏi. Thật không may, nó khiến các đồng nghiệp cố gắng trở nên nổi bật, ngay cả khi điều đó có nghĩa là cắt vào các cuộc trò chuyện để đưa ra suy nghĩ của riêng họ. Một số người cũng ngắt lời một cách vô thức và không nhận ra điều đó thật khó chịu.

Có những cách ngoại giao để khuyến khích họ ngừng hành vi này. Vì họ có thể làm điều đó để gây sự chú ý, hãy thu hút khía cạnh đó của họ trong email của bạn, đồng thời khuyến khích tư duy của người chơi trong nhóm hơn.

Hãy thử một cái gì đó giống như các biểu thức sau:

• Bạn thường đóng góp những ý kiến ​​có giá trị. Cách tiếp cận chủ động của bạn để tìm ra giải pháp được ghi nhận. Mỗi nhân viên đều quan trọng như nhau đối với công ty và chúng tôi muốn nghe tiếng nói của mọi người ở nơi làm việc.
• Cần có nỗ lực của nhóm đối với dự án này, cũng như thông tin liên lạc rõ ràng. Để đảm bảo sự hợp tác suôn sẻ, bất kỳ ai đóng góp vào cuộc thảo luận đều phải có cơ hội bình đẳng để phát biểu.

Nếu bạn đang cố gắng quản lý một dự án nhóm với những người có xu hướng trao đổi với nhau, bạn có thể đặt ra các quy tắc cơ bản trong email nhóm. Tìm các mẹo cải thiện giao tiếp bằng văn bản và sử dụng chúng để tạo ra một môi trường thân thiện nhưng hiệu quả.

7. Ngừng nhắn tin cho tôi ngoài giờ làm việc

Đồng nghiệp hoặc sếp của bạn có liên lạc với bạn vào thời gian bạn nghỉ không? Đây là một vấn đề phổ biến thường liên quan đến việc nhắn tin. Đặc biệt khó chịu khi bạn không quen như vậy hoặc họ muốn nói chuyện mua sắm trong khi bạn cần thư giãn.

Nếu việc phớt lờ những người này không hiệu quả hoặc họ đã đi quá xa, giải pháp tốt nhất của bạn là gửi cho họ một email giải thích lập trường của bạn. Thông điệp cần nêu bật tầm quan trọng của ranh giới nghề nghiệp và đặc biệt là thời gian rảnh của bạn.

Xem xét các tùy chọn này và xem cách bạn có thể điều chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của mình:

• Xin lưu ý rằng tôi có thể không có mặt để nói chuyện sau giờ làm việc do việc riêng. Tôi rất vui khi được thảo luận về những vấn đề liên quan đến công việc khi tôi trở lại văn phòng.
• Đối với tôi, công việc của tôi cũng quan trọng như vậy, nếu tôi không tận dụng hết thời gian nghỉ ngơi thì sẽ rất khó khăn. Vì vậy, tôi hy vọng bạn có thể đánh giá cao nhu cầu của tôi để đặt trước các liên lạc liên quan đến công việc trong giờ hành chính.

8. Đừng nói như vậy

Đồng nghiệp thường quên rằng họ đang ở trong một môi trường chuyên nghiệp và có thể nói sai hoặc vướng vào những cuộc trò chuyện không phù hợp. Hành vi này có thể khiến không gian làm việc trở nên rất khó chịu, rất nhanh chóng.

Bạn phải giải quyết những vấn đề như vậy trước khi chúng gây xích mích và leo thang. Nếu bạn không thể đưa đồng nghiệp của mình sang một bên ngay lập tức, một email nhanh chóng có thể làm được điều đó.

Lấy ý tưởng từ các biểu thức sau:

• Mặc dù chúng tôi rất coi trọng sự hợp tác thân thiện, nhưng vẫn có những chủ đề trò chuyện bên ngoài nơi làm việc. Hãy giúp chúng tôi duy trì một môi trường hòa bình và tránh thảo luận (các chủ đề nhạy cảm).
• Một tương tác đã diễn ra sớm hơn ngày hôm nay khiến các nhân viên khó chịu. Hãy cố gắng hết sức để duy trì thái độ chuyên nghiệp và thúc đẩy tinh thần đồng đội thân thiện.

Việc nêu rõ những gì đã nói có thể hữu ích để đồng nghiệp của bạn biết chính xác những gì cần tránh trong tương lai. Ngoài ra, hãy xem xét việc biên soạn một trang web hoặc tài liệu trình bày chi tiết các chủ đề và hành vi không được hoan nghênh, sau đó bạn có thể đính kèm hoặc liên kết đến trong email của mình.

Mẹo chung để viết email để giải quyết các vấn đề tại nơi làm việc

Email có thể là người bạn tốt nhất của bạn khi giải quyết các tình huống khó khăn trong văn phòng mà không cần đối mặt trực tiếp với nhân viên.

Dưới đây là một số mẹo bổ sung cần ghi nhớ có thể làm cho quá trình hiệu quả hơn.

• Cân bằng điểm tiêu cực của email với điểm tích cực để khuyến khích cải thiện.
• Đảm bảo rằng ngôn ngữ trang trọng của bạn không che khuất những gì bạn đang cố gắng nói.
• Hãy rõ ràng và ngắn gọn — điều vô giá khi viết các email dài.
• Giữ các email trong hồ sơ để tham khảo trong tương lai trong trường hợp vấn đề không được cải thiện.

Sẵn sàng đối mặt với những thách thức khác nhau tại nơi làm việc

Các đội luôn phải đối mặt với các vấn đề, đặc biệt là khi bị căng thẳng. Cho dù đó là môi trường vật lý hay kỹ thuật số, cho dù bạn là sếp hay nhân viên, bạn nên biết những cách tốt nhất để thay đổi thói quen trở nên tốt hơn.

Ngoại giao thông qua email là một chiến lược đúng đắn, miễn là bạn thể hiện khiếu nại một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Nhưng đừng bỏ qua các tài nguyên khác như các công cụ kỹ thuật số được thiết kế để làm việc theo nhóm dễ dàng hơn.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả