Cách tạo và quản lý quy tắc trong Outlook 365 Webmail

Quản lý email là một công việc khó khăn. Từ việc trả lời email đúng giờ và thêm lời nhắc vào các email cần thiết, có rất nhiều thứ đang cạnh tranh để chúng ta chú ý. Ngoài ra, một đống email rác rải rác trong hộp thư đến sẽ làm tăng thêm vấn đề đau đầu. Cuối cùng, một hộp thư không có tổ chức sẽ gây khó khăn cho việc tìm kiếm các email quan trọng.

Vâng, quản lý email là một công việc khó khăn, nhưng may mắn thay, nó có thể trở nên đơn giản hơn thông qua các quy tắc. Outlook 365 Webmail hỗ trợ nhiều quy tắc cho phép bạn chuyển tiếp email đến một thư mục cụ thể. Bạn có thể xóa ngay email từ một người gửi cụ thể. Nghe hấp dẫn, phải không?

Trước khi bắt đầu, hãy nhanh chóng xem qua cách thức hoạt động của các quy tắc email.

Cách thức hoạt động của các quy tắc

Các quy tắc là cách để đạt được một hộp thư đến gọn gàng và có tổ chức. Quy tắc điển hình bao gồm một trình kích hoạt, một hành động và một ngoại lệ. Khi quy tắc được kích hoạt, quy tắc sẽ thực hiện một hành động như xóa email, thêm nó vào thư mục hoặc chuyển tiếp nó đến một tài khoản khác.

Khi nói đến các quy tắc, Outlook 365 có rất nhiều tùy chọn, cả hành động và điều kiện. Bạn có thể đối sánh chủ đề hoặc chọn một địa chỉ cụ thể hoặc chọn thủ công tên người gửi.

Và phần tốt nhất là bạn có thể thêm bao nhiêu điều kiện tùy thích. Tất cả những gì bạn phải làm là chọn các điều kiện phù hợp.

Điều này cũng đúng với các hành động – các lựa chọn là rất nhiều. Vì vậy, tất cả những gì bạn phải làm là tạo quy tắc, chọn điều kiện để xử lý các quy tắc khác, và sau đó chơi lô tô!

Bây giờ chúng ta đã thiết lập cách thức hoạt động của các quy tắc, hãy xem cách tạo chúng.

Cách tạo quy tắc trong Outlook 365

Bước 1: Mở Outlook và nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở góc trên bên phải. Tiếp theo, nhấp vào Xem tất cả Cài đặt Outlook ở dưới cùng.

Bước 2: Chọn Email từ bảng điều khiển bên trái, sau đó chọn Quy tắc. Bây giờ, hãy nhấn vào tùy chọn Thêm quy tắc mới và đặt tên cho quy tắc mới của bạn.

Nếu bạn đang chọn điều kiện Mọi người, bạn cần nhập đúng địa chỉ. Đối với các chủ đề, bạn sẽ phải thêm các từ khóa chính xác.

Bước 3: Khi bạn đã hoàn thành điều kiện, đã đến lúc thêm hành động. Hành động cấu thành những gì bạn muốn thực hiện với các email phù hợp với các điều kiện ở trên.

Ngay bây giờ, Outlook 365 webmail cho phép bạn chuyển tiếp, Xóa, Ghim email, trong số nhiều email khác.

Bước 4: Bạn có muốn quy tắc email không không phải để kích hoạt vào lúc nào? Nếu có, hãy nhấp vào Thêm ngoại lệ và nhập điều kiện bắt buộc.

Tiếp theo, nhấp vào Lưu. Ở đó, bạn đã tạo một quy tắc email.

Ghi chú: Không giống như các ứng dụng email khác như Gmail, quy tắc email mới áp dụng cho các thư nhận được sau khi quy tắc này được tạo. Nó sẽ không hoạt động trên các tin nhắn cũ.

Khi nào thì sử dụng Quy tắc dừng xử lý khác?

Bạn phải nhận thấy hộp kiểm Dừng xử lý thêm quy tắc trong khi tạo quy tắc. Tùy chọn đó áp dụng nếu bạn có một số quy tắc trong hộp thư đến của mình có thể áp dụng cho một thư.

Ví dụ: giả sử bạn có một quy tắc A di chuyển tất cả các bản tin từ smartreviewaz sang một thư mục có tên GT NL và một Quy tắc B khác chuyển tiếp tất cả các email có từ khóa ‘Android’ đến tài khoản email phụ của bạn.

Trong trường hợp này, bạn sẽ không muốn Quy tắc B chạy sau khi Quy tắc A được thực thi thành công. Đó là khi tùy chọn Dừng Xử lý Thêm Quy tắc xuất hiện trong hình. Sau khi đáp ứng một điều kiện cụ thể, nó sẽ ngừng thực thi nhiều quy tắc hơn.

Để làm được điều đó, bạn phải đảm bảo rằng mức độ ưu tiên của các quy tắc được đặt phù hợp, chúng ta sẽ thấy ở điểm sau.

Chỉnh sửa và quản lý các quy tắc trong Outlook 365

Trên Outlook 365, các quy tắc chạy theo thứ tự trong bảng. Rất may, đơn đặt hàng không phải là vĩnh viễn và bạn có thể thay đổi mức độ ưu tiên.

Để làm điều đó, hãy nhấp vào mũi tên Lên và Xuống. Để chỉnh sửa quy tắc, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa và thực hiện các thay đổi của bạn. Đừng quên lưu chúng!

Mẹo bổ sung: Quản lý email thông minh

1. Quét email

Dọn dẹp là một cách khác để làm sạch hộp thư đến. Giống như Quy tắc, quy tắc này cho phép bạn tự động xóa tất cả email từ một người gửi cụ thể.

Nó không chỉ đơn giản là xóa các email. Bạn có thể chọn xóa email hoặc giữ lại email mới nhất trong chuỗi.

Quét email cực kỳ dễ dàng. Chỉ cần mở thư làm phiền bạn và nhấn vào biểu tượng Dọn dẹp ở trên cùng.

Tiếp theo, chọn các tùy chọn từ menu thả xuống. Cái thứ hai là cái tốt nhất vì nó tạo ra một quy tắc tự động. Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu.

Ghi chú: Tùy chọn quét trên các thư mục Mục đã Gửi, Thư nháp, Email Rác và Mục đã Xóa.

2. Chặn người gửi và miền

Ngoài những điều trên, bạn có thể chặn hoàn toàn một số người gửi và miền nhất định. Chỉ cần chuyển đến phần Email rác, nhấp vào Thêm và nhập địa chỉ email hoặc tên miền.

Đồng thời, bạn cũng có thể thêm người gửi và miền an toàn. Tùy chọn này đảm bảo rằng các email quan trọng (hoặc email từ những người quan trọng) không bị đưa vào thư mục thùng rác.

Chỉ cần nhấn vào Thêm và thêm tên miền hoặc địa chỉ email.

Xin chào, Hộp thư đến thông minh hơn!

Chà, đó là cách bạn có thể tạo và quản lý các quy tắc, đồng thời giữ cho hộp thư đến của bạn sạch sẽ khỏi tất cả những thứ lộn xộn vô nghĩa. Rốt cuộc, chúng ta không thể bỏ lỡ những email quan trọng, đúng không?

Nếu bạn đang sử dụng bất kỳ quy tắc thú vị nào mà bạn muốn chia sẻ, hãy đề cập đến chúng trong phần bình luận bên dưới.

Tiếp theo: Bạn muốn loại bỏ các bản tin không mong muốn khỏi hộp thư của mình? Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện điều đó.